THỰC TẬP
3.1. Vị trí công việc được phân công và quy trình làm việc 3.1.1. Quy trình xuất – nhập khẩu tại chỗ
Sơ đồ 3.1: Quy trình xuất, nhập khẩu tại chỗ
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu
Công ty TNHH Yuan Chang tại Đồng Nai bán mặt hàng gỗ cho Công ty Shamrock của Mỹ. Công ty Shamrock chỉ định công ty Yuan Chang giao lô hàng này cho đối tác mà họ đã ký hợp đồng thuê gia công là công ty TNHH Timbalink Việt Nam. Sau khi gia công hàng hóa, công ty TNHH Timbalink Việt Nam sẽ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp cho công ty Shamrock.
Shamrock Trading Corporation
Yuan Chang Vina Industry Co. Ltd Timbalink Vietnam
3.1.2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa
Sơ đồ 3.2: Quy trình xuất khẩu hàng hóa
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu
a. Ký hợp đồng
Sau khi có đề nghị đặt hàng từ phía khách hàng, đại diện công ty sẽ tiến hành trao đổi những thông tin cần thiết và gửi hàng mẫu cụ thể. Sau khi xem xét thấy hàng mẫu đáp ứng được những yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, màu sắc, quy cách,…thì sẽ tiến hành đàm phán về các điều khoản sẽ được ký kết hợp đồng như giá cả, địa điểm, phương thức thanh toán,… Trong 3 năm gần đây, hầu hết hàng hóa xuất khẩu tại công ty được thực hiện dựa trên hợp đồng gia công mà công ty đã ký kết với 2 đơn vị là Yuan Chang và Shamrock Trading.
Ký hợp đồng Làm hàng Tổng hợp bộ chứng
từ
Xuất khẩu hàng hóa Gửi bộ chứng từ cho
khách hàng Thanh toán
b. Làm hàng
Sơ đồ 3.3: Quy trình làm hàng hóa xuất khẩu
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu
• Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Sau khi nhận được đơn hàng từ công ty Yuan Chang, gỗ sẽ được nhập kho vào công ty. Dựa theo bảng kế hoạch xử lý mà khách hàng yêu cầu (loại gỗ, thời gian giao hàng, mục đích sử dụng), trưởng phòng sản xuất sẽ lên kế hoạch sản xuất sao cho kịp tiến độ giao hàng.
• Bước 2: Đặt booking với hãng tàu
Phòng xuất nhập khẩu gửi booking request đến phòng sales của hãng tàu hoặc công ty forwarder để nhận báo giá, khi đã xác nhận đặt chỗ, hãng tàu sẽ gửi Booking Confirmation
(Phụ lục B)
• Bước 3: Lấy container rỗng và đóng hàng
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu Đặt booking với hãng tàu Lấy container rỗng và đóng hàng Invoice, Packing list, VGM, Packing list hạ Hun trùng
Khai báo hải quan điện tử
Gửi SI cho hãng tàu
Dùng booking của hãng tàu để lấy container rỗng. Tùy theo hãng tàu, có hãng yêu cầu duyệt lệnh bằng email để biết địa điểm nhận container rỗng (ZIM, MCS, MAERSK, …), có hãng tàu yêu cầu đổi lệnh tại văn phòng của hãng tàu để có dấu mộc xác nhận sau đó mới được nhận container (Hyundai, K’line, …), và có hãng tàu chỉ cần booking mà không cần duyệt lệnh (Evergreen, …).
Sau khi container rỗng được kéo về kho hàng, bộ phận sản xuất sẽ bố trí nhân lực để đóng hàng hóa. Giữa mỗi kiện hàng sẽ được nhét túi khí để tránh va đập, và sử dụng đế lót gỗ giữa hai kiện hàng chồng lên nhau để khi bốc dỡ, xe nâng có thể dễ dàng lấy hàng hóa (Hình 3.4)
Hình 3.1: Mô tả cách đóng hàng trong container
Nguồn: Bộ phận sản xuất
• Bước 4: Invoice, Packing list, VGM, Container packing list
- Invoice và Packing list: Dựa vào phiếu xuất kho và hóa đơn để thực hiện (Phụ lục
B).
- VGM (Verified Gross Mass) – Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ container vận chuyển quốc tế: Sau khi container rỗng được kéo về kho hàng, nhân viên phòng xuất
nhập khẩu sẽ gặp tài xế xe để nhận phiếu EIR và seal. Dựa vào các thông tin trên phiếu EIR, ký hiệu trên vỏ container, packing list để điền thông tin vào VGM (Phụ
lục B). (Từ ngày 4/7/2016: Container không có VGM sẽ không được làm thủ tục hạ
container tại cảng).
