Bước 3: Lưu bản gốc phiếu giao hàng và tạo 1 bản copy giao cho bộ phận sản xuất.
3.2.5. Phối hợp thực hiện chứng thư hun trùng
• Mô tả công việc
Gửi email đến công ty cung cấp dịch vụ hun trùng để thực hiện hun trùng hàng hóa trước khi xuất khẩu. Kiểm tra và đối chiếu chứng thư hun trùng với các chứng từ.
• Mục tiêu của công việc
Thực hiện hun trùng hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật về môi trường tại nước nhập khẩu. Tránh gây hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Các hoạt động thực hiện
Bước 1: Gửi email cho công ty cung cấp dịch vụ hun trùng các thông tin liên quan đến lô hàng bao gồm: địa điểm hạ cont, số cont, số seal, giờ cut off, thông tin tài xế container Bước 2: Sau khi công ty dịch vụ phản hồi đã nhận được thông tin, tiếp tục gửi thêm vận đơn đường biển để thực hiện chứng thư hun trùng nháp.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu chứng thư hun trùng nháp với B/L. Nếu phát hiện sai sót hoặc có sự thay đổi thông tin trên B/L thì sẽ gửi email phản hồi để công ty dịch vụ sửa thông tin trên chứng thư.
Bước 4: Nhận chứng thư hun trùng gốc (Phụ lục B) và tổng hợp cùng bộ chứng từ để gửi cho khách hàng khi hàng hóa xuất khẩu.
CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
4.1. Nhận xét của bản thân sau thời gian tìm hiểu và tham gia thực tập 4.1.1. Thuận lợi và khó khăn trong thời gian làm việc
Trong thời gian thực tập, em được làm việc tại phòng Xuất nhập khẩu của công ty TNHH Timbalink Việt Nam. Công việc mà em được phụ trách đảm nhiệm là hỗ trợ thực hiện bộ chứng từ hải quan để phục vụ cho quá trình xuất khẩu hàng hóa.
➢ Thuận lợi:
Được sự hướng dẫn tận tình cả về mặt kiến thức lẫn kinh nghiệm từ cố vấn thực tập là anh Huỳnh Võ Cao Trí (trưởng phòng Xuất nhập khẩu). Cụ thể là được hướng dẫn quy trình thực hiện bộ chứng từ hàng hóa xuất khẩu, từ công đoạn thực hiện Commercial Invoice, Packing list,…đến trình tự khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS-VNACCS 5. Mặc dù công ty đang thuê dịch vụ bên ngoài để thực hiện khai báo hải quan nhưng em vẫn được hướng dẫn rất tận tình để có thể hiểu được cách thực hiện và phát hiện lỗi sai trong quá trình khai báo. Một số lỗi sai thường gặp trong khai báo hải quan là khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS, một số tiêu chí khi khai báo sai có thể tiến hành sửa đổi và bổ sung, nhưng cũng có những trường hợp không thể chỉnh sửa mà phải mở lại tờ khai mới. Chẳng hạn như khai báo sai tên hàng hóa, chủng loại, số lượng, trị giá,…Áp mã HS code không chính xác do không nắm chắc được các nguyên tắc áp mã số hàng hóa, dẫn đến sự thay đổi về thuế suất của mặt hàng.
Học lý thuyết sẽ mất nhiều thời gian hơn là học kinh nghiệm thực tiễn, may mắn là em gặp được cố vấn thực tập tâm huyết với nghề và sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm làm việc, những tình huống phát sinh trong ngành XNK như không thực hiện
được thủ tục hạ cont tại cảng, rớt tàu,…và các quy định xử phạt như phạt phí DEM, DET, mức phạt đối với những lỗi sai trong khai báo hải quan,…
Ngoài ra, em được phổ biến rất cụ thể về loại hình kinh doanh của công ty, giúp em hiểu rõ được sản phẩm dịch vụ mà công ty đang cung cấp, để em có đầy đủ kiến thức khi làm việc và hoàn thành tốt báo cáo thực tập của mình.
Công ty cũng tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình thực tập. Em được bố trí bàn làm việc riêng dù là sinh viên thực tập. Làm việc trong môi trường năng động và thân thiện, cơ sở vật chất đầy đủ tiện nghi.
