(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Công ty Đông Á)
Không đạt Đạt Gửi mail cảm ơn Loại/trả hồ sơ Phỏng vấn
Thƣ mời nhân sự nhận việc
Không đạt
Xét duyệt
Tìm kiếm ứng viên Sơ tuyển (chọn lọc hồ sơ)
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Mô tả công việc Lập kế hoạch tuyển dụng Không đạt Đạt Ký Hợp đồng/Lƣu hồ sơ Hội nhập môi trƣờng Đánh giá thử việc
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng: Nhu cầu tuyển dụng đƣợc phát sinh từ các nguồn: yêu cầu của Ban Giám đốc, các Phòng ban/Bộ phận và nhu cầu chung của công ty. Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã đƣợc BGĐ phê duyệt hoặc vào thời điểm cần nhân sự, các Bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập yêu cầu tuyển dụng bao gồm các nội dung sau: Vị trí cần tuyển dụng/Mô tả công việc/Lý do tuyển dụng/Số lƣợng cần tuyển dụng/Thời gian cần nhân sự/Tiêu chuẩn tuyển dụng: độ tuổi, giới tính, tay nghề, trình độ chuyên môn, ngành học, kinh nghiệm, những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc…
Tất cả các yêu cầu tuyển dụng của các Phòng ban sẽ đƣợc chuyển sang Phòng HCNS để kiểm tra, xem xét trƣớc khi trình BGĐ phê duyệt.
Bƣớc 2: Mô tả công việc: khi Trƣởng các Bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng đã đƣợc phê duyệt thì bắt buộc phải thiết lập Bảng Mô tả công việc của Vị trí tuyển dụng cho Phòng HCNS để tập hợp nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng.
Bƣớc 3: Lập kế hoạch tuyển dụng: Sau khi thống nhất nhu cầu tuyển dụng, Phòng HCNS tổng hợp lại theo từng vị trí, số lƣợng lao động cần tuyển để lên kế hoạch tuyển dụng trình BGĐ phê duyệt.
Bƣớc 4: Tìm kiếm ứng viên:
- Phòng HCNS tiến hành đăng thông tin tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ của ứng viên từ các nguồn và phân loại ứng viên theo từng đợt tuyển dụng.
- Phòng HCNS lập danh sách ứng viên, chuyển hồ sơ ứng viên cho Trƣởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng trong vòng 3-5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
Bƣớc 5: Sàng lọc hồ sơ:
- Phòng HCNS và Trƣởng bộ phận sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ của ứng viên xem có đáp ứng đƣợc yêu cầu của vị trí tuyển dụng không. Sau 01- 03 ngày, Phòng HCNS lập danh sách phỏng vấn các hồ sơ đạt yêu cầu để sắp xếp lịch phỏng vấn và thông báo cho ứng viên.
Bƣớc 6: Kiểm tra/Phỏng vấn/Thông báo kết quả:
- Hồ sơ các ứng viên không đạt yêu cầu khi sàng lọc hồ sơ sẽ đƣợc trả lại cho Phòng HCNS để loại bỏ hoặc trả lại cho ứng viên.
- Đối với các vị trí Chuyên viên: Phòng HCNS kết hợp cùng với Trƣởng bộ phận phỏng vấn chuyên môn. Nếu đạt yêu cầu, tiếp theo BGĐ hoặc ngƣời đƣợc BGĐ ủy nhiệm phỏng vấn chuyên sâu để quyết định tuyển chọn ứng viên. Sau cùng, Phòng HCNS thỏa thuận lƣơng và các điều kiện làm việc.
- Đối với các vị trí quản lý trở lên: Phòng HCNS phỏng vấn, sau đó chuyển hồ sơ phỏng vấn đạt yêu cầu cho BGĐ chọn lọc để phỏng vấn chuyên môn, thời gian chọn lọc từ 1-3 ngày. BGĐ tiến hành phỏng vấn quyết định chọn ứng viên.Sau cùng, Phòng HCNS thỏa luận lƣơng và các điều kiện làm việc.
- Nếu ứng viên không đáp ứng đƣợc về chuyên môn và thỏa thuận lƣơng thì không tiếp nhận, gửi thƣ cảm ơn ứng viên đã tham gia phỏng vấn.
Bƣớc 7: Mời nhân sự nhân việc: Phòng HCNS tiến hành chuẩn bị các thủ tục để xác nhận tuyển dụng với ứng viên, yêu cầu ứng viên bổ sung đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của công ty
Bƣớc 8: Hội nhập môi trƣờng:Phòng HCNS tiến hành phổ biến các điều kiện làm việc, nội quy lao động, quy chế, chính sách của Công ty cho nhân viên mới.Trong quy trình tuyển dụng có Bƣớc Hội nhập này có ƣu điểm là đã giúp đƣợc các nhân viên mới có thể hòa nhập sớm hơn với môi trƣờng làm việctuy nhiên trong những đợt tuyển dụng liên tục thì việc hội nhập môi trƣờng có thể bị chậm trễ.
Bƣớc 9: Đánh giá thử việc: Các Trƣởng bộ phân có trách nhiệm đánh giá thử việc nhân viên mới, chuyển Phòng HCNS xem xét có ý kiến trƣớc khi chuyển BGĐ phê duyệt. Nếu với các đánh giá thử việc đạt yêu cầu, Phòng HCNS sẽ tiến hành thủ tục tiếp nhận chính thức và lƣu trữ hồ sơ. Trong trƣờng hợp nhân viên không đạt yêu cầu thử việc, Phòng HCNS thông báo cho ngƣời lao động biết và giải thích lý do không đạt yêu cầu, hƣớng dẫn thủ tục chấm dứt và tìm kiếm tuyển dụng ứng viên mới.
Bảng 3.2: Số liệu thống kê về tuyển dụng của Công ty Đông Á trong 3 năm 2014-2016