1.2. ơ sơ lý luận về ứng dụng dịch vụ công trực tuyến tại các cơ qua nh nh chính
1.2.3. Nội dung ứng dụng dịch vụ công trực tuyến tại các cơ quan hành chính
Việc tổ chức ứng dụng DV TT l một hoạt động phức tạp, gồm nhiều các hoạt động kết hợp với nhau theo quy định nhất định để đảm bảo chất lƣợng v an to n th ng tin cho các hoạt động kh ng chỉ của cơ quan hành chính m c n của ngƣời dân v doanh nghiệp. Việc ứng dụng dịch vụ n y phải đƣợc tổ chức theo thể thống nhất trong hệ thống cơ quan nh nƣớc. Do đó, ứng dụng DV TT phải triển khai các nội dung cơ bản sau:
Một là, xây dựng kế hoạch và ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai ứng dụng DVCTT trong hệ thống các cơ quan hành chính hướng tới phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và các hoạt động kinh tế của người dân.
Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nói chung, chức năng xây dựng kế hoạch l một trong những chức năng cơ bản nhất, phổ biến nhất. hức năng n y tồn tại v bắt buộc phải tồn tại trong mọi cơ quan hành chính nhằm triển khai có hiệu quả các chức năng v nhiệm vụ của cơ quan. Trong đó bao gồm cả việc xây dựng kế hoạch nhằm triển khai việc ứng dụng DV TT tại các cơ quan hành chính. Để việc triển khai ứng dụng DV TT đƣợc đi v o thực tiễn thì trong mỗi giai đoạn khác nhau, trong từng năm một các cơ quan hành chính cần xây dựng kế hoạch tổng thể, kế hoạch giai đoạn v kế hoạch cụ thể triển khai theo từng năm nhằm đẩy mạnh ứng dụng DV TT theo lộ trình cải cách hành chính. Việc xây dựng kế hoạch triển khai l một trong những bƣớc đầu tiên v khó khăn, phức tạp nhất đồng thời cũng l bƣớc thể hiện cao nhất năng lực của các nh quản lý. Để lập đƣợc kế hoạch ứng dụng DV TT đ i hỏi các cơ quan hành chính cần vận dụng nhiều loại kiến thức khác nhau, trong đó chức năng lập kế hoạch, phân tích v dự báo l những kiến thức kh ng thể thiếu đƣợc để có thể xây dựng th nh c ng kế hoạch. Thực tiễn đã chứng minh, trong mọi hoạt động của các quan hành chính nếu việc xây dựng kế hoạch đƣợc thực hiện hiệu quả, khoa học thì c ng việc sẽ đạt kết quả cao, ngƣợc lại nếu kh ng có một kế hoạch tốt thì
24
các cơ quan hành chính sẽ kh ng thể xác định mục tiêu m mình muốn đạt đƣợc v cách thức m tổ chức c ng cần l m để đạt tới mục tiêu trong việc đẩy mạnh ứng dụng DV TT. Xây dựng kế hoạch n y c n lu n gắn liền với việc lựa chọn phƣơng hƣớng h nh động để đạt tới mục tiêu cho từng thời kỳ khác nhau. Xây dựng kế hoạch ứng dụng DV TT trong mỗi cơ quan hành chính kh ng chỉ l chức năng cơ bản của các đơn vị n y m nó c n liên quan tới tất cả các chức năng c n lại của quá trình quản lý
Công đoạn tiếp theo để ứng dụng DV TT trong hệ thống cơ quan hành chính là ban h nh các văn bản hƣớng dẫn triển khai ứng dụng DV TT nhằm tạo lập h nh lang pháp lý, ban hành các quy định, quy tắc thực hiện các nội dung cụ thể trong lộ trình đã định sẵn ra. Việc tạo lập h nh lang pháp lý l nhiệm vụ bắt buộc khi thực hiện ứng dụng DV TT đối với cơ quan quản lý cấp cao nhất l hính phủ v đƣợc triển khai cụ thể về các địa phƣơng nhằm tạo đƣợc h ng lang pháp lý để có thể triển khai thực hiện thống nhất, xuyên suốt từ trung ƣơng đến địa phƣơng. ác căn cứ pháp lý n y bao gồm các quy định về cách thức triển khai, yêu cầu đặt ra khi thực hiện, mục tiêu của việc cung cấp DV TT hƣớng đến, việc phân cấp, phân quyền cho từng cá nhân, tổ chức khi tiến hành cung cấp DV TT.
