2.2.3 Đi vào từng nội dung cụ thể và thảo luận
- Theo đúng chương trình đã lập, người điều khiển lần lược giới thiệu từng nội dung
và thúc đẩy quá trình thảo luận.
- Người điều khiển cần phải có kỹ năng đặt câu hỏi hay và phù hợp, lắng nghe và tổng hợp ý kiến.
Tiến trình thảo luận có thể có thể chia làm 6 bước như sơ đồ dưới đây
THÔNG TIN(bước 1) TIN(bước 1) 1) PHÂN TÍCH TRANH LUẬN LỰA CHỌN TỔNG HỢP
Thông tin
- Người điều khiển giới thiệu chủ đề thảo luận: Chủ đề phải rõ ràng, cụ thể. - Khuyến khích mọi người suy nghĩ về tình hình, khó khăn và giải pháp có thể.
Phân tích
- Dành thời gian để mọi người suy nghĩ, thảo luận để làm sáng tỏ vấn đề - Không để mọi người chỉ trích lẫn nhau.
- Định hướng cho mọi người tập trung thảo luận đúng chủ đề
Tranh luận
- Mỗi thành viên trình bày ý kiến (phân tích tình hình, mong muốn cải thiện, các giải pháp có thể có và những phương tiện sẵn có)
- Bình luận về ý kiến nêu ra
Lựa chọn giải pháp
- Thành viên thảo luận để loại bỏ những giải pháp không thực tế và giữ lại những đề xuất tốt nhất.
- Người điều khiển phải giúp nhóm hướng đến mục tiêu đề ra của nhóm, xem xét khả năng và nguồn lực.
Ra quyết định
- Tuyên bố giải pháp đã được các thành viên thống nhất lựa chọn
- Xây dựng kế hoạch thực hiện giải pháp: Xác định công việc cụ thể, phân công trách nhiệm, định thời gian thực hiện.
Tổng hợp
- Người điều kiển tổng hợp lại phần phân tích tình hình, các ý kiến khác nhau và những việc dự kiến phải làm.
- Một chủ đề mới sẽ lại được đặt ra và quá trình thảo luận lại tiếp tục.
- Thời gian cho một chủ đề thảo luận thường không quá 20 phút, vì vậy
không nên đặt ra một chủ đề quá rộng. 2.2.4 Tổng kết buổi họp
- Người điều khiển tổng hợp lại các ý kiến chính và các quyết định đã thống nhất. - Ghi nhận các vấn đề chưa được thống nhất.
- Xác định các hoạt động sẽ tiến hành. - Xác định chủ đề cho lần họp sau.
- Đánh giá cuộc họp: Yêu cầu thành viên đưa ra góp ý để cải tiến cuộc họp lần sau - Cảm ơn sự tham gia của các thành viên
BIÊN BẢN HỌP
Ngày... tháng ....năm...
Cuộc họp bắt đầu lúc ... giờ, tại địa điểm: ... I. Thành phần tham dự:
- Thành viên nhóm: Có mặt ... người, vắng:.... người (có danh sách kèm theo nếu cần)
- Đại biểu: (nêu tên và chức danh cụ thể) II. Nội dung cuộc họp:
III. Nội dung chi tiết và kết quả thảo luận 1. Nội dung thứ nhất: “...”
- Ghi lại những điểm chính, những thông tin cơ bản - Chủ đề thảo luận
+ Tổng hợp các ý kiến thống nhất và các quyết định cuối cùng
+ Trường hợp còn có những bất đồng, ghi rõ ý kiến bất đồng kèm theo tên
người đưa ra ý kiến đó.
2. Nội dung thứ hai: “...” 3. ...
IV. Đánh giá cuộc họp 1. Những điểm tốt 2. Những điểm tồn tại
3. Những vấn đề chưa được giải quyết, những câu hỏi chưa được giải đáp.
Cuộc họp kết thúc vào lúc ... giờ cùng ngày.
