Cĩ lúc cơ quan bạn cần sự hỗ trợ bên ngồi, như sự giúp đỡ chuyên mơn, kỹ thuật lẫn kinh phí để thực hiện một dự án. Tổ chức đối tác bên ngồi muốn biết 3 điều trước khi thỏa thuận giúp đỡ bạn: a) Dự án cĩ khớp với các mục tiêu của chính họ khơng ?
Ví dụ : Một tổ chức chuyên giúp các vấn đề giáo dục khơng bao giờ giúp xây giếng. b) Dự án cĩ được chuẩn bị tốt khơng ?
c) Cĩ phải cần thiết cĩ sự hỗ trợ khơng ? (Nếu khơng thì dự án khơng thể thực hiện được).
Người thực hiện dự án thường quan tâm đến tiến trình dự án hơn là làm thế nào thỏa mãn bên đối tác. Bên đối tác cứ đọc hết báo cáo này đến báo cáo khác mà chẳng biết thực tế dự án đã được thực hiện như thế nào. Sự hiểu biết chỉ cĩ với sự tin tưởng lẫn nhau dựa trên mối quan hệ tốt và lâu dài. Cần lưu ý rằng đối tác bên ngồi, chính họ cũng tùy thuộc vào sự hỗ trợ từ các thành viên của họ cung cấp tài chính cho các dự án. Họ cần được thơng tin về những gì được làm từ đồng tiền của họ, mà họ cảm thấy cĩ liên quan. Tiếp xúc trực tiếp thì rất tốt nhưng cĩ khi khơng thể tiếp xúc được thì bên thực hiện dự án nên dành thời gian theo định kỳ để mơ tả cái gì đã xảy ra trong dự án.
2. Thơng tin từ phía đối tác bên ngồi
Phía đối tác bên ngồi cần phải giải thích họ là ai, loại hoạt động mà họ thích hỗ trợ theo mục tiêu của họ. Bên thực hiện dự án cĩ thể quyết định dễ dàng hơn nếu dự án của mình phù hợp với sự quan tâm của bên đối tác bên ngồi.
3. Bên thực hiện dự án
Bên thực hiện dự án phải gởi cho bên đối tác của mình bản báo cáo định kỳ về các hoạt động của dự án, tốt nhất là tình hình chi tiêu kinh phí và chỉ rõ những thay đổi so với báo cáo trước. Cần thêm một hai trang giải thích những thay đổi trong các mục tiêu, những khĩ khăn chưa được khắc phục hoặc đơn giản là dự án đã tiến triển như thế nào.
Bên thực hiện dự án phải gởi hàng năm cho bên đối tác bản yêu cầu tiếp tục sự hỗ trợ của họ nếu mối quan hệ vẫn tiếp tục. Các báo cáo chính thức rất cần thiết cho mối quan hệ làm việc của 2 bên đối tác.
Bên tài trợ cần được thơng tin về cái gì đang xảy ra, kỳ vọng và những khĩ khăn của những người thực hiện dự án. Mối liên lạc thư riêng và gởi các bức ảnh về dự án cĩ thể giúp đơi bên hiểu biết lẫn nhau.
4. Thăm viếng dự án
Bên tài trợ cĩ thể thực hiện các cuộc thăm viếng nơi thực hiện dự án để nắm rõ tình hình thực tế diễn biến của dự án và đồng thời họ cũng học hỏi thêm kinh nghiệm của địa phương.
Bên thực hiện dự án cần cho họ biết về đặc điểm về văn hĩa và xã hội của địa phương để cuộc viếng thăm được dễ dàng và hữu ích. Nếu xét thấy sự hiện diện của bên tài trợ cĩ thể gây bất lợi cho dự án (như tạo sự ỷ lại của cộng đồng) thì nên giới hạn các cuộc viếng thăm hoặc chỉ nên cĩ sau khi dự án cĩ những bước đi vững chắc.
5. Kết luận
Mối quan hệ đối tác hiệu quả khi :
- Bên tài trợ biết linh hoạt, khơng áp đặt, thích nghi với hồn cảnh thực tế của địa phương được sự giúp đỡ, cĩ nhận thức tốt về phát triển, khơng tạo sự tùy thuộc cho địa phương.
