4.1. Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty cổ phần Thép Hà Nội phần Thép Hà Nội
Khảo sát hiện trạng, quy trình sản xuất của Công ty cổ phần Thép Hà Nội
Hiện tại Công ty cổ phần Thép Hà Nội mới chỉ trang bị phần mềm kế toán tổng hợp. Thực tế sản xuất chưa có công cụ để lập kế hoạch, quản lý các công đoạn sản xuất. Việc lập kế hoạch được sử dụng bằng công cụ phần mềm Excel để tập hợp các yêu cầu sản xuất, tạo mã sản phẩm, theo dõi giao hàng. Thông tin được các bộ phận quản lý rời rạc trên các file dữ liệu riêng biệt hoặc bằng giấy tờ/sổ ghi chép. Việc tổng hợp các nguyên vật liệu trong các công đoạn sản xuất, tập hợp danh mục các khoản chi phí để tính giá thành phải làm thủ công nên gặp nhiều khó khăn, thiếu thông tin và nhiều sai sót. Quy trình quản lý các công đoạn sản xuất phần lớn là thao tác thủ công trên sổ sách gây khó khăn cho việc lưu trữ, tìm kiếm, cập nhật, gây khó khăn trong việc lưu chuyển, phê duyệt dưới dạng công văn, mất nhiều thời gian và dễ sai sót.
Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được bố trí như sau: Giám đốc Phòng vật tư – kĩ thuật Phòng Kế hoạch Phòng kế toán Phân xưởng
cán thép II Phân xưởng sửa chữa và cắt phôi Phân xưởng cắt nấc đóng gói Phân xưởng gián tiếp Phân xưởng cán thép I
Hình 4.1 – Sơ đồ tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho nhu cầu nội địa. Công ty có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp), cùng phối hợp sản xuất dưới phân xưởng được chia ra làm 5 tổ sản xuất theo từng bước công nghệ, ở mỗi bước công nghệ lại có các quy trình nhỏ lẻ khác nhau tạo nên một mạng lưới đặc trưng của doanh nghiệp sản xuất thép. Các sản phảm cuối cùng có được đánh giá là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào người tiêu dùng và các điều kiện sử dụng, nhưng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản xuất tốt.
Các bước công nghệ của Công ty được sắp xếp một cách hợp lý nên có thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng như nguyên vật liệu.
Phôi thép Lò nung Máy cán thô Máy cán tinh Máy cắt Máy nắn Nước
Hình 4.2 – Sơ đồ công nghệ sản xuất thép
Theo ứng dụng của sản phẩm mà công ty sản xuất ra thì sản phẩm của công ty thép và vật liệu xây dựng là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp sản xuất ra vật liệu xây dựng, khối lượng sản phẩm của công ty sản xuất ra là rất lớn. Do đó, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất lớn. Vật liệu của công ty chủ yếu có sản phẩm trên thị trường trong nước như phôi thép, than, các sản phẩm hoàn thiện từ công nghệ cán thép, đúc gang … Ta thấy vật liệu của công ty là sản phẩm của nghành chế biến và khai thác, vì vậy rất thuận lợi đối với công ty. Bởi vì vật liệu dùng trong sản xuất luôn có sẵn trên thị trường Việt Nam. Do vậy, việc thu mua NVL đối với công ty cũng dễ dàng. Công ty không phải đầu tư vốn lớn cho dự trữ NVL. Giá cả NVL nói chung biến động theo giá thị trường. Sản phẩm của công ty là sản phẩm sản xuất phục vụ trực tiếp cho xây dựng các công trình nhà ở, sinh hoạt. Do đó đòi hỏi sản phẩm phải có chất lượng cao, phải đảm bảo được tiêu chuẩn công nghiệp. Như vậy vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phải được kiểm tra kỹ lưỡng theo quy định trước khi hoạch định mua, đối với vật liệu đã mua về nhập kho phải được bảo quản tốt. Chính vì những đặc điểm này của vật liệu đã có không ít ảnh hưởng đến sản xuất và quản lý sản xuất của công ty, từ đó ảnh hưởng đến chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Nguồn cung cấp NVL của công ty bao gồm mua của các công ty và tư nhân trong nước. Tại công ty hiện nay vật liệu được phân loại như sau:
* NVL chính (TK 1521): Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành lên sản phẩm mới như là phôi thép các loại
* Vật liệu phụ (TK 1522): Là đối tượng lao động tuy không cấu thành lên thực thể sản phẩm. Nhưng vật liệu có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm như cáp PVC, que hàn, ống nối, giấy giáp …
* Nhiên liệu (TK 1523): Là một loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ như sản xuất than củi, củi khô, mỡ chịu nhiệt.
* Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK 1524): Là chi tiết phục vụ máy móc, thiết bị mà công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc,
* Nguyên vật liệu khác (TK 1528): Chổi đánh xi, bột màu, xi măng trắng, ve đỏ, cáp điện.
