CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2 Các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực của
4.2.2 Kiến nghị đối với Viettinbank chi nhánh Hà Tĩnh
4.2.2.1 Thay đổi nhận thức của lãnh đạo ngân hàng với công tác tuyển dụng từ đó thay đổi tiêu chuẩn tuyển dụng
Từ thực tế nguồn tuyển mộ lớn nhƣng số lƣợng tuyển chọn đựơc vẫn không đáp ứng đƣợc nhu cầu bên cạnh nguyên nhân do chất lƣợng ứng viên không đáp ứng đựơc yêu cầu còn do tiêu chuẩn tuyển chọn đƣa ra cao hơn so với thực tế và không sát với thực tế làm việc.
Để giải quyết vấn đề này, cần thay đổi nhận thức của lãnh đạo ngân hàng từ yêu cầu tuyển ngƣời có thể làm việc ngay thành tuyển ngƣời có thể đào tạo đƣợc. Thực tế, đặc thù ngành ngân hàng là các nghiệp vụ thƣờng phức tạp do đó ngay cả ngƣời đƣợc đào tạo bài bản , đầy đủ kiến thức cũng chƣa thể làm đƣợc việc ngay. Tuyển đƣợc những ngƣời làm đƣợc việc ngay là rẩt khó vì vậy ngân hàng nên thay đổi các tiêu chí hƣớng tuyển để đào tạo đƣợc trong thời gian ngắn.
Các vị trí tuyển dụng của Viettinbank thƣờng yêu cầu có kinh nghiệm trong khi đó nguồn cung ứng viên làm trong lĩnh vực tài chính ngân hàng có kinh nghiệm không nhiều mà đa số là các sinh viên từ các trƣờng đại học còn ít kinh nghiệm hoặc không có kinh nghiệm do đó ngân hàng nên hạn chế đƣa tiêu chí này vào yêu cầu tuyển dụng, chỉ nên đƣa vào với các vị trí quản lý.
Tiêu chuẩn về chứng chỉ tiếng Anh TOEIC cũng là một tiêu chuẩn khá cao so với mặt bằng chung trình độ tiếng Anh ở địa bàn Tĩnh Hà Tĩnh hiện nay. Trong khi đó với các vị trí làm tại các huyện thì tiêu chí này gần nhƣ không phù hợp. Việc áp dụng tiêu chí này cho toàn bộ các vị trí đã làm hạn chế số ứng viên tiềm năng nộp đơn vào ngân hàng. Do đó, chỉ nên áp dụng đối với những vị trí thực sự có nhu cầu sử dụng tiếng Anh trong công việc hàng ngày.
4.2.2.2 Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực và xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho từng năm
Một nguyên nhân nữa khiến cho công tác tuyển dụng không đáp ứng đủ nhu cầu chính là do hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực còn hạn chế.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một hoạt động trung tâm trong quản lý chiến lƣợc nguồn nhân lực. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có quan hệ mât thiết với kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức, ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả của tổ chức. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở cho hoạt động tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Thực tế ở Viettinbank Chi nhánh Hà Tĩnh, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã đƣợc tiến hành định kỳ hàng năm. Tuy nhiên còn hạn chế khi mà số lƣợng tuyển theo kế hoạch luôn nhỏ hơn so với số lƣợng tuyển thực tế. Nhu cầu nhân lực thực tế của đơn vị luôn cao hơn số lƣợng đƣợc tuyển theo kế hoạch. Nguyên nhân là do công tác lập kế hoạch chƣa chính xác. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực chính xác phải dự báo đƣợc nhu cầu nhân lực cả trong ngắn hạn và dài hạn. Ngắn hạn là nhân lực thay thế cho các trƣờng hợp hết hợp đồng, không đáp ứng đựoc yêu cầu công việc, các trƣờng hợp bỏ việc. Dài hạn là nhân lực phục vụ cho việc mở rộng quy mô kinh doanh.
Hiện nay, việc dự báo trong ngắn hạn ( nhu cầu của năm sau) ở Viettinbank Chi nhánh Hà Tĩnh còn sai lệch khá nhiều. Để cải thiện tình hình này, đòi hỏi các phòng ban tham gia làm công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực phải sát sao hơn nữa. Công tác thu thập thông tin phục vụ kế hoạch hoá nhân lực cần làm tốt hơn. Kế
hoạch phải đựoc lập từ các phòng ban nhỏ nhất và phải đƣợc thẩm định bởi cán bộ chuyên trách có chuyên môn cao.
