CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Đánh giá chung về những lãng phí tại Phòng Tài chính Kế hoạch thành phố
phố Bắc Ninh
Từ những loại lãng phí đã phân tích nêu trên, lãng phí hữu hình có 4 loại lãng phí, lãng phí vô hình có 5 loại lãng phí. Các loại lãng phí này đều gây ra thiệt hại cho cơ quan về nguồn thu, chi phí phục vụ, hoạt động. Việc phát hiện ra những lãng phí là rất cần thiết để nhằm mục tiêu tiến đến tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp để giảm dần, loại bỏ các loại lãng phí, mang lại lợi ích, tạo ra giá trị gia tăng cho đơn vị.
3.3.1. Nguyên nhân lãng phí hữu hình
3.3.1.1. Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Lãng phí về việc không sử dụng hết công năng của máy tính đã làm tốn về cơ sở vật chất, chiếm không gian để sử dụng máy tính. Các nhân viên không sắp xếp thời gian để sử dụng chung máy vi tính. Dữ liệu của hồ sơ đều lƣu trữ trên máy tính của nhân viên, không đƣợc tổ chức lƣu trữ trên một máy chủ để có thể truy cập, làm việc ở những máy vi tính khác. Chính điều này dẫn đến nhu cầu của mỗi nhân viên cần có máy tính cho riêng mình. Gây lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị. Giờ làm việc chƣa đƣợc quản lý chặt chẽ, hệ thống mạng chƣa quản lý chung, chƣa có chế tài xử lý khi nhân viên lên mạng thực hiện công việc riêng, của cá nhân. Về văn phòng phẩm, các nhân viên chƣa đƣợc tuyên truyền tốt về ý thức tiết kiệm. Khi thực hiện tiết kiệm thì nguồn kinh phí phục vụ không sử dụng, đem
lại nguồn thu nhập cao hơn cho chính mỗi nhân viên. Ngoài ra việc sử dụng thiết bị máy in, máy photocopy, vật dụng chuyên dụng, đa số nhân viên tự ý sử dụng, tìm tòi sử dụng, không đƣợc chỉ dẫn, hƣớng dẫn cụ thể; bên cạnh đó, nhân viên cũng chƣa có ý thức học hỏi để sử dụng đúng, giữ gìn trang thiết bị, tiết kiệm văn phòng phẩm. Đối với việc lãng phí về điện, nƣớc, cơ quan đã có quy định, quy chế, nhƣng chƣa đƣợc triển khai tốt, chƣa có chế tài xử lý nên việc lãng phí sử dụng vẫn diễn ra.
3.3.1.2. Lãng phí về lao động
Thực tế công tác giải toả chƣa đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng tốt, chƣa có trƣờng lớp giảng dạy. Những ngƣời đi trƣớc nghiên cứu, tìm hiểu và qua kinh nghiệm để làm việc, sau đó những ngƣời đi sau đƣợc hƣớng dẫn và tự học hỏi những ngƣời đi trƣớc để làm công việc của mình. Do đó không tránh đƣợc tình trạng tuyển dụng nhiều nhân viên vào để làm việc. Vì nhân viên không hiểu biết đƣợc ngay về công tác chuyên môn khi mới đƣợc tuyển và công việc đƣợc làm lại không phù hợp chuyên môn. Ngoài ra, quy trình làm việc chƣa đƣợc cải tