1.2. ơ sơ lý luận về ứng dụng dịch vụ công trực tuyến tại các cơ qua nh nh chính
1.2.2. Dịch vụ công trực tuyến
1.2.2.1. Các khái niệm liên quan và mức độ dịch vụ công trực tuyến
Dịch vụ công trực tuyến l dịch vụ h nh chính c ng v các dịch vụ khác của cơ quan hành chính đƣợc cung cấp cho các tổ chức, c ng dân th ng qua m i trƣờng mạng Internet. Ở nƣớc ta, tiếp cận theo cách hiểu của Nghị định số 43/2011/NĐ-CP, tức l tiếp cận dịch vụ h nh chính c ng dƣới góc độ những dịch vụ gắn liền với chức năng QLNN, do cơ quan nh nƣớc thực hiện, đồng thời “mỗi dịch vụ hành chính công gắn liền với một TTHC để giải quyết hoàn chỉnh một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân”. Thì dịch vụ h nh chính c ng với hình thức “trực tuyến” (hay c n gọi là DVCTT) đƣợc hiểu nhƣ sau: “là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan Nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng”.
Theo tác giả “ứng dụng DVCTT” đƣợc nghiên cứu dƣới góc độ quản lý kinh tế l việc các cơ quan h nh chính đƣa dịch vụ c ng trực tuyến v o sử dụng thực tiễn trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm phục vụ hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp v các hoạt động kinh tế của ngƣời dân. ng tác chỉ đạo điều h nh tác nghiệp trong cơ quan, giữa các cơ quan, tổ chức hoặc tiếp nhận hồ sơ thủ tục h nh chính v giải quyết các hồ sơ, thủ tục h nh chính đƣợc xử lý qua m i trƣờng mạng Internet. Tổ chức, ngƣời dân ngay cả lãnh đạo quản lý, cán bộ c ng chức đều có thể theo dõi đƣợc hiện trạng hồ sơ, quy trình xử lý, thời gian xử lý hồ sơ trên hệ thống Dịch vụ c ng trực tuyến. Ta có thể xem xét việc ứng dụng dịch vụ c ng trực tuyến trong giao dịch Kho bạc với các đơn vị sử dụng ngân sách để thấy những lợi ích của ứng dụng dịch vụ c ng trực tuyến mang lại, kh ng chỉ giúp tổ chức, c ng dân v doanh nghiệp giảm bớt phải thực hiện các thủ tục h nh chính cồng kềnh m c n những mang lại những lợi ích kinh tế rõ nét: Thay vì thường xuyên phải trực tiếp đến bộ phận một cửa của Kho Bạc Quận, Huyện để nộp các chứng từ, hồ sơ thanh toán liên quan đến việc sử dụng Ngân sách nhà nước, thì nay các đơn vị sử dụng ngân sách tại trên địa bàn Thành phố chỉ cần ngồi tại phòng làm việc cơ quan thực hiện các thao tác giao dịch qua môi trường mạng Internet, chỉ ra Kho bạc khi thật sự cần thiết. Việc đưa ứng dụng dịch vụ công trực tuyến trong giao dịch kho bạc đã mang lại nhiều
17
lợi ích tích cực trong kiểm soát chi qua kho bạc cũng như góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại cho các đơn vị sử dụng ngân sách, đảm bảo an toàn trong quá trình giao dịch, nhất là trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay. Hiện nay, các đơn vị sử dụng ngân sách có thể thực hiện các dịch vụ trực tuyến tại kho bạc như: Chi trả tiền lương và phụ cấp theo lương, tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, tiền thu nhập tăng thêm, tiền thưởng; tiền phụ cấp và trợ cấp khác; tiền điện, nước và điện thoại; văn phòng phẩm; những khoản chi thường xuyên mua sắm, sửa chữa nhỏ dưới 20 triệu đồng… Qua đánh giá của các đơn vị sử dụng ngân sách, việc tham gia dịch vụ công trực tuyến kiểm soát chi qua kho bạc đã mang lại rất nhiều tiện ích như: tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí đi lại, chi phí văn phòng phẩm, in ấn.v.v. Bên cạnh đó, việc ký phê duyệt và gửi chứng từ đến kho bạc nhà nước được sử dụng chữ ký số. Đây là biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật trong giao dịch trực tuyến, chống được việc giả mạo chữ ký, con dấu của các đơn vị sử dụng ngân sách hiện nay.