- Bên được tài trợ cần cĩ định hướng tốt, cĩ chuyên mơn, dấn thân cho phát triển xã hội, cĩ tinh thần tự lực. Cạnh tranh Quan tâm đến mình, tự khẳng định Hợp tác cao Thỏa hiệp
Tránh né Quan tâm đến người khác ( hợp tác) Chịu thua Quan tâm đến mối quan hệ
PHẦN KẾT LUẬN
Quản lý là làm việc với và qua người khác bằng cách sử dụng hiệu quả các tài nguyên sẵn cĩ nhằm đạt các mục tiêu và mục đích của tổ chức. Mục tiêu của quản lý dự án là đưa tổ chức hội nhập vào xã hội, bảo đảm những hoạt động hiệu quả, hiệu năng và thích hợp, xác định và giữ nhiệm vụ của tổ chức đi đúng hướng và tiến hành các chức năng của quản lý bình thường nhằm chuyển đổi các tài nguyên vào các hoạt động của dự án. Các chức năng của quản lý bao gồm : hoạch định, tổ chức, nhân sự, lập ngân sách, giám sát và lượng giá. Các chức năng này đều phụ thuộc và tác động lẫn nhau. Bỏ quên một chức năng nào đĩ, hoạt động của dự án sẽ khập khểnh.
Để dự án thành cơng, nhà quản lý dự án phải cĩ những kiến thức cơ bản về quản lý và các kỹ năng cần thiết để duy trì được các chức năng quản lý.
Một dự án thất bại vì những lý do sau đây:
1- Sự chuẩn bị và sự phác thảo kém, tức :
Nguyên nhân của các vấn đề khơng được hiểu một cách đầy đủ.
Các yếu tố bên ngồi khơng được biết đến.
Các hoạt động khơng cĩ hiệu quả như mong muốn.
Khơng cĩ tính khả thi.
Khơng dự trù các áp lực và các hoạt động cần thiết.
Khơng ước lượng thời hạn thực hiện các hoạt động.
Lập kinh phí khơng tính đến lạm phát và khuynh hướng của thị trường giá cả (đối với dự án dài hạn).
2- Điều hành kém trong thời gian thực hiện dự án (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giám sát khơng thường xuyên và lấy quyết định chậm.
Kế hoạch dự án thiếu linh hoạt.
Hoạch định
Lượng giá Tổ chức
Nhân sự Giám sát
Thơng đạt kém với cộng đồng.
Khơng quan tâm đến chi tiết, chỉ đề ra mục tiêu lớn.
Khơng đạt mục tiêu hoặc lệch muc tiêu.
3- Giám sát kém
Kế hoạch ban đầu khơng được tất cả nhân sự và cộng đồng hiểu rõ ràng.
Các giai đoạn và thời điểm chủ yếu khơng được xác định ngay từ đầu.
4- Cộng đồng khơng là thành viên trong ê-kíp lập dự án
Khơng hiểu các ý kiến và kiến thức về cộng đồng.
Các thành viên của cộng đồng khơng được hướng dẫn về kỹ năng quản lý và lấy quyết định.
5- Ê-kíp quản lý yếu
Nhân sự thiếu khả năng.
Nhân sự khơng biết làm việc chung.
Khơng đủ nhân sự.
Nhân sự bị thay đổi thường xuyên.
Nhân sự khơng được đào tạo.
Khơng cĩ hệ thống thơng đạt thường xuyên.
6- Khơng biết vận dụng những kết quả lượng giá của các dự án tương tự, điều này dẫn đến lập lại các sai lầm.
Các yếu tốđểđánh giá thành tích của nhân viên dự án:
1- Chất lượng cơng việc đã làm.
2- Khả năng làm việc mà khơng cĩ sự giám sát. 3- Kỹ năng làm việc hài hịa với người khác. 4- Thái độ : nhã nhặn, hợp tác...
5- Khả năng ứng phĩ các hồn cảnh khác nhau. 6- Kỹ năng lên kế hoạch trong cơng việc.
7- Mức độ nhận thức về vai trị, vị trí của mình trong tổ chức. 8- Kỹ năng truyền thơng.
Câu chuyện minh họa :
“Cĩ dự án nọ chăm lo giáo dục và dạy văn hĩa cho trẻđường phố chuyên nghề bốc xếp ở một chợ đầu mối. Trong kế hoạch ban đầu khơng cĩ mục tiêu “tạo thêm thu nhập cho trẻ bằng cách lập một tổ hợp thu gom rác”. Khi dự án đã tiến hành được 3 tháng, ai đĩ gợi ý với ban quản lý dự án nên lập một tổ hợp thu gom rác để tạo thu nhập thêm cho trẻ. Ý kiến xem ra hợp lý. Thế là tổ hợp được lập ra, ngồi cơng việc bốc xếp, trẻđược khuyến khích thu gom các loại rác cĩ thể bán được trong khu vực chợ. Nhưng sau 6 tháng, nội bộ tác viên dự án lủng củng và một số trẻđường phố của dự án bỏ nhĩm ra đi. Vấn đề là động cơ khơng trong sáng của tác viên dự án được phân cơng phụ trách tổ hợp (nghĩa là nhằm một mục tiêu khác hẳn mục tiêu của dự án : lợi nhuận cá nhân). Tổ hợp đã biến thành một nơi bĩc lột lao động trẻ em. Dự án từ chỗ hỗ trợ cuộc sống vật chất và tinh thần của trẻđường phố trở thành một dự án “bĩc lột lao động trẻ em”.