Việc ban h nh các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn có vai tr :
- Thể hiện rõ r ng, chi tiết những chủ trƣơng chính sách, giải pháp lớn về quản lý h nh chính đối với cả nƣớc, cả một vùng hay đối với một đơn vị h nh chính nhất định.
- ó giá trị cụ thể hóa các quyết định lập pháp. Trong thực tiễn, rõ r ng nhiều khi cũng có những quy định lập pháp chỉ điều chỉnh mức độ chung, trong khi đó h nh pháp cần cụ thể linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thực tiễn xã hội.
- Tạo ra một h nh lang pháp lý để các chủ thể pháp luật h nh chính thực hiện đƣợc các quyền v nghĩa vụ của mình trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó l m phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ pháp luật h nh chính cụ thể.
- Góp phần ổn định trật tự xã hội, tạo cơ hội quản lý tốt v phát triển xã hội.
Hai là, tổ chức ứng dụng DVCTT trong hệ thống các cơ quan hành chính nhằm phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và các hoạt động kinh tế của người dân.
25
Việc triển khai tổ chức ứng dụng DV TT trong hệ thống các cơ quan hành chính bao gồm các nội dung cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, xác định hệ thống các DVC trực tuyến. Hệ thống các cơ quan hành chính với chức năng của mình thực hiện cung cấp rất nhiều loại DV khác nhau. Vậy nhiệm vụ của chúng ta ở giai đoạn n y l xác định xem loại dịch vụ n o cần cung cấp theo phƣơng thức trực tuyến. Việc lựa chọn các TTH để tiến h nh cung cấp DV TT l một giai đoạn trung gian, việc xác định thứ tự v mức độ cung cấp của từng DV đóng góp lớn v o tính hiệu quả của to n bộ hoạt động cung cấp DV TT. Những yếu tố có thể đƣợc cân nhắc đến trong quá trình lựa chọn các dịch vụ có thể cung cấp trực tuyến bao gồm: (1). Mức độ cung cấp trực tuyến các DV ; (2). Mức độ thƣờng xuyên đƣợc sử dụng của các DV ; (3).Tính khả thi khi thực hiện; (4). Nguồn lực v tính hiệu quả do việc ứng dụng DVCTT mang lại.
Thứ hai, xây dựng quy trình ứng dụng DVCTT. Quy trình ứng dụng DV TT đƣợc xây dựng ngay sau khi lựa chọn đƣợc các DV phù hợp để ứng dụng theo phƣơng thức trực tuyến. Quy trình ứng dụng DV TT chính l quá trình hồ sơ TTH đƣợc lƣu chuyển từ lúc ngƣời dùng nộp hồ sơ, qua quá trình xử lý của các bộ phận, đƣợc phê duyệt v quay trở lại ngƣời sử dụng dƣới dạng kết quả giải quyết TTH hoặc thƣ phản hồi. Về nguyên tắc, quy trình luân chuyển của TTH đƣợc quy định cụ thể trong bộ TTH do các cơ quan hành chính thực hiện. Trong thực tế, tùy theo điều kiện đặc thù của các đơn vị hoặc phong cách l m việc của từng lãnh đạo m quy trình đƣợc xây dựng đảm bảo đúng với luồng luân chuyển của hồ sơ thực tế. Nhƣng để hiệu quả việc phải đảm bảo đƣợc nguyên tắc phân c ng rõ trách nhiệm v thời hạn giải quyết của từng bộ phận, từ đó đảm bảo TTH đƣợc thực hiện đúng thời gian quy định về có thể theo dõi kết quả l m việc của từng bộ phận trong chu trình.
Thứ ba,chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để ứng dụng thành công DVCTT. Tiếp theo với các bƣớc kể trên, để thực ứng dụng th nh c ng cần chuẩn bị kỹ lƣỡng các điều kiện cần thiết nhƣ: (1). Nguồn nhân lực, đây l yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự th nh bại của việc ứng dụng DV TT. Do vậy, yếu tố n y phải đảm bảo chất lƣợng của đội ngũ kỹ thuật, lập trình viên, chất lƣợng của đội ngũ cán bộ c ng chức
26
trực tiếp giải quyết TTH v đặc biệt l đội ngũ c ng chức quản lý tại các cơ quan hành chính; (2). ơ sở hạ tầng kỹ thuật, c ng nghệ, l những yếu tố về kỹ thuật nhƣ máy móc, đƣờng truyền dữ liệu, hệ thống phần mềm... nhằm đảm bảo cho quá trình cung cấp DV đƣợc liên tục, th ng suốt, ổn định v tạo sự thuận lợi cho các đối tƣợng sử dụng; (3). huẩn hóa bộ thủ tục cho các DV TT, để ứng dụng th nh c ng cần đảm bảo bộ TTH đƣợc chuẩn hóa sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các bƣớc tiếp theo cũng nhƣ đảm bảo chất lƣợng đầu ra của các DV TT đƣợc cung cấp.