Ngo i hệ thống dịch vụ c ng trực tuyến của Kho bạc, c n có rất nhiều các hệ thống dịch vụ c ng trực tuyến của các sở, ban, ng nh đã v đang hoạt động để phục vụ tối đa nhu cầu khai thác, sử dụng của các tổ chức, ngƣời dân v doanh nghiệp nhƣ: Đăng ký kinh doanh trực tuyến; đăng ký khai sinh, khai tử… góp phần thúc đẩy quá trình tiến tới hính quyền điện tử th nh phố H Nội.
DVCTT đƣợc phân chia theo các mức độ khác nhau đƣợc quy định cụ thể tại “Thông tư số 32/2017 TT-BTTTT ngày 15/11/2017 quy định về việc cung cấp DVCTT và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang TTĐT hoặc cổng TTĐT của cơ quan nhà nước”, DVCTT đƣợc triển khai theo 4 mức độ:
+ DVCTT mức độ 1: Tại khoản 1, Điều 5, hƣơng II của Th ng tƣ số 32/2017TT-BTTTT ngày 15/11/2017, DVCTT mức độ 1 phải cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
a) Tên TTHC;
b) Trình tự thực hiện; c) ách thức thực hiện;
18
d) Th nh phần, số lƣợng hồ sơ; e) Thời hạn giải quyết;
f) Đối tƣợng thực hiện TTHC; g) ơ quan giải quyết TTHC;
h) Kết quả thực hiện TTHC: ghi rõ kết quả cuối cùng của việc thực hiện TTHC;
i) Thông tin nếu có về mẫu đơn, mẫu tờ khai h nh chính, mẫu kết quả thực hiện TTHC, yêu cầu, điều kiện, phí, lệ phí;
j) Hình thức nhận hồ sơ, trả kết quả (trực tiếp, qua dịch vụ bƣu chính, qua môi trƣờng mạng);
k) Văn bản quy phạm pháp luật quy định trực tiếp về TTHC, quyết định c ng bố TTHC) Thông tin nếu có về mẫu đơn, mẫu tờ khai h nh chính, mẫu kết quả thực hiện TTHC, yêu cầu, điều kiện, phí, lệ phí;
j) Hình thức nhận hồ sơ, trả kết quả (trực tiếp, qua dịch vụ bƣu chính, qua môi trƣờng mạng);
k) Văn bản quy phạm pháp luật quy định trực tiếp về TTHC, quyết định c ng bố TTHC.
+ DVCTT mức độ 2: Tại khoản 2, Điều 5, hƣơng II của Th ng tƣ số 32/2017TT-BTTTT ngày 15/11/2017, DVCTT mức độ 2 phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Cung cấp đầy đủ th ng tin cơ bản nhƣ DVCTT mức độ 1;
b) Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu điện tử kh ng tƣơng tác v cho phép ngƣời sử dụng tải về để khai báo sử dụng;
c) Hồ sơ in từ biểu mẫu điện tử kh ng tƣơng tác sau khi khai báo theo quy định đƣợc chấp nhận nhƣ đối với hồ sơ khai báo trên các biểu mẫu giấy th ng thƣờng.
+ DVCTT mức độ 3: Tại khoản 3, Điều 5, hƣơng II của Th ng tƣ số 32/2017TT-BTTTT, ngày 15/11/2017, DVCTT mức độ 3 phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
19
a) Đáp ứng các yêu cầu của DVCTT mức độ 2;
b) ác biểu mẫu của dịch vụ đƣợc cung cấp đầy đủ dƣới dạng biểu mẫu điện tử tƣơng tác để ngƣời sử dụng thực hiện đƣợc việc khai báo thông tin, cung cấp các t i liệu liên quan (nếu có) dƣới dạng tệp tin điện tử đính kèm v gửi hồ sơ trực tuyến tới cơ quan cung cấp dịch vụ;
c) Hồ sơ h nh chính điện tử đƣợc sắp xếp, tổ chức, lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng DVCTT để bảo đảm khả năng xử lý, tra cứu, thống kê, tổng hợp, kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu của các hệ thống ứng dụng liên quan;
d) Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ v cung cấp dịch vụ đƣợc thực hiện trên m i trƣờng mạng;
e) Việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) v nhận kết quả đƣợc thực hiện trực tiếp tại cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc qua dịch vụ bƣu chính.
+ DVCTT mức độ 4: Tại khoản 4,Điều 5, hƣơng II của Th ng tƣ số 32/2017 TT - BTTTT ngày 15/11/2017, DVCTT mức độ 4 phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Đáp ứng các yêu cầu của DVCTT mức độ 3;
b) ung cấp chức năng thanh toán trực tuyến để ngƣời sử dụng thực hiện đƣợc ngay việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) qua m i trƣờng mạng;
c) Việc trả kết quả cho ngƣời sử dụng có thể đƣợc thực hiện trực tuyến, qua dịch vụ bƣu chính hoặc trực tiếp. Kết quả dƣới dạng điện tử của DVCTT có giá trị pháp lý nhƣ đối với kết quả truyền thống theo quy định về kết quả điện tử của cơ quan chuyên ng nh.
