Câu 1: Truyền thông trong tổ chức: Khái niệm:
- Truyền thông (giao tiếp) là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác.
- Là quá trình gửi, nhận và chia sẻ cả ý tưởng, quan điểm, giá trị, ý kiến và các sự kiện.
Truyền thông đối với nhà quản trị:
- Nhà quản trị truyền thông hiệu quả sẽ phối hợp tốt với nhân viên để thu thập thông tin, biên dịch và phổ biến Trở thành đầu não của tổ chức.
- Nhà quản trị truyền thông kém hiệu quả sẽ làm cho nhân viên mờ mịt đối với những gì đang xảy ra. Hai bên đều bị căng thẳng.
Mục đích của truyền thông đối với tổ chức:
- Truyền thông như huyết mạch đối với con người.
- Kênh thông tin bị chặn sẽ làm giảm hiệu quả của tổ chức.
- Truyền thông không hiệu quả, nhà quản trị sẽ hoàn thành ít công việc. - Truyền thông là một trong sáu năng lực quản trị chính.
Tiến trình truyền thông: Gồm 6 bước. 1. Người gửi có ý
tưởng
2. Người gửi mã hoá ý tưởng vào
thông điệp 3. Thông điệp qua
một hoặc nhiều
kênh 4. Người nhận và mã
hoá thông điệp. 5. Người nhận phản ứng bằng lời và cử chỉ cho người gửi.
6. Phản ứng của người gửi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhận.
- Người gửi:
o Là nguồn thông tin, là người khởi xướng tiến trình truyền thông. o Lựa chọn loại thông điệp và kênh truyền thông hiệu quả nhất.
o Mã hoá thông điệp: chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện viết, hình ảnh, nói nhằm truyền tải định hướng.
- Nguyên tắc mã hoá:
o Sự thích đáng (nội dung, thời gian, địa điểm). o Dễ dàng, giản dị.
o Cơ cấu (bố cục). o Lặp lại (nhấn mạnh). o Trọng tâm.
- Người nhận (người giải mã):
o Chuyển dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa.
o Dễ bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân: trình độ giáo dục, tính cách, gia đình, KTXH, quá trình làm việc, văn hoá, giới tính.
Câu2: Các loại thông điệp:
- Những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn truyền tải đến cho người nhận.
- Thông điệp gửi và thông điệp nhận giống 2 mặt của đồng xu: o Sự khác nhau về quan điểm, chuyên môn, kinh nghiệm. o Người gửi hơn một thông điệp.
- Có 3 loại thông điệp.
Thông điệp bằng lời:
- Phương thức giao tiếp sử dụng thường xuyên.
- Truyền thông mặt đối mặt, qua điện thoại, các thiết bị điện từ. - Yêu cầu:
o Mã hoá thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải chính xác ý nghĩa. o Truyền đạt thông tin theo cơ cấu chặt chẽ
o Cố gắng loại bỏ những sự sao nhãng, bối rối.
Thông điệp không bằng lời:
- Tất cả các thông điệp không được viết bằng lời hoặc nói.
- Bao gồm: khuôn mặt, ánh mắt, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng. - Chiếm 60% nội dung truyền đạt trong giao tiếp.
- Các cử chỉ quan trọng:
o Nụ cười và cái bắt tay mạnh mẽ. o Khuôn mặt, tư thế, điệu bộ cơ thể. o Ngữ điệu và giọng phát âm. o Khoảng cách.
Thông điệp viết:
- Các hình thức: Các báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin. - Thích hợp khi thông tin phải được thu thập và phân phát cho nhiều người. - Yêu cầu:
o Suy nghĩ cẩn thận về nội dung của thông điệp. o Thông điệp nên ngắn gọn, rõ ràng.
o Thông điệp nên được kết cấu, tổ chức cẩn thận.
Câu 3: Các kênh truyền thông:
- Đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận.
- Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh. - Không phải tất cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau.
Kênh truyền thông từ trên xuống:Truyền đạt. - Cách thức xử lý.
