PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG
6.3. Soạn thảo Công văn
*Khái niệm
Công văn là lọai văn bản dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan với cơ quan, giữa cơ quan với công dân, giải quyết công việc vì lợi ích chung.
+ Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới -Công văn chỉ đạo, yêu cầu
-Công văn đôn đốc, nhắc nhở -Công văn trả lời, hướng dẫn -Công văn chấp thuận, cho phép + Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên -Công văn đề nghị
-Công văn xin ý kiến -Công văn hỏi
+ Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi Công văn với nhau) -Công văn đề nghị phối hợp
-Công văn trao đổi, giao dịch
+ Công văn Nhà nước gửi cho công dân -Công văn hướng dẫn, giải thích
-Công văn trả lời
*Bố cục của một Công văn
-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
-Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn
-Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào) *Ngôn ngữ sử dụng trong Công văn
Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau đối với tất cả các loại Công văn:
Cách hành văn: Một Công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề. Người viết Công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ xoay quanh vấn đề đã nêu.
Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thường diễn đạt bằng các câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ).
Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa. Không dùng từ qua
nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong Công văn không dùng từ địa phương hay tiếng lóng.
Tuy nhiên các loại Công văn cũng cần có những nét đặc thù nên khi soạn thảo cần chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ:
-Công văn đôn đốc
+ Bảo đảm tính nghiêm túc
+ Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu -Công văn từ chối
Nên có túnh động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc. -Công văn thăm hỏi
Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sao, thờ ơ. -Công văn tiếp thu
+ Cần chân thành, mềm dẻo
+ Nêu bật được lý do khách quan, chủ quan. -Công văn hướng dẫn
Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ.
Mẫu Công Văn
