1.2.1 .Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)
- Giấy báo có của ngân hàng
- Và một số chứng từ khác liên quan
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để hạch toán DTBH&CCDV kế toán sử dụng tài khoản TK511 - DTBH&CCDV. Các quy định về hạch tốn TK511 đƣợc Cơng ty tuân theo đúng quy định của BTC.
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản: TK333, TK111, TK112, TK131, TK136...
2.2.2.3. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng, kế tốn kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, tiến hành phân loại các chứng từ cùng loại và xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, sau đó kế tốn sẽ nhập liệu các thơng tin vào phần mềm kế tốn máy theo quy trình: Từ giao diện tổng hợp phần mềm MISA SME.NET 7.9 kế toán chọn phân hệ:
Bán hàng -> Hóa đơn -> Thêm . Sau đó điền đầy đủ thơng tin theo yêu cầu phần mềm thiết kế sẵn. Kết thúc q trình nhập liệu kế tốn chọn <<Cất>>. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế tốn liên quan.
53
Ngày 08/11/2016 Công ty xuất bán cho Trƣờng THPT Mỹ Văn gồm Chuột máy tính Fulher L102, bàn phím Fulher L411, Dramlll 2Gb 1333, nguồn máy chiếu, Mainbroad, Main máy tính, ổ cứng. Tổng giá bán chƣa thuế là 17.972.726 đ. Thuế giá trị gia tăng 10% theo hóa đơn 00000554.
Khách hàng chƣa thanh tốn tiền hàng.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ trên: Phiếu xuất kho số (Phụ lục 01), Hố đơn GTGT số 00000554 (Phụ lục 02).
Trình tự hạch toán nhƣ sau:
Bước1: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ, tài khoản
Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy MISA SME.NET 7.9 kế toán chọn phân hệ “Bán hàng” → “Khách hàng” -> “ Hóa đơn bán hàng” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu
Bước 2: Phần “Hoá đơn” khai báo đầy đủ thông tin nhƣ sau:
- Tên: Chọn khách hàng. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu THCSMyvan: Trƣờng THCS Mỹ Văn.
- Diễn giải: Ghi xuất bán linh kiện máy tính - Khai báo thơng tin về chứng từ nhƣ: + Ngày chứng từ: 08/11/2016
+ Ngày hạch toán: 08/11/2012 + Số chứng từ: BH000910
Toàn bộ các thơng tin về chứng từ trên sẽ do máy tính tự động cập nhật. - Khai báo thơng tin về hố đơn:
+ Loại hoá đơn: Hoá đơn GTGT
+ Ngày hoá đơn: 08/11/2016 + Số hoá đơn: 00000554 - Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: MouseF + TK Có: 5111
+ Kho: 156 + Số lƣợng: 5
+ TK Nợ: 131 + Đơn giá: 94.546
54
+ Kho: 156 + Số lƣợng: 4
+ TK Nợ: 131 + Đơn giá: 261.364
Các mã hàng sau nhập tƣơng tự theo trên hóa đơn viết tay số 00000554.
Hình 2.1: Giao diện hóa đơn bán hàng
- Trong trang thuế, giá vốn khai báo:
+ Thuế suất: 10% + TK kho: 1561 + TK thuế: 33311 + TK giá vốn: 6321
Giá vốn của các mặt hàng sẽ đƣợc máy tính tự động cập nhật căn vào số lƣợng tồn kho và nhập trong kỳ của từng mặt hàng cụ thể và theo phƣơng pháp bình quân gia quyền nhƣ khai báo ban đầu của Công ty.
Bước 4: Nhấn nút <<Cất>> trên thanh công cụ để lƣu.
Ví dụ 2:
Ngày 15/11/2016 cơng ty bán hàng cho Trạm vận tải đƣờng sắt Việt Trì (Chi nhánh vận tải đƣờng sắt Yên Bái) gồm 01 nguồn Mainboad và 01 nguồn SLOW.
55
Tổng giá bán chƣa thuế là 1.581.819 đ. Thuế giá trị gia tăng 10% theo hóa đơn 00000568.
Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ trên: Phiếu xuất kho số (Phụ lục 03), Hoá đơn GTGT số 00000568 (Phụ lục 04), Phiếu thu số PT000617 (Phụ lục 05)
Trình tự hạch tốn nhƣ sau:
Kế tốn căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy MISA SME.NET 7.9 kế toán chọn phân hệ
“Bán hàng” → “Khách hàng” -> “ Hóa đơn bán hàng” Máy tính sẽ hiển thị giao
diện nhập dữ liệu. Tƣơng tự nhƣ ví dụ 1:
56
Hình 2.3: Giao diện nhập phiếu thu tiền mặt số PT 000617
Toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng đƣợc kế toán hạch toán tƣơng tự nhƣ 2 trƣờng hợp trên. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế toán liên quan
Cuối tháng hoặc định kỳ, kế tốn có thể xem và in các sổ kế tốn theo trình tự nhƣ sau:
Kế tốn chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → Chọn tên báo cáo hoặc sổ kế toán cần xem → Nhấn nút “Xem” → Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/11/2016 đến ngày 30/11/2016, Chọn tài khoản cần xem → Nhấn <<Đồng ý>>
- Sổ nhật ký bán hàng: Kế toán chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo”
→ “Sổ nhật ký bán hàng” → “Xem”→ Chọn kỳ báo từ ngày 01/11/2016 đến
58
Hình 2.4: Giao diện sổ nhật ký bán hàng
- Sổ chi tiết tài khoản TK5111 - Doanh thu bán hàng: Kế toán chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → “Sổ chi tiết các tài khoản” → Chọn kỳ báo cáo
từ ngày 01/11/2016 đến ngày 30/11/2016, chọn mã tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng→ <<Đồng ý>>
59
Hình 2.5: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 5111
- Sổ cái tài khoản : Kế toán chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” →
“Sổ cái tài khoản ” → “Xem” → Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/11/2016 đến ngày
30/11/2016chọn mã tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ→ <<Đồng ý>>
60
Hình 2.6: Giao diện sổ cái tài khoản 511
- Sổ nhật ký chung : Kế toán chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” →
“Sổ nhật ký chung” → “Xem” → Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/11/2016 đến
61
Hình 2.7: Giao diện sổ nhật ký chung 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu này tại Công ty không phát sinh.
2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng
62
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001)
2.2.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK 632 - Giá vốn hàng bán để phán ánh giá trị hàng vốn hàng xuất bán.
Để tập hợp và phản ánh giá vốn Cơng ty sử dụng các loại sổ kế tốn sau: - Sổ chi tiết tài khoản TK 6321
- Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a - DN) - Sổ cái tài khoản TK 632 (Mẫu số S03b - DN)
2.2.4.3. Phương pháp hạch toán
Giá vốn hàng bán của Công ty đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền, đơn giá hàng xuất kho đƣợc phần mềm máy tính tự động cập nhật ngay sau khi nhập liệu phần hóa đơn bán hàng và <<Cất>>.
Sau khi hoàn tất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng tháng hoặc định kỳ kế tốn có thể xem và in các sổ kế tốn theo trình tự nhƣ các sổ liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Sổ chi tiết tài khoản TK 6321- Giá vốn : Kế toán chọn “Báo cáo” →
“Danh sách báo cáo” → “Sổ chi tiết các tài khoản” → Chọnkỳ báo cáo từ ngày 01/11/2016 đến ngày 30/11/2016, chọn mã tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán →
63
Hình 2.8: Giao diện sổ chi tiết TK632
- Sổ cái tài khoản TK632: Kế toán chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo”
→ “Sổ cái tài khoản ” → “Xem” → Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/11/2016 đến
64
65
2.2.5. Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
2.2.5.1. Chứng từ kế tốn sử dụng
Nội dung chi phí quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Thƣơng mại và
dịch vụ Hồng Hà bao gồm các khoản sau: - Chi phí nhân viên bộ phận QLDN
- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho tồn Cơng ty bao gồm cả TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng
- Các loại thuế, phí, lệ phí bao gồm: Phí chuyển tiền qua ngân hàng, thuế môn bài,..
- Chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác
Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Giấy báo Nợ của ngân hàng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06-TSCĐ) - Bảng tính lƣơng và thanh tốn lƣơng
2.2.5.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK642 - Chi phí quản lý kinh doanh để tập hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung, kết cấu và quy định hạch tốn TK642 đƣợc Cơng ty thực hiện đúng theo quy định của BTC.
Kế tốn Cơng ty khơng mở sổ chi tiết cho tài khoản chi phí. Ngồi ra kế tốn sử dụng các tài khoản sau:
- TK 214 - Hao mòn TSCĐ
- TK 334 - Phải trả công nhân viên - TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
- TK 9111 - Xác định KQKD - Thƣơng mại - TK 1111, TK 1121, TK 331,...
66
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy MISA SME.NET 7.9, sau khi nhập dữ liệu thành cơng, máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu và vào các sổ kế tốn có liên quan nhƣ: Sổ nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản: TK 642, TK 111, TK 112, TK 331, TK 334,....
Chi phí tiền lƣơng
Ví dụ 3: Ngày 30 tháng 11 năm 2012, kế tốn Cơng ty tính ra tiền lƣơng phải trả
cho công nhân viên tháng 11 theo bảng chấm công (Phụ lục 06), bảng tính
lƣơng và phân bổ tiền lƣơng (Phụ lục 07) và bảng thanh toán tiền ăn ca (Phụ lục 08), Phiếu chi thanh toán tiền lƣơng số PC00000511( Phụ lục 09), Phiếu chi
thanh toán tiền ăn ca T11 số PC00000512 (Phụ lục 10) - Phƣơng pháp hạch tốn
Ghi nhận chi phí lƣơng phải trả cho cơng nhân viên và là bút tốn đình kỳ đƣợc thực hiện. Vì vậy, nếu khơng có sự thay đổi gì về phƣơng pháp tính lƣơng thì kế tốn có thể copy chứng từ kế tốn của tháng trƣớc và căn cứ vào bảng tính lƣơng kế tốn nhập số tiền phát sinh.
Căn cứ vào bảng chấm cơng của cơng ty và cách tính lƣơng theo thời gian tính lƣơng theo quy định, bảng tính lƣơng đƣợc phịng kế tốn tài chính Cơng ty thực hiện trên Excel, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu tiền lƣơng tổng hợp vào phần mềm kế toán.
Kế toán chọn phân hệ “Tổng hợp -> Chứng từ chung”
Kế tốn điền đầy đủ thơng tin nhƣ Diễn giải: Thanh toán tiền lƣơng cho nhân viên trong tháng. Các thông số trong phần “Chứng từ” nhƣ ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ sẽ đƣợc máy tính tự động cập nhật. Xong nhấn
<<Cất>> để lƣu dữ liệu.
Hiện nay doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lƣơng theo thoả thuận ký kết trong hợp đồng lao động, hình thức trả lƣơng theo thời gian.Theo hình thức này, cơng ty quy định số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày.Chứng từ cơng ty sử dụng để hạch tốn thời gian lao động là bảng chấm cơng.
67 Cách tính lƣơng nhƣ sau:
Tổng lƣơng = Đơn giá x ngày công thực tế làm việc + Phụ cấp (nếu có) Trong đó : Đơn giá = Mức lƣơng ghi theo hợp đồng / 26
Số ngày công thực tế làm việc dựa vào bảng chấm công mà công ty theo dõi cho từng nhân viên.
Công ty TNHH Thƣơng mại và dịch vụ Hồng Hà chỉ có phụ cấp ăn ca. Tiền phụ cấp ăn ca là 25.000/ngƣời/ngày. Tiền phụ cấp ăn ca một tháng không đƣợc quá 650.000/ngƣời/tháng.
Ví dụ : Ơng Nguyễn Văn Lành hiện là giám đốc trong công ty. Tính
lƣơng tháng 11/2016 cho ơng Nguyễn Văn Lành theo bảng chấm công là 26 công.
