6. Kết cấu Luận văn
1.2. Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trongdoanh nghiệp
1.2.5. Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ
(1). Bản tin nội bộ
Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức. Bản tin nội bộ thƣờng xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.
Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình SXKD của mình mà có cơ cấu tổ chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài. Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất bản bản tin nội bộ. Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tin này. Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thƣờng đƣợc thể hiện dƣới hai hình thức:
- Bản tin nội bộ dưới dạng in: Tùy thuộc vào nội dung thông tin của doanh nghiệp cần truyền tải tới CBCNV của mình mà bản tin đó có số lƣợng trang viết nhiều hoặc ít khác nhau.
- Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử: Đây là một hình thức phổ biến và có khả năng tùy biến cao trong thời đại công nghệ số nhƣ hiện nay. Bản tin điện tử
truyền đi tức thời, nhanh chóng, có khả năng phân loại ngƣời nhận theo các đặc điểm phòng ban, lứa tuổi, tính chất công việc. Các công cụ chủ yếu của hệ thống bản tin điện tử hiện nay đang dùng là hệ thống email nội bộ, các group, hội, nhóm thông qua các ứng dụng liên lạc của bên phát triển thứ 3, các trang mạng xã hội mà trên đó doanh nghiệp chủ động hình thành một kênh truyền thông riêng biệt cho cán bộ, nhân viên.
(2). Sự kiện nội bộ
Sự kiện là cơ hội để các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lƣu, gắn bó với nhau, đƣợc tổ chức vào những dịp đặc biệt nhƣ: ngày lễ, tổng kết cuối năm… Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp lại với nhau. Hình thức của sự kiện nội bộ thông thƣờng bao gồm:
- Sự kiện chào đón nhân viên mới của công ty: Là sự kiện tổ chức để nhân viên mới của Công ty đƣợc gặp mặt Ban Lãnh đạo, đƣợc giới thiệu và tập huấn về Văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp
- Tiệc năm mới: Ngày hội của CBCNV khi tổng kết năm SXKD cũ và chào đón năm mới, nơi CBCNV đƣợc Ban Lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ những thành công trong năm qua của doanh nghiệp, những thách thức và cơ hội trong năm tới…
- Hội thao, Hội diễn, Hội thi: Nơi CBCNV đƣợc gặp gỡ, giao lƣu giữa các bộ phận để thể hiện tài năng của mình và gắn bó đoàn kết hơn trong công việc.
- Chuyến đi thực tế, h c tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp: Là dịp để CBCNV các bộ phận khác nhau học hỏi và giao lƣu, tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác để hợp tác và hỗ trợ nhau tốt hơn trong công việc.
(3). Website nội bộ
Ngoài mục tiêu phục vụ hoạt động kinh doanh, Website nội bộ của doanh nghiệp còn là nơi lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin, chia sẻ, tâm sự, giao lƣu, học hỏi… Website nội bộ thƣờng tồn tại dƣới hình thức phổ biến là diễn đàn hay còn gọi là forum của tổ chức, doanh nghiệp.
Với nội dung vô cùng phong phú, đa dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi nổi. Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn. Website nội bộ đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ƣu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét. Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp.
(4). Các hoạt động khác
Ngoài ra, hoạt động truyền thông nội bộ còn có khá nhiều những hình thức phong phú khác, sử dụng nhiều phƣơng tiện hỗ trợ giao tiếp. Tùy từng đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mình mà họ có thể lựa chọn những hình thức truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả với mình. Việc lựa chọn này phụ thuộc vào loại hình, đội ngũ nhân viên và địa điểm của tổ chức. Bao gồm:
- Giao tiếp trực tiếp: Tuy công nghệ thông tin đã rất phát triển, cho phép con ngƣời giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau, nhƣng giao tiếp trực tiếp theo cách truyền thống vẫn đƣợc đánh giá là cách hiệu quả nhất. Bởi vì, giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi nhanh nhất. Gặp gỡ, trao đổi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tƣởng để truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng có đủ thời gian để tất cả lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi với nhau.
- Bảng thông báo (notice board, bulletin board): Những bảng thông báo phù hợp với tiêu chuẩn có thể đƣợc đặt tại các nơi thuận tiện để tất cả nhân viên có thể nhận đƣợc cùng một thông tin trong cùng một khoảng thời gian. Các mục tin nên giao cho một ngƣời quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên PR).
Bảng thông báo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Để thu hút sự chú ý của mọi ngƣời, bảng tin phải luôn có những thông tin mới, xóa thông tin cũ, phải đƣợc trình bày đ p, gọn gàng và đặt bảng ở nơi đông ngƣời qua lại. Thông báo cần ngắn gọn, ví dụ thông báo nhanh về quy định mới của tổ chức, lịch họp hoặc lời chúc mừng sinh nhật.