➢ Khó khăn:
Một trong những khó khăn lớn nhất mà em gặp phải là công việc mà em đảm nhận yêu cầu nhiều kỹ năng và kiến thức hơn hẳn so với những gì được học ở trường. Công việc của nhân viên XNK đòi hỏi các nghiệp vụ chuyên môn về thực hiện bộ chứng từ, khai báo hải quan điện tử,…Tuy nhiên, do có nhiều vấn đề thực tế phát sinh mà em chưa được đào tạo lý thuyết, vì vậy đã mất nhiều thời gian để ghi chép, tự tìm hiểu cho đến khi thuần thục kỹ năng công việc.
Bên cạnh đó, áp lực về công việc khi phải thực hiện cùng lúc học tập, làm việc, báo cáo thực tập và khóa luận tốt nghiệp,…Em làm việc tại công ty từ 7h00 đến 16h00, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, mỗi tháng sẽ có 2 ngày thứ 7 làm việc. Do vậy, việc phân bổ thời gian thực hiện báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp là vào buổi tối và cuối tuần. Ngoài ra, em luôn phải tự học tập thêm các kiến thức còn thiếu sót, cập nhật lại tất các các thông tư, nghị định,… liên quan đến công việc của mình, nên việc phân chia thời gian thường xuyên không đồng đều do bản thân em chưa cân đối được khối lượng công việc.
Thời gian đầu làm việc, em còn bỡ ngỡ và chưa thích nghi được tốt với môi trường làm việc, chưa có đủ sự tin tin nên khi có tình huống bất ngờ xảy ra em chưa
tự xử lý được, tuy nhiên do mỗi lần kiểm tra xong em đều gửi email lại cho trưởng phòng XNK để kiểm tra sơ bộ lần nữa nên chưa xảy ra hậu quả đáng tiếc, cũng từ đó mà em đã tự rút ra được bài học kinh nghiệm để không làm ảnh hưởng đến công ty. Cụ thể, vào những lần đầu được giao cho nhiệm vụ kiểm tra tờ khai hải quan nháp, em đã bỏ sót những mục dễ sai thông tin do copy lại tờ khai cũ như
• “Thời hạn cho phép vận chuyển bảo thuế” – khai báo đúng vào ngày thực
hiện tờ khai hải quan điện tử
• “Mã số thuế đại diện” – hiện nay công ty sử dụng 2 loại mã số thuế đại
diện là 4418 và 4407. Khi khai báo hải quan, công ty dịch vụ thường copy lại tờ khai cũ nên xảy ra trường hợp mã số thuế đại diện của tờ khai mới là 4418 nhưng vẫn giữ nguyên mã số 4407 do không thay đổi thông tin.
• “Tên cơ quan tiếp nhận tờ khai” – Sai sót do khi khai báo hải quan điện
tử, công ty dịch vụ chọn sai mã chi cục. Mã chi cục đúng là “DNV2CCLTDN” nhưng dễ nhầm thành “DNVCCLTDN”
4.1.2. Cách giải quyết công việc được giao
Để thực hiện tốt công việc được giao và tránh làm chậm trễ tiến độ công việc, ngay khi được giao cho nhiệm vụ, em sẽ liệt kê ra những câu hỏi về các vấn đề chưa rõ, sau đó chủ động hỏi cố vấn thực tập kết hợp với tìm hiểu tài liệu trên internet. Khi bắt đầu làm việc, những nhiệm vụ mới mà em chưa có nhiều kinh nghiệm thì mắc phải sai lầm sẽ rất dễ xảy ra. Để hạn chế điều đó, học hỏi từ kinh nghiệm của người có chuyên môn giúp em tránh được những lỗi thường gặp. Việc kết hợp giữa học hỏi kinh nghiệm và tìm kiếm thông tin giúp em có thêm nhiều kiến thức mới, mở ra nhiều hướng giải quyết vấn đề, ghi nhớ nhanh hơn và không lặp lại lỗi sai nhiều lần.
Lưu giữ các mẫu chứng từ cũ (copy) như VGM, Container Packing list,… ghi chép thông tin và cách thức thực hiện để làm tài liệu cho bản thân mỗi khi thực hiện chứng từ
mới. Thông thường, khi nhận được thông tin về đơn hàng mới, công đoạn thực hiện bộ chứng từ sẽ theo trình tự như được nêu ở phần 3.1. Tuy nhiên, những chứng từ này đã có 1 phần thông tin như số booking, cảng đi, cảng đến, tên chủ hàng, tên hàng, trọng lượng…vì vậy, để tiết kiệm thời gian hơn, em sẽ thực hiện và kiểm tra trước các thông tin này, khi nào có những thông tin còn lại như trọng lượng vỏ cont, số cont, số seal,…thì tiếp tục điền vào các mục còn thiếu và gửi chứng từ cho trưởng phòng XNK.
4.1.3. Những kiến thức và kỹ năng cần có để hoàn thành tốt công việc
Để hoàn thành tốt công việc được giao, đòi hỏi bản thân phải nắm rõ được những vấn đề sau:
- Những kiến thức liên quan đến nghiệp vụ XNK được thầy cô truyền đạt tại trường thì cần được nắm rõ và vận dụng vào công việc một cách hiệu quả. Trau dồi thêm những kỹ năng, kiến thức còn thiếu sót.
- Cách nhìn nhận vấn đề hay công việc được giao thật nhanh nhẹn và không được nhầm lẫn.
- Tìm hiểu và nắm rõ các quy định tại công ty và bộ phận XNK
- Thông thạo các kỹ năng tin học như Word, Excel, Outlook để làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
- Cẩn thận và tỉ mỉ với các con số đối với công việc nhập liệu, tạo báo cáo.
4.1.4. Giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công việc tại bộ phận xuất nhập khẩu
Sau thời gian làm việc tại công ty, em có một số đề xuất để nâng cao hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện bộ chứng từ xuất khẩu.
➢ Khai báo hải quan điện tử
Em nhận thấy rằng có một số công đoạn trong quá trình khai báo hải quan điện tử tiêu tốn quá nhiều thời gian. Khai báo hải quan điện tử hiện do công
ty thuê đơn vị dịch vụ để thực hiện, tuy nhiên thường xuyên xảy ra sai sót thông tin về mã số thuế đại diện, thời hạn và địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế, tên cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai do nhân viên khai báo copy lại tờ khai cũ và không chỉnh sửa lại các thông tin cho phù hợp. Để hạn chế thấp nhất những sai sót này, bản thân em có những đề xuất như bộ phận xuất nhập khẩu và phía công ty dịch vụ cần thống nhất với nhau và đưa ra tài liệu giải thích chi tiết dành cho nhân viên, với loại mã sản phẩm xuất khẩu nào sẽ áp dụng mã HS code nào, mã số thuế đại diện nào,…để mỗi khi có thay đổi nhân sự nội bộ của hai bên thì có tài liệu để bàn giao. Từ đó, bộ phận xuất nhập khẩu cũng sẽ tiết kiệm được thời gian chờ đợi sửa đổi thông tin trên tờ khai hải quan điện tử. Điều quan trọng là công ty nên có các điều khoản ràng buộc với đơn vị dịch vụ để đảm bảo hiệu quả và tiến độ công việc, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của 2 bên vì hoạt động xuất khẩu hàng hóa đối với công ty là nguồn thu tài chính để duy trì hoạt động của công ty.
➢ Quy trình nguyên liệu nhập kho đầu vào
Thông thường, khi nhà cung cấp gỗ của công ty cung cấp gỗ để xử lý, bộ phận XNK phải thực hiện phiếu Packet Tracking để ghim lên từng kiện hàng. Tuy nhiên, do có những đơn hàng bao gồm nhiều quy cách gỗ khác nhau hoặc quy cách gỗ giống nhau nhưng khác mã kiện, bộ phận XNK gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định lại đâu là mã kiện đúng với kiện gỗ nhập kho, nếu không xác định được thì cần phải đo lại quy cách gỗ, kiểm tra số lượng hoặc liên hệ lại nhà cung cấp để xác định lại. Điều này tiêu tốn khá nhiều thời gian, đặc biệt là khi nhiều đơn hàng nhập kho cùng lúc. Vì vậy, để giảm bớt thời gian và khối lượng công việc, em có đề xuất là công ty nên thỏa thuận với nhà cung cấp gỗ và gửi phiếu Packet Tracking để yêu cầu họ đính kèm
lên mỗi kiện hàng trước khi giao hàng tại xưởng, vì nhà cung cấp nắm rõ nhất các thông tin liên quan đến kiện hàng gỗ. Việc này sẽ tiết kiệm được thời gian do phiếu Packet Tracking được ghim sẵn trên kiện hàng, bộ phận XNK không cần phải xác định từng mã kiện và bộ phận sản xuất cũng sẽ tiến hành phi lê và lót chân đế mà không cần chờ đính kèm Packet Tracking.
