Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn:Phòng kế toán công ty)
Tất cả chứng từ gốc ban đầu đƣợc nhập vào các sổ đã đƣợc thiết kế săn trên máy tính, sau đó đƣa vào sổ tổng hợp nhật ký chung để kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi vào các sổ cái và tổng hợp các báo cáo.
2.1.8.3. Tổ chức hệ thống chứng từ
- Công ty sử dụng tổng hợp cả các chứng từ in sẵn và các mẫu biểu kế toán đã đƣợc Bộ Tài chính quy định theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công,…)
- Hàng ngày, tháng hoặc quý, kế toán phải tập hợp toàn bộ các chứng từ đã phát sinh: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng trích khấu hao và các chứng từ khác lên phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ gốc này, kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
57 chứng từ
- Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán hạch toán, vào sổ kế toán một cách đầy đủ chính xác
2.1.8.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Hệ thống tài khoản sử dụng đƣợc quy định theo quyết định số 48/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Dựa vào đặc thù và tình hình sản xuất kinh doanh thực tế mà công ty mở thêm các tài khoản chi tiết khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tại công ty.
- Công ty áp dụng phần kế toán thủ công trên phần mềm Microft excel và Microsoft word .
Sổ sách áp dụng tại công ty : Hình thức áp dụng sổ Nhật ký chung
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Việt Hàn TNHH Việt Hàn
2.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý kế toán bán hàng tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa và quản lý tình hình tiêu thụ hàng hóa
Công ty TNHH Việt Hàn là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực chủ yếu của công ty là thƣơng mại cung cấp hàng hóa về máy móc thiết bị điện cho mọi đối tƣợng: cung cấp các loại hàng hóa nhƣ máy biến áp, dây cáp điện, thiết bị điện…
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng trong công tác tiêu thụ hàng hóa công ty TNHH Việt Hàn đã và đang từng bƣớc quản lý chặt chẽ khâu bán hàng.
Cụ thể là:
- Về số lƣợng hàng hóa nhập: Khi hàng hóa về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ theo dõi về số lƣợng nhập.
- Về số lƣợng hàng hóa bán ra: Khi có các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán) và sự phê duyệt việc bán hàng của giám đốc, thủ kho tiến hành giao hàng cho khách hàng. Thủ kho có nhiệm vụ xuất PXK cho khách
58 hàng hóa
- Về mặt giá cả hàng hóa: Việc xác định giá bán sẽ do phòng Tài chính kế toán công ty trên cơ sở tính giá và đều thông qua bán giám đốc công ty. Giá bán sẽ đƣợc ghi rõ trong hợp đồng mua bán với khách hàng.
- Về chất lƣợng hàng hóa: Kiểm tra giám sát chất lƣợng hàng hóa trƣớc khi nhập kho hàng mua về đồng thời lúc xuất hàng hóa bán ra cho khách hàng.
2.2.1.2. Thị trường tiêu thụ của công ty
Công ty TNHH Việt Hàn là một doanh nghiệp thƣơng mại. Kinh doanh chủ yếu hai nhóm mặt hàng là máy biến áp và dây cáp điện. Cũng nhƣ các DN khác, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đƣợc ban giám đốc công ty đặc biệt chú trọng. Nó phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty, là cơ sở xác định nguồn tài chính, phục vụ chiến lƣợc mang tính tài chính của công ty. Thị trƣờng công ty khá rộng. Hàng hóa của công ty có nhiều uy tín trên thị trƣờng và đạt nhiều bằng khen về chất lƣợng sản phẩm. Vậy nên, hàng hóa của công ty đƣợc tiêu thụ rộng khắp, chủ yếu là các công trình xây lắp, các nhà máy thủy điện. Công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong tỉnh mà còn vƣơn ra các tỉnh, thành phố trong nƣớc nhƣ: Hòa Bình, Yên Bái, Lào Cai, Hà Nội, Nghệ An,….Ngoài ra còn có khách hàng lấy số lƣợng nhỏ lẻ nhƣ các cá nhân, hộ gia đình ..
