hàng hóa xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng
Nhân viên bộ phận kho sẽ đưa xe tải tới kho của công ty khách hàng để vận chuyển hàng tới nơi tập kết chuẩn bị kiểm tra hàng và làm các thủ tục liên quan giao cho người vận tải.
Đối với hàng đóng trong container: Nhân viên giao nhận điền và ký Phiếu đặt chỗ rồi giao lại cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng Bản danh mục hàng xuất khẩu. Hãng tàu ký Phiếu đặt chỗ, cấp lệnh giao vỏ cotainer để chủ hàng mượn. Nhân viên giao nhận đưa container rỗng về kho của mình để nhân viên kho đóng hàng vào, người giao nhận lập Bản chi tiết đóng gói, mang hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan. Giao hàng cho tàu tại bãi
tập kết container theo quy định, lấy Biên lai thuyền phó để lập vận đơn. Cảng bốc container lên tàu, nhân viên giao nhận mang Biên lai thuyền phó đến hãng tàu hoặc đại lý để lấy vận đơn.
- Kiểm tra hàng hóa
Về số lượng, trọng lượng, phẩm chất có phù hợp với hợp đồng mua bán hay không. Xin kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch (nếu cần) và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.
- Lập bộ chứng từ
Nhận được phiếu xác nhận đặt chỗ trên tàu từ phía hãng tàu, công ty gửi thông báo cho phía khách hàng, họ sẽ gửi thông tin chi tiết hàng cho nhân viên chứng từ công ty để hoàn chỉnh bộ chứng từ để khai hải quan cũng như các giấy tờ khác có liên quan đến lô hàng. Sau khi nhận được phiếu xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, công ty sẽ giao lại lô hàng cho nhân viên phòng giao nhận để làm thủ tục hải quan và các thủ tục có liên quan.
- Làm thủ tục hải quan
Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra hoàn thiện việc khai báo Hải quan, hồ sơ Hải quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục Hải quan khai báo. Khi nhận được thông tin khai báo, Hải quan sẽ xem xét, tính toán các mẫu khai; nếu có sai lệch, phía hải quan sẽ gửi lại, yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa; nếu các chứng từ và danh mục đã phù hợp, phía hải quan sẽ gửi thông báo chấp nhận chứng từ của doanh nghiệp và gửi cho doanh nghiệp phiếu tiếp nhận tờ khai Hải quan. Doanh nghiệp in phiếu tiếp nhận để làm bộ hồ sơ mở tờ khai.
- Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào khách hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. Trong trường hợp cước phí trả sau nhân viên
chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
- Quyết toán
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận phải:
Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản giấy báo nợ. Trên đó gồm: các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác…Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao
nhận mang toàn bộ chứng từ cùng vứi debit note quyết toán với
khách hàng.
- Gửi bộ chứng từ cho khách hàng
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất và đã nhận được đầy đủ cước phí và các khoản phụ phí liên quan do phía khách hàng chuyển khoản, nhân viên chứng từ sẽ gửi toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng bao gồm: vận đợn, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, Tờ khai Hải quan,…cho khách hàng.
Chuẩn bị trước khi nhận hàng
Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải
Làm thủ tục Hải quan
Kiểm hóa, giao hàng
Quyết toán
Bàn giao tờ khai