PHẦN PHỤ LỤC (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PHỤ LỤC 1 : MẪU ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN ( Trường hợp một dự án về mơi trường)
I. LỊCH SỬ VÀ SỰ HÌNH THÀNH DỰ ÁN
- Vì sao cần cĩ dự án (nguồn gốc) ?
- Phương pháp triển khai dự án (mức độ tham gia của những người thu hưởng dự án, vào những cơng đoạn nào).
- Dự án cĩ ý định giải quyết những vấn đề gì ?
- Những mục tiêu trong dự án liên quan đến các lãnh vực? + Kinh tế
+ Xã hội + Sinh thái + Kỹ thuật
+ Chính trị và cách tổ chức + Giáo dục và truyền thơng
II. MƠ TẢ BỐI CẢNH CỦA VIỆC CAN THIỆP
Những yếu tố đặc biệt này rất quan trọng nếu chúng ta cĩ ý định thực hiện việc phân tích mang tính so sánh các dự án khác nhau, và cĩ khuynh hướng muốn mang những kinh nghiệm rút từ dự án này để đưa sang những dự án khác.
1. Bối cảnh tự nhiên và sinh thái
- Đặc điểm tự nhiên và sinh thái của nơi mà dự án đã và sẽ tiếp diễn.
- Những vấn đề chính và những nguy cơ sinh thái hiện hữu (lũ lụt, đất trượt, vấn đề sức khỏe của những người đang sống trong mơi trường này v.v...).
2. Bối cảnh chính trị
1. Chính sách của chính quyền đối với người dân, với thế giới chung quanh và với các tổ chức quần chúng.
2. Chính sách trong quản lý ( ví dụ như đơ thị và việc quản lý đơ thị ,đặc biệt những yếu tố tác động trực tiếp đến dự án). Ví dụ: thái độ của chính quyền đối với những khu ổ chuột. 3. Chính sách kinh tế (mơ hình kinh tế thống trị, cĩ hoặc khơng cĩ một kế hoạch chỉnh đốn cơ
cấu đã chính thức cĩ một chính sách nào đối với những lãnh vực phi chính qui.)
4. Mức độ tổ chức của người dân, đặc điểm của những phong trào quần chúng và các tổ chức xã hội.Những đặc điểm và tầm mức quan trọng của những tổ chức quần chúng (truyền thống, thay thế...).
3. Bối cảnh kinh tế xã hội
- Các chỉ số và / hoặc quan sát về chất lượng của sự nghèo đĩi trong khu vực. - Hiện trạng nghề nghiệp và nạn thất nghiệp.
4. Bối cảnh Pháp lý
- Đặc điểm của những cơ quan trong thành phố và cấu trúc can thiệp về mặt kỹ thuật xã hội ở những khu vực.
- Các định mức và quy chế (hiện cĩ hoặc khơng cĩ, đã áp dụng hay khơng được áp dụng) cĩ liên quan, đến dự án (ví dụ: các quy định về mơi trường, qui chế cĩ liên quan đến người bán rong).
5. Bối cảnh văn hĩa
Các yếu tố văn hĩa đang cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến dự án (ví dụ: vị trí của phụ nữ, thái độ về vấn đề rác và sự dơ bẩn...).
III. MƠ TẢ NHỮNG THÀNH VIÊN THAM GIA DỰ ÁN
(đặc điểm, những loại hỗ trợđược cung cấp)
1. Cộng đồng và cách tổ chức (hoặc khơng cĩ tổ chức).
2. Những cơ quan nhà nước hoặc địa phương tham gia vào dự án. 3. Những cơ quan hỗ trợ :
- Sự hỗ trợ của tổ chức phi chính phủ. - Các cơ quan nghiên cứu / hoặc huấn luyện. 4. Khu vực tư nhân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5. Các khu vực khác, nêu rõ.
IV. MƠ TẢ NHỮNG HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN
1. Nhắc lại những hoạt động đã ghi trong chương trình (trong tài liệu gốc của dự án).
2. Giới thiệu những hoạt động thực sự đã thực hiện (câu hỏi : cĩ thể trình bày những hoạt động này theo thứ tự thời gian hoặc tùy theo loại hoạt động.).
