Ban Giám đốc
Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty. Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản cố định, quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các vấn đề khác.
Phòng kinh doanh
Đây là phòng phụ trách công việc nghiên cứu thị trường, giới thiệu với khách hàng hình ảnh của công ty cùng các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp Tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
• Bộ phận sales & marketing
- Tìm kiếm khách hàng ở thị trường trong và ngoài nước;
- Thương lượng, đàm phán để có thể ký kết hợp đồng với khách hàng;
- Nắm bắt những nhu cầu của khách hàng, tư vấn và giải đáp để có lợi cho hai bên;
- Tạo và giữ mối quan hệ với khách hàng mới cũng như khách hàng cũ; • Phòng đặt chỗ
- Thường xuyên liên lạc với hãng tàu để biết lịch trình tàu chạy, biểu cước, quá trình vận tải hàng hoá;
- Làm báo cáo hoạt động kinh doanh, thống kê khối lượng hàng xuất – hàng nhập trong từng tháng;
- Theo dõi và cập nhập tất cả tin tức, quy định về hiến pháp, những nghị định, thông tư, văn bản pháp luật…có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu;
Phòng kế toán
- Quản lý và điều hành việc sử dụng nguồn vốn cho hiệu quả; - Lập báo cáo tài chính từng quí, từng năm cho Công ty;
- Trích nộp đúng, nộp đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho Nhà nước;
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của công ty;
- Kiểm soát, phân tích chi phí, theo dõi và truy đòi các khoản nợ phát sinh trong kinh doanh;
- Phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của Công ty qua các giai đoạn;
Phòng chứng từ
- Phòng chứng từ có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết liên quan đến từng lô hàng và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hoá, lập hồ sơ lưu trữ chứng từ và liên lạc thường xuyên với hãng tàu qua Email để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng.
Phòng giao nhận
- Giao nhận hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập.
- Làm thủ tục hải quan cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu.
- Quản lý việc đóng hàng vào Container tại CY (Container Yard: bãi container) hay CFS (Container Freight Station: Trạm giao nhận hàng lẻ).
- Vận chuyển Container ra cảng.
- Giao Container cho hãng tàu và lấy chứng từ cần thiết.
Phòng quản lý kho
- Quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa của các chủ hàng.
như giao cho người nhận.
Phòng hành chính – nhân sự
Phòng hành chính - nhân sự: thực hiện các côngviệc liên quan đến quản lý sắp xếpnhân sự, tiền lương, chủ trì xây dựng các Phương án về chế độ, chính sách lao động,đào tạo; hướng dẫn việc kiểm tra thực hiện các Phương án tổ chức bộ máy quản lýtrong các đơn vị trực thuộc.
2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
2.1.3.1. Đặc điểm sản phẩm dịch vụ giao nhận của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Giao nhận bằng đường biển
-Với vận chuyển hàng nguyên container: Dịch vụ vận chuyển hàng trực tiếp và gián tiếp từ Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng ... đến hơn 300 điểm đến trên thế giới cho bất kỳ hàng hóa nào. Công ty Hòa Bình chủ yếu mạnh về các chuyến đi đến Mỹ, Châu Âu, Úc và Đông Nam Á. Công ty TNHH Hòa Bình đang tiếp tục đầu tư mạnh vào dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container của mình và mở rộng phạm vi dịch vụ đến nhiều điểm đến mới cũng như tăng số lượng lựa chọn định tuyến có sẵn cho khách hàng.
- Với vận chuyển hàng lẻ: Tại công ty TNHH Hòa Bình, giao hàng lẻ không bao giờ là một sự bất tiện. Công ty TNHH Hòa Bình xây dựng doanh nghiệp bằng cách đáp ứng một cách đáng tin cậy và nhất quán các nhu cầu chuyên biệt của bất kỳ người gửi hàng cỡ nào. Điều này cho phép người gửi hàng cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường toàn cầu. Công ty hợp nhất hàng hóa lẻ từ các lô hàng nhỏ thành tải container đầy đủ sau đó các container được vận chuyển hàng loạt với chi phí tiết kiệm đáng kể cho khách hàng.