4.2. Mối quan hệ với các đồng nghiệp trong công ty
Đối với mỗi tổ chức, mỗi công ty, tất cả các nhân viên trong bộ phận và giữa các bộ phận với nhau đều phải xây dựng được mối quan hệ tốt. Mối quan hệ với đồng nghiệp trong môi trường làm việc là một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến kết quả làm việc.
Thời gian đầu làm việc, để tạo lập mối quan hệ với đồng nghiệp, bản thân em sẽ là người chủ động trong tất cả các hoạt động, vì mọi người đều sẽ tập trung vào công việc, nếu như em không có sự chủ động thì sẽ rất khó để tạo dựng mối quan hệ. Thứ nhất, chủ động giúp đỡ các công việc hằng ngày như photo tài liệu, lấy báo cáo…Thứ hai, chia sẻ những thông tin mới nhất có liên quan đến công việc hoặc trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động mà em đã tìm kiếm được như thông tư, nghị định hoặc công văn mới, những tình huống bị xử phạt có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty,… để tạo ra các cuộc thảo luận nhỏ và cùng nhau cập nhật thông tin mới, nhờ đó mà bản thân em cũng sẽ học hỏi nhanh hơn, dễ tiếp thu và có góc nhìn từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Việc tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp giúp ích rất lớn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban. Ví dụ, kiểm kê hàng tồn kho cần sự phối giữa nhân viên xuất nhập khẩu, nhân viên kế toán và bộ phận sản xuất. Nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các đồng nghiệp trong công ty, tiến độ công việc sẽ được hoàn thiện sớm hơn do có sự hướng dẫn từ phía cố vấn thực tập/ trưởng phòng XNK, hỗ trợ số liệu của các báo cáo với phòng kế toán và sự trợ giúp về máy móc của bộ phận sản xuất.
➢ Ưu điểm
Mối quan hệ đồng nghiệp tốt, gần gũi sẽ tạo ra không khí làm việc thoải mái, vui vẻ trong điều kiện công việc có nhiều áp lực. Đối với nhân viên mới, xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp giúp em dễ hòa nhập vào môi trường mới, có động lực để làm việc và gắn bó với công ty hơn.
➢ Nhược điểm
Là một môi trường tập thể nên khó tránh khỏi những cá nhân có cá tính khác biệt hoặc quan điểm đối lập. Những cuộc thảo luận ngoài việc cùng nhau cập nhật thông tin còn dễ xảy ra các vấn đề liên quan đến xung đột quan điểm hoặc chủ đề được bàn luận quá xa và đi lệch hướng so với mục đích ban đầu.
4.3. Học hỏi từ quy định và văn hóa của công ty
Văn hóa doanh nghiệp và quy định làm việc có tầm quan trọng lớn đối với công ty, không chỉ giúp công ty hoạt động hiệu quả mà còn là điều kiện để nhân viên phát huy tối đa khả năng và cống hiến cho công ty. Tại công ty TNHH Timbalink Việt Nam, tất cả nhân viên đều tuân thủ chấp hành theo quy định về thời gian làm việc và giờ nghỉ ngơi. Công nhân được trang bị bảo hộ lao động để đảm bảo an toàn trong thời gian làm việc. Là một thành viên của công ty, dù chỉ trong thời gian ngắn, nhưng những quy định này đã hình thành nên thói quen sinh hoạt và làm việc của em trong suốt 13 tuần, tuân thủ thời gian làm việc, chấp hành các quy định về an toàn lao động.
Là một công ty có vốn đầu tư nước ngoài nên những quy định trong công ty rất rõ ràng và luôn chú trọng vào hiệu quả công việc. Tuy vậy các quy định này không quá khắt khe, có thể nói là tương đối thoải mái để đảm bảo cho nhân viên có thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý nhất. Tác phong làm việc của nhân viên chuyên nghiệp và luôn khuyến khích nhân viên sáng tạo trong công việc để đạt hiệu quả cao.