- Container Packing list (packing list hạ): Dựa vào booking, phiếu EIR để thực hiện. (Phụ lục B)
• Bước 5: Hun trùng
Các nước Châu Âu, Mỹ, Canada và Úc có những quy định về môi trường rất nghiêm ngặt, nếu không thực hiện hun trùng thì hàng hóa có nguồn gốc từ hữu cơ rất dễ bị mối mọt, nấm mốc khi vận chuyển trong một thời gian dài. Để tránh việc bị đối mặt với các mức phạt nặng nề, công ty phải thực hiện hun trùng hàng hóa trước khi xuất.
Bộ chứng từ cần thiết để cấp chứng thư hun trùng bao gồm: Commercial Invoice, Packing list, Bill of Lading (Phụ lục B).
• Bước 6: Khai báo hải quan điện tử
Thực hiện khai báo trên phần mềm ECUS – VNACCS
• Bước 7: Gửi SI cho hãng tàu làm Bill of lading
SI (Shipping Instruction) – hướng dẫn làm hàng. Làm SI để gửi cho hãng tàu, sau khi hãng tàu nhận được sẽ gửi lại Bill of lading (Vận đơn) nháp, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra các thông tin sau đó xác nhận lại với hãng tàu để phát hành Bill of lading gốc. Mỗi hãng tàu khác nhau sẽ có những cách khai báo SI khác nhau đó là khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu hoặc khai báo qua email. SI phải được gửi trước thời gian SI cut off trên booking, nếu gửi sau thời gian này sẽ bị phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không thể phát hành vận đơn.
• Bước 8: Làm C/O (nếu có)
Để được hưởng ưu đãi thuế quan. Hiện nay, công ty thường sử dụng 2 mẫu C/O đó là C/O form B và AANZ (Phụ lục B)
c. Tổng hợp bộ chứng từ
Tổng hợp tất cả chứng từ bản gốc cần thiết để thực hiện xuất khẩu hàng hóa gồm Invoice, Packing list, Bill of Lading, C/O (nếu có).
d. Xuất khẩu hàng hóa
Sau khi đóng hàng xong, container được kéo về ICD/ Cảng đúng theo địa điểm được điền trên Booking, sau khi hạ bãi, nhân viên đưa mã vạch và tờ khai thông quan để vào sổ tàu. Hàng hóa sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được bốc lên tàu tại cảng đi.
e. Gửi bộ chứng từ cho khách hàng và giải quyết vấn đề phát sinh
Gửi email thông báo khách hàng đã hoàn tất xuất khẩu, hình ảnh về hàng hóa, bộ chứng từ bản gốc theo đúng thỏa thuận trên hợp đồng và giải quyết những vấn đề phát sinh.
3.2. Các bước thực hiện công việc và kinh nghiệm thực tiễn
Trong thời gian 13 tuần thực tập tại Công ty TNHH Timbalink Việt Nam, em được phân công làm việc tại phòng Xuất nhập khẩu, dưới sự hướng dẫn của anh Huỳnh Võ Cao
Trí (Trưởng phòng Xuất nhập khẩu) đã cho em nhiều kinh nghiệm quý báu cũng như hoàn thiện những kỹ năng và kiến thức mà bản thân còn thiếu sót.
Nhiệm vụ:
- Hỗ trợ lập chứng từ xuất khẩu.
- Phối hợp làm việc với công ty dịch vụ để mở tờ khai thông quan - Thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ
- Theo dõi quy trình nhập kho nguyên liệu đầu vào - Phối hợp thực hiện chứng thư hun trùng
3.2.1. Hỗ trợ lập chứng từ xuất khẩu
• Mô tả công việc:
Hỗ trợ bộ phận Xuất nhập khẩu các chứng từ xuất khẩu bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), VGM (Verified Gross Mass of Container International Transport), Container Packing list.
• Các hoạt động thực hiện:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Packing list: Bộ phận sản xuất sẽ
xuất phiếu xuất kho và chuyển đến phòng xuất nhập khẩu. Em được giao việc thực hiện Commercial Invoice và Packing list. Dựa vào phiếu xuất kho để điền các thông tin vào các ô “Description of goods”, “Quantity”,… sau đó gửi email đến trưởng phòng XNK file đã thực hiện để kiểm tra, khi các thông tin đã chính xác, dựa vào hóa đơn từ nhà cung cấp gỗ để điền ô “Unit Price”. Sau hoàn tất hóa đơn thương mại và gửi cho công ty dịch vụ để thực hiện khai báo hải quan.