Giao nhận bằng đường hàng không
Công ty TNHH Hòa Bình vận hành hợp nhất nhập khẩu và xuất khẩu hàng không đến và đi từ các thành phố trên khắp thế giới bằng mạng lưới của công ty.
Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong thị trường hàng không và làm việc chặt chẽ với hầu hết các hãng hàng không, vì vậy mạng lưới chuyến bay của công ty không bị giới hạn. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hệ thống phân phối và
vận chuyển hàng không hạng nặng toàn diện, công ty có thể cung cấp các giải pháp hiệu quả với thời gian vận chuyển thuận tiện cho bất kỳ điểm đến nào với chi phí thấp nhất.
Giao nhận vận tải đa phương thức
Nhờ mạng lưới được tổ chức tốt và dịch vụ hợp nhất trực tiếp hàng tuần, công ty có thể nhận bất kỳ lô hàng nào với bất kỳ quy mô nào cho dịch vụ hàng không qua biển Sinagpore, Đài Loan, Dubai, Hồng Kông và Cảng Kelang đến Mỹ và châu Âu với dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu trọng Giao nhận bằng đường biển 2671 63,8% 4026 73,3% 5034 73,0% Giao nhận bằng đường hàng không 150 3,6% 142 2,6% 227 3,3%
Giao nhận đa phương
thức 1365 32,6% 1323 24,1% 1634 23,7%
Tổng 4187 100% 5493 100% 6896 100%
Bảng 2.1. Cơ cấu doanh thu theo phương thức vận tải
(Nguồn: Phòng kế toán) Qua bảng 2.3 và số liệu công ty cho ta thấy doanh thu theo phương thức dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua. Doanh thu từ phương thúc giao nhận vận chuyển bằng đường biển luôn chiếm tỉ trọng cao nhất, đây là phương thức giao nhận chủ lực của công ty, Điều này cũng theo logic bình thường bởi trong chuyên chở hàng hóa quốc tế thì vận tải biển đóng vai trò quan trọng nhất, trên 3/4 tổng khối lượng hàng hóa chuyên chở trong buôn bán quốc tế được thực hiện bằng phương thức vận tải biển. Tại Việt Nam tỉ trọng này là 80% – 90%, vận tải đường biển có năng lực vận chuyển lớn vì phương tiện trong vận tải biển là các tàu có sức chở rất lớn, lại có thể chạy nhiều tàu trong cùng một thời gian
trên cùng một tuyến đường. Vận tải biển thích hợp cho việc vận chuyển hầu hết các loại hàng hóa, đặc biệt thích hợp và hiệu quả trong việc chuyên chở các loại hàng rời có khối lượng lớn và giá trị thấp. Một lý do nữa tạo nên sức hút của phương thức vận tải biển là giá thành rất thấp, vào loại thấp nhất trong các phương thức vận tải. Doanh thu năm 2017 của phương thức giao nhận bằng đường biển đạt 2671 triệu đồng chiếm 63.8%, doanh thu năm 2018 tăng 1.4% tương đương với 4026 triệu so với năm 2019 đạt 5034 triệu đồng chiếm 73.3%. Công ty luôn có nhiều lợi thế trong việc giao nhận vận chuyển bằng đường biển như kinh nghiệm giao nhận bằng đường biển của nhân viên công ty, có mối quan hệ rộng rãi vơi các hãng tàu lớn và làm đại lý hãng tàu, công ty vận dụng tốt thế mạnh của Việt Nam về việc vận tải biển. Trong hoạt động giao nhận nói chung và giao nhận biển nói riêng đã áp dụng rất nhiều biện pháp để giảm chi phí hoạt động nâng cao được hiệu quả kinh doanh như: giảm chi phí làm hàng, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu nhờ đó mà giành được giá ưu đãi trong thời điểm nhiều hàng…
Giao nhận đa phương thức đứng thứ 2 trong các phương thức giao nhận của công ty, giao nhận đa phương thức cũng là mảng hoạt động chiếm tỉ trọng ngày càng cao trong hoạt động kinh doanh của công ty kể cả về khối lượng hàng hóa giao nhận lẫn doanh thu và lợi nhuận. Năm 2017, doanh thu đạt 1365 triệu chiếm 32.6%, năm 2018 đạt 1323 triệu chiếm 24.1% giảm gần 42 triệu đồng tương đương giảm 3% so với năm 2017. Năm 2019 đạt 1634 triệu chiếm 23.7% tăng so với năm 2018 cụ thể là tăng 310 triệu so với năm 2018.