Quy trình sản xuất của công ty theo hình 4.3
Nội dung công việc
+ - + Nhu cầu Lập KHSX Duyệt Triển khai SX, kiểm soát tiến
độ SX
Báo cáo, quyết toán VT, SP
Lưu hồ sơ Kiểm tra
Ƣu điểm của công tác hoạch định nhu cầu NVL tại Công ty CP Thép Hà Nội
- Đối với công tác hoạch định nói chung, công ty tổ chức hoạch định nhu cầu trước khi hoạch định khả năng cung ứng. Trong khả năng cung ứng đã đặc biệt chú trọng đến khả năng cung ứng theo chủng loại và số lượng. Đây là 2 yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định cung ứng. Vì thế mà công ty có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL. Thực hiện hệ thống định mức NVL, do đó tiết kiệm được chi phí NVL, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật tư của công ty có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ khâu giá cũ, số lượng, kiểm tra chất lượng, vật liệu trước khi lập phiếu nhập kho.
- Về bảo quản, dự trữ vật liệu, công ty dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Bên cạnh đó, kho của công ty được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất.
- Về cách phân loại NVL, công ty đã dựa vào vai trò, công dụng vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để phân chia NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu. Và phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo thích hợp giữa lý thuyết và thực tế.
- Đặc biệt công ty đã áp dung phương pháp dự trữ bảo hiểm với quỹ dự trữ bảo hiểm tuyệt đối trong từng giai đoạn, điều này thể hiện mức độ và khả năng sản xuất kinh doanh của công ty luôn trong tình trạng tốt.
Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện
* Đầu ra: Việc công ty không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là chưa hoàn toàn hợp lý. Bởi như thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất chưa đầy đủ. Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch thường phải phân tích gộp số liệu trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngày. Đây chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của công ty vượt hay thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn.
Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL công ty nên xây dựng hệ thống danh điểm vật tư. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định. để chỉ loại, nhóm và thứ. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản.
TK 1521 NVL chính TK 1522 NVL phụ TK 152 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1528 NVL khác.
Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm. Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ được thể hiện trên sổ danh điểm vật liệu. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên máy vi tính như tình hình hiện nay của công ty.
Mẫu số danh điểm vật tƣ.
Ký hiệu Tên nhãn hiệu NVL Đơn
vị
Đơn giá
Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu
1 2 3 4 5 6 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 01 Phôi 100 x 100 Kg 1521 - 02 Phôi 85 x 85 Kg 1521 - 03 Phôi 60 x 60 Kg 1521 - 04 Phôi 65 x 65 Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 - 01 Trục hàn Kg 1522 - 02 Giấy giáp Kg 1522 - 03 Dây thép buộc Kg 1522 - 04 Dây chì Kg 1522 - 05 Bột sa mốt Kg
1522 - 07 Thép V6 Kg 1523 1523 - 01 Mỡ YC2 Kg 1523 - 02 Dầu diexen Lít 1523 - 03 Củi khô Kg 1523 - 04 Than cục Kg 1524 Phụ tùng thay thế 1522 - 01 Trục cáp Kg
1522 - 02 Chổi than Cái
1522 - 03 Bu lông Cái
1522 - 04 Máy khoan Cái
1522 - 05 Dây culoa Sợi
1528 NVL khác
1522 - 01 Ống sứ Cái
1522 - 02 Ống nhựa Cái
1522 - 03 Cút nhựa Cái
1522 - 04 Vòng bi Cái
- Tin học hóa công tác hoạch định nhu cầu NVL bằng cách mua phần mềm MRP để hạch toán nhu cầu trên máy. Sử dụng phần mềm phân tích các bước trong quá trình hoạch định. Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sản phẩm, thời gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết. Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng. Phòng kế hoạch sau khi đưa ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng chương trình để hoạch định nhu cầu. Hiện nay công ty mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ trong công ty, nếu có thể, công ty có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với công ty, đặc biệt là thương hiệu và sản phẩm.
4.2 Ví dụ về một trƣờng hợp bài toán giải quyết
Trong kế hoạch năm 2010, công ty nhận được 2 đơn đặt hàng làm cửa sắt cỡ lớn cho Công ty xây dựng cơ giới 26 - Bộ quốc phòng. Cụ thể:
Làm 2000 chiếc giao vào tuần thứ 4 và 300 chiếc giao vào tuần thứ 8. Mỗi cánh gồm 4 thanh thép 32 và 2 khung (có kích thước 2 x 3m)
Các thanh thép được sản xuất tại công ty, mỗi thanh mất 1 tuần. Khung được nhập ngoài với thời gian cung ứng là 2 tuần.
Việc lắp ráp cánh cửa mất 1 tuần. Có lịch tiếp nhận (dự trữ ban đầu) của tuần 1 là 100 thanh thép.
Thực tế xí nghiệp đã hoạch định theo phương pháp lượng đặt hàng theo lô (nhu cầu thực)
* Xây dựng lịch trình sản xuất:
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Số lượng 200 300
* Xác định kết cấu sản phẩm.
