3.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ, và tổ chức bộ máy
3.2. Tình hình quản lý tài chính tại Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội
3.2.2. Quản lý, sử dụng nguồn lực tài chính
3.2.2.1. Sử dụng nguồn kinh phí NSNN cấp
Việc quản lý sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực tài chính đối với Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội rất quan trọng, đặc biệt trong điều kiện nguồn thu còn hạn hẹp nhƣng nhu cầu chi tiêu thì rất lớn. Nguồn thu từ NSNN cấp chi thƣờng xuyên có xu hƣớng giảm và thu từ phí dịch vụ tƣ vấn giảm trong khi tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công cộng, vật tƣ văn phòng, chi nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi phí khác đều tăng đáng kể cho nên việc cân đối thu chi theo đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ của quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định kế toán là rất quan trọng và cần thiết. Đặc biệt đối với mô hình của Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội đang hƣớng tới mục tiêu tự chủ tài chính hoàn toàn thì việc sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính là yêu cầu thƣờng xuyên và cấp bách.
Năm 2013, tổng chi từ nguồn ngân sách Nhà nƣớc cấp tăng đều qua các năm, năm 2012 tổng chi tăng 45,55% so với năm 2011, năm 2013 tổng chi tăng 36,3% so với năm 2012.
Bảng 3.5. Cơ cấu chi từ nguồn NSNN của Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội từ năm 2011 - 2013
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Chi thƣờng xuyên 19.592.908.785 66,7% 24.100.224.142 60,93% 39.398.633.352 73,08%
Tỷ lệ tăng qua các năm (%) 23% 63,48%
Chi không thƣờng xuyên 9.781.644.449 33,3% 15.451.248.088 39,07% 14.508.988.400 26,92%
Tỷ lệ tăng qua các năm (%) 57,96% -6,1%
Tổng chi 29.374.553.234 39.551.472.230 53.907.621.752
Tỷ lệ tăng qua các năm (% 45,55% 36,3%
Quản lý chi hoạt động thường xuyên
Viện đƣợc sử dụng nguồn kinh phí NSNN cấp, nguồn thu từ dịch vụ tƣ vấn quy hoạch và nguồn thu khác để chi cho các hoạt động thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên của mình theo quy định để đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực của đất nƣớc.
Chi hoạt động thƣờng xuyên của Viện là các nội dung chi nhằm đảm bảo sự hoạt động bình thƣờng của đơn vị. Chi hoạt động thƣờng xuyên bao gồm các khoản chi cho con ngƣời, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định và chi khác.
Kết cấu chi thƣờng xuyên tại đơn vị qua các năm gần đây nhƣ sau:
Bảng 3.6. Cơ cấu chi thƣờng xuyên của Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội từ năm 2011 - 2013
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Chi thanh toán
cho con ngƣời
12.768.932.143 73,41% 17.347.910.289 71,98% 25.260.376.523 64,11%
Chi nghiệp vụ chuyên môn 2.242.211.230 12,89% 3.380.561.890 14,02% 3.121.590.303 7,92% Tỷ lệ tăng qua các năm (%) 50,77% - 7,66% Chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ 1.457.129.490 8,38% 1.920.501.101 7,97% 7.291.302.768 18,5% Tỷ lệ tăng qua các năm (%) 31,8% 279,65% Chi khác 924.635.922 5,32% 1.451.250.862 6,03% 3.725.363.758 9,47% Tỷ lệ tăng qua các năm (%) 56,95% 156,7% Tổng chi thƣờng xuyên 17.392.908.785 24.100.224.142 39.398.633.352 Tỷ lệ tăng qua các năm (%) 38,56% 63,48%
Chi thƣờng xuyên bao gồm chi tiền lƣơng và các khoản phụ cấp theo lƣơng, chi tiền công, tiền thƣởng, các khoản thanh toán khác cho cá nhân, chi mua sắm sửa chữa TSCĐ, chi thanh toán dịch vụ công cộng,…
Chi thƣờng xuyên chiếm tỷ trọng cao hơn trong tổng chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp, cả ba năm đều trên 50%. Điều này là do trong cơ cấu chi thƣờng xuyên bao gồm các khoản chi thanh toán cho cá nhân, trong đó chi tiền lƣơng là khoản chi lớn nhất. Tổng chi thƣờng xuyên tăng đều qua các năm, năm 2012 tăng 38,56% so với năm 2011, năm 2013 tăng 63,48% so với năm 2012.