Hình 3.3: Thực hiện hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hình 3.4: Thực hiện phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
VGM (Verified Gross Mass of Container International Transport): Khi container rỗng được kéo về kho hàng của công ty, gặp tài xế xe để nhận seal và phiếu EIR. Dựa trên phiếu EIR, Packing list và booking để thực hiện VGM, sau đó gửi email cho trưởng phòng XNK xác nhận thông tin. Sau khi kiểm tra thông tin đã chính xác, bộ phận XNK sẽ ký xác nhận và đóng dấu mộc của công ty.
Hình 3.5: Phiếu EIR và seal
Container Packing list (Packing list hạ): Thực hiện tương tự phiếu VGM. Sau khi
hoàn tất VGM, Packing list hạ, gặp tài xế xe container và đưa bộ 3 phiếu gồm phiếu EIR, VGM và Packing list hạ để làm thủ tục hạ container tại bãi.
3.2.2. Phối hợp làm việc với công ty dịch vụ để mở tờ khai thông quan
• Mô tả công việc
Gửi email thông tin để khai báo hải quan cho công ty dịch vụ và trưởng phòng XNK. Theo dõi quá trình khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5-VNACCS bằng máy tính của công ty thông qua phần mềm Ultraview. Kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ khai nháp.
• Các hoạt động thực hiện:
Bước 1: Dựa vào hóa đơn để tính tổng tiền gia công, đơn giá và xác định mã sản phẩm của hàng hóa xuất khẩu.
Bước 2: Gửi email cho công ty dịch vụ những thông tin trên kèm theo Commercial Invoice, Packing list và Packing list Detail (CC email của trưởng phòng XNK)
Hình 3.6: Cung cấp thông tin thực hiện khai báo hải quan điện tử
Bước 3: Sau khi công ty dịch vụ đã xác nhận thông tin, họ sẽ tiến hành khai tờ khai hải quan trên máy tính của công ty thông qua phần mềm ultraview. Theo dõi quá trình khai báo và gửi email ngay khi thấy có vấn đề phát sinh.
Bước 4: Nhận email bản in tờ khai nháp, kiểm tra, đối chiếu thông tin, sau đó báo cáo lại với trưởng phòng XNK nếu có sai sót.
Hình 3.7: Kiểm tra tờ khai hàng hóa xuất khẩu (nháp)
Bước 5: Gửi email cho công ty dịch vụ để xác nhận tờ khai hoặc sửa đổi thông tin nếu có.
Bước 6: Thông quan và nhận kết quả phân luồng kèm Barcode danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan (Phụ lục B)
Bước 7: In tờ khai chính thức và đóng dấu.
3.2.3. Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ
• Mô tả công việc
Kiểm tra và ghi nhận hàng hóa tồn kho tại xưởng. Đối chiếu thông tin với phòng kế toán để thực hiện báo cáo tồn kho định kỳ.
• Mục tiêu của công việc
- Tổng hợp dữ liệu hàng tồn kho định kỳ để thực hiện báo cáo quyết toán hàng tồn kho theo quy định của pháp luật
- Tạo báo cáo hàng tồn kho để công ty có thể kiểm soát
• Các hoạt động thực hiện
Bước 1: Rà soát lại các báo cáo tồn kho gần nhất nhằm xác định được hàng hóa nào đã được kiểm kê và tránh việc mất quá nhiều thời gian.
Bước 2: Thông báo đến bộ phận sản xuất để nhận được sự hỗ trợ về trang thiết bị và tránh gây cản trở công việc của bộ phận khác.
Bước 3: Lên kế hoạch kiểm kê theo khu vực hoặc toàn bộ kho, sau đó chuẩn bị phiếu kiểm kho và các thiết bị (nếu có).
Bước 4: Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho tại xưởng. Phòng XNK gồm em và trưởng phòng XNK sẽ làm việc song song và ghi nhận số liệu độc lập để đối chiếu biên bản, tăng tính chính xác.
Bước 5: So sánh 2 biên bản, nếu có chênh lệch thì sẽ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa để số liệu được chính xác nhất.
3.2.4. Theo dõi quy trình nhập kho nguyên liệu đầu vào
• Mô tả công việc
Thực hiện phiếu Packet Tracking và kiểm tra hàng hóa. Đối chiếu thông tin với hóa đơn của nhà cung cấp.
• Mục tiêu của công việc
- Kiểm tra số lượng hàng hóa đầu vào để tránh hao hụt.
