CHƢƠNG2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2 Những yêu cầu cần thiết để áp dụng quản trị tinh gọn
4.2.6 Về cơ cấu tổ chức thực hiện QTTG
Cơ cấu tổ chức đặt con người làm trung tâm của phương pháp triển khai QTTG với vai trò cao của ý thức và sự tham gia của người lao động.
Tác giả đề xuất cơ cấu tổ chức theo Nguyễn Đăng Minh, Phạm Minh Tuấn, “Xây dựng mô hình áp dụng quản trị tinh gọn trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam – Thực trạng và giải pháp”, 2013, mô hình như sau:
Hình 4.1: Mô hình đề xuất cơ cấu tổ chức thực hiện QTTG
Lãnh đạo Ban Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Cấu trúc tổ chức QTTG theo hình thức từ dưới lên. Mô hình này chú trọng nhiều vào việc xây dựng sự thấu hiểu cho công nhân viên, những người trực tiếp thực hiện 5S, Kaizen, QLTQ hàng ngày.
4.3Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tƣ xây dựng số 1 Đà Nẵng
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau theo nhiều giai đoạn khác nhau để triển khai quản trị tinh gọn và ở mỗi giai đoạn lại có các bước thực hiện khác nhau. Tham khảo 3 giai đoạn áp dụng quản trị tinh gọn do nhóm tác giả Nguyễn Đăng Minh, Nguyễn Thị Linh Chi, Nguyễn Thị Giang, Trần Thu Hoàn đề xuất trong nghiên cứu “Thiết kế mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ Việt Nam”, 2004, tác giả đề xuất mô hình áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng như sau:
Hình 4.2: Mô hình đề xuất triển khai áp dụng QTTG
Xây dựng quy trình thực hiện/
tiêu chí đánh giá, kiểm tra chất lượng Áp dụng thực hiện/kiểm tra, đánh giá Chính sách khen thưởng Đào tạo
Sự tham gia của người lao động
Sự cam kết dài hạn, tham gia của Lãnh đạoban
Quá trình triển khai áp dụng QTTG:
Giai đoạn 1: Xây dựng chương trình đào tạo quản trị tinh gọn cho nhân viên và chính sách khen thưởng
Xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên giúp họ thấu hiểu được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng QTTG. Chính sách khen thưởng sẽ tác động tích cực đến quá trình áp dụng, thực hiện quản trị tinh gọn.
Trong quá trình xây dựng người lao động có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình để xây dựng chương trình đạt hiệu quả.
Giai đoạn 2:Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra cho các hoạt động 5S, Kaizen, quản lý trực quan
Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra từng hoạt động 5S, Kaizen, quản lý trực quan được tiến hành thực hiện theo thứ tự ưu tiên để giảm, loại bỏ từng loại lãng phí nêu tại phần 4.1: Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm và loại bỏ các loại lãng phí tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng.
Việc xây dựng bộ quy trình thực hiện, tiêu chí kiểm tra sẽ giúp cho các hoạt động quản trị tinh gọn được triển khai ngay, đồng bộ và nhất quán.
Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng quản trị tinh gọn và đồng thời tiến hành đánh giá, kiểm tra chất lượng thực hiện các hoạt động
Đặc thù nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Ban Giải toả đền bù là gắn kết, liên tục theo từng khâu. Việc áp dụng quản trị tinh gọn sẽ được triển khai toàn bộ tại các phòng.
Quá trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đạt hiệu quả cao, chứng minh bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn của Ban.
Ngược lại, nếu hiệu quả đạt được thấp, điều đó chứng minh bộ quy trình, tiêu chí đánh giá kiểm tra không phù hợp với các đặc thù làm việc của Ban. Khi đó, quy trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn cần quay về giai đoạn 2: Cải tiến bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra dựa trên bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình áp dụng. Sau đó, bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đã cải tiến sẽ tái áp dụng.
KẾT LUẬN
Người nghiên cứu đã chọn đề tài: “Áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng”để đóng góp một phần thiết thực giúp các đơn vị sự nghiệp hành chính, các doanh nghiệp.Kết quả quan trọng của đề tài là tìm ra các loại lãng phí tồn tại ở đơn vị, từ đó phân tích nguyên nhân và tìm ra giải pháp thích hợp áp dụng các phương pháp của Quản trị tinh gọn.