Chủ tọa Thư ký
(Ký tên) (Ký tên)
Phiếu đánh giá cuộc họp
Các thành viên tham dự nắm rõ được mục tiêu, nôi dung và kết quả mong đợi của cuộc họp
Chương trình cuộc họp có sự linh động
Các nội dung khác nhau được áp dụng những phương
pháp điều khiển khác nhau
Thành viên tham gia đầy đủ và đúng giờ
Thành viên tham gia thảo luận tích cực và sôi nổi Các quyết định được các thành viên thống nhất cao Các ý kiến và quan điểm của thành viên được ghi nhận Các thành viên cảm thấy thoả mái khi phát biểu và hài lòng với cuộc họp
Biên bản ghi chép đầy đủ và nội dung biên bản được chia sẻ sau cuộc họp
Cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Cuộc họp đạt được những kết quả mong đợi ban đầu.
2.3 Công việc sau hội nghị/hội thảo
Kết thúc cuộc họp, yêu cầu những người chủ chốt (chủ toạ, người điều khiển,
thư ký và có thể là các báo cáo viên) ở lại để bàn bạc để triển khai các công việc
dưới đây:
- Kiểm tra và làm rõ biên bản cuộc họp
- Bố trí các công việc chưa giải quyết vào kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo - Gửi biên bản họp đến các thành viên (nếu có thể) - -BBááooccááooccááccvvấấnnđđềềcchhưưaaggiiảảiiqquuyyếếttđđưượợccttrroonnggccuuộộcchhọọppcchhooccấấppccóótthhẩẩmmqquuyyềềnnđđểể p phhảảnnhhồồiicchhootthhàànnhhvviiêênnccàànnggssớớmmccàànnggttốốtt.. - - PPhhâânnccôônnggtthheeooddõõii,,ggiiáámmssááttvvààhhỗỗttrrợợtthhàànnhhvviiêênntthhựựcchhiiệệnnccááccccôônnggvviiệệccđđããđđưượợccttrriiểểnn k khhaaii.. TIÊU CHÍ CỦA MỘT CUỘC HỌP NHÓM THÀNH CÔNG
1. Thành phần dự họp đầy đủ, đúng giờ, có chỗ ngồi thoải mái
2. Mục tiêu, nội dung và chương trình cuộc họp được thông báo đầy đủ, rõ ràng
3. Những thành viên được giao nhiệm vụ, họ nhiệt tình, vui vẻ tiếp nhận và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao
4. Thành viên thảo luận các vấn đề đưa ra một cách dân chủ
5. Ý kiến đóng góp mang tính xây dựng tích cực
6. Thành viên cảm thấy thoải mái khi phát biểu, nhất là các vấn đề khó khăn
liên quan đến bản thân và gia đình
7. Giải quyết trực tiếp hoặc có hướng giải quyết kịp thời, hợp lý và công bằng các vấn đề đưa ra
8. Mỗi người đều hiểu rõ tất cả những gì xảy ra trong cuộc họp
10. Cuộc họp đạt được mục tiêu đã đề ra và những kết quả mong đợi 11. Sau cuộc họp, tất cả thành phần dự họp đều cảm thấy hài lòng và tin tưởng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Cục Khuyến nông và khuyên lâm. Sổ tay phương pháp thông tin truyền thông. NXB Nông nghiệp Hà Nội. 1999.
2. Trương Quang Hoàng. Bài giảng Phương pháp truyền thông. Đại học Nông lâm Huế.
2006
3. Franz – Josef . E. Communicating in community. Logos Publication. Inc. 2002 4. Guy. B. Tăng cường sự tham gia của cộng đồng. Sách hướng dẫn về truyền
thông phát triển sự tham gia. Người dịch.Lê Văn An. NXB Thuận Hóa. Huế.
2006
5. Habito – Cadiz. M. C. Educational communiation for development – basic concepts, theories and know- how. University of the Philippines Los Banos. 2003 6. Landis. D. and Bhagat. R. S. Handbookof intercultural training. Thousand Oask.
1996
7. Ongkiko. I.V and Flor. A. G. Introduction to development communication. SEAMEO regional Centre for graduate study and research in agriculture. 2000. 8. Rogers E. and Steifatt. M. Intercultural communication. Waveland. 1999.