- Băng hình video hay truyền hình: Băng hình hay còn gọi là “Màn ảnh nhỏ” đã trở thành một phần trong cuộc sống thƣờng ngày của nhiều ngƣời. Đó là một phƣơng tiện để có thể truyền tải những thông tin đƣợc “cá nhân hóa”, có thể là thâu băng trƣớc hay phát sóng trực tiếp. Phƣơng tiện hiện đại này có thể đạt đƣợc sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn.
- Trạm phát thanh: Có thể lấy trƣờng hợp của công ty United Biscuits làm ví dụ. Công ty này gặp phải những trở ngại trong việc duy trì sự hài lòng với công việc trong đội ngũ nhân viên mà hầu hết là những ngƣời di cƣ vì trong công ty quá ồn, mọi ngƣời rất khó hoặc hầu nhƣ không thể nói chuyện với nhau. Giải pháp đƣa ra là đặt loa phát thanh tại một số nơi mà mọi nhân viên đều có thể nghe đƣợc. Chƣơng trình phát thanh do chính công ty thực hiện, bao gồm điểm tin, kết quả thể thao, chƣơng trình theo yêu cầu và những thông điệp cá nhân.
- Hộp thư góp ý: Những hộp thƣ góp ý có thể đặt ở một số nơi, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, than phiền hay nhận xét.
- Nói chuyện với nhân viên: Những buổi nói chuyện trực tiếp là một trong những hình thức quản lý công khai hiệu quả nhất. Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của mình. Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đ p với nhân viên.
- Hoạt động Công đoàn: Ở châu Âu ngƣời ta đã chứng minh đƣợc rằng hiếm khi có cuộc đình công nào xảy ra tại các công ty có ngƣời đại diện công nhân nằm trong ban lãnh đạo. Khi có sự tham gia của công nhân trong việc quản lý công ty, nhân viên sẽ hiểu những sự việc đang diễn ra. Họ cũng có thể có ảnh hƣởng đối với việc điều hành tổ chức.
- Những chuyến viếng thăm của Ban lãnh đạo: Đối với tổ chức có chi nhánh đặt ở các nơi, việc thăm viếng của ban lãnh đạo cấp cao nhất có thể tạo mối quan hệ tốt đ p với nhân viên. Những chuyến thăm viếng này có thể kết hợp với buổi lễ thăng chức hay khen thƣởng.
- Triển lãm nội bộ: Những buổi triển lãm hay trƣng bày cố định hay di động có thể đƣợc sử dụng để trình bày và giải thích lịch sử hay chính sách của công ty. Trong những buổi trƣng bày, công ty có thể mô tả quá trình chế tạo sản
phẩm, mức độ hoạt động của công ty trên phạm vi toàn cầu hay mô tả một chiến dịch quảng cáo.
- Câu lạc bộ và hoạt động giải trí: Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi nhƣ sân chơi bóng rổ ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên. Ngoài ra các phƣơng tiện truyền thông mới nhƣ mạng internet, email hay “chat” cũng là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi ngƣời giao tiếp với nhau. Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc. Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác.
1.2.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ
1.2.6.1. Các nhân tố bên ngoài
- Đặc tính ngành hoạt động của Doanh nghiệp là:
+ Ngành kinh doanh gắn với nhiều khách hàng cuối cùng thì càng coi trọng truyền thông nội bộ. Ngành kinh doanh thiên về chất lƣợng dịch vụ và khuyến khích sáng tạo.
+ Sự phức tạp và đa dạng của những yếu tố ảnh hƣởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp càng cần phải dùng truyền thông nội bộ để thống nhất thông điệp và gia tăng sự hiểu biết công việc để phục vụ khách hàng.
+ Năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng: Hiệu quả của truyền thông nội bộ thể hiện rõ nhất khi tổ chức rơi vào giai đoạn khó khăn nhƣ thua lỗ, cắt giảm nhân sự, gây tai tiếng trên thị trƣờng.
1.2.6.2. Các nhân tố bên trong
Trong hoạt động truyền thông nội bộ có một số yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình hoạt động cũng nhƣ hiệu quả của nó đó là:
- Quy mô của công ty: Công ty có quy mô càng lớn và tham vọng trên thị trƣờng càng lớn thì càng ƣu tiên truyền thông nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ bản là giữ ngƣời tài, thu hút ngƣời tài và đảm bảo hình ảnh thƣơng hiệu đƣợc xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên.
- Mức độ nhận thức của Ngƣời lãnh đạo : Ngƣời lãnh đạo quyết định đặt ra mục tiêu với truyền thông nội bộ vì không muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lƣơng thƣởng mà Bộ phận nhân sự có thể đảm nhận
- Về thƣơng hiệu: Trong giai đoạn thay đổi về thƣơng hiệu hoặc định hình về thƣơng hiệu, Truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bƣớc đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hƣớng nhân viên về hƣớng cần triển khai và thực hiện.