Câu hỏi nghiên cứu của đề tài cơ bản đã được trả lời. Bên cạnh các kết quả đạt được nêu trên, do thực hiện trong thời gian ngắn, bài nghiên cứu chỉ chọn đối tượng là một đơn vị, chưa khái quát, tìm ra phương pháp, nguyên tắc chung để áp dụng Quản trị tinh gọn vào các đơn vị sự nghiệp hành chính.
Với những kết quả đạt được của bài nghiên cứu này, người nghiên cứu hy vọng rằng sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc hình thành cơ sở lý luận cho các nghiên cứu tiếp theo.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt:
1. Thy Anh và Tuấn Dương, 2005. Những quy định mới nhất của Chính phủ về cải cách hành chính. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động
2. Nguyễn Minh Hoàng, 2006. Kaizen nhanh và dễ - mở khóa cho ý tưởng tuôn trào. Thành phố Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản trẻ.
3. Ông Hà Thanh Hải và Nguyễn Đăng Minh, 2013. Áp dụng 5S và Kaizen tại Công ty CNC Vina.Hội thảo quốc tế Nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ Việt Nam lần 2. Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN, ngày 06/9/2013.
4. Jeffrey K. Liker, 2013. Phương thức Toyota. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.
5. Nguyễn Đăng Minh và Phạm Minh Tuấn, 2013. “Xây dựng mô hình áp dụng quản trị tinh gọn trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam – Thực trạng và giải pháp”.
6. Đỗ Tiến Long, 2010. Triết lý Kaizen và lãnh đạo doanh nghiệp. Chuyên san Kinh tế và Kinh doanh - Tạp chí Khoa học, Tập 26, trang 262-270. 7. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013. Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp
sản xuất nhỏ và vừa ở Việt nam - Thực trạng và khuyến nghị. Chuyên san Kinh tế và Kinh doanh - Tạp chí Khoa học, Tập 29 (Số 1), trang 23-31. 8. Nhiều tác giả, 2009. Kaizen Teian Thiết Lập Hệ Thống Đề Xuất Cải Tiến
Liên Tục Thông Qua Thực Hiện Đề Xuất Của Người Lao Động. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động Xã hội.
9. Nguyễn Thị Đức Nguyên và Bùi Nguyên Hùng, 2010. Áp dụng lean manufacturing tại Việt Nam thông qua một số tình huống. Tạp chí Phát triển và Hội nhập, số 8 - tháng 12/2010, trang 41-48.
10.Hoàng Thị Hồng Nhung và Hồ Thị Tú, 2012. Phân tích quá trình xây dựng hệ thống quản lý tinh gọn thông qua việc áp dụng 5S - Trường hợp công ty Traphaco. Trường Đại học kinh tế Hà Nội.
11.Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh, 2014.Quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam: Thực trạng và giải pháp. Hà Nội:Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội.
12.Robert Maurer, 2004. Bước đi nhỏ thay đổi cuộc đời – Triết lý Kaizen.
Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Đỗ Mai Thanh, 2006. Hà Nội: Nhà xuất bản Văn hoá thông tin.
13. UBND thành phố Đà Nẵng, 2013. Quyết định số 28/2013/QĐ-UBND ngày 26/8/2013 về việc Ban hành Quy định về trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất để thực hiện dự án đầu tư trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Đà Nẵng, tháng 8 năm 2013.
Tiếng Anh:
14.Eric W. Dickson et al., 2009. Use of Lean in the Emergency Department: A Case Series of 4 Hospitals, Annals of Emergency Medicine, volume 54, issue 4, October 2009, pp.504-510.
15.Hiroshi Katayama and David Bennett, 1996. Lean production in a changing competitive world: a Japanese perspective. International Journal of Operations & Production Management, vol. 16, Iss: 2, pp.8- 23.
16. Jens J. Dahlgaard and Su Mi Dahlgaard-Park,2006. Lean production, six sigma quality, TQM and company culture.The TQM Magazine, vol. 18 Iss: 3, pp.263-281.
17. Michael A. Lewis, 2000. Lean production and sustainable competitive advantage.International Journal of Operations & Production Management, vol. 20, No. 8, pp. 959-978.
18. Nguyen Dang Minh, 2011. Total Productive Maintenance: an Application for Japanese Automobile Plant. Proceeding of the 2011 Northeast Asia Management and Economics Joint Conference (NAMEJC 2011), Chungnam University. Pepublic of Korea, Chungnam, 2011 Oct.