Giao nhận bằng đường hàng không chiếm tỉ trọng thấp, đây là phương thức phát triển muộn hơn so với các phương thức khác. Vận tải hàng không chỉ áp dụng cho các mặt hàng cần chuyển gấp, giá trị cao. Năm 2017 doanh thu là 150 triệu đồng chiếm
3.6%. Năm 2018 đạt 142.835 triệu chiếm 2.6% giảm 7.639 triệu tương đương 5% so với năm 2017. Năm 2019 đạt 307 triệu chiếm 3.3% tăng 84.740 triệu so với năm 2018.
Qua bảng trên có thể thấy giao nhận hàng hóa bằng đường biển chiếm tỉ trọng cao nhất trong các phương thức vận tải và đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Từ sự phân tích trên có thể nhận thấy tầm quan trọng của phương thức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
2.1.3.2. Đặc điểm nhân lực
Trong quá trình phát triển của công ty, Hòa Bình không ngừng đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự. Bên cạnh chế độ đãi ngộ và mức lương cạnh tranh, công ty luôn tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích thi đua và nỗ lực làm việc.
Công ty luôn cố gắng tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động và giải quyết các chế độ, lương thưởng cho người lao động kịp thời, đầy đủ theo quy định của công ty và pháp luật.
Công ty TNHH Hòa Bình gồm 45 nhân viên được chia thành 5 phòng ban, mỗi phòng có những chức năng khác nhau. Tuy thành lập chưa lâu nhưng cơ cấu khá chặt chẽ và hoạt động phù hợp với ngành nghề kinh doanh, thích hợp với hệ thống quản trị vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Bảng 2.2. Tình hình lao động tại công ty TNHH Hòa Bình
Phòng ban Số lượng (Người ) Tỷ trọng (%) Trình độ Trên đại học Đại học Cao đằng Trung cấp Giám đốc 3 6.7 2 1 Bộ phận kinh doanh 19 42.2 15 4 Bộ phận kế toán 3 6.7 2 1 Phòng chứng từ 8 17.8 6 2 Bộ phận giao nhận 7 15.6 3 4 Bộ phận kho 5 11.1 2 3
Tổng cộng 45 100 2 27 13 3 (Nguồn: Công ty TNHH Hòa Bình)
2.1.3.3. Đặc điểm cơ sở vật chất và tài chính của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
- Cơ sở vật chất: Do đặc thù kinh doanh là kinh doanh dịch vụ vì vậy công ty không đầu tư nhiều vào cơ sở vật chất. Hiện tại công ty đang quản lý khai thác đội xe tải từ 500kg đến 2,5 tấn và hiện có 2 nhà kho để phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế đa phương thức.
- Đặc điểm tài chính:
Bảng 2.3. Cơ cấu vốn của Công ty TNHH Hòa Bình
Năm Tổng số vốn (Triệu đồng) Vốn lưu động Vốn cố định Giá trị (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) 2017 4105 2175 53% 1930 47% 2018 4205 2228 53% 1977 47% 2019 3971 2263 57% 1708 43%
(Nguồn: Công ty TNHH Hòa Bình) Do lĩnh vực kinh doanh của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, đầu tư là chủ yếu nên vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn hơn trong cơ cấu vốn. Năm 2017 cơ cấu vốn như sau: vốn lưu động chiếm 53% trong cơ cấu vốn đạt 2175 triệu đồng, còn lại là vốn cố định đạt 1930 triệu đồng chỉ chiếm 47%. Năm 2019, đã có sự thay cân đối lại trong cơ cấu vốn song vẫn giữ đặc điểm là vốn lưu động chiếm đa số với 57% tương ứng gần 2263 triệu đồng, vốn cố định đạt 1708 triệu đồng chiếm 43%.
Vốn cố định được sử dụng cho các hoạt động phục vụ kinh doanh của công ty bao gồm: văn phòng, nhà cửa, máy móc, phương tiện, thiết bị quản lý và các loại tài sản khác.