* Thời gian biểu lắp ráp
Tuần 1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8
Sản xuất sản xuất thanh thép thanh thép
Lắp ráp Lắp ráp cánh cửa cánh cửa Mua khung Mua khung
Khung (2)
Cánh cửa
Bởi vì phải có 200 cánh cửa để giao vào đầu tuần thứ 4 và do không có dự trữ sẵn có vào thời kỳ đó nên nhu cầu thực sẽ là 200 cánh cửa. Lịch tiếp nhận ca tuần thứ 4 sẽ là 200 cánh cửa. Do việc lắp ráp tốn 1 tuần nên lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3. Cũng tương tự như vậy ta có lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 7 để tuần thứ 8 có 300 cánh cửa. Lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3, nghĩa là ở thời điểm đó tổng nhu cầu phải có 200 x 2 = 400 khung. Do không có dự trữ mong đợi nên nhu cầu thực là 400 khung vào đầu tuần thứ 3. Nhưng thời gian đặt hàng vì phải mua ngoài mất 2 tuần nên phải đặt hàng vào tuần thứ nhất. Tương tự như vậy có tổng nhu cầu và nhu cầu thực đối với đơn hàng 300 cánh cửa là bằng nhau và bằng 600 khung. Thời gian đặt hàng phải vào đầu tuần thứ 5.
Đối với các thanh thép khi xét đơn hàng 200 cánh cửa cũng cần phải có 800 thanh vào đầu tuần thứ 3. Ở đây do có 100 thanh dự trữ nên nhu cầu thực là: 800 - 100 = 700 thanh. Ta phải phát đơn hàng theo kế hoạch vào đầu tuần thứ 3 và lịch sản xuất bắt đầu tuần thứ 2.
Tương tự với đơn hàng cánh cửa 300 phải phát lệnh đơn hàng vào đầu tuần thứ 7 với tổng nhu cầu là 1200 thanh và lệnh sản xuất 1200 thanh phải bắt đầu từ tuần thứ 6.
4.3 Lƣợc đồ cơ sở dữ liệu và giao diện chƣơng trình
Lớp BOM thể hiện nhóm các đối tượng mang thông tin tổng quát về bảng định mức ngyên liệu cho một sản phẩm. Nó có các thuộc tính như BOM_ID, mã BOM, tên BOM, trạng thái, mã SP, tên SP, và các phương thức được cài đặt để tương tác, cập nhật giá trị các thuộc tính, lấy thông tin NVL, tổ SX. Lớp NVL thể hiện nhóm đối tượng nguyên vật liệu chi tiết cần dùng để sản
xuất sản phẩm. Các thuộc tính chính bao gồm mã NVL, tên NVL, số lượng NVL, đơn vị tính, chủng loại.
Lớp tổ sản xuất thể hiện nhóm đối tượng các tổ sản xuất tương ứng các công đoạn gồm có các thuộc tính mã tổ, tên tổ, vị trí, trạng thái, các phương thức thiết lập nguồn lực cho mỗi tổ sản xuất.
Lớp nguồn lực thể hiện nhóm đối tượng các nguồn lực sử dụng trong sản xuất như máy móc, nhân công, các phương tiện khác.
Lớp kế hoạch MPS thể hiện nhóm đối tượng kế hoạch sản phẩm có các thuộc tính như: Mã MPS, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các phương thức để gán mã SP, lấy bảng nguồn lực, bảng đinhm mức.
Lớp lệnh sản xuất thể hiện nhóm các đối tượng lệnh SX gồm các thuộc tính như mã lệnh, tên lệnh, ngày sản xuất và các phương thức gắn mã SP, gán công đoạn cho lệnh SX.
Lớp bảng giá thể hiện nhóm đối tượng bảng giá theo mỗi lệnh sản xuất có các thuộc tính như mã bảng giá, tên bảng giá, ngày tạo và các phương thức gán mã lệnh SX, lấy bảng chi phí.
Lớp bảng chi phí thể hiện nhóm các loại chi phí trong sản xuất và chi phí quản lý.
- Khởi động SQL Server Management Studio và tạo CSDL có tên
DW_MRP như sau và nhập vào các bảng một số records để phân tích.
Hình 4.5 – Tạo Database trên SQL Server Management Studio
- Khởi động SQL Server Business Intelligence Development Studio - Tạo một Analysis Services Project mới có tên “OLAP_MRP”
- Trong cửa sổ Solution Explorer của Project OLAP_MRP, bấm phím phải chuột vào Data Source để tạo một bộ kết nối đến dữ liệu dùng cho phân tích.
- Xác định các tham số kết nối đến kho dữ liệu có tên “DW_MRP” đã tạo ra trong SQL Server Management Studio.
- Đặt tên cho Data Source vàm bấm Finish để hoàn thành việc kết nối đến cơ sở dữ liệu.
- Tạo Data Source View để lấy các bảng dữ liệu cần thiêt cần cho phân tích. Bấm phím phải chuột vào Data Source View trong của sổ Solution Explorer chọn