Thứ tư, giới thiệu, hướng dẫn cho người dân và doanh nghiệp về DVCTT. Sau khi ho n tất các bƣớc để có thể cung cấp DV TT, đảm bảo một hệ thống th ng suốt, ổn định v vƣợt qua các b i kiểm tra trong quá trình thử nghiệm thì cần thực hiện c ng tác tuyên truyền, phổ biến rộng rãi cho ngƣời dân v doanh nghiệp đƣợc biết v dùng thử. Việc n y cần thực hiện th ng qua việc tuyên truyền, phổ biến cho mọi ngƣời dân, để học hiểu đƣợc vai tr cũng nhƣ nội dung của hoạt động n y.
Thứ năm, theo dõi, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình ứng dụng DVCTT. Đây l bƣớc cuối cùng trong quá trình tạo lập v cung cấp các DVCTT là thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra v xử lý các vấn đề phát sinh để tháo gỡ, sửa đổi, điều chỉnh. Để hoạt động n y hiệu quả cần thực hiện một cách thƣờng xuyên, liên tục. ùng với đó quá trình xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp DV TT cần đƣợc thiết lập một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Ba là, kiểm tra, giám sát quá trình ứng dụng DVCTT trong hệ thống các cơ quan hành chính nhằm đảm bảo mục tiêu phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và các hoạt động kinh tế của người dân.
Tƣơng tự nhƣ các chức năng khác trong hoạt động của các quan hành chính, chức năng kiểm tra, giám sát, nhất l kiểm tra, giám sát các kế hoạch đã đƣợc đề ra trong hoạt động hệ thống các cơ quan hành chính l bƣớc tiếp theo của quá trình quản lý và nó có vai tr v cùng quan trọng nhằm quan sát quá trình thực hiện kế hoạch ứng dụng DV TT để phát hiện những sai lệch so với yêu cầu đề ra, tìm ra nguyên nhân v từ đó có những giải pháp phù hợp đảm bảo việc ứng dụng n y đƣợc thực hiện hiệu
27
quả. Trong quá trình kiểm tra, giám sát để có thể tìm ra đƣợc các giải pháp nhằm điều chỉnh hoạt động ứng dụng DV TT đạt đƣợc nhƣ mục tiêu ban đầu đã định thì hoạt động kiểm tra n y cũng cần cần có những kế hoạch rõ r ng, l m căn cứ cung cấp những chỉ tiêu xác đáng cho việc kiểm tra; sắp xếp tổ chức khoa học, hợp lý nhằm xác định chính xác nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân trong việc thực hiện kế hoạch. ần tiến h nh thƣờng xuyên v kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra : kiểm tra lƣờng trƣớc, kiểm tra những điểm trọng yếu, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kỳ, kiểm tra bất thƣờng, kiểm tra từ trên xuống, kiểm tra từ dƣới lên....
1.2.4. Nhân tố ảnh hưởng việc ứng dụng dịch vụ công trực tuyến tại các cơ quan hành chính
1.2.4.1. Nhân tố khách quan
Trong quá trình ứng dụng DVCTT trong các cơ quan hành chính sẽ chịu sự tác động của một số nhân tố khách quan nhƣ sau:
+ Nhân tố về môi trường chính trị. Ở Việt Nam với cơ chế Đảng lãnh đạo to n diện trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảng đề ra đƣờng lối, chủ trƣơng, mục tiêu xây dựng một nền h nh chính hiện đại với việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động của các cơ quan trong nền hành chính, trong đó bao gồm việc cung cấp các DVCTT. hủ trƣơng đó đƣợc thể chế hóa th nh pháp luật nhằm điều chỉnh các hoạt động của hệ thống v việc cung cấp dịch vụ của các cơ quan n y. Sự lãnh đạo của Đảng lu n đƣợc thực hiện th ng qua đƣờng lối, chính sách, nghị quyết; th ng qua việc bố trí cán bộ v th ng qua hoạt động kiểm tra các tổ chức đảng, đảng viên hoạt động trong các cơ quan nh nƣớc, cũng nhƣ lãnh đạo, chỉ đạo, giải quyết các vấn đề phát sinh sẽ bảo đảm cho hoạt động cung cấp DVCTT của các cơ quan n y đi theo đúng định hƣớng xã hội chủ nghĩa, thực hiện đƣợc các mục tiêu KT-XH phát triển đất nƣớc, phục vụ tốt nhất nhu cầu phát triển v đời sống của nhân dân.
