Bước 3: Sau khi công ty dịch vụ đã xác nhận thông tin, họ sẽ tiến hành khai tờ khai hải quan trên máy tính của công ty thông qua phần mềm ultraview. Theo dõi quá trình khai báo và gửi email ngay khi thấy có vấn đề phát sinh.
Bước 4: Nhận email bản in tờ khai nháp, kiểm tra, đối chiếu thông tin, sau đó báo cáo lại với trưởng phòng XNK nếu có sai sót.
Hình 3.7: Kiểm tra tờ khai hàng hóa xuất khẩu (nháp)
Bước 5: Gửi email cho công ty dịch vụ để xác nhận tờ khai hoặc sửa đổi thông tin nếu có.
Bước 6: Thông quan và nhận kết quả phân luồng kèm Barcode danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan (Phụ lục B)
Bước 7: In tờ khai chính thức và đóng dấu.
3.2.3. Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ
• Mô tả công việc
Kiểm tra và ghi nhận hàng hóa tồn kho tại xưởng. Đối chiếu thông tin với phòng kế toán để thực hiện báo cáo tồn kho định kỳ.
• Mục tiêu của công việc
- Tổng hợp dữ liệu hàng tồn kho định kỳ để thực hiện báo cáo quyết toán hàng tồn kho theo quy định của pháp luật
- Tạo báo cáo hàng tồn kho để công ty có thể kiểm soát
• Các hoạt động thực hiện
Bước 1: Rà soát lại các báo cáo tồn kho gần nhất nhằm xác định được hàng hóa nào đã được kiểm kê và tránh việc mất quá nhiều thời gian.
Bước 2: Thông báo đến bộ phận sản xuất để nhận được sự hỗ trợ về trang thiết bị và tránh gây cản trở công việc của bộ phận khác.
Bước 3: Lên kế hoạch kiểm kê theo khu vực hoặc toàn bộ kho, sau đó chuẩn bị phiếu kiểm kho và các thiết bị (nếu có).
Bước 4: Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho tại xưởng. Phòng XNK gồm em và trưởng phòng XNK sẽ làm việc song song và ghi nhận số liệu độc lập để đối chiếu biên bản, tăng tính chính xác.
Bước 5: So sánh 2 biên bản, nếu có chênh lệch thì sẽ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa để số liệu được chính xác nhất.
3.2.4. Theo dõi quy trình nhập kho nguyên liệu đầu vào
• Mô tả công việc
Thực hiện phiếu Packet Tracking và kiểm tra hàng hóa. Đối chiếu thông tin với hóa đơn của nhà cung cấp.
• Mục tiêu của công việc
- Kiểm tra số lượng hàng hóa đầu vào để tránh hao hụt.
- Thực hiện phiếu Packet tracking để bộ phận sản xuất theo dõi các thông tin đơn hàng và hỗ trợ cho việc kiểm kê hàng hóa tồn kho.
• Các hoạt động thực hiện
Bước 1: Sau khi xe tải chở hàng đến kho hàng của công ty, tài xế xe sẽ giao cho phòng xuất nhập khẩu phiếu giao hàng. Dựa trên phiếu giao hàng, phòng xuất nhập khẩu sẽ thực hiện phiếu Packet Tracking thể hiện các thông tin về kích thước, số lượng, loại gỗ, yêu cầu xử lý, PO, …
Bước 2: Ghim phiếu Packet Tracking vào mỗi kiện gỗ trước khi tiến hành sản xuất để bộ phận sản xuất theo dõi được thông tin và lên kế hoạch làm việc.