CHƢƠNG2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2 Những yêu cầu cần thiết để áp dụng quản trị tinh gọn
4.2.2 Mời các chuyên gia hỗ trợ
Từ thực tiễn cho thấy sự giúp đỡ của các chuyên gia có kinh nghiệm hướng dẫn tư vấn thì hoạt động QTTG tại doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao hơn vì tận dụng, học hỏi được kinh nghiệm của họ, giúp cho quá trình thực hiện, triển khai thuận lợi.
4.2.3 Tạo điều kiện thúc đẩy sự tham gia của ngƣời lao động
Sự tham gia của người lao động chính là yếu tố mang tính chất đảm bảo cho sự thành công một cách bền vững và lâu dài khi áp dụng QTTG vào thực tiễn. Việc nâng cao ý mức độ tham gia của người lao động cụ thể là nâng cao tinh thần tự giác, tích cực, chủ động tham gia áp dụng quản trị tinh gọn là một trong những yêu cầu cơ bản nếu muốn đạt hiệu quả cao trong quá trình triển khai áp dụng QTTG.
4.2.4 Hoạt động đào tạo
Theo Nguyễn Đăng Minh, Nguyễn Thị Linh Chi, Nguyễn Thị Giang, Trần Thu Hoàn, “Thiết kế mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ Việt Nam”, 2014, Các chương trình đào tạo cho người lao động trong đơn vị nên bao gồm 2 phần: đào tạo về nhận thức và đào tạo về kiến thức QTTG.
Đào tạo về nhận thức:
Mục đích của việc thực hiện đào tạo nhận thức về QTTG cho người lao động là giúp họ thấu hiểu được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng QTTG. Từ đó, người lao động nâng cao tinh thần tự giác, tự nguyện, trách nhiệm và tính chủ động khi áp dụng QTTG. Để làm được việc này thì hoạt động đào tạo nên tập trung vào sự thấu hiểu về lợi ích của người lao động, khiến cho người lao động thấu hiểu được việc áp dụng QTTG là có ích cho bản thân, từ đó có ý thức thực hiện công việc tốt và nâng cao năng lực của bản thân.
Một số hoạt động đơn vị cần thực hiện để thúc đẩy việc đào tạo nhận thức cho người lao động:
-Tuyên truyền lợi ích về 5S, Kaizen, QLTQ tới từng người lao động bằng cách đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trong nội bộ đơn vị như: tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về 5S, Kaizen, QLTQ…;
-Thiết lập lộ trình đào tạo cụ thể và liên tục duy trì thúc đẩy động lực, “truyền lửa” cho người lao động;
-Gắn liền lợi ích của đơn vị với người lao động bằng cách tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội phát triển toàn diện, phát huy năng lực của bản thân.
Mục tiêu của việc đào tạo kiến thức là giúp người lao động hiểu về cách thức triển khai áp dụng QTTG và thực hành chính tại doanh nghiệp của mình. Chương trình đào tạo cần bám sát thực tiễn, và khi truyền đạt các phương pháp QTTG nên tập trung vào các công cụ đơn giản và dễ triển khai áp dụng, mang đến lợi ích trực tiếp cho người lao động trước tiên.
Các hình thức đào tạo kiến thức QTTG nên được áp dụng tại Ban Giải toả đền bù:
-Kết hợp đào tạo tại chỗ (On-the-job-trainning) với đào tạo ngoài nơi làm việc (Off-the-job-trainning) để tăng tính thực tiễn cho hoạt động đào tạo.
-Áp dụng mô hình đào tạo TOT – “Train of trainers” – Khóa bồi dưỡng nghiệp vụ cho những người thực hiện công tác đào tạo. Mục tiêu của mô hình này là cung cấp cho người làm công tác đào tạo những kiến thức cơ bản, kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn để truyền đạt lại cho những lao động khác.
-Đào tạo QTTG theo phân chia cấp độ: lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo cấp trung, nhân viên. Mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ biết rõ vai trò của họ trong việc triển khai áp dụng QTTG. Từ mô hình này, lãnh đạo DN hoặc những lao động có chuyên môn vững sẽ mang kiến thức của mình đào tạo lại cho cấp dưới tại chính doanh nghiệp.