- Chi cho con người
Khoản chi cho con ngƣời bao gồm tiền lƣơng, tiền công, các khoản phụ cấp lƣơng, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể, thu nhập tăng thêm và các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội. Khoản chi này nhằm bù đắp hao phí lao động, đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao động cho cán bộ viên chức của Viện.
Đây là khoản chi chiếm phần lớn trong tỷ trọng chi thƣờng xuyên tại đa số các đơn vị SNCL nói chung và tại Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội nói riêng. Tại Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội, khoản chi cho con ngƣời chiếm 64%-74% trong tổng chi thƣờng xuyên của Viện. Cùng với sự phát triển không ngừng, khoản chi thanh toán cá nhân cũng có xu hƣớng tăng lên mỗi năm. Tuy nhiên, khoản chi này tăng lên chủ yếu là do Viện trong thời gian qua đã không ngừng gia tăng số lƣợng cán bộ viên chức làm việc thuộc biên chế của đơn vị và do thay đổi mức lƣơng tối thiểu chung tăng thêm.
Tình hình tăng giảm cán bộ viên chức của Viện qua các năm nhƣ sau: Năm 2011 có 202 CBVC
Năm 2012 có 232 CBVC Năm 2013 có 264 CBVC
Có thể thấy, số lƣợng CBVC đã tăng lên rất nhanh trong những năm gần đây. Năm 2012 tăng 14,85% so với năm 2011, năm 2013 tăng 13,79% so với năm 2012. Sự tăng nhanh của số lƣợng CBVC trong những năm gần đây là do nhu cầu về cán bộ tăng lên nhằm đáp ứng kế hoạch công việc của đơn vị. Tuy nhiên, sự gia tăng của số CBVC lại chƣa phù hợp với sự gia tăng của khoản chi cho con ngƣời, khoản chi gắn liền với thu nhập của các CBVC trong Viện. Có thể thấy mặc dù khoản chi cho con ngƣời không ngừng tăng lên qua các năm, nhƣng sự tăng trƣởng này là quá thấp so với sự gia tăng số lƣợng cán bộ viên chức của đơn vị. Theo bảng 3.6 ở trên, tỷ trọng chi thanh toán cho con ngƣời ngày càng giảm, năm 2011 chiếm 73,41% trong tổng chi thƣờng xuyên, thì tới năm 2013 giảm còn 64,11% trong tổng chi thƣờng xuyên mặc dù số lƣợng CBVC thì không ngừng gia tăng qua các năm. Nhƣ vậy có thể thấy, sự tăng lên của khoản chi cho con ngƣời là do sự tăng lên của số lƣợng cán bộ viên chức và mức tăng của lƣơng tối thiểu qua các năm, còn thu nhập của CBVC mấy năm qua vẫn còn chƣa đƣợc quan tâm, cải thiện. Nhƣng đến năm 2013, Viện đã có nhiều cố gắng trong việc hoàn thiện bộ máy đơn vị theo hƣớng tinh giảm biên chế để giảm chi phí hành chính đồng thời nâng cao đƣợc thu nhập cho cán bộ viên chức. Trong điều kiện các khoản chi tăng trong khi kinh phí cấp có hạn, các nguồn thu tăng không nhiều và còn phải tiết kiệm chi 10%, cho thấy đây là sự cố gắng lớn của toàn thể CBVC trong đơn vị.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn
Trong khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, các khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng, mua văn phòng phẩm, vật liệu sản xuất, chi phí in ấn, photo tài liệu, bản vẽ, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị đây là khoản chi thƣờng xuyên, đòi hỏi cần phải quản lý tiết kiệm, hiệu quả. Ngoài ra, các khoản chi cho bảo trì, bảo dƣỡng, thay thế các linh kiện máy tính; chi dịch
thuật…tuỳ theo nhu cầu thực tế từng tháng phát sinh. Khoản chi này nhằm đáp ứng các điều kiện cho công tác phục vụ sản xuất của năm trung tâm và các phòng chức năng của Viện. Đây là khoản chi có vai trò quan trọng và ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng công việc.
