1.2.1 .Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3.2. Giải pháp về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
3.2.3. Giải pháp hồn thiện về mặt nghiệp vụ kế tốn
Một là: Khi tiến hành xuất bán hàng hóa, cơng ty cần tiến hành lập phiếu
xuất kho để theo dõi thơng tin, báo cáo tình hình một cách chính xác, trung thực, nhanh chóng về vấn đề tài sản tại kho của doanh nghiệp. Đông thời thể hiện đƣợc tình hình xuất nhập hàng hóa tại kho, giúp cho bộ phận quản lý hoặc ngƣời quản lý nắm bắt chung đƣợc tình hình và đƣa ra quyết định chính xác cho hoạt động đầu tƣ của doanh nghiệp.
Ví dụ: Theo ví dụ bán hàng ngày 15/11/2016. Khi bán hàng thƣờng phải
xuất kho hàng hóa. Kế tốn cơng ty nên tiến hành nhập phiếu xuất kho trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
87
Để lập phiếu xuất kho cần thực hiện các bƣớc -Nhấn nút “Thêm” để nhập phiếu xuất kho
- Trên giao diện phiếu nhập kho theo các thông tin phần mềm yêu cầu rồi bấm nút “ Cất”
+ Tên: CBDSYB – Chi nhánh vận tải đƣờng sắt Yên Bái + Địa chỉ: Bến Gót – Việt Trì* - Phú Thọ
+ Ngày chứng từ: 15/11/20169 + Số CT: XK000001
+ Mã vật tƣ:
Maif61: Main FoxcomH 61 Nguonj500: Nguồn Jaguar 500w + TK Có: 156
TK đối ứng: 632
Cơng ty thực hiện tính giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân cuối kỳ nên đơn giá của hàng hóa sẽ đƣợc cập nhật sau khi kế tốn tính giá xuất kho.
Hai là: Kế tốn phản ánh các khoản trích theo lƣơng tại công ty sử dụng
88
khoản bảo hiểm vào 3383. Kế toán nên sử dụng chi tiết các tài khoản khi hạch tốn bảo hiểm theo đúng quy định. Có thể xây dựng hệ thống tài khoản cấp 2 nhƣ sau:
TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3385 : Bảo hiểm thất nghiệp
Ví dụ:
Theo số liệu tháng 12 năm 2016 ( Phụ lục 11), số tiền trích các khoản bảo hiểm là 67.136.080 đ. Thay vì định khoản tồn bộ bào bên có tài khoản 3383, kế tốn có thể tách ra nhƣ sau và nên hạch toán riêng ra từng tháng:
1. Trích BHXH
Nợ TK 642: 6.567.660
Có TK 3383: 6.567.660 2. Trích BHYT
89 Nợ TK 642: 1.094.610 Có TK 3384: 1.094.610 3. Trích BHTN Nợ TK 642: 364.870 Có TK 3385: 364.870
Ba là: Cần phân biệt và hạch toán rõ ràng CPBH và chi phí QLDN
Giúp cho kế tốn hạch tốn rõ ràng từng khoản mục chi phí và cung cấp chính xác số liệu về tình hình sử dụng chi phí của từng bộ phận cho nhà quản trị.
Kế tốn cơng ty cần mở chi tiết tài khoản 642 tách ra thành chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
TK6421: Chi phí bán hàng
TK6422: Chi phí quản lý kinh doanh
Bốn là:Cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho từng hoạt
động thƣơng mại cụ thể.
Ví dụ: Cơng ty đang tính khấu hao cho chiếc xe máy Nozza Grance hàng tháng là 1.039.015 đ đƣợc sử dụng cho phịng kinh doanh . Khi đó ta xác định chi phí khấu hao cho bộ phận bán hàng nhƣ sau:
Nợ TK 6421: 1.039.015 Có TK 214: 1.039.015
Năm là: Phân bổ chi phí điện nƣớc, điện thoại, Internet,...cụ thể cho
từng từng bộ phận sử dụng
Theo quy định của BTC, tồn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh thông thƣờng đƣợc tập hợp trong kỳ sẽ kết chuyển toàn bộ để tính tốn, xác định kết quả kinh doanh. Việc xác định và hạch toán các khoản chi phí này của Cơng ty tuy không sai nhƣng để đáp ứng yêu cầu quản trị, nhằm phân bổ và có biện pháp để tiết kiệm chi phí kế tốn Cơng ty nên phân bổ các khoản mục chi phí này cho từng bộ phận sử dụng theo một tiêu thức nhất định ví dụ theo tổng chi phí phát sinh ở từng bộ phận hoặc theo dõi trực tiếp khối lƣợng sử dụng dịch vụ của từng bộ phận.