4.2.5 Chính sách khuyến khích, khen thƣởng
Đối với cơ chế khuyến khích, khen thưởng, Ban lãnh đạo là người quyết định hình thức khen thưởng cho các cá nhân, thời điểm khen thưởng … nên mọi quyết định của họ sẽ tác động tới việc người lao động có động lực để thực hiện công việc tốt hay không. Chính sách khen thưởng kịp thời và thường xuyên là động lực thúc đẩy người lao động tự giác tham gia vào quá trình áp dụng QTTG tại đơn vị.
Chính sách khuyến khích động viên, khen thưởng được coi như sợi dây liên kết ban lãnh đạo với người lao động. Thông qua các chính sách khen
thưởng, ban lãnh đạo thể hiện cho người lao động thấy quyết tâm và cam kết của mình đối với việc áp dụng QTTG, từ đó giúp người lao động tin tưởng hơn vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp, cổ vũ và tạo điều kiện tham chủ động và tự nguyện từ phía người lao động. Ngoài ra, chính sách động viên khen thưởng góp phần gắn trách nhiệm song hành cùng lợi ích của người lao động.
Các hình thức khen thưởng rất đa dạng, có thể là động viên về vật chất hoặc tinh thần, tuy nhiên cần có tiêu chí rõ ràng, công khai, minh bạch để tạo ra sự công bằng trong văn hoá đơn vị.
4.2.6 Về cơ cấu tổ chức thực hiện QTTG
Cơ cấu tổ chức đặt con người làm trung tâm của phương pháp triển khai QTTG với vai trò cao của ý thức và sự tham gia của người lao động.
Tác giả đề xuất cơ cấu tổ chức theo Nguyễn Đăng Minh, Phạm Minh Tuấn, “Xây dựng mô hình áp dụng quản trị tinh gọn trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam – Thực trạng và giải pháp”, 2013, mô hình như sau:
Hình 4.1: Mô hình đề xuất cơ cấu tổ chức thực hiện QTTG
Lãnh đạo Ban Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Cấu trúc tổ chức QTTG theo hình thức từ dưới lên. Mô hình này chú trọng nhiều vào việc xây dựng sự thấu hiểu cho công nhân viên, những người trực tiếp thực hiện 5S, Kaizen, QLTQ hàng ngày.
4.3Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tƣ xây dựng số 1 Đà Nẵng
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau theo nhiều giai đoạn khác nhau để triển khai quản trị tinh gọn và ở mỗi giai đoạn lại có các bước thực hiện khác nhau. Tham khảo 3 giai đoạn áp dụng quản trị tinh gọn do nhóm tác giả Nguyễn Đăng Minh, Nguyễn Thị Linh Chi, Nguyễn Thị Giang, Trần Thu Hoàn đề xuất trong nghiên cứu “Thiết kế mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ Việt Nam”, 2004, tác giả đề xuất mô hình áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng như sau:
Hình 4.2: Mô hình đề xuất triển khai áp dụng QTTG
Xây dựng quy trình thực hiện/
tiêu chí đánh giá, kiểm tra chất lượng Áp dụng thực hiện/kiểm tra, đánh giá Chính sách khen thưởng Đào tạo
Sự tham gia của người lao động
Sự cam kết dài hạn, tham gia của Lãnh đạoban
Quá trình triển khai áp dụng QTTG:
Giai đoạn 1: Xây dựng chương trình đào tạo quản trị tinh gọn cho nhân viên và chính sách khen thưởng
Xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên giúp họ thấu hiểu được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng QTTG. Chính sách khen thưởng sẽ tác động tích cực đến quá trình áp dụng, thực hiện quản trị tinh gọn.
Trong quá trình xây dựng người lao động có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình để xây dựng chương trình đạt hiệu quả.
Giai đoạn 2:Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra cho các hoạt động 5S, Kaizen, quản lý trực quan
Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra từng hoạt động 5S, Kaizen, quản lý trực quan được tiến hành thực hiện theo thứ tự ưu tiên để giảm, loại bỏ từng loại lãng phí nêu tại phần 4.1: Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm và loại bỏ các loại lãng phí tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng.
Việc xây dựng bộ quy trình thực hiện, tiêu chí kiểm tra sẽ giúp cho các hoạt động quản trị tinh gọn được triển khai ngay, đồng bộ và nhất quán.
Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng quản trị tinh gọn và đồng thời tiến hành đánh giá, kiểm tra chất lượng thực hiện các hoạt động
Đặc thù nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Ban Giải toả đền bù là gắn kết, liên tục theo từng khâu. Việc áp dụng quản trị tinh gọn sẽ được triển khai toàn bộ tại các phòng.
Quá trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đạt hiệu quả cao, chứng minh bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn của Ban.
Ngược lại, nếu hiệu quả đạt được thấp, điều đó chứng minh bộ quy trình, tiêu chí đánh giá kiểm tra không phù hợp với các đặc thù làm việc của Ban. Khi đó, quy trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn cần quay về giai đoạn 2: Cải tiến bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra dựa trên bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình áp dụng. Sau đó, bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đã cải tiến sẽ tái áp dụng.
KẾT LUẬN
Người nghiên cứu đã chọn đề tài: “Áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban Giải toả đền bù các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng”để đóng góp một phần thiết thực giúp các đơn vị sự nghiệp hành chính, các doanh nghiệp.Kết quả quan trọng của đề tài là tìm ra các loại lãng phí tồn tại ở đơn vị, từ đó phân tích nguyên nhân và tìm ra giải pháp thích hợp áp dụng các phương pháp của Quản trị tinh gọn.
Câu hỏi nghiên cứu của đề tài cơ bản đã được trả lời. Bên cạnh các kết quả đạt được nêu trên, do thực hiện trong thời gian ngắn, bài nghiên cứu chỉ chọn đối tượng là một đơn vị, chưa khái quát, tìm ra phương pháp, nguyên tắc chung để áp dụng Quản trị tinh gọn vào các đơn vị sự nghiệp hành chính.
Với những kết quả đạt được của bài nghiên cứu này, người nghiên cứu hy vọng rằng sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc hình thành cơ sở lý luận cho các nghiên cứu tiếp theo.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt:
1. Thy Anh và Tuấn Dương, 2005. Những quy định mới nhất của Chính phủ về cải cách hành chính. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động
2. Nguyễn Minh Hoàng, 2006. Kaizen nhanh và dễ - mở khóa cho ý tưởng tuôn trào. Thành phố Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản trẻ.
3. Ông Hà Thanh Hải và Nguyễn Đăng Minh, 2013. Áp dụng 5S và Kaizen tại Công ty CNC Vina.Hội thảo quốc tế Nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ Việt Nam lần 2. Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN, ngày 06/9/2013.
4. Jeffrey K. Liker, 2013. Phương thức Toyota. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.
5. Nguyễn Đăng Minh và Phạm Minh Tuấn, 2013. “Xây dựng mô hình áp dụng quản trị tinh gọn trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam – Thực trạng và giải pháp”.
6. Đỗ Tiến Long, 2010. Triết lý Kaizen và lãnh đạo doanh nghiệp. Chuyên san Kinh tế và Kinh doanh - Tạp chí Khoa học, Tập 26, trang 262-270. 7. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013. Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp
sản xuất nhỏ và vừa ở Việt nam - Thực trạng và khuyến nghị. Chuyên san Kinh tế và Kinh doanh - Tạp chí Khoa học, Tập 29 (Số 1), trang 23-31. 8. Nhiều tác giả, 2009. Kaizen Teian Thiết Lập Hệ Thống Đề Xuất Cải Tiến
Liên Tục Thông Qua Thực Hiện Đề Xuất Của Người Lao Động. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động Xã hội.
9. Nguyễn Thị Đức Nguyên và Bùi Nguyên Hùng, 2010. Áp dụng lean manufacturing tại Việt Nam thông qua một số tình huống. Tạp chí Phát triển và Hội nhập, số 8 - tháng 12/2010, trang 41-48.
10.Hoàng Thị Hồng Nhung và Hồ Thị Tú, 2012. Phân tích quá trình xây dựng hệ thống quản lý tinh gọn thông qua việc áp dụng 5S - Trường hợp công ty Traphaco. Trường Đại học kinh tế Hà Nội.
11.Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh, 2014.Quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam: Thực trạng và giải pháp. Hà Nội:Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội.