Tại Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội, khoản chi nghiệp vụ chuyên môn cũng là một trong những khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong chi thƣờng xuyên, thƣờng là sau khoản chi cho con ngƣời. Năm 2011, chi nghiệp vụ chuyên môn chiếm 12,89% trong tổng chi thƣờng xuyên, năm 2012 khoản chi này chiếm 14,02% trong tổng chi thƣờng xuyên, năm 2013 khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn chiếm 7,92% trong tổng chi thƣờng xuyên. Có thể thấy các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của Viện đã giảm qua các năm một phần cũng là do giảm nhiệm vụ quy hoạch của đơn vị.
Các khoản chi quản lý hành chính tuy đã thực hiện theo chủ trƣơng tiết kiệm, nhƣng vẫn chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu chi. Đó là do tính lạc hậu, cứng nhắc trong các tiêu chuẩn định mức chi cho quản lý hành chính nhƣ chi sử dụng điện thoại, công tác phí, hội nghị phí, ngoài ra còn do giá cả các loại vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ tiếp tục biến động theo xu hƣớng tăng.
- Chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
Chi mua sắm, sửa chữa, bảo dƣỡng tài sản cố định, nâng cấp trụ sở Viện …nhằm đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho việc hoạt động công tác chuyên môn cũng nhƣ phục vụ các buổi hội nghị, hội thảo của các dự án liên kết với nƣớc ngoài.
Năm 2011và năm 2012 thực hiện Nghị quyết của Chính phủ tiết kiệm chi tiêu, trong đó hạn chế mua sắm thiết bị quản lý nên Viện tập trung vào sửa chữa để duy trì hoạt động bình thƣờng của các thiết bị, tài sản phục vụ các nhiệm vụ của đơn vị. Chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ năm 2013 đã tăng 18,5% từ 1.920.501.101đồng lên 7.291.302.768đồng, có sự đột biến nhƣ vậy là do
năm 2013, để phục vụ mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu, thông tin chuyên ngành quy hoạch xây dựng đáp ứng nhu cầu chuyên môn và quản lý quy hoạch trong Viện cũng nhƣ các cơ quan khác thì Viện đã xin NSNN đầu tƣ trang thiết bị, phần mềm quy hoạch phục vụ cho công tác lƣu giữ hồ sơ dữ liệu quy hoạch. Ngoài ra, Viện đã trích quỹ đầu tƣ phát triển để sửa chữa trụ sở Viện, cụ thể là sửa chữa hội trƣờng tầng 2 nhằm phục vụ cho hoạt động hội họp, học tập cũng nhƣ hội nghị, hội thảo. Để nâng cấp trang thiết bị công nghệ, năm 2013 Viện đã đầu tƣ mua 10 máy tính để bàn, 12 máy scan, 30 lƣu điện, 10 máy in A4 đen trắng, 5 máy in màu A4, 5 máy in A3 cho các phòng ban và 5 trung tâm trong Viện phục vụ công tác chuyên môn đƣợc hiệu quả hơn.
- Chi khác
Các khoản chi hoạt động thƣờng xuyên không hạch toán vào các khoản chi trên đƣợc hạch toán vào khoản chi khác, chiếm tỷ lệ bình quân khoảng 5% - 8% trong tổng chi thƣờng xuyên, bao gồm các khoản chi cho tiếp khách, chi công tác phòng cháy chữa cháy tại đơn vị, cho hội họp tại các cuộc công bố bàn giao hồ sơ phân khu quy hoạch tại địa phƣơng...