Tiền lƣơng thỏa thuận là 8.000.000 (đồng) tính trên 26 ngày cơng
Tiền phụ cấp ăn ca : 25.000/ngƣời/ngày. Một tháng tối đa là 650.000/ngƣời.
Do đó tổng lƣơng thực nhận của ông Nguyễn Quang Tiến là: 26 * 8.000.000/26 + 650.000 = 8.650.000 (đồng)
Tính lƣơng cho các nhân viên còn lại tƣơng tự nhƣ trên. Tổng tiền lƣơng phải trả cho nhân viên trong tháng 11 là 140.653.846 VNĐ.
Tuy nhiên khi hạch toán trên phần mềm kế toán tách ra làm hai bút toán hạch toán riêng tiền lƣơng và tiền ăn ca nhƣ sau:
68
Hình 2.10: Giao diện kết chuyển chi phí tiền lƣơng
69
Hình 2.11: Giao diện phiếu chi tiền ăn ca
- Đối với tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cơng ty có bảng trích các loại bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng (Phụ lục 11 ).
Tỷ lệ bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng là 22%. Trong đó BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%.
Tỷ lệ bảo hiểm ngƣời lao động chịu là 10,5%. Trong đó BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%.
Ví dụ: Ơng Nguyễn Văn Lành đóng bảo hiểm theo mức lƣơng tối thiểu vùng là 3,317,000 VNĐ.
Trích các khoản bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng đƣợc tính nhƣ sau: BHXH = 3,317,000 x 18% = 597,060
BHYT = 3,317,000 x 3% = 99,510 BHTN = 3,317,000 x 1% = 33,170
Tổng số tiền bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng cho ơng Nguyễn Văn Lành trong một tháng là:
597,060 + 99,510 + 33,170 = 729,740 VNĐ
Số tiền bảo hiểm phải đóng cho ơng Nguyễn Văn Lành trong một năm là: 729,740 x 12 = 8,756,880 VNĐ
Các nhân viên cịn lại cách tính tiền bảo hiểm tƣơng tự.
Doanh nghiệp thực hiện đóng bảo hiểm cho 11 ngƣời và tính tổng số tiền phải đóng một năm 2016 là 67,136,080 VNĐ. Cuối tháng 12 doanh nghiệp tiến hành đóng bảo hiểm cho ngƣời lao động.
Chi phí khấu hao TSCĐ
- Phƣơng pháp hạch tốn: Hàng tháng kế tốn sẽ tiến hành tính khấu hao TSCĐ và phân bổ theo từng bộ phận sử dụng. Bút toán này đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán máy và lƣu trong dữ liệu. Giá trị khấu hao sẽ đƣợc máy tính thực hiện theo thơng tin đã khai báo về TSCĐ
70
+ Từ giao diện tổng hợp kế toán chọn phân hệ “Tài sản cố định” → “Tính
khấu hao”
+ Chọn kỳ kế tốn khấu hao: Tháng 11 năm 2016, nhấn nút <<Đồng ý>>, chƣơng trình sẽ sinh ra Bảng tính khấu hao TSCĐ
Các thơng số trong phần“Bảng tính khấu hao” (Phụ lục 12) nhƣ ngày
30/11/2016, số khấu hao KH000025 sẽ do máy tính tựđộng cập nhật.
Hình 2.12: Giao diện bảng tính khấu hao tài sản cố định
- Chi phí khác: Bao gồm các khoản chi tiếp khách, chi tiền điện nƣớc, điện thoại, Internet, các khoản chi thƣờng xuyên cho hoạt động quản lý và các phịng ban của Cơng ty, chi mua hàng văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, chi phí vật liệu dùng cho hoạt động quản lý...đều đƣợc kế toán hạch tốn vào chi phí QLDN trong kỳ.
Ví dụ:
Ngày 19/11/2016 công ty TNHH Thƣơng mại và dịch vụ Hồng Hà nhận đƣợc hóa đơn GTGT tiền điện cần thanh tốn (Phụ lục 13). Căn cứ vào chứng từ sau khi đƣợc giám đốc xét duyệt ngày 19/11/2016 kế toán lập phiếu chi số