1.3. Nội dung hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
1.3.1. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ
Kế hoạch truyền thông nội bộ đƣợc coi là “kim chỉ nam” cho hoạt động truyền thông trong tổ chức, đƣợc xác định trong khoảng thời gian nhất định (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng). Kế hoạch truyền thông nội bộ thƣờng bao gồm những vấn đề sau:
(1). Xác định đúng mục đích truyền thông
Trƣớc khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ một điều gì, bạn cũng phải hiểu rõ tại làm sao mình làm việc này? Một kế hoạch truyền thông nội bộ đƣợc lập ra cũng sẽ gắn liền với từng mục đích khác nhau tùy vào chiến lƣợc của công ty đó. Có thể việc truyền thông nội bộ sẽ giúp BGĐ đạt đƣợc niềm tin, sự ủng hộ của các cổ đông/nhà đầu tƣ, hay sẽ giúp công ty đạt đƣợc sự tin tƣởng cũng nhƣ cổ vũ tinh thần làm việc của CBNV. Nhƣng tựu chung lại, tất cả mục đích đều giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hình ảnh của họ trong mắt công chúng.
(2). Xác định đúng công chúng mục tiêu
Luôn tìm hiểu và nghiên cứu thật kỹ về công chúng mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ. Liệt kê và lập biểu đồ các bên liên quan (cổ đông, nhân viên, khách hàng…) để chắc chắn bạn không bỏ sót một nhân vật nào.
(3). Xây dựng thông điệp chính
Mỗi một kế hoạch truyền thông đều cần phải có thông điệp, dù nó có là truyền thông nội bộ đi chăng nữa. Đây chính là yếu tố quyết định khiến ngƣời tiếp nhận có nhớ đến chiến dịch của bạn hay không. Dù cho đối tƣợng là tất cả nhân viên trong công ty hay chỉ cho một nhóm ngƣời, hãy tối ƣu hóa nó bằng cách đƣa ra thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ.
(4.) Xác định kênh truyền thông
Kênh truyền thông là công cụ hữu hiệu nhất giúp duy trì thông tin cũng nhƣ kết nối giữa ban lãnh đạo, quản lý với nhân viên. Cần đảm bảo việc giao tiếp diễn ra theo cả hai chiều, phản hồi nhanh chóng với những thắc mắc đƣợc đƣa ra và luôn đảm bảo thông tin đƣa đến ngƣời đọc một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
(5). Hoạt động truyền thông
Hãy chắc chắn rằng mọi chuyện đƣợc diễn ra theo đúng nhƣ kế hoạch đã vạch ra từ trƣớc. Luôn nhắc nhở trƣớc những sự kiện hay những ngày quan trọng chuẩn bị đến. Trong trƣờng hợp xảy ra việc ngoài mong muốn cần nhanh chóng xử lý và thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình hiện tại.
(6). Đánh giá
Sau mỗi chiến dịch truyền thông nội bộ cần phải đánh giá lại hiệu quả truyền thông mà nó đạt đƣợc, từ đó đƣa ra đƣợc những kinh nghiệm quý báu áp dụng cho những chiến dịch tiếp theo. Điều quan trọng nhất là bạn cần nghiêm túc và thẳng thắn khi đánh giá lại những điều mình đã làm, cho dù công chúng là
“người nhà” của bạn.
1.3.2. Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ
Sau khi kế hoạch truyền thông nội bộ đã rõ ràng và việc chuẩn bị đã hoàn tất, các hoạt động tổ chức thực hiện sẽ bắt đầu:
- Bộ phận chuyên trách sẽ đƣa kế hoạch truyền thông nội bộ vào thực thi, với sự đồng ý của Lãnh đạo, sự phối hợp của các bộ phận chức năng.
- Đảm bảo các hoạt động truyền thông nội bộ đƣợc tiến hành. Tức là phải đảm bảo về tài chính, thời gian, về mặt nhân lực theo kế hoạch đề ra, cụ thể:
o Nguồn tài chính cho hoạt động truyền thông nội bộ phải đƣợc chuẩn bị đầy đủ và giải ngân đúng tiến độ;
o Thời gian thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ phải đƣợc sắp xếp hợp lý, hiệu quả;
o Nhân lực cần bố trí đúng ngƣời, đúng việc nhằm phát huy thế mạnh của mỗi cá nhân cũng nhƣ sức mạnh tập thể.
- Triển khai các kênh truyền thông phù hợp với những nhóm đối tƣợng (truyền thông hƣớng đích).
- Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ qua những chỉ tiêu đã xác định.
- Linh hoạt trong việc thay đổi/điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện (có thể do những yếu tố khách quan hoặc chủ quan).
- Kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ.
1.3.3. Kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ
Đây là việc làm quan trọng giúp cho doanh nghiệp xác định đƣợc hiệu quả kế hoạch truyền thông nội bộ, cần phát huy những kết quả tốt nào và cần hạn chế, thậm chí đẩy lùi những hạn chế nào. Việc đánh giá đúng về chất lƣợng và hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp Công ty sử dụng và quản lý có hiệu quả