Quản lý chi không thường xuyên
Chi không thƣờng xuyên năm 2013 đã giảm hơn 26% so với năm 2012, điều này chứng tỏ chính sách tiết kiệm chi của đơn vị đã bƣớc đầu có hiệu quả. Chi không thƣờng xuyên tại Viện gồm các khoản chi không thƣờng xuyên của chi hoạt động và các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nƣớc. Các khoản chi khác nhƣ : Tài trợ, viện trợ của các hoạt động hợp tác quốc tế trên lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, quà biếu tặng …đƣợc quản lý chi theo nội dung chi tiết đã thoả thuận với các tổ chức tài trợ. Đối với nguồn tài trợ từ nƣớc ngoài cấp thì các đơn vị đƣợc tài trợ sau khi thực hiện xong các nội dung chi theo thoả thuận tài trợ tiến hành lập báo cáo theo quy định của
bên tài trợ, đồng thời đƣa vào quyết toán theo biểu mẫu báo cáo quyết toán của nhà nƣớc ở nguồn kinh phí tài trợ theo năm tài chính.
3.2.2.2. Sử dụng nguồn thu sự nghiệp và thu khác
Ngoài nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nƣớc cấp, Viện Quy hoạch xây dựng còn có nguồn thu từ phí dịch vụ tƣ vấn quy hoạch và các nguồn thu khác. Nguồn thu này chủ yếu nhằm hỗ trợ nguồn kinh phí NSNN cấp cho việc phục vụ các khoản chi sau:
- Chi thanh toán cho con ngƣời nhƣ: Chi trả tiền công cho lao động thƣờng xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lƣơng, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp cho Nhà nƣớc, tiền thƣởng và các khoản thanh toán cho cá nhân khác; nhằm hỗ trợ và bồi dƣỡng thêm cho cán bộ công nhân viên chức; khuyến khích tự bồi dƣỡng nâng cao kiến thức chuyên môn…phục vụ công chuyên môn.
- Chi cho hoạt động quản lý hành chính: Chi thanh toán dịch vụ công cộng nhƣ tiền vệ sinh môi trƣờng, tiền điện sinh hoạt, tiền nƣớc uống; vật tƣ văn phòng; hội nghị; thông tin tuyên truyền; công tác phí; chi phí thuê mƣớn; chi đoàn ra; chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành; chi mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn, duy tu, bảo dƣỡng; chi cho công đoàn và chi khác.
Cơ cấu sử dụng nguồn ngoài ngân sách Nhà nƣớc của Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội giai đoạn 2011- 2013 đƣợc thể hiện qua bảng 3.7.
Tỷ trọng chi cho thanh toán cá nhân tăng từ 65,52% năm 2012 lên 80,54% năm 2013 chủ yếu là do quyết định tăng lƣơng cơ bản thêm 100.000đ/tháng của Quốc hội có hiệu lực từ 01/07/2013, dẫn tới các khoản chi tiền lƣơng và các khoản phụ cấp theo lƣơng cũng nhƣ các khoản phải nộp Nhà nƣớc tăng lên.
Bảng 3.7. Cơ cấu sử dụng nguồn thu sự nghiệp và thu khác của Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội từ năm 2011- 2013
Đơn vị tính: đồng
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội năm 2011 - 2013)
STT Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tổng số Tỷ lệ (%) Tổng số Tỷ lệ (%) Tổng số Tỷ lệ (%) 1
Chi thanh toán cho con ngƣời
15.380.967.120 66,97% 19.340.561.903 83,75% 16.450.129.854 80,54%
2
Chi cho hoạt động quản lý hành chính
7.584.364.992 33,03% 3.751.652.448 16,25% 3.974.131.532 19,46%
Các khoản chi liên quan đến công tác quản lý hành chính giảm mạnh từ 30,03% năm 2011 xuống còn 16,25% năm 2012, và tăng từ 16,25% năm 2012 lên 19,46% năm 2013. Năm 2013 là năm đầu tiên Viện áp dụng một số định mức tiếp cận phƣơng thức khoán chi giúp cho các đơn vị chủ động hơn trong việc hiệu quả hóa công tác thu - chi, góp phần tạo nên môi trƣờng làm việc công bằng và dân chủ.