Đồng thời với việc kế hoạch hoá nguồn nhân lực, Ngân hàng phải tiến hành xây dựng kế họach tuyển dụng cho từng năm ngay từ cuối năm trƣớc. Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng này giúp các đơn vị liên quan có thể chủ động tham gia và hỗ trợ công tác tuyển dụng khi cần thiết, góp phần làm cho công tác tuyển dụng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Kế hoạch tuyển dụng có thể đƣợc xây dựng theo mẫu sau
Bảng 4.1: Mẫu phiếu kế hoạch tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng năm...
I. Nhu cầu bổ sung nhân lực
STT Vị trí cần tuyển Địa điểm làm việc Số lƣợng
1 2 ...
Tổng ( Diễn giải: chu cầu theo từng khối? số lƣợng đã tuyển? Số lƣợng
cần phải tuyển tiếp?
II. Kế hoạch triển khai
STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện
1 Quảng cáo tuyển dụng và thu nhận hồ sơ
PTD, phòng marketing
2 Nhập hồ sơ và sơ loại hồ sơ PTD, BPVP các chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội
3 Thông báo danh sách thi trắc nghiệm
PTD, BPVP các chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội
4 Tổ chức thi trắc nghiệm PTD, BPVP các chi nhánh không thuộc khu
vực Hà Nội
5 Chấm thi PTD, đơn vị trung ƣơng vấn ra đề thi
6 Thông báo điểm thi, danh sách ứng viên vào phỏng vấn
PTD, đơn vị trung ƣơng vấn ra đề thi
7 Phỏng vấn PTD, BPVP các chi nhánh không thuộc khu
vực Hà Nội, các đơn vị có nhu cầu bổ sung nhân lực
8 Lập tờ trình tuyển dụng, soạn thƣ đề xuất tuyển dụng
PTD, các đơn vị có nhu cầu tuyển dụng 9 Tiếp nhận nhân viên mới, thông báo PTD, các đơn vị có nhu cầu tuyển dụng
4.2.2.3 Tăng cường đội ngũ làm công tác tuyển dụng
Một trong những nguyên nhân chủ quan đóng vai trò chủ yếu khiến cho công tác tuyển dụng của Viettinbank trong những năm gần đây luôn tuyển đƣợc thấp hơn nhu cầu là do đội ngũ làm công tác tuyển dụng còn thiếu nghiêm trọng về số lƣợng. Vì vậy, yêu cầu đầu tiên và cũng là yêu cầu cấp thiết nhất để hoàn thiện công tác tuyển dụng ở Viettinbank Chi nhánh Hà Tĩnh chính là tăng cƣờng đội ngũ làm công tác tuyển dụng.
Với khối lƣợng công việc nhƣ hiện nay, để có thể hoàn thành đƣợc, để số lƣợng tuyển đáp ứng nhu cầu thì cần tuyển thêm ít nhất 2 ngƣời. Bên cạnh đó, yêu cầu phải tuyển những ngƣời có chuyên môn vững, có kinh nghiệm làm trong công tác tuyển dụng. Đó là do khối lƣợng công việc của PTD lớn, đòi hỏi ngƣời mới vào phải thích nghi nhanh, làm đƣợc việc luôn.
4.2.2.4 Xây dựng và hoàn thiện các bản phân tích mô tả công việc
Về nguyên tắc, bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, đƣợc mô tả, liệt kê chính xác, xúc tích những điều mà công nhân viên phải thực hiện. Bản mô tả công việc phải cho ngƣời lao động thấy rõ họ phải làm gì? Làm nhƣ thế nào? Các điều kiện mà công việc của họ đƣợc thực thi?
Tuy nhiên, thực tế ở Viettinbank Chi nhánh Hà Tĩnh dù đã có bản mô tả công việc cho các vị trí nhƣng nhìn chung vẫn còn sơ sài, chƣa đáp ứng đựợc những yêu cầu ở trên. Điều này đƣợc thể hiện qua bản mô tả của một số vị trí sau
Bảng 4.2: Bảng mô tả công việc
1 Giao dịch viên
- Tiếp đón, tìm hiểu nhu cầu, giới thiệu trung ƣơng vấn hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm dịch vụ ngân hàng
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng về các sản phẩm tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, ..