90
Sáu là: Lập dự phịng phải thu khó địi và hạch tốn dự phịng phải thu
khó địi
Trƣờng hợp khách hàng có tình hình tài chính kém, khơng có khả năng thanh tốn, cơng ty cần theo dõi riêng để trích lập dự phịng các khoản phải thu khó địi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Lập dự phịng phải thu khó địi đƣợc thực hiện vào cuối niên độ kế tốn, trƣớc khi lập báo cáo tài chính. Mức dự phịng của nợ phải thu khó địi phải tuân thủ theo quy định chế độ tài chính doanh nghiệp.
Khi lập dự phịng phải thu khó địi kế tốn phải ghi rõ họ tê, địa chỉ, nội dung của từng khoản nợ, số tiền phải thu của khách hàng trong đó phải ghi rõ số tiền phải thu khó địi. Kế tốn phải có đầy đủ các chứng từ gốc liên quan đến khoản nợ và ngƣời nợ nhƣ: Hợp đồng kinh tế, khế ƣớc vay nợ, giấy cam kết trả nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác để làm căn cứ lập dự phịng phải thu khó địi.
Kế tốn sử dụng tài khoản 2293: Dự phịng phải thu khó địi Bên nợ:
- Xóa số nợ khó địi khơng địi đƣợc
- Hồn nhập số dự phịng phải thu không dùng đến Bên có: Trích lập dự phịng phải thu khó địi
Dƣ có: Số dự phịng phải thu khó địi hiện có
Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu xác định là khơng chắc chắn thu đƣợc, kế tốn xác định số dự phịng cần trích lập.
1. Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu đƣợc phân loại là nợ phải thu khó địi, nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trƣớc chƣa sử dụng hết, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Có TK 229 – Dự phịng tổn thất tài sản (2293).
91
2. Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu đƣợc phân loại là nợ phải thu khó địi, nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế toán trƣớc chƣa sử dụng hết, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
3. Đối với các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là không thể thu hồi đƣợc, kế tốn thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thƣờng) Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (phần đƣợc tính vào CP) Có các TK 131, 138, 128,...
4. Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã đƣợc xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi đƣợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đƣợc, ghi:
Nợ các TK 111, 112,.... Có TK711 – Thu nhập khác
5. Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn đƣợc bán theo giá thỏa thuận, tùy từng trƣờng hợp thực tế, kế toán ghi nhận nhƣ sau:
– Trƣờng hợp khoản phải thu quá hạn chƣa lập dự phịng phải thu khó địi, Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138, 128,...
– Trƣờng hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phịng phải thu khó địi nhƣng số đã lập dự phịng khơng đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất cịn lại đƣợc hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
92
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138, 128, ...
Ví dụ: (Trường hợp DN thực hiện việc xác định nợ phải thu khó địi theo phương pháp tuổi nợ). Ngày 30/12/2016, kế tốn cơng nợ tổng hợp các khoản nợ
của từng khách hàng và nhận thấy khoản phải thu của Công ty TNHH Đầu tƣ và phát triển cơng nghệ Gia Hồng là 36.000.000 triệu đồng đã quá hạn 08 tháng song theo thông tin hiện tại thì cơng ty này đang gặp phải một vụ kiện kinh tế về tài chính và khơng có khả năng thanh tốn. Vì vậy kế tốn tiến hành trích lập dự phịng khoản phải thu khó địi này với khoản nợ trên và với tỷ lệ ƣớc tính theo quy định là 30% trên tổng số tiền mà Tiến Mạnh phải thanh tốn.
Số dự phịng phải thu khó địi = 36 x 30% =10,8 (triệu đồng) Kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 642: 10.800.000
Có TK 229: 10.800.000
Bảy là: Doanh thu dịch vụ sửa chữa hạch toán vào tài khoản 5113 ( Doanh
thu dịch vụ sửa chữa) khơng hạch tốn vào tài khoản 5111.
Ví dụ: Ngày 08/11/2016 bán hàng có dịch vụ sửa chữa hết 363.636 đ (giá
chƣa thuế). Kế tốn cơng ty nên hạch tốn doanh thu này vào tài khoản 5113 Nợ TK 131: 400.000
Có TK 5113: 363.636 Có TK 333: 36.364
93