3. Phát triển hệ thống thông tin quản trị (MIS).
Câu 1: Nền tảng của kiểm soát: Khái niệm:
Kiểm soát là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức. - Các mục tiêu.
- Các quy tắc. - Các thủ tục.
Thái độ với kiểm soát:
Nhân viên hoặc khách hàng Tổ chức
- Khó chịu. - Tăng hiệu suất và an toàn.
- Phẫn nộ. - Tăng lợi nhuận.
- Không hài lòng. - Cần thiết và hữu ích.
- Tâm điểm của tranh luận.
Kiểm tra ngăn ngừa:
- Là cơ chế định hướng việc giảm thiểu lỗi. - Tối thiểu hoá các hoạt động hiệu chỉnh.
- VD: Kiểm soát không lưu: PC tuân thủ các quy tắc và thủ tục khi hạ cánh và cất cánh.
Kiểm tra hiệu chỉnh:
- Là cơ chế định hướng giảm thiểu hoặc loại bỏ các hành vi hoặc kết quả không mong đợi nhằm tuân thủ các thủ quy định và thủ tục.
- VD: Kiểm soát không lưu: Hướng dẫn PC thay đổi độ cao và định hướng.
So sánh chi phí và lợi ích của việc kiểm tra:
Để phát triển và đo lườg tính hiệu quả của việc kiểm tra là so sánh chi phí và lợi ích: - Các hành vi và kết quả mong đợi nào mà kiểm tra tổ chức nên hướng tới?
- Những chi phí và lợi ích nào của kiểm tra tổ chức cần thiết để đạt được hành vi và kết quả mong đợi.
- Những chi phí và lợi ích của việc sử dụng kiểm tra tổ chức khác để có được những hành vi và kết quả mong muốn là gì?
Câu 2: Các mô hình kiểm soát: Mô hình chi phí – lợi ích:
- Biểu diễn tính hiệu quả của hệ thống kiểm tra tổ chức.
- Nhà quản trị phải hướng đến việc thiết lập hệ thống kiểm soát tạo ra lợi ích.
- Mức kiểm tra tối ưu khó có thể tính toán cụ thể, nhưng các nhà quản trị hiệu quả sẽ tiến gần đến mức này hơn những nhà quản trị tồi.
- Tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả:
o Kết nối với mục tiêu mong muốn. o Khách quan, công bằng.
o Đầy đủ o Đúng lúc
o Được chấp nhận.
Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh:
- Là tiến trình phát hiện và loại bỏ những sai lệch so với tiêu chuẩn đã được thiết lập của tổ chức.
Hoạch định
Xây dựng mục tiêu, phát triển chiến lược, chiến thuật, các tiêu chuẩn và phân bổ nguồn lực.
Phác hoạ hành vi và kết quả mong muốn. Cần thông tin chính xác và kịp thời. Kiểm soát Đảm bảo các quyết định hành động và kết quả nhất quán với kế hoạch. Duy trì các định hướng, tái định hướng các hành vi và kết quả hiện tại. Cung cấp các thông tin nền tảng cho quy hoạch.
- Dựa chủ yếu vào phản hồi và đáp lại của thông tin. - Bao gồm 6 bước:
o Xác định hệ thống con (cá nhân, bộ phận, hay một tiến trình). o Nhận dạng các đặc điểm chính để đo lường.
o Thiết lập tiêu chuẩn. o Thu thập thông tin.
o Chuẩn đoán vấn đề và thực hiện hiệu chỉnh.
Có 4 phương pháp kiểm tra chính:
- Hữu cơ và cơ giới. - Dựa trên tự động hoá. - Kế toán và tài chính. - Thị trường.
Câu 3: Phát triển hệ thông thông tin quản trị (MIS):
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho các quản trị viên thực hiện các chức năng quản trị.
- Dữ liệu: Số liệu và dữ kiện chưa qua xử lý.
- Thông tin: những dữ liệu đã qua xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúc hợp lý để nâng cao hiệu quả của các quyết định.
Tầm quan trọng của thông tin:
- Nếu coi tổ chức như là một cơ thể sống thì thong tin là máu và hệ thống đảm bảo thông tin hai chiều là hệ thần kinh của nó.
- Giá trị thông tin được xác định bởi người xử dụng nó. - Tiêu chí đánh giá giá trị thông tin:
o Chất lượng của thông tin: mức độ miêu tả chính xác, thực tế, khách quan.
o Sự phù hợp của thông tin: mức độ và phạm vi hỗ trợ trực tiếp cho việc ra quyết định. o Khối lượng thông tin: lượng thông tin sẵn sàng phục vụ nhà quản trị.
o Tính kịp thời: thông tin phải đúng thời điểm thích hợp.