Toàn bộ hệ thống hoạt động thống nhất trên một CSDL đất đai duy nhất nhưng phải có tính mềm dẻo, được thiết kế theo dạng các môdun và phân thành các hệ thống con. HTTTĐĐ sẽ là một hệ thống bao gồm các hệ thống con, mỗi hệ thống con có khả năng thực hiện một dạng công việc nghiệp vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đơn vị tham gia vào công tác quản lý đất đai. Tham gia quản lý đất đai có nhiều bộ phận khác nhau: Đăng ký thống kê, đo đạc bản đồ, qui hoạch, thanh tra. Mỗi bộ phận đều có quyền hạn và qui trình nghiệp vụ đã xác định và sẽ sử dụng HTTTĐĐ theo chức năng nhiệm vụ của mình.
Hệ thống thông tin đất đai ViLIS bao gồm những nhóm chức năng chính như sau:
Quản trị hệ thống.
Quản lý, theo dõi, bảo trì toàn bộ dữ liệu về đất đai.
o Nhóm chức năng quản lý, theo dõi bản đồ
o Nhóm chức năng quản lý, theo dõi hồ sơ.
Nhóm chức năng về qui hoạch.
Nhóm chức năng về quản lý hồ sơ địa chính, đăng ký biến động đất đai.
o Biến động bản đồ
o Biến động hồ sơ
Nhóm chức năng về thống kê, tổng hợp số liệu.
Nhóm chức năng về trao đổi, phân phối thông tin với trung ương và các ban ngành trong tỉnh.
Trong phạm vi nghiên cứu của đồ án thì tập trung chính vào việc phân tích và xây dựng mô đun quản lý bản đồ và biến động bản đồ.
HTTTĐĐ cấp huyện bao gồm những nhóm chức năng chính như sau:
Quản lý CSDL về đất đai cục bộ của huyện.
Nhóm chức năng về quản lý hồ sơ địa chính, đăng ký biến động đất đai của huyện.
Nhóm chức năng về thống kê, tổng hợp số liệu báo cáo lên tỉnh. HTTTĐĐ cấp xã bao gồm những nhóm chức năng chính như sau:
Tra cứu thông tin địa chính, qui hoạch phục vụ công tác quản lý đất đai cấp xã.
Tổng hợp, báo cáo tình hình sử dụng đất ở xã lên huyện.
Các nhóm chức năng, chức năng chính cần phải có sẽ được liệt kê chi tiết trong phụ lục 2: Các chức năng của Hệ thống quản trị CSDL đất dai cấp tỉnh.
2.4.2. Sơ đồ luồng thông tin
Hệ thống thông tin đất đai ViLIS vận hành theo nguyên tắc của một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung.