CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng các loại lãng phí tại phòng Tài chính Kế hoạch
3.2.1 Lãng phí hữu hình
3.2.1.1 Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Lãng phí này là lãng phí về sử dụng máy vi tính, văn phòng phẩm, điện nƣớc. Cơ quan đã đƣợc trang bị máy tính cá nhân, kết nối internet cho hầu hết nhân viên để thực hiện công việc. Mỗi phòng chức năng làm việc đƣợc kết nối mạng nội bộ với nhau. Giữa các phòng chức năng chƣa đƣợc kết nối chung một mạng để làm
việc. Việc này chƣa sử dụng hết công năng của máy tính, gây lãng phí. Kết quả trả lời câu hỏi số 4, số 5 của bảng hỏi ghi nhận 31% nhân viên cho rằng chƣa sử dụng đƣợc hết công năng của máy tính và 72% nhân viên có sử dụng máy tính để làm việc cá nhân khác. Qua quan sát của tác giả, việc sử dụng máy tính của các nhân viên thực hiện công việc chính là soạn thảo văn bản, nhập số liệu hồ sơ, thực hiện chi trả và gửi email để trao đổi thông tin, gửi file. Ngoài ra các nhân viên sử dụng internet để đọc báo, tra cứu thông tin phục vụ cá nhân, vào mạng xã hội,… Tại câu hỏi số 1, số 2 nội dung về việc sử dụng văn phòng phẩm, kết quả cho thấy việc sử dụng chƣa đƣợc tiết kiệm và giữ gìn tốt. Văn phòng phẩm bị sử dụng lãng phí, bị mất mát và chƣa bảo quản tốt. Thực tế nhiều nhân viên in những văn bản không liên quan đến công việc của cơ quan, không tận dụng in hai mặt, văn bản in ra nhƣng chỉnh sửa nhiều lần và in lại nhiều lần; sử dụng máy photocopy bừa bãi, không đƣợc hƣớng dẫn sử dụng làm tốn giấy. Ghi nhận lãng phí còn do việc in tài liệu khi đi họp nhiều hơn so với dự kiến. Việc sử dụng điện trong cơ quan còn lãng phí. Đối với vấn đề này cơ quan đã quy định mọi ngƣời phải tắt đèn, quạt và máy vi tính khi không sử dụng và khi hết giờ làm việc. Tuy nhiên mọi ngƣời chƣa chấp hành tốt, còn quên tắt các thiết bị điện khi đến giờ nghỉ.
3.2.1.2 Lãng phí về lao động
Lãng phí về lao động đƣợc ghi nhận là sử dụng quá nhiều lao động so với yêu cầu của công việc; bố trí lao động không đúng sở trƣờng, chuyên môn. Qua quan sát thực tế và phỏng vấn chuyên sâu, ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên chƣa sử dụng hết, nhiều nhân viên còn dùng thời gian để làm việc khác (đi trễ, về sớm, đi ăn sáng, uống cà phê, làm việc riêng trong giờ làm việc). Số lao động cần thiết để làm việc thực sự thấp hơn so với số lƣợng đang có. Điều này gây ra lãng phí về lao động, lãng phí về chi phí để trả lƣơng bằng nguồn kinh phí phục vụ, giảm đi phần tiền bồi dƣỡng hàng tháng đối với những nhân viên làm việc tốt. Qua kết quả trả lời câu hỏi số 31 của bảng hỏi cho thấy chỉ có 11,1% số ngƣời đƣợc hỏi cho rằng nhân viên làm hết khả năng của mình. Đặc thù công việc chuyên môn của Phòng Tài chính - Kế hoạch không đƣợc cơ quan, trƣờng học đào tạo
chuyên ngành. Những nhân viên có chuyên môn về xâydựng, quản lý đất đai, kế toán là phù hợp hơn cả.Theo ghi nhận có 66,7% nhân viên đƣợc bố trí công việc chƣa phù hợp sở trƣờng, chuyên môn (câu hỏi số 32). Đây là lãng phí rất lớn, khi 66,7% nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp nhƣng phân công, bố trí một công việc khác không đúng chuyên môn. Quan sát thực tế, nhiều nhân viên học kinh tế, kỹ thuật nhƣng làm công tác văn thƣ, giấy mời. Ngƣời lao động, nhân viên nếu ngay từ đầu đã đƣợc đào tạo đúng về nghiệp vụ, chuyên môn về công việc sẽ tránh đƣợc lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị và số lƣợng lao động sử dụng ít đi.
3.2.1.3 Lãng phí do thiết bị hư hỏng
Trang thiết bị có giá trị phục vụ chính tại Phòng Tài chính - Kế hoạch là máy vi tính, máy in và máy photocopy. Việc bảo trì, bảo dƣỡng tốt những thiết bị này đúng theo định kỳ sẽ đảm bảo thiết bị hoạt động liên tục, không bị tắt nghẽn, không làm lãng phí thời gian làm việc, lãng phí chi phí phục vụ. Tuy nhiên, tại phòng Tài chính - Kế hoạch đền bù hiện nay đa số thiết bị máy tính, máy in và máy photocopy không đƣợc bảo trì, bảo dƣỡng định kỳ. Điều này dẫn đến các thiết bị hoạt động kém hiệu quả, hoặc bị hỏng hóc vào thời điểm làm việc.Thiết bị chỉ đƣợc sửa chữa, thay thế khi bị lỗi, hỏng không làm việc đƣợc. Điều này gây ra lãng phí về tài sản và thời gian làm việc. Câu hỏi số 6 chỉ có kết quả 33,3% số lƣợng máy tính đƣợc kiểm tra bảo trì, bảo dƣỡng định kỳ. Bên cạnh đó việc nhân viên không thƣờng xuyên sử dụng thiết bị lƣu trữ bên ngoài nên khi máy tính hƣ hỏng đã làm mất đi dữ liệu số chƣa đƣợc sao lƣu. Do đặc thù của Phòng phòng Tài chính - Kế hoạch hồ sơ tài liệu rất nhiều. Nên cần thiết phải lƣu trữ, sử dụng dữ liệu với thời gian tƣơng ứng, thậm chí còn phải lƣu lại một thời gian lâu dài nữa để có thể sử dụng cho việc trả lời đơn kiến nghị, phục vụ thanh quyết toán dự án, phục vụ thanh tra. Khi đã mất đi dữ liệu số do máy tính hƣ, không lƣu trữ dự phòng bằng thiết bị ngoài, sẽ làm lãng phí thời gian, nhân lực khi phải số hoá lại dữ liệu.
3.2.1.4 Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều
Lãng phí này do việc không sắp xếp, phân loại vật dụng, thiết bị làm việc, hồ sơ, làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu, vật dụng hoặc phải di chuyển
xa để lấy đƣợc. Khi vật dụng, hồ sơ, tài liệu đƣợc sắp xếp gọn gàng, cố định, đƣợc phân loại, dán nhãn, trực quan thì việc tìm kiếm, sử dụng sẽ dễ dàng hơn. Qua kết quả của câu hỏi số 8, 9 ghi nhận trên 50% trả lời phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ không thƣờng xuyên sắp xếp, không phân loại tại bàn làm việc, tại phòng.
Hình 3.2: phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ không thƣờng xuyên sắp xếp, không phân loại tại bàn làm việc, tại phòng
Cho thấy hồ sơ để rất nhiều và lộn xộn, chƣa đƣợc sắp xếp, gọn gàng, không đƣợc phân loại, sàng lọc. Điều này sẽ mất nhiều thời gian khi tìm kiếm, làm việc.
Kệ hồ sơ tại Hình 3.2, chƣa đƣợc sắp xếp gọn gàng, chƣa đƣợc phân loại. Theo quan sát thực tế, kệ hồ sơ này dùng chung các nhân viên trong phòng. Việc di chuyển để lấy kẹp hồ sơ khá xa so với chỗ ngồi của nhân viên. Nhiều kẹp hồ sơ không còn, hoặc rất ít sử dụng nhƣng vẫn để vào kệ xếp và không treo áo khoác đúng nơi. Quan sát thực tế từ nhiều máy tính cá nhân và quá trình làm việc tại Phòng Tài chính - Kế hoạch, khi nhân viên này có việc cần thiết lấy số liệu và nhờ nhân viên khác truy cập máy tính để xem, lấy số liệu giúp thì gặp nhiều khó khăn. Vì việc lƣu trữ dữ liệu trong máy tính không theo một quy ƣớc nhất định, mỗi nhân viên tự quy định riêng cho mình. Việc chuẩn hoá về quản lý dữ liệu sẽ làm cho việc quản lý đƣợc thống nhất, dễ truy cập, sử dụng, tạo thuận lợi cho việc sử dụng nhiều ngƣời hoặc dễ dàng bàn giao số liệu. Quá trình làm việc, thƣờng xuyên dọn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, phân loại, để cố định vật dụng sẽ thuận tiện cho ngƣời nhân viên sử dụng, tạo ra môi trƣờng làm việc tốt hơn, tránh đƣợc lãng phí về thời gian, lãng phí về sức khoẻ, tinh thần làm việc.