2.2.1.3. Phương thức bán hàng
Đối với doanh nghiệp, tổ chức công tác bán hàng là vấn đề cốt lõi, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh những biện pháp thúc đẩy tốt công tác bán hàng nhƣ: đặt mục tiêu chất lƣợng hàng làm uy tín, đa dạng hóa mẫu mã thì việc xác định cho công ty một phƣơng thức bán hàng đóng vai trò rất quan trọng.
Công ty áp dụng bán hàng trực tiếp tại kho và bán hàng qua điện thoại. Đối với giao hàng, công ty giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho công ty TNHH Việt Hàn và khách hàng tự vận chuyển về. Ngoài ra, công ty
59 trong hợp đồng thƣơng mại.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của công ty, nhân viên phòng kinh doanh sẽ gửi bản báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận mua hàng, khi đó căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán sẽ xét duyệt đơn đặt hàng và gửi đơn hàng đã xét duyệt kèm báo giá cho ban giám đốc. Căn cứ vào đơn hàng sau khi đã phê duyệt phòng kế toán sẽ lập xuất hàng và chuyển xuống kho, thủ kho sẽ căn cứ vào đó để xuất hàng cho khách hàng.
2.2.1.4. Hình thức thanh toán.
Công ty áp dụng hình thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thƣờng xuyên, có uy tín công ty cho phép nợ lại theo thời gian thỏa thuận. Đối với khách hàng không thƣờng xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới đƣợc nhận hàng. Khách hàng chủ yếu của công ty là bạn hàng lâu năm xong về thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay.
Về hình thức thanh toán: Công ty sử dụng các hình thức nhƣ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc.
+ Thời gian thanh toán chậm đối với khách hàng đƣợc áp dụng theo chính sách bán hàng của công ty. Công ty xây dựng chính sách bán hàng cho từng nhóm khách hàng theo từng mặt hàng để dễ cho việc thực hiện và kiểm tra.
+ Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho kế toán trƣởng để kiểm tra việc thu nợ của khách hàng và báo cáo giám đốc.
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dich vụ
2.2.2.1. Các chứng từ sử dụng.
Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT/001) - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)
60 Và các chứng từ liên quan khác. Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, phòng kinh doanh có trách nhiệm gửi bản báo giá đến khách hàng.
Sau khi xem xét “Bảng báo giá hàng hóa” và đơn đặt hàng của khách hàng, theo thỏa thuận hai bên sẽ ký hợp đồng
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT đƣợc lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lƣu tại cuống
- Liên 2:Giao cho khách hàng - Liên 3: Nội bộ
Khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc trả tiền trong một thời gian nhất định đƣợc quy định rõ trong hợp đồng. Nếu khách hàng trả tiền ngay có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Công ty TNHH Việt Hàn quy định rõ những trƣờng hợp đƣợc thanh toán bằng tiền mặt là những hóa đơn có giá trị tổng dƣới 20 triệu đồng thì đƣợc thanh toán bằng tiền mặt. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu đƣợc lập thành 3 liên, kế toán ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để ghi sổ kế toán.
2.2.2.2.Tài khoản và sổ kế toán sử dụng a) Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các quy định về hạch toán TK
61
thêm tài khoản chi tiết cho các loại doanh thu trên excel:
Tính đến thời điểm tháng 11 năm 2016, kế toán công ty chƣa mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng.
Trong tháng 11 năm 2016, doanh thu của công ty bao gồm doanh thu bán hàng hóa máy biến áp và dây cáp điện không phát sinh trƣờng hợp tiêu thụ nội bộ
Ngoài còn sử dụng các tài khoản: TK 333, TK 111, TK 112, 131...
b) Sổ kế toán sử dụng.
- Sổ chứng từ kế toán theo tài khoản.
- Sổ cái 511 chƣa mở chi tiết xong hạch toán cho hai loại doanh thu là. – Doanh thu máy biến áp.