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán và công tác báo cáo
- Thực hiện các công việc khác có liên quan theo quy định của Techcombank và yêu cầu của Trƣởng, phó phòng
2
Chuyên viên thanh toán quốc tế ( làm việc tại chi nhánh)
- Tiếp nhận, kiểm tra lại hồ sơ giao dịch TTQT từ chuyên viên khách hàng
- Kiểm tra, bóc tách chứng từ LC, nhờ thu xuất nhập khẩu
- Làm thủ tục thông báo LC xuất khẩu/ bảo lãnh tới khách hàng
- Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu nghiệp vụ và của Trƣởng/ phó phòng
3 Chuyên viên quan hệ khách hàng doanh nghiệp
- Tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng mới - Quản lý danh mục khách hàng doanh nghiệp hiện tại - Chăm sóc khách hàng để gia tăng hiệu quả trong hoạt động bán hàng
Nhìn vào bản mô tả công việc trên, ngƣời lao động chỉ hình dung đƣợc các công việc một cách chung chung mà chƣa biết rõ cụ thể phải làm gì hoặc chỉ biết đựoc một số công việc chính phải làm.
Trong khi đó phân tích mô tả công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý nguồn nhân lực nói chung và hoạt động tuyển dụng nhân lực nói
riêng. Có thể nói rằng phân tích công việc là hoạt động cơ bản của quản trị nhân lực, là căn cứ để ra các quyết định nhân lực với đối với các nhà quản lý, là căn cứ xác định các kỳ vọng của ngƣời quản lý đối với ngƣời lao động.
Phân tích mô tả công việc mà sản phẩm của nó là bản mô tả công viêc, bản yêu cầu chuyên môn, bản yêu cầu thực hiện công việc chính là tiền đề là gốc để tiến hành công tác tuyển dụng. Mọi bƣớc của công tác tuyển dụng từ lập kế hoạch tuyển dụng đến khi kết thúc quá trình tuyển dụng đều phải lấy phân tích mô tả công việc làm trọng tâm, làm thứoc đo. Do đó xây dựng và hoàn thiện các bản phân tích mô tả công việc có ý nghĩa rất lớn.
Để đáp ứng đƣợc yêu cầu này, đòi hỏi trong thời gian tới Ngân hàng phải xúc tiến hoạt động phân tích mô tả công việc một cách bài bản, khoa học, chính xác và đầy đủ hơn nữa. Chẳng hạn, với vị trí giao dịch viên có thể mô tả cụ thể hơn nhƣ sau: - Tìm hiểu, tiếp đón nhu cầu, giới thiệu, trung ƣơng vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm dịch vụ ngân hàng
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng về các sản phẩm tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, thẻ
+ Nhận và chi trả tiền gửi tiết kiệm theo quy định của Viettinbank – Chi nhánh Hà Tĩnh. + Mở và quản lý tài khoản tiền gửi thanh toán
+ Phong toả, giải toả và đóng tài khoản theo quy định
+ Phát hành thẻ cho khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán thẻ theo quy định
+ Thực hiện các lệnh thanh toán, chuyển tiền của khách hàng - Chi trả kiều hối, thu đổi ngoại tệ
+ Thực hiện các nghiệp cụ liên quan đến giao dịch tiền mặt với khách hàng + Xử lý các chứng từ kế toán, thu - chi tiền đúng quy định
- Chọn, lọc tiền không đủ tiêu chuẩn lƣu thông , kiểm đếm đóng gói tiền theo quy định
- Thực hiện công tác hạch toán, kế toán - Thực hiện công tác báo cáo
- Trung ƣơng vấn, giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi thẩm quyền cho phép
- Thực hiện các công việc khác có liên quan theo quy định của Viettinbank và yêu cầu của Trƣởng/ phó phòng.
4.2.2.5 Hoàn thiện công tác quảng cáo tuyển dụng và thu nhận hồ sơ
Công tác quảng cáo tuyển dụng của Viettinbank đựoc tiến hành chủ yếu qua Website của ngân hàng. Nội dung quảng cáo chƣa rõ ràng , chƣa nêu rõ số lƣợng cần tuyển, những công việc cần làm cụ thể.
Đối với mỗi ứng viên, nguồn thông tin duy nhất về vị trí công việc mà họ nhận đựoc để quyết định có tham gia tuyển dụng vào vị trí đó hay không chính là bản thông báo tuyển dụng của Ngân hàng. Nếu bản thông báo rõ ràng, chính xác, ứng viên sẽ có đƣợc những thông tin cần thiết để có đựoc quyết định đúng đắn. Điều này cũng góp phần nâng cao chất lƣợng nguồn ứng viên thu đƣợc sau tuyển mộ cho Ngân hàng. Ngƣợc lại, nếu thông tin không rõ ràng dẫn tới các ứng viên không hiểu rõ về vị trí tuyển dụng, gây khó khăn cho công tác tuyển dụng sau này.
