Giúp biết cách điều hành các buổi họp nhân viên một cách hiệu quả, tăng cường truyền thơng nội bộ trong cơ quan.
2. Thảo luận :
Một yếu tố quan trọng trong hoạt động thành cơng của một tổ chức xã hội là chất lượng truyền thơng trong nhân viên lấy buổi họp nhân viên làm cơng cụ quan trọng trong việc quản lý cơ quan.
Sử dụng đúng, buổi họp nhân viên tăng cường truyền thơng và cĩ thể phịng ngừa được những vấn đề do nhân viên gây ra do thiếu thơng tin hoặc thơng tin bị sai. Nếu khơng biết sử dụng, các buổi họp cĩ thể gây vừa tốn kém cho cơ quan vừa tạo ức chế cho các nhân viên. Một giờ hội họp 8 nhân viên tương đương lương một ngày của một nhân viên.
Cần phân biệt giữa họp nhân viên cơ quan và họp nhĩm :
Mục đích : Ví dụ : Trao đổi thơng tin liên quan đến cơ quan và trao đổi kỹ thuật liên quan đến các trường hợp đặc biệt.
Nội dung : Ví dụ : Thảo luận chính sách, thủ tục, duy trì tổ chức, các vấn đề thực hành chuyên mơn, và một vấn đề riêng biệt của thực hành liên quan đến hồn cảnh của một trường hợp.
Cách thức : Chính thức và phi chính thức.
Quan hệ thành viên: Nhiều thành viên ở lãnh vực khác nhau và thành viên cùng lãnh vực. Kích cỡ : rộng, trung và nhỏ, tập trung, tương tác gắn bĩ.
Họp nhân viên cơ quan cĩ hiệu quả nhiều nhất là khi cĩ liên quan đến việc làm sáng tỏ vấn đề để qua truyền thơng cĩ lời, phản hồi từ nhân viên hoặc quyết định của nhân viên. Nĩ thường được tổ chức mỗi tuần, mỗi tháng, vào đầu giờ hay cuối giờ và khơng quá một giờ đồng hồ.
Người lãnh đạo phải chuẩn bị và thơng tin trước cho mọi nhân viên và cĩ trách nhiệm điều động cuộc thảo luận.
Cĩ 3 yếu tố cho cuộc họp thành cơng :
- Nĩ đạt mục tiêu gắn liền với quản lý và các nhân viên thực hành.
- Nĩ tạo sự thảo luận sơi nổi, sáng tạo trong giải quyết vấn đề và cĩ tham gia của các nhân viên. - Cơ cấu buổi họp bảo đảm các quyết định phải hướng đến hành động.
IV. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC 1. Mục tiêu : 1. Mục tiêu :
Sử dụng tối đa thời gian cĩ hạn.
Gần đây mọi nhân viên xã hội đều đứng trước vấn đề cĩ quá nhiều việc mà lại ít thời gian. Vì thế phải cần cĩ kỹ năng quản lý thời gian cơ bản như là cách tăng hiệu năng cơng tác.
3. Hướng dẫn
3.1. Cĩ người luơn tỏ vẻ bận bịu vì họ năng động, nhưng hoạt động khơng phải lúc nào cũng cĩ nghĩa là việc gì đĩ được hồn thành. Cần bảo đảm hoạt động của bạn mang lại hiệu quả.
3.2. Bạn cần hiểu mục tiêu của tổ chức bạn và mơ tả cơng việc của bạn.
Nếu nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn khơng rõ ràng, hãy thảo luận với cấp trực tiếp của bạn và rút ra những cơng việc và nhiệm vụ ưu tiên nhất.
3.3. Để cho cơng việc của bạn được hiệu quả và hiệu năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn phải phù hợp với giá trị, niềm tin, mục tiêu và phong cách cá nhân và nghề nghiệp của bạn.
3.4. Cần sử dụng bản liệt kê cơng việc. Liệt kê các cơng việc cần làm trước khi thực hiện nĩ. Một thời khĩa biểu cho các cơng việc khĩ nhất khi mức thể lực của bạn ở cao điểm (ví dụ cơng việc đầu tiên cho buổi sáng) là cần thiết.
3.5. Kế hoạch cơng việc của bạn và chọn ưu tiên. Kế hoạch hằng ngày và hằng tuần. Cuối ngày hay cuối tuần, bạn phải lên kế hoạch cho ngày hơm sau và cho tuần sau. Trong bảng liệt kê cơng việc, bạn nên sử dụng hệ thống ưu tiên ABC lớn (A cho cơng việc quan trọng và ưu tiên nhất, A1, A2, A3... và kế tiếp B, C).
3.6. Cần dự trù cho cơng việc đột xuất (1 giờ trong ngày làm việc).
3.7. Nên biết lấy quyết định để tiết kiệm thời gian. Nhiều người sợ sai lầm nên chậm quyết định hoặc khơng nhớ quyết định. Nên nhớ mọi người đều cĩ thể sai lầm. Một sai lầm “tốt” là sai lầm mà bạn rút được bài học và bạn đừng lập lại nĩ.
3.8. Khi thích hợp nên biết ủy thác cơng việc cho nhân viên cấp dưới.
3.9. Cần giới hạn thời gian hội họp. Nếu cĩ họp, bạn cần chú ý các điểm sau:
- Xác định rõ ràng mục đích buổi họp trước khi họp cho các tham dự viên để họ chuẩn bị ý kiến. - Chọn thời gian và nơi họp thích hợp.
- Chỉ họp khi cần thiết.
- Chuẩn bị diễn tiến buổi họp, bắt đầu và kết thúc đúng giờ. - Lượng giá thành quả buổi họp.
3.10. Luơn cĩ tinh thần học hỏi. Thiếu kỹ năng hay kiến thức sẽ làm cho cơng việc của bạn chậm lại và bạn dễ phạm sai lầm.
3.11. Cần rèn luyện truyền thơng rõ ràng.
3.12. Tập trung vào cơng việc, khơng nên nhảy từ việc này sang việc khác.
4. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hồn thành cơng việc. Mỗi hoạt động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định. Cĩ nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả:
- Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng... - Lịch họp, cơng tác định kỳ...
- Lịch cho những cơng việc khơng thường xuyên (như tập huấn...). - Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu.
- Kiểm sốt để tránh lãng phí thời gian vơ ích : đọc sách báo khơng phù hợp, nĩi điện thoại lâu, nĩi chuyện, thảo luận về những vấn đề khơng liên quan đến dự án, người thân, bạn bè đến thăm viếng.
- Chọn ưu tiên trong việc sử dụng thời gian.
- Nên chọn cơng việc quan trọng làm trước hơn là làm việc nhỏ thời gian ngắn. - Đặt thời hạn cho mỗi hoạt động.
- Đừng nhảy từ việc này qua việc khác mà khơng cĩ việc nào xong.