Việc trả kết quả trực tuyến đƣợc thực hiện theo sự thống nhất của ngƣời sử dụng v cơ quan cung cấp dịch vụ qua một hoặc nhiều hình thức sau: th ng báo trên cổng TTĐT có DVCTT; gửi qua chức năng trả kết quả của DVCTT; gửi qua thƣ điện tử của ngƣời sử dụng. Khuyến khích gửi kết quả qua các kênh giao tiếp điện tử khác nhƣ: tin nhắn trên điện thoại di động, dịch vụ trao đổi th ng tin trên mạng.
1.2.2.2. Đặc điểm của dịch vụ công trực tuyến
Từ khái niệm dịch vụ h nh chính c ng cho thấy loại hình dịch vụ n y có đặc điểm:
Một là, DV TT tăng cƣờng kênh giao tiếp, l m i trƣờng giúp ngƣời sử dụng truy cập đến các hệ thống th ng tin của các cơ quan hành chính. Vì trƣớc đây, các cơ
20
quan n y triển khai DVC theo phƣơng thức truyền thống, buộc ngƣời sử dụng phải đến trực tiếp để thực hiện các giao dịch theo yêu cầu, thì nay với sự thay đổi của khoa học c ng nghệ v sự đ i hỏi hiện đại hóa nền hành chính đ i hỏi phải bổ sung thêm các kênh: ổng/Trang TTĐT, điện thoại th ng minh, kiosk,... để c ng dân v doanh nghiệp ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc n o đều th ng qua các kênh bổ sung n y thực hiện dịch vụ của mình. Từ đó, cho phép ngƣời sử dụng chủ động lựa chọn kênh giao tiếp với QNN (kênh giao tiếp hiện nay đƣợc c ng dân phổ biến dùng l ổng/Trang TTĐT, hoặc l ổng DVCTT tập trung đƣợc hiểu l cổng tích hợp th ng tin của to n ng nh, lĩnh vực do cơ quan quản lý v đƣợc tích hợp th ng tin DVCTT của tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc có chức năng cung cấp).
Thứ hai, DVCTT đƣợc hiểu l áp dụng phƣơng thức xử lý tự động hóa v o trong việc cung cấp dịch vụ (thông qua các phƣơng tiện hiện đại), nếu trƣớc cần c ng chức để thực hiện c ng việc tiếp nhận - trả kết quả cho ngƣời dân, thì nay CQNN thiết lập hệ thống (sử dụng các thiết bị CNTT-TT, phần mềm hỗ trợ) nhằm thay thế những vị trí con ngƣời đảm nhận (hỗ trợ thông tin, tiếp nhận - kiểm tra - xử lý - trả kết quả) thông qua m i trƣờng mạng.
Đạt đƣợc mục tiêu cho thấy tác động tích cực cho cả phía c ng dân v các CQNN cung cấp dịch vụ, c ng dân kh ng phải chờ đợi tại các trụ sở cơ quan nhƣ trƣớc m c ng dân sử dụng các dịch vụ trở nên thuận lợi, tiết kiệm chi phí cũng nhƣ thời gian đăng ký, ... khi có nhu cầu liên quan đến các TTHC. Đặc biệt l giảm đƣợc tệ nạn nhũng nhiều, quan liêu, phiền h từ những cán bộ c ng quyền. Đồng thời, giúp các cơ quan quản lý có thể:
- Tăng cƣờng sự điều h nh, tăng hiệu quả QLNN bằng việc chủ động giám sát các hoạt động cung cấp dịch vụ từ xa;
- Hỗ trợ v cung cấp đầy đủ, kịp thời th ng tin đến cá nhân, tổ chức; - Khuyến khích ngƣời dân tham gia v o hoạt động QLNN;
- Giảm chi phí, thời gian đi lại, chi phí văn ph ng phẩm,... v hơn hết l giúp giảm số lần giao dịch trực tiếp với c ng chức (giảm thời gian gửi/nhận hồ sơ, giảm thời gian đi lại cho ngƣời sử dụng các DVC dƣới hình thức trực tuyến) dẫn đến tăng
21
tính minh bạch trong quá trình xử lý các hồ sơ, thủ tục h nh chính của cơ quan nh nƣớc.