19.Phan Chi Anh and Yoshiki Matsui, 2010. “Contribution of quality management and just-in-time production practices to manufacturing performance”, International Journal of Productivity and Quality Management, Vol 6, No 1/2010.
20.Yang Pingyu and Yuyu, 2010. The barriers to SMEs’ implementation of lean production and countermeasures- Based on SME in Wenzhou.International
Journal of Innovation, Management and Technology, Vol 1, No 2,6/2010, pp:
220-225.
Tài liệu tham khảo trên internet:
21.Một số công cụ và giải pháp ngăn ngừa lãng phí, thực hành tiết kiệm hiệu
quả trong doanh nghiệp.
<http://www.thuchanhtietkiem.com/morenews.aspx?news_detail_id=1 51&news_id=4&news_title=Một-số-công-cụ-và-giải-pháp-ngăn-ngừa- lãng-phí,-thực-hành-tiết-kiệm-hiệu-quả-trong-doanh-nghiệp>. [Ngày truy cập: 19-8-2014]
22.Nguyễn Chí Dũng và Trần Văn Thạch.Những bài học từ chương trình di dời, giải tỏa, tái định cư ở thành phố Đà Nẵng.
<http://www.danang.vn/portal/page/portal/danang/chuyen_de/dbgt_asxh/goc
_nhin_truyen_thong?p_pers_id=&p_folder_id=14727462&p_main_news_id
PHụ LụC PHỤ LỤC 1
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
---
PHIẾU HỎI Thông tin cá nhân: Họ và tên: ...
Giới tính: ...
Năm sinh: ...
Công tác tại phòng: ...
Nội dung chính khảo sát:
1. Theo anh, chị vật dụng văn phòng (như bấm ghim, kéo, thước, bút màu bút viết, kệ đựng hồ sơ, …) tại phòng làm việc có được giữ gìn tốt hay không (được lau chùi, vệ sinh, không bị mất, bị thất lạc)?
Có
Không
2. Theo anh, chị việc sử dụng, in ấn giấy bị hư, vứt bỏ nhiều không?
Có
Không
3. Anh, chị có được trang bị máy vi tính để làm việc không?
Có
4. Theo anh, chị việc sử dụng máy vi tính để làm việc có sử dụng được tối đa công năng không?
Có
Không
5. Ngoài công việc chính của cơ quan, anh chị có sử dụng máy vi tính để làm việc khác không?
Có
Không
6. Máy tính của anh chị đang sử dụng có được kiểm tra định kỳ hay không?
Có
Không
7. Anh chị có thường xuyên sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài (USB, ổ cứng di động, CD, DVD … để lưu dữ liệu không?
Có
Không
8. Phòng làm việc của anh, chị đã được bố trí sắp xếp một cách thuận tiện cho công việc của mọi người hay chưa?
Thuận tiện
Chưa thuận tiện
9. Trong phòng làm việc của anh chị, các vật dụng có vị trí để cố định, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại?
Thuận tiện
10. Phòng làm việc của anh chị được sàng lọc, sắp xếp các vật dụng mấy lần trong một tháng?
0 lần 2 lần Trên 3 lần
1 lần 3 lần
11. Các vật dụng, hồ sơ sổ sách của anh chị có được sắp xếp theo một tiêu thức nhất định (theo thời gian, hoặc theo dự án, hoặc theo nội dung …) hay không?
Có
Không
12. Anh chị nhận thấy việc quản lý dữ liệu của mình trên máy tính có được sắp xếp để làm việc, tìm kiếm dễ dàng không?
Có
Không
13. Việc quản lý dữ liệu trên máy tính cá nhân trong phòng anh chị có được thống nhất chuẩn hoá hay không?
Có
Không
14. Anh, chị thường sắp xếp, vệ sinh khu vực làm việc của mình mấy lần trong một tuần?
1 lần 3 lần Trên 4 lần
2 lần 4 lần
15. Hàng tuần, anh chị có báo cáo số liệu, tình hình thực hiện dự án không?
Có
16. Theo anh chị, việc báo cáo số liệu, tình hình thực hiện dự án có mất nhiều thời gian không?
Có
Không
17. Theo anh chị, hình thức báo cáo số liệu, tình hình thực hiện dự án đang làm hiện nay có nên cải tiến lại cách thức khác cho tốt hơn không?
