CHƢƠNG2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3.2 Lãng phí vô hình
3.3.2.1 Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi
Đây là lãng phí do quá trình làm việc nhập lại dữ liệu khi nhân viên trước đã làm nhưng không được chia sẽ cho người làm ở giai đoạn sau, dữ liệu không được số hoá xuyên suốt, quá trình làm việc bị trùng lặp, chờ đợi gây ra lãng phí thời gian, lãng phí nguồn nhân lực.
Như đã trình bày về quy trình làm việc tại Ban Giải toả đền bù ở phần 3.1.3, khi giải quyết hồ sơ đền bù theo trách nhiệm của phòng mình với số lượng từ 15 đến 40 hồ sơ sẽ chuyển cho phòng tiếp theo để xử lý tiếp.
Kết quả từ bảng hỏi câu số 21 ghi nhận chỉ có 14,8% nhân viên cho chia sẻ dữ liệu do mình làm với nhân viên khác. Quan sát thực tế, dữ liệu được nhập bắt đầu từ phòng Kiểm định cho đến phòng xử lý cuối cùng là phòng Kế toán không được thừa hưởng sử dụng hoặc thừa hưởng rất ít từ phòng trước. Mỗi phòng tự có trách nhiệm nhập dữ liệu hoặc sao chép từ phòng khác để có dữ liệu sử dụng cho nhiệm vụ của mình. Dữ liệu của dự án, hồ sơ không được số hoá sử dụng chung.Việc này dẫn đến sự lãng phí trùng lặp và chờ đợi khi xử lý công việc.Lợi ích từ việc sử dụng, chia sẻ dữ liệu trên mạng sẽ làm cho thời gian chờ đợi ít đi. Nhân viên của phòng này xử lý xong một hồ sơ thì nhân viên phòng khác đã có thể sử dụng ngay dữ liệu hồ sơ đó để xử lý công việc thuộc trách nhiệm của mình. Như vậy quy trình làm việc hiện nay có nhiều trùng lặp ở công đoạn nhập dữ liệu, lãng phí nhiều thời gian, nhân lực và có thể phát sinh sai sót trong quá trình nhập lại dữ liệu. Bên cạnh đó làm cho việc báo cáo số liệu, thống kê về hồ sơ, chứng từ không chính xác giữa các phòng.