12.Robert Maurer, 2004. Bước đi nhỏ thay đổi cuộc đời – Triết lý Kaizen.
Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Đỗ Mai Thanh, 2006. Hà Nội: Nhà xuất bản Văn hoá thông tin.
13. UBND thành phố Đà Nẵng, 2013. Quyết định số 28/2013/QĐ-UBND ngày 26/8/2013 về việc Ban hành Quy định về trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất để thực hiện dự án đầu tư trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Đà Nẵng, tháng 8 năm 2013.
Tiếng Anh:
14.Eric W. Dickson et al., 2009. Use of Lean in the Emergency Department: A Case Series of 4 Hospitals, Annals of Emergency Medicine, volume 54, issue 4, October 2009, pp.504-510.
15.Hiroshi Katayama and David Bennett, 1996. Lean production in a changing competitive world: a Japanese perspective. International Journal of Operations & Production Management, vol. 16, Iss: 2, pp.8- 23.
16. Jens J. Dahlgaard and Su Mi Dahlgaard-Park,2006. Lean production, six sigma quality, TQM and company culture.The TQM Magazine, vol. 18 Iss: 3, pp.263-281.
17. Michael A. Lewis, 2000. Lean production and sustainable competitive advantage.International Journal of Operations & Production Management, vol. 20, No. 8, pp. 959-978.
18. Nguyen Dang Minh, 2011. Total Productive Maintenance: an Application for Japanese Automobile Plant. Proceeding of the 2011 Northeast Asia Management and Economics Joint Conference (NAMEJC 2011), Chungnam University. Pepublic of Korea, Chungnam, 2011 Oct.
19.Phan Chi Anh and Yoshiki Matsui, 2010. “Contribution of quality management and just-in-time production practices to manufacturing performance”, International Journal of Productivity and Quality Management, Vol 6, No 1/2010.
20.Yang Pingyu and Yuyu, 2010. The barriers to SMEs’ implementation of lean production and countermeasures- Based on SME in Wenzhou.International
Journal of Innovation, Management and Technology, Vol 1, No 2,6/2010, pp:
220-225.
Tài liệu tham khảo trên internet:
21.Một số công cụ và giải pháp ngăn ngừa lãng phí, thực hành tiết kiệm hiệu
quả trong doanh nghiệp.
<http://www.thuchanhtietkiem.com/morenews.aspx?news_detail_id=1 51&news_id=4&news_title=Một-số-công-cụ-và-giải-pháp-ngăn-ngừa- lãng-phí,-thực-hành-tiết-kiệm-hiệu-quả-trong-doanh-nghiệp>. [Ngày truy cập: 19-8-2014]
22.Nguyễn Chí Dũng và Trần Văn Thạch.Những bài học từ chương trình di dời, giải tỏa, tái định cư ở thành phố Đà Nẵng.
<http://www.danang.vn/portal/page/portal/danang/chuyen_de/dbgt_asxh/goc
_nhin_truyen_thong?p_pers_id=&p_folder_id=14727462&p_main_news_id
PHụ LụC PHỤ LỤC 1
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
---
PHIẾU HỎI Thông tin cá nhân: Họ và tên: ...
Giới tính: ...
Năm sinh: ...
Công tác tại phòng: ...
Nội dung chính khảo sát:
1. Theo anh, chị vật dụng văn phòng (như bấm ghim, kéo, thước, bút màu bút viết, kệ đựng hồ sơ, …) tại phòng làm việc có được giữ gìn tốt hay không (được lau chùi, vệ sinh, không bị mất, bị thất lạc)?
Có
Không
2. Theo anh, chị việc sử dụng, in ấn giấy bị hư, vứt bỏ nhiều không?
Có
Không
3. Anh, chị có được trang bị máy vi tính để làm việc không?
Có
4. Theo anh, chị việc sử dụng máy vi tính để làm việc có sử dụng được tối đa công năng không?
Có
Không
5. Ngoài công việc chính của cơ quan, anh chị có sử dụng máy vi tính để làm việc khác không?
Có
Không
6. Máy tính của anh chị đang sử dụng có được kiểm tra định kỳ hay không?
Có
Không
7. Anh chị có thường xuyên sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài (USB, ổ cứng di động, CD, DVD … để lưu dữ liệu không?
Có