1.2.2.3. Vai trò của dịch vụ công trực tuyến
Thứ nhất, đối với các cơ quan hành chính. Việc ứng dụng DCVTT cung cấp cho các cơ quan hành chính c ng cụ quan trọng để quản lý v kiểm soát các hoạt động cung cấp DVC, đảm bảo cán bộ, c ng chức quản lý cũng nhƣ lực lƣợng c ng chức trực tuyến giải quyết TTHC lu n có thể theo dõi v có đầy đủ các th ng tin cần thiết liên quan đến quá trình giải quyết TTHC, từ đó hỗ trợ cho quá trình ra quyết định v nâng cao hiệu quả quá trình giải quyết TTHC của cơ quan hành chính.
Bên cạnh đó, với đặc điểm l nơi tiếp xúc trực tiếp với số lƣợng lớn ngƣời dân có nhu cầu thực hiện TTHC, cơ quan hành chính nói chung thƣờng xuyên chịu áp lực về thời gian cũng nhƣ chất lƣợng giải quyết các hồ sơ TTHC; quá trình cung cấp DVCTT theo lộ trình tăng dần sẽ giúp giảm khối lƣợng lớn c ng việc của c ng chức, từ đó giảm áp lực c ng việc đối với c ng chức, đồng thời vẫn đảm bảo chất lƣợng DVC v rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
DVCTT yêu cầu c ng khai, minh bạch quá trình xử lý hồ sơ để ngƣời dân, tổ chức có thể theo dõi; đây chính l một động lực quan trọng thúc đẩy quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính. Đặc biệt việc thực hiện DVCTT giúp hạn chế v ph ng tránh tệ nhũng nhiễu, quan liêu, gây phiền h ... của c ng chức tại các cơ quan hành chính trong quá trình giải quyết c ng việc với ngƣời dân v doanh nghiệp.
Thứ hai, đối với người dân và doanh nghiệp. Việc ứng dụng DVCTT trƣớc tiên tạo một kênh mới trong việc giải quyết TTHC, tạo cơ hội thuận lợi cho ngƣời dân tiếp cận v hiểu rõ về quy trình giải quyết c ng việc cơ quan hành chính nói chung và các TTHC nói riêng. Từ đó sẽ giảm bớt các chi phí về thời gian, c ng sức, t i chính trong việc tiếp cận v thực hiện các TTHC.
Việc cung cấp DVCTT gắn liền với c ng khai, minh bạch quá trình giải quyết hồ sơ, ngƣời dân, doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình n y, từ đó đánh giá đƣợc chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính.
22
công Quốc gia từ 09/12/2019 đến tháng 12/2020, qua quá trình xây dựng, một số hệ thống c ng nghệ th ng tin đóng vai tr trụ cột của hính phủ điện tử đã đƣợc hình th nh, giúp đổi mới lề lối l m việc trong các cơ quan nh nƣớc v c ng tác chỉ đạo, điều h nh dựa trên dữ liệu số, cũng nhƣ cung cấp dịch vụ c ng trực tuyến cho ngƣời dân, doanh nghiệp, trong đó tiêu biểu nhƣ: Trục liên th ng văn bản quốc gia đƣợc khai trƣơng ng y 12/3/2019, đã kết nối, liên th ng gửi, nhận văn bản điện tử giữa 95/95 cơ quan trung ƣơng v địa phƣơng, thúc đẩy xử lý văn bản, hồ sơ trên m i trƣờng mạng. Đến nay, đã có hơn 3,5 triệu văn bản điện tử, gửi nhận qua Trục. Theo tính toán sơ bộ giúp tiết kiệm đƣợc trên 1.200 tỷ đồng/năm. Bộ trƣởng, hủ nhiệm Văn ph ng hính phủ nhấn mạnh: “Việc vận hành Cổng DVCQG là một giải pháp tích cực vừa thúc đẩy phát triển kinh tế; tiết kiệm thời gian cho người dân, doanh nghiệp; cũng là giải pháp tích cực để phòng, chống dịch COVID-19”.
Hệ thống th ng tin phục vụ họp v xử lý c ng việc của hính phủ (e-Cabinet) vận h nh từ ng y 24/6/2019, đến nay đã phục vụ 23 phiên họp hính phủ v hơn 590 phiếu lấy ý kiến TV P, giúp thay thế hơn 215 nghìn hồ sơ, t i liệu giấy. hi phí tiết kiệm đƣợc khi sử dụng Hệ thống l khoảng 169 tỷ đồng/năm.
Hệ thống th ng tin báo cáo Quốc gia v Trung tâm th ng tin, chỉ đạo điều h nh hính phủ, Thủ tƣớng hính phủ khai trƣơng ng y 19/8/2020 l hạ tầng số th ng