Mặc dù, Viettinbank là ngân hàng có hình ảnh và uy tín lớn trên thị trƣờng nhƣng không vì thế mà không chú trọng đến công tác quảng cáo tuyển dụng. Trong thời gian tới, Ngân hàng nên khẩn trƣơng có biện pháp khắc phục những thiếu sót trên để góp phần nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng.
Về công tác thu nhận hồ sơ, hiện nay hình thức thu nhận hồ sơ chủ yếu của Viettinbank là thu hồ sơ bản cứng ngay tại Phòng tổ chức. Hình thức này tuy giúp có đƣợc thông tin đầy đủ về ứng viên nhƣng lại gây bất tiện cho cả ứng viên và ngƣời làm công tác tuyển dụng. Đối với ứng viên ngoài bản thông tin ứng viên theo mẫu của ngân hàng, phải chuẩn bị các giấy tờ khác có xác nhận của chính quyền địa phƣơng, phải dành thời gian để đến ngân hàng nộp hồ sơ. Đối với nhân lực làm công tác tuyển dụng, sẽ mất thời gian kiểm tra giấy tờ của hồ sơ, đóng số báo danh...Đồng thời với lƣợng hồ sơ lên tới hàng nghìn hồ sơ sẽ kéo theo công tác bảo quản cất giữ.
Vì vậy, để hạn chế những bất tiện này, ngân hàng nên thu hồ sơ theo hình thức gửi bản mềm thông tin ứng viên qua email. Hình thức này rất tiện lợi và nhanh chóng
cho cả ứng viên và nhân lực làm công tác tuyển dụng. Ứng viên có thể gửi email bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu, hệ thống phần mềm của ngân hàng sẽ có thƣ trả lời tự động nếu thƣ gửi thành công. Chuyên viên nhân lực sẽ kiểm tra và sơ loại ứng viên ngay bằng bản mềm trên máy. Ứng viên sẽ chỉ phải nộp bản cứng khi tham gia phỏng vấn vòng 2 hoặc thậm chi tới khi trúng tuyển.
Hình thức thu hồ sơ này đồng thời cho phép kiểm tra đựoc những lần dự tuyển trƣớc đó của ứng viên( nếu có) giúp tránh đƣợc tình trạng một ứng viên có thể tham dự nhiều đợt thi liền nhau.
Trong điều kiện mạng Internet đang phát triển nở rộ nhƣ hiện nay, thì việc áp dụng hình thức này hoàn toàn có thể thực hiện đƣợc mà chi phí lại thấp.
4.2.2.6 Hoàn thiện công tác thi tuyển và phỏng vấn
Về công tác thi tuyển, hiện nay toàn hệ thống ngân hàng đang áp dụng hình thức thi trắc nghiệm với 2 dạng đề : Sale ( 72 câu) và Nonsale ( 48 câu) cùng với thời gian làm bài là 60 phút/ 1 đề. Nội dung thi gồm có IQ, EQ, tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh và kỹ năng bán hàng ( với những vị trí sale).
Trong tình hình hiện nay, xã hội ngày càng phát triển và biến đổi không ngừng đòi hỏi mỗi ứng viên không chỉ có những có những hiểu biết về chuyên môn mà còn phải có những hiểu biết xã hội nhất định, vì vậy nội dung đề thi của ngân hàng cần bổ sung thêm phần kiến thức xã hội này.
Ngoài ra, đề thi ra dƣới dạng trắc nghiệm cùng với việc một buổi thi chỉ sử dụng nhiều nhất là hai đề nhƣ hiện nay dẫn tới tình trạng các thí sinh sao chép bài của nhau và trả lời không trung thực so với bản thân với những câu hỏi về EQ. Do đó, để khắc phục tình trạng này, đòi hỏi ngân hàng phải kiểm soát chặt hơn nữa nội dung đề thi, trứơc mắt tăng số lƣợng đề thi sử dụng trong một ca thi.
Trong trung ƣơngơng lai, khi có đủ nguồn lực tài chính, ngân hàng có thể tiến hành thi trắc nghiệm trên máy. Hình thức thi này có ƣu điểm rất lớn là giúp ứng viên biết kết quả ngay, đảm bảo công bằng trong khi thi, tránh đƣợc tình trạng gian lận và giảm đƣợc nhân lực phục vụ cho ca thi. Tuy nhiên, biện pháp này chỉ sử dụng đựơc khi ngân hàng có nguồn lực tài chính lớn vì chi phí đầu trung ƣơng trang thiết bị
máy tính, phần mềm rất lớn. Đồng thời phải có phƣơng án sử dụng hợp lý khi máy