- Thực hiện
- Trao đổi các hoạt động
- Hoạt động về huấn luyện và thơng tin 3. So sánh những hoạt động đề ra trong chương trình
Ghi mức độ thực hiện được, những thay đổi đã thực hiện trong tiến trình, xác định lại những thay đổi đĩ.
4. Giải thích những khĩ khăn đã gặp, xác định mức độ điều chỉnh đã áp dụng. - Những trở ngại, cần nhấn mạnh :
+ Những trở ngại về thể chất
+ Những trở ngại để giới thiệu một cơng nghệ đã chọn + Những trở ngại về văn hĩa
- Những sai lầm của nhĩm thực hiện dự án và biện pháp sửa sai hoặc những giải pháp được áp dụng.
- Đề nghị để điều chỉnh.
V. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP LƯỢNG GIÁ ĐÃ ĐƯỢC CHỌN
1. Mức độ tham gia của người dân vào việc lượng giá.
2. Lượng giá theo phương pháp cổ điển - Lượng giá thường xuyên.
4. Chúng ta chờ đợi gì ở phương pháp lượng giá đã chọn ? 5. Những bài học về một phương pháp rút ra từ dự án.
VI. LƯỢNG GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA DỰ ÁN
Phần này rất quan trọng, chúng ta nên nêu rõ sự đánh giá của những thành viên khác nhau trong dự án (nhĩm thực hiện dự án, cộng đồng thụ hưởng, những cơ quan) và đặc biệt chú trọng đến việc lượng giá cộng đồng thụ hưởng dự án. Phải làm rõ những điểm tương đồng và khác biệt trên những quan điểm khác nhau.
1. Tác động kinh tế
- Tạo việc làm (hoặc duy trì việc làm đã cĩ bằng cách sử dụng một giải pháp kỹ thuật khác). - Tăng thu nhập.
- Tác động về kinh tế tại khu vực, và các trình tự. - Kinh tế thực hiện bởi hộ gia đình (ví dụ : cấp nước).
- Kinh tế, tỉ lệ % tiền nước so với giá mua nước mà người dân phải trả trước đĩ.
2. Tác động kỹ thuật
- Đánh giá những kiến thức và các kỹ thuật cĩ sẵn của cộng đồng. - Đưa vào một kỹ thuật mới.
- Phát triển những cơng nghệ đơn giản.
- Sự làm quen với cơng nghệ mới của những người thụ hưởng, những người thợ thủ cơng tại khu vực.
3. Tác động xã hội
- Giảm sự nghèo đĩi, cải thiện dinh dưỡng, mức độ thụ hưởng của những người nghèo nhất trong dự án.
- Cải thiện vị trí của những người thụ hưởng (ví dụ: nhìn nhận cơng việc của những người bị xã hội coi rẻ hoặc đánh giá lại các nhĩm ở các tầng lớp xã hội khác nhau - và những thành phần hạ cấp ở Ấn Độ, Zabblen - Caire v.v...). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cải thiện vị trí của người phụ nữ, giảm bớt gánh nặng của người phụ nữ và trẻ em. - Cải thiện được nếp sống của nhĩm thụ hưởng.
- Cải thiện những điều kiện về vệ sinh y tế trong mơi trường làm việc. - Cải thiện mức độ tiếp cận với những dịch vụ cơng cộng.
4. Tác động về sinh thái và sức khỏe tại mơi trường
- Sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực hiếm của thành phố hay khu vực (nước, năng lượng, khơng gian), các lãnh vực kinh tế, việc tái chế...
- Bảo vệ mơi trường đơ thị. + Giám sát sự ơ nhiễm.
+ Bảo vệ mặt nước.
+ Giám sát kỹ hơn những nguy cơ về sinh thái: sự sĩi mịn và hiện tượng đất trượt.
- Bảo vệ và cải thiện mơi trường ở địa phương (ví dụ: sản xuất năng lượng —> giảm bớt nạn phá rừng).
- Giảm những rủi ro về bệnh tật vì mơi trường.
5. Tác động trong chính sách và thể chế
- Tác động vào chính sách đơ thị (thay đổi những chính sách hiện hữu).
- Thay đổi những quan hệ giữa chính quyền và người dân (chấp nhận những hoạt động của người dân, chấp nhận sáng kiến của người dân).
- Củng cố quyền cơng dân của những người thụ hưởng dự án và tính dân củ ở địa phương. - Củng cố nhận thức về tài sản chung (trong cộng đồng: trong giới cán bộ - kỹ thuật viên).
- Tác động từ những mối quan hệ về quyền lực bên trong cộng đồng (cải thiện sự đồn kết nội bộ hay trái lại tạo ra một tầng lớp được ưu đãi).
- Củng cố mức độ tham gia và khả năng sáng tạo của cộng đồng.