Hồ sơ địa chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với người sử dụng đất, bao gồm các tài liệu: bản đồ địa chính, Sổ địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai.
Thực trạng đất đai trong những năm qua trên địa bàn huyện Kim Sơn biến động rất nhanh do quá trình công nghiệp hoá, đô thị hoá diễn ra mạnh, do các chính sách đất đai thay đổi, tình trạng vi phạm pháp luật đất đai xảy ra nhiều. Việc cập nhật, chỉnh lý các biến động về đất đai vào hồ sơ địa chính không theo kịp với thực
tế, tỷ lệ các biến động về đất đai được cập nhật, chỉnh lý trong hồ sơ địa chính (cả bản đồ địa chính và các loại sổ) còn thấp lại không đồng bộ, hệ quả là các hồ sơ địa chính được lập ở các xã mặc dù tốn rất nhiều thời gian, kinh phí… nhưng nhanh chóng bị lạc hậu, không phản ánh chính xác được thực tế sử dụng đất.
Để công tác quản lý Nhà nước về đất đai được tốt hơn, đảm bảo yêu cầu và có hiệu quả cao thì công tác đo đạc, lập bản đồ địa chính có vai trò hết sức quan trọng. Hiện nay, diện tích đất đai thực tế tại huyện đã biến động lớn so với diện tích đo đạc bản đồ gây rất nhiều khó khăn trong quản lý, xử lý các vụ việc phát sinh cũng như xác định diện tích hợp pháp khi đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận. Việc hoàn thiện hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Kim Sơn theo hướng điện tử hóa phù hợp với yêu cầu quản lý đất đai hiện đại là cần thiết. Huyện Kim Sơn cần tiến hành lập Dự án xây dựng hệ thống Hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu quản lý đất đai giai đoạn 2020-2025 và định hướng đến năm 2035 trình Sở Tài nguyên Môi trường xem xét. Trong quá trình lập Dự án xây dựng hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu quản lý đất đai, phải xác định rõ công việc từ năm 2020 đến 2025 phải thực hiện một cách cụ thể nhằm xây dựng hệ thống Hồ sơ địa chính vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa đáp ứng yêu cầu tra cứu, cập nhật thông tin được kịp thời, chính xác, phục vụ ngày càng tốt hơn cho công tác quản lý nhà nước về đất đai.