+ Hệ thống quy định pháp luật về xây dựng Chính phủ điện tử, trong đó bao gồm các hoạt động cung cấp DVCTT của các cơ quan hành chính. Hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan hành chính cũng nhƣ các dịch vụ do các cơ quan n y cung cấp phụ thuộc rất nhiều v o chất lƣợng của hệ thống pháp luật. Do vậy, để có cơ
28
sở để triển khai các hoạt động ứng dụng DVCTT cần dựa v o một trong những c ng cụ quan trọng nhất l pháp luật, với những quy định đầy đủ, rõ r ng, kh ng có những quy định chồng chéo, mâu thuẫn, triệt tiêu nhau v đặc biệt l phải phù hợp với thực tiễn.
+ Xu hướng và bối cảnh thực tiễn triển khai chính phủ điện tử của đất nước, đây sẽ l một trong những ảnh hƣởng quan trọng đến việc triển khai v ứng dụng các DVCTT. Do vậy, mức độ ho n thiện của chính phủ điện tử sẽ l điều kiện tiên quyết để triển khai hiệu quả việc ứng dụng DVCTT tại hệ thống các cơ quan hành chính. Xây dựng hính phủ điện tử cần dựa trên các yếu tố nhƣ: cơ sở hạ tầng kỹ thuật - công nghệ, quy định về pháp lý v chính sách phát triển cũng nhƣ những điều kiện cần thiết khác. Việc ứng dụng DV TT cũng cần đƣợc đảm bảo bởi sự đảm bảo bởi mức độ sẵn s ng về bộ máy, trình độ quản lý, điều h nh, khả năng lãnh đạo, h ng l ng pháp lý, vấn đề c ng nghệ bảo mật, an to n th ng tin, an ninh mạng nhất l điều kiện kinh tế - xã hội của đất nƣớc.
+ Hạ tầng kỹ thuật công nghệ. Hiện nay, trên thế giới nói chung v Việt Nam nói riêng, nhờ v o các tiến bộ của KH&CN, nhất l cuộc cách mạng c ng nghệ 4.0 đã tác động v mang lại rất nhiều sự thay đổi trong cuộc sống. ác hoạt động của hệ thống cơ quan hành chính cũng kh ng nằm ngo i xu hƣớng n y. Sự phát triển của khoa học c ng nghệ ng y c ng phát minh ra nhiều nhiều kỹ thuật, ứng dụng giúp cho nên hành chính trở nên hiện đại hơn, m thể hiện rõ nhất đó chính l điện tử hóa việc cung cấp các DVC cũng nhƣ mọi hoạt động trong hệ thống cơ quan n y. Nhờ các tiến bộ của lĩnh vực CNTT m phần lớn các quy trình giải quyết TTHC có thể số hóa v đƣợc theo dõi bởi máy vi tính, tạo điều kiện th nh c ng cho quá trình cung cấp dịch vụ trực tuyến. Bên cạnh đó, sự phát triển của c ng nghệ tạo ra sự thuận tiện, cũng nhƣ dễ tiếp cận với các hoạt động của cơ quan hành chính đối với tất cả các th nh phần trong xã hội. Trong giai đoạn hiện nay, sự bùng nổ của các thiết bị di dộng cầm tay có khả năng kết nối internet mọi lúc, mọi nơi vừa l thuận lợi, vừa l động lƣc thúc đẩy sự phát triển của DVCTT.
29
DVCTT của các cơ quan hành chính chịu sự ảnh hƣởng trực tiếp từ nhu cầu sử dụng của ngƣời dân v doanh nghiệp trong lĩnh vực n y. Việc đẩy mạnh ứng dụng DVCTT của các cơ quan hành chính v mức độ sử dụng thƣờng xuyên các DVCTT của ngƣời dân, doanh nghiệp l hai yếu tố đi liền với nhau v tác động qua lại lẫn nhau. Quá trình cung cấp DVCTT của các cơ quan hành chính sẽ l v nghĩa nếu ngƣời dân vẫn