- Thực hiện phiếu Packet tracking để bộ phận sản xuất theo dõi các thông tin đơn hàng và hỗ trợ cho việc kiểm kê hàng hóa tồn kho.
• Các hoạt động thực hiện
Bước 1: Sau khi xe tải chở hàng đến kho hàng của công ty, tài xế xe sẽ giao cho phòng xuất nhập khẩu phiếu giao hàng. Dựa trên phiếu giao hàng, phòng xuất nhập khẩu sẽ thực hiện phiếu Packet Tracking thể hiện các thông tin về kích thước, số lượng, loại gỗ, yêu cầu xử lý, PO, …
Bước 2: Ghim phiếu Packet Tracking vào mỗi kiện gỗ trước khi tiến hành sản xuất để bộ phận sản xuất theo dõi được thông tin và lên kế hoạch làm việc.
Bước 3: Lưu bản gốc phiếu giao hàng và tạo 1 bản copy giao cho bộ phận sản xuất.
3.2.5. Phối hợp thực hiện chứng thư hun trùng
• Mô tả công việc
Gửi email đến công ty cung cấp dịch vụ hun trùng để thực hiện hun trùng hàng hóa trước khi xuất khẩu. Kiểm tra và đối chiếu chứng thư hun trùng với các chứng từ.
• Mục tiêu của công việc
Thực hiện hun trùng hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật về môi trường tại nước nhập khẩu. Tránh gây hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Các hoạt động thực hiện
Bước 1: Gửi email cho công ty cung cấp dịch vụ hun trùng các thông tin liên quan đến lô hàng bao gồm: địa điểm hạ cont, số cont, số seal, giờ cut off, thông tin tài xế container Bước 2: Sau khi công ty dịch vụ phản hồi đã nhận được thông tin, tiếp tục gửi thêm vận đơn đường biển để thực hiện chứng thư hun trùng nháp.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu chứng thư hun trùng nháp với B/L. Nếu phát hiện sai sót hoặc có sự thay đổi thông tin trên B/L thì sẽ gửi email phản hồi để công ty dịch vụ sửa thông tin trên chứng thư.
Bước 4: Nhận chứng thư hun trùng gốc (Phụ lục B) và tổng hợp cùng bộ chứng từ để gửi cho khách hàng khi hàng hóa xuất khẩu.
CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
4.1. Nhận xét của bản thân sau thời gian tìm hiểu và tham gia thực tập 4.1.1. Thuận lợi và khó khăn trong thời gian làm việc
Trong thời gian thực tập, em được làm việc tại phòng Xuất nhập khẩu của công ty TNHH Timbalink Việt Nam. Công việc mà em được phụ trách đảm nhiệm là hỗ trợ thực hiện bộ chứng từ hải quan để phục vụ cho quá trình xuất khẩu hàng hóa.
➢ Thuận lợi:
Được sự hướng dẫn tận tình cả về mặt kiến thức lẫn kinh nghiệm từ cố vấn thực tập là anh Huỳnh Võ Cao Trí (trưởng phòng Xuất nhập khẩu). Cụ thể là được hướng dẫn quy trình thực hiện bộ chứng từ hàng hóa xuất khẩu, từ công đoạn thực hiện Commercial Invoice, Packing list,…đến trình tự khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS-VNACCS 5. Mặc dù công ty đang thuê dịch vụ bên ngoài để thực hiện khai báo hải quan nhưng em vẫn được hướng dẫn rất tận tình để có thể hiểu được cách thực hiện và phát hiện lỗi sai trong quá trình khai báo. Một số lỗi sai thường gặp trong khai báo hải quan là khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS, một số tiêu chí khi khai báo sai có thể tiến hành sửa đổi và bổ sung, nhưng cũng có những trường hợp không thể chỉnh sửa mà phải mở lại tờ khai mới. Chẳng hạn như khai báo sai tên hàng hóa, chủng loại, số lượng, trị giá,…Áp mã HS code không chính xác do không nắm chắc được các nguyên tắc áp mã số hàng hóa, dẫn đến sự thay đổi về thuế suất của mặt hàng.
Học lý thuyết sẽ mất nhiều thời gian hơn là học kinh nghiệm thực tiễn, may mắn là em gặp được cố vấn thực tập tâm huyết với nghề và sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm làm việc, những tình huống phát sinh trong ngành XNK như không thực hiện
được thủ tục hạ cont tại cảng, rớt tàu,…và các quy định xử phạt như phạt phí DEM, DET, mức phạt đối với những lỗi sai trong khai báo hải quan,…
Ngoài ra, em được phổ biến rất cụ thể về loại hình kinh doanh của công ty,