6. Kết cấu Luận văn
4.2. Giải pháp đẩy mạnh truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Viễn
4.2.1. Hoàn thiện công tác hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Viễn thông Mobifone từ năm 2016 - 2018, tác giả nhận thấy cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ tại Mobifne nên đề xuất quy trình sau:
Hình 4.2 - Quy trình hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Bƣớc 1 Đánh giá thực trạng Bƣớc 2 Xác định đối tƣợng Bƣớc 3 Xác định mục tiêu và thông điệp Bƣớc 4 Xác định chiến lƣợc Bƣớc 5 Kế hoạch hành động Bƣớc 6 Đo lƣờng hiệu quả
Bước 1 - Đánh giá thực trạng
Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để xây dựng mục tiêu và chiến lƣợc tiếp theo. Các tiêu chí sau cần đƣợc nhìn nhận lại một cách toàn diện gồm:Đánh giá tình hình toàn Tổng công ty (tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,...); Tổng công ty đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ nào?;Hiệu quả truyền thông nội bộ trong Tổng công ty hiện tại nhƣ thế nào?...
Bước 2 - Xác định đối tượng
Biết đƣợc Tổng công ty đang cần đƣa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thƣờng việc truyền thông đƣợc tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt nhƣ Tổng công ty sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tƣợng chịu ảnh hƣởng bởi thay đổi. Trả lời các câu hỏi sau để xác định đƣợc đúng đối tƣợng của truyền thông nội bộ: Ở Mobifone, những ai cần biết đến các thông tin? Họ cần biết những gì? Ai có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự trong Tổng công ty?Một ngƣời có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên của Tổng công ty lại không?... Có thể chia nhỏ các đối tƣợng theo phân cấp nhƣ C-level, team manager, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,...
Bước 3 - Xác định mục tiêu và thông điệp
Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, cần tuân theo nguyên tắc SMART. Chìa khoá của bƣớc này chính là đáp án của các câu hỏi: Mục tiêu của Mobifone là gì (đặc biệt là các mục tiêu về nhân sự)? Để đạt đƣợc mục tiêu này, nhân viên của Mobifone cần hiểu đƣợc những gì? Nhân viên cần có những niềm tin gì? Nhân viên cần có đƣợc những hành động gì? Thông điệp của truyền thông nội bộ = Thông điệp mà Mobifone muốn truyền tải + nhu cầu thông tin của nhân viên…
Bước 4 - Xác định chiến lược
Trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ, hãy làm rõ các yếu tố sau: Các hình thức công nhận nhân viên; Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên; Lộ trình thăng tiến cho nhân viên; Minh bạch thông tin giữa Ban lãnh đạo và nhân viên;
Bước 5 - Xác định kế hoạch hành động
Nếu nhƣ chiến lƣợc là phƣơng pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể sẽ triển khai để đƣa phƣơng án đó vào thực tế:Những hoạt động gì sẽ phục vụ cho chiến lƣợc X? Hoạt động này sẽ đƣợc triển khai vào thời gian nào? Ai sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?...
Bước 6 - Đo lường hiệu quả
Đo lƣờng là cách duy nhất để Tổng công ty có đang đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phƣơng án điều chỉnh hợp lý. Có thể sử dụng các tiêu chí sau làm cơ sở đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ: Mức độ tƣơng tác của nhân viên đối với thông tin? Sự thay đổi trong suy nghĩ / hành vi của nhân viên sau thông tin? Các chỉ số về tỉ lệ giữ chân nhân viên, turnover rate, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc,...
Để có thể có đƣợc một chƣơng trình truyền thông nội bộ hiệu quả, sự sáng tạo cũng cần phải dựa trên những nguyên tắc cơ bản về truyền thông và marketing thì mới có thể phát huy các chức năng của quảng cáo. Trong luận văn này, tác giả đề xuất việc hoạch định kế hoạch truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Mobifone áp dụng mô hình 5M vì đây là một mô hình dễ áp dụng và rất rõ ràng, bao gồm:
(1). Xác định rõ mục tiêu (Mission)
Ngƣời xƣa thƣờng nói “phải biết mình sẽ đi đâu trước khi tính xem mình đi tới đó bằng cách nào”, điều này cũng không sai đối với một chiến dịch truyền thông nội bộ. Một kế hoạch muốn đạt hiệu quả tốt nhất phải xác định rõ các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn nhắm đến. Các mục tiêu này sẽ quyết định đến cách thức và phong cách truyền thông của doanh nghiệp.
(2). Xác định ngân sách (Money)
Cho dù muốn hay không thì vấn đề tài chính vẫn là yếu tố không thể thiếu trong một kế hoạch truyền thông nội bộ, ngay cả với một kế hoạch truyền thông sơ lƣợc nhất cũng phải bao gồm phần này. Trong một bản kế hoạch truyền thông dành cho doanh nghiệp thì phần này lại càng phải thực hiện một cách chi tiết. Phần này sẽ phải đƣa ra mức chi phí phù hợp với các đề xuất và mục tiêu mà doanh nghiệp hƣớng tới.
(3). Lựa chọn phương tiện quảng cáo (Media)
Phƣơng tiện truyền thông nội bộ là toàn bộ các kênh truyền tải thông tin đến với đúng đối tƣợng mà hoạt động truyền thông nội bộ hƣớng tới. Do đó, lựa chọn một hoặc nhiều phƣơng tiện truyền thông nội bộ phụ thuộc vào nội dung truyền thông của Mobifone tại mỗi thời kỳ khác nhau.
(4). Thiết kế các thông điệp (Messages)
Thông điệp chính là điều mà hoạt động truyền thông nội bộ cần hƣớng tới. Thông điệp sẽ theo suốt trong toàn bộ quá trình truyền thông của Tổng công ty, vì thế, việc thiết kế thông điệp cần chuyển tải đƣợc những mục tiêu mà Mobifone hƣớng đến trong một thời kỳ nhất định.
(5). Đo lường và đánh giá tác động (Measurement)
Đo lƣờng và đánh giá những tác động của các hoạt động truyền thông nội bộ cụ thể để từ đó Tổng công ty sẽ có những phƣơng hƣớng duy trì hay điều chỉnh kế hoạch truyền thông nội bộ về sau.
Truyền thông nói chung và truyền thông nội bộ nói riêng có tính sáng tạo và tính nghệ thuật cao song vẫn phải đƣợc xây dựng trên những nguyên tắc cơ bản.