- Bản mô tả công việc.
- Chính sách, thủ tục, và kỳ vọng của nhiệm vụ. - Phản hồi thành tích nhiệm vụ.
Kênh truyền thông từ dưới lên: Gửi thông điệp lên: - Cung cấp mức độ am hiểu thị trường
- Bày tỏ quan điểm, ý tưởng. - Bày tỏ cảm xúc.
- Được đề cao giá trị cá nhân.
Kênh truyền thông ngang: Các phương tiện để gửi và nhận thông tin: - Giữa các phòng ban.
- Tổ chức với nhà cung cấp. - Tổ chức với khách hàng.
Kênh phi chính thức:
- Tất cả các phương thức phi chính thức truyền thông tin trong tổ chức. - Thông tin mật, các trao đổi thông báo cho nhau giữa các nhân viên. - Có vai trò khuyến khích, hỗ trợ nhân viên.
Mạng lưới bên ngoài:
- Gặp gỡ các đồng nghiệp và người khác bên ngoài tổ chức. - Tham gia các cuộc họp, hội thảo chuyên môn.
- Các mối quan hệ thân mật với các tài năng bên ngoài.
Câu 4: Thông tin phản hồi:
- Sự phản ứng của người nhận với các thông điệp của người gửi. - Chứng tỏ thông điệp được tiếp nhận và mức độ thấu hiểu.
- Không có thông tin phản hồi, có khả năng đánh giá sai mức độ người khác hiểu về mình.
Yêu cầu đối với thông tin phản hồi:
- Thông tin phản hồi phải có tính hữu ích, tính xây dựng. - Thông điệp mang tính mô tả hơn là đánh giá.
- Phản hồi nên là cụ thể hơn là tổng quát. - Phản hồi nên đúng lúc và kịp thời. - Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.
Nhận thức:
- Nhận thức là ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải.
- Bị ảnh hưởng bởi những gì mà con người nhìn thấy bởi cách thức họ sắp xếp những thành tố này trong bộ nhớ và ý nghĩa gán cho chúng.
- Khả năng nhận thức của con người là khác nhau: o Nhận thức chọn lọc.
o Nhận thức rập khuôn.
Câu 5: Rào cản truyền thông đối với tổ chức? Làm thế nào để nâng cao hiệu quả truyền thông? Rào cản truyền thông đối với tổ chức:
Tổ chức Cá nhân
- Cấp độ quyền hạn và vị trí - Sự chuyên môn hoá chức năng. - Các mục tiêu khác nhau.
- Mối quan hệ vị trí trong số các thành viên.
- Mâu thuẫn về các giả định. - Ngữ nghĩa học.
- Cảm xúc.
Gỡ bỏ các rào cản:
- Quy định dòng thông tin. - Khuyến khích phản hồi. - Đơn giản hoá ngôn ngữ.
- Lắng nghe tích cực: Biết thưởng thức - đồng cảm - nhận thức rõ, sáng suốt - đánh giá. - Sử dụng những hàm ý không bằng lời.
- Sử dụng hệ thống thông tin mật.
Nâng cao hiệu quả truyền thông:
- Làm rõ ý tưởng trước khi truyền thông. - Nghiên cứu mục đích chính của truyền thông. - Xem xét sự bố trí nơi truyền thông sảy ra.
- Bàn bạc với người khác một cách thích hợp khi cần hoạch định trong truyền thông. - Quan tâm đến những thông điệp không bằng lời mà bạn gửi.
- Truyền đạt những gì hữu ích với người nhận khi có thể. - Theo sát truyền thông và thông tin phản hồi.
Câu 6: Quản lý nhóm làm việc:
Nhóm làm việc: Là tập hợp gồm hai hay nhiều cá nhân có liên hệ phụ thuộc và ảnh hưởng đến nhau để đạt được mục đích chung:
- Ít nhất 2 người.
- Sự thành công của nhóm phụ thuộc vào nỗ lực riêng và chung của các nhân viên.