Có
Không
18. Anh chị có thường xuyên dự các buổi họp không?
Có
Không
19. Theo anh chị số lượng buổi họp hiệu quả chiếm tỉ lệ bao nhiêu?
Dưới 50%
Từ 50% đến 80%
Từ 80% đến 100%
20. Khi giải quyết, xử lý hồ sơ đền bù, anh chị có nhập dữ liệu vào máy tính không?
Có
Không
21. Dữ liệu hồ sơ do anh chị nhập vào máy vi tính, anh chị có chia sẻ (hay có quy định) cho những cán bộ khác trong cơ quan sử dụng không?
Có
22. Tại cơ quan của anh chị, quy trình làm việc tại phòng, quy trình làm việc của cả cơ quan, tỉ lệ nhân viênhiểu rõ được:
Dưới 50%
Từ 50% đến 80%
Từ 80% đến 100%
23. Khi mới được nhận công tác tại cơ quan, anh chị có dễ dàng hiểu được công việc của phòng mình, của cơ quan hay không (có người hướng dẫn, văn bản, quy trình hướng dẫn rõ ràng trực quan dễ hiểu…) ?
Có
Không
24. Quy trình làm việc tại phòng, cơ quan, có được phổ biến rõ ràng để cho nhân viên, người liên hệ công tác, người dân liên hệ công việc dễ dàng nắm rõ hay không?
Có
Không
25. Thông tin, tình hình hoạt động, những dự án quan trọng cần thực hiện, những vấn đề cần thiết phải giải quyết của cơ quan, nhân viên trong cơ quan anh chị có dễ dàng được biết, tham gia đóng góp ý kiến, xử lý hay không?
Có
Không
26. Anh chị có hay đóng góp ý kiến về cải tiến quy trình làm việc, về cải tiến để tiết kiệm chi phí (văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, …), tăng phúc lợi?
Không
27. Cơ quan anh chị có cơ chế khuyến khích, khen thưởng nhân viên khi có góp ý cải tiến một việc nào đó?
Có
Không
28. Khi thiết lập hồ sơ đền bù (ghi chép, đánh máy), lập hồ sơ trích ngang, anh chị có thường bị lỗi về chính tả, quy cách, văn phong không?
Không
Rất ít
Đôi lúc
Thường xuyên
29. Khi bị lỗi về thiết lập hồ sơ, văn bản, anh chị thường bị hình thức nào?
Chính tả
Quy cách
Văn phong
30. Theo anh chị, vì sao mọi người bị lỗi về thiết lập hồ sơ, văn bản?
Do tính không cẩn thận, tập trung của bản thân
Do hậu quả không nghiêm trọng
Do không có chế tài, hình thức xử lý nào cả.
31. Theo anh chị, cán bộ, nhân viên tại các phòng đã làm hết khả năng của mình không?
Có
32. Theo đánh giá của bản thân, anh chị thấy mình đã được bố trí công việc phù hợp với sở trường, chuyên môn của mình không?
Có
PHỤ LỤC 2
BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ TRẢ LỜI PHIẾU HỎI
Câu 1 2 3 4 5 6 7 8 PA1 31.5% 40.7% 72.2% 30.8% 71.8% 33.3% 25.6% 42.6% PA2 68.5% 59.3% 27.8% 69.2% 28.2% 66.7% 74.4% 57.4% PA3 PA4 PA5 Câu 9 10 11 12 13 14 15 16 PA1 31.5% 50.0% 66.7% 89.7% 5.1% 74.1% 100.0% 79.6% PA2 68.5% 38.9% 33.3% 10.3% 94.9% 18.5% 0.0% 20.4% PA3 5.6% 7.4% PA4 1.9% PA5 3.7% Câu 17 18 19 20 21 22 23 24 PA1 81.5% 40.7% 0.0% 72.2% 14.8% 13.0% 22.2% 20.4% PA2 18.5% 59.3% 59.1% 27.8% 85.2% 85.2% 77.8% 79.6% PA3 40.9% 1.9% PA4 PA5 Câu 25 26 27 28 29 30 31 32 PA1 16.7% 16.7% 7.4% 13.0% 83.0% 40.4% 11.1% 66.7% PA2 83.3% 83.3% 92.6% 46.3% 17.0% 59.6% 88.9% 33.3% PA3 35.2% 0.0% 0 PA4 5.6% PA5
PHỤ LỤC 3
NỘI DUNG CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN CHUYÊN SÂU
Phỏng vấn được thực hiện vào …… ngày ……… Tại: ………..
I. Giới thiệu thông tin, mục đích của đề tài