Công ty cần chú ý theo dõi lãi suất vay để đảm bảo không chịu áp lực lớn từ việc trả lãi vay từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Bên cạnh đó, hàng năm công ty còn trích một phần nhỏ trong nguồn vốn để đầu tư xây dựng thương hiệu cho công ty.
Với cơ cấu vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn như trên, ta có thể thấy công ty TNHH Hòa Bình có khả năng linh hoạt về vốn kinh doanh. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho công ty trong hoạt động kinh doanh.
2.1.3.4. Đặc điểm thị trường của công ty TNHH tư vấn thương mại và xuất nhập khẩu Hòa Bình
Bảng 2.4: Thị trường vận chuyển của Công ty
Đơn vị: %
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Đông Nam Á (Asean) 26,82 27,14 28,25
Trung Quốc 27,12 24,02 20,07
Châu Âu (EU) 21,1 25,7 26,06
Mỹ (USA) 15,76 12,66 13,56
Các nước khác 9,2 10,48 12,06
Tổng 100 100 100
(Nguồn: Phòng kinh doanh) Qua bảng số liệu cho ta thấy thị trường vận chuyển của công ty gồm các thị trường như: Asean, Trung Quốc, EU, USA và một số thị trường khác. Trong đó 3 thị trường chủ lực của công ty là Asean, Trung Quốc và EU chiếm gần 70% thị trường vận chuyển của công ty.
- Thị trường Asean là thị trường chiếm tỉ trọng cao nhất và đang có xu hướng tăng, đây là thị trường mà công ty dễ xâm nhập vì Việt Nam tham gia Asean được hưởng rất nhiều ưu đãi về thuế và có mối quan hệ rất tốt với các nước trong Asean. Kinh
doanh trong khối ASEAN các doanh nghiệp Việt Nam có được những thuận lợi:
+ Các nước ASEAN có các nét tương đồng về văn hóa xã hội do đó tạo điều kiện thuận lợi cho quan hệ giao dịch buôn bán giữa các nước với nhau.
+ ASEAN đã áp dụng mức thuế ưu đãi đối với hàng hóa xuất nhập khẩu trong khối. Lợi thế về khoảng cách địa lý là một trong những ưu thế cho việc kinh doanh buôn bán giữa các nước trong khối… Hòa Bình đã phát huy được lợi thế của các doanh nghiệp Việt Nam khi kinh doanh trong thị trường này. Dự báo trong những năm tới hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty trong thị trường ASEAN còn mở rộng hơn nữa.
- Tiếp theo là thị trường Trung Quốc, đây là thị trường tiềm năng của công ty vì 2 nước gần nhau có tuyến đường sắt và đường bộ hỗ trợ giao lưu thương mại và có nét văn hóa tương đồng nhau.
- Kế tiếp là thị trường EU, đây là thị trường có nhu cầu nhập khẩu lớn và khả năng thanh toán cao, và thị trường cần nhiều sản phẩm mà Việt Nam có khả năng sản xuất và đáp ứng, thị trường EU đã giành nhiều ưu đãi cho Việt Nam trong hoạt đông thương mại. Nhằm thúc đẩy quan hệ thương mại song phương, Việt Nam và EU đã ký kết Hiệp định buôn bán hàng dệt may, ký kết Hiệp định khung theo đó hai bên dành cho nhau chế độ đãi ngộ tối huệ quốc (MNF), EU đã cam kết dành cho hàng hoá xuất xứ từ Việt Nam chế độ GSP. Điều này làm cho EU trở thành thị trường buôn bán hấp dẫn đối với các doanh nghiệp Việt Nam, kim ngạch xuất nhập khẩu hai chiều ngày càng tăng. Hàng hoá được công ty giao nhận tại thị trường này theo cơ cấu mặt hàng đối với hàng nhập chủ yếu là sắt thép, xăng dầu, máy móc thiết bị phụ tùng... Hàng xuất khẩu chủ yếu là dệt may, giày dép, các sản phẩm bằng da thuộc, đồ gỗ, đồ chơi trẻ em, đồ sứ mỹ nghệ,