2.1. Chuẩn bị
2.1.1. Xác định mục tiêu
Xác định rõ các mục tiêu cần đạt được
Phương pháp để hoàn thành các mục tiêu đó 2.1.2. Xây dựng kế hoạch/chương trình họp
+ Kế hoạch là tập hợp các công việc được sắp xếp theo trật tự từng bước.
+ Tầm quan trọng của kế hoạch/chương trình họp - Nhắc nhở mọI người về cuộc họp
- Xác định kết quả cần phải đạt được vào cuối buổi họp
- Đảm bảo các công việc quan trọng không bị bỏ sót. - Làm sáng tỏ vai trò, trách nhiệm trong quá trình họp
- Giúp các thành viên xác định các mục (chủ đề) quan trọng và chuẩn bị để thảo
luận.
- Giúp các thànhviên tập trung vào các vấn đề, đóng góp và nắm được tiến
trình.
- Đảm bảo cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Xây dựng kế hoạch/chương trình dự kiến của cuộc họp
- Lập kế hoạch/chương trình cuộc họp
+ Định thời gian, địa điểm tổ chức họp + Nội dung họp
+ Kết quả mong đợi + Phân bổ thời lượng
+ Người chịu trách nhiệm
(Kế hoạch cuộc họp phải linh hoạt và có thể điều chỉnh được. Trước khi đi
vào nội dung họp, nên xem lại kế hoạch).
Thông báo
* Thông báo kế hoạch
* Chuẩn bị các tư liệu cần thiết * Giao nhiệm vụ
* Thông báo mời họp
- Thông báo trên loa đài
- Gửi giấy mới đến các thành viên: Giấy mời phải ghi rõ địa điểm, thời gian và nội dung họp.
- Đối với các cuộc họp định kỳ, nên ấn định thời gian trong qui chế.
Sắp đặt chỗ ngồi và các tư liệu * Chuẩn bị bàn, ghế, ánh sáng …. * Chuẩn bị sẵn thiết bị
Chương trình họp
Mục đích cuộc họp:
Thời gian: ....giờ, ngày...Địa điểm... Ban tổ chức:
Người chủ trì:...Thư ký:...
TT Nội dung Kết quả mong đợi Thời gian Người chịu
trách nhiệm 1 Giới thiệu đại biểu Người tham dự biết
nhau 10 phút Trưởng nhóm 2 Giới thiệu mục tiêu và nội dung cuộc họp Người tham dự nắm rõ mục tiêu và nội dung cuộc họp 15 phút Trưởng nhóm 3 ... Những gợi ý để sắp xếp trật tự các công việc hợp lý
- Phần đầu của cuộc họp thông thường phải là phần sôi động và sáng tạo nhất.
- Mục cung cấp thông tin nên sắp xếp trước hoặc sau cùng và cần phải ngắn gọn.
- Công việc mang tính quyết định nên sắp xếp ở phần đầu của kế hoạch.
2.1.3. Chuẩn bị cho công việc điều khiển
- Nguời thúc đẩy cuộc họp cần phần chuẩn bị trước một hướng dẫn điều khiển, bao gồm:
+ Phương pháp điều khiển
+ Công cụ hỗ trợ điều khiển cần thiết + Thời lượng dự kiến
Bảng hướng dẫn điều khiển
Nội dung Phương pháp Vật liệu Thời gian Giới thiệu các mục tiêu của buổi họp VIết mục tiêu của buổi họp trên giấy A0 và trình bày Giấy Ao, bút viết giấy 10 phút Giới thiệu thành phần tham dự
Mỗi người tham dự tự giới thiệu nhanh tên, chức vụ: Mỗi người ghi tên mình lên một bìa nhỏ
Bìa nhỏ, kim băng 15 phút Khác.... 2.2 Triển khai cuộc họp “Bắt đầu muộn là một hình phạt đốI vớI những người đến đúng giờ. Nếu lặp lại nhiều lần sẽ khuyến khích người ta đến trễỏ lần sau”
2.2.1 Chào hỏi những người tham gia
- Mời những người tham dự vào phòng họp và ngồi vào vị trí
- Tổ chức các hoạt động thư giãn trong khi chờ đợi những người khác. 2.2.2 Khai mạc cuộc họp
- Chủ toạ giới thiệu thành phần tham gia: Có thể sử dụng trò chơi để giới thiệu. - Nhắc lại một cách tóm tắt những điểm quan trọng của buổi họp
- Giới thiệu mục tiêu và chương trình cuộc họp: Có thể điều chỉnh chương trình theo yêu cầu của thành viên.