– Doanh thu dây cáp điện. - Sổ nhật ký chung.
- Báo cáo tổng hợp doanh thu.
2.2.2.3. Phương pháp kế toán.
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, tiến hành phân loại chứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có và bắt đầu hạch toán nhập liệu vào sổ sách trên File excel mở sổ.
Trƣờng hợp bán hàng sau khi phản ánh bút toán giá vốn, kế toán tiến hành bút toán ghi nhận doanh thu. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán hạch toán thông qua tài khoản 131 (Nợ TK 131, Có TK 511/ Có TK 333). Sau khi có giấy báo có của ngân hàng kế toán sẽ điều chỉnh lại (Nợ TK 112, Có TK 131). Hoặc trƣờng hợp khách hàng chịu nợ công ty tiến hành theo dõi công nợ trên tài khoản 131 (Chi tiết cho từng đối tƣợng khách hàng)
62
Công ty TNHH Kiến trúc và xây dựng Nam Long, Thuế VAT 10%. Tổng doanh thu: 4.370.000 VNĐ
Giá bán chƣa thuế GTGT:
+ Cáp CVV 3x2,5: số lƣợng 250m, đơn giá 17.480 VNĐ/m
Theo trƣờng hợp này khi bán trực tiếp sản phẩm cho khách hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt
Khi công ty TNHH Kiến trúc và xây dựng Nam Long có nhu càu mua hàng hóa tại công ty. Công ty TNHH Việt Hàn gửi bảng báo giá (Phụ lục 1) đến khách hàng.
Trƣờng hợp này, công ty TNHH Kiến Trúc và Xây Dựng Nam Long đến tận nơi mua hàng và mua số lƣợng nhỏ, thanh toán ngay bằng tiền mặt nên hai bên không lập hợp đồng kinh tế.
Khi khách hàng đến mua hàng, phòng kế toán xem xét các điều kiện mua bán trình giám đốc.
Thủ kho có nhiệm vụ xuất “phiếu xuất kho số 172” (Phụ lục 2) giao cho khách hàng và theo dõi thực xuất đi trên thẻ kho (Phụ lục 3).
Sở dĩ trên phiếu xuất kho có đơn giá xuất kho do công ty áp dụng hình thức tính giá xuất kho theo phƣơng pháp “Nhập trƣớc xuất trƣớc” nên xác định đƣợc giá vốn hàng tồn kho ngay sau mỗi lần nhập xuất.
Kế toán căn cứ phiếu xuất kho, lập hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 4)
Hóa đơn do kế toán bán hàng Lê Anh Đức lập. Bằng cách nhập thông tin nghiệp vụ lên tờ hóa đơn GTGT in sẵn.
Ngày 27/11 Công ty TNHH Kiến trúc và xây dựng Nam Long Thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán lập phiếu thu số 07 (Phụ lục 5)
- Từ chứng từ hóa đơn, phiếu xuất kho và phiếu thu kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, hình thức thanh toán. Các chứng từ này là căn cứ cho kế toán thực hiện bút toán vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết tài khoản liên quan và sổ cái
63
- Ghi nhận doanh thu bán hàng: Căn cứ vào hóa đơn đầu ra Trình tự nhập liệu vào sổ trong file excel nhƣ sau:
Vào Sheet Sổ Nhật Ký Chung, máy tính hiện giao diện sổ Nhật Ký Chung, kế toán nhập liệu vào sổ nhƣ sau:
+ Cột số hiệu: Nhập 07 đây là số hiệu theo phiếu thu. + Ngày tháng nhập 27-11
+ Diễn giải nhập: Doanh thu dây cáp (Kế toán công ty không hạch toán riêng từng loại dậy cấp mà hạch toán chung là doanh thu dây cáp điện)
+ Nhập cột tài khoản Nợ: TK 111: Nhập 4.807.000 Có: TK 511: Nhập 4.370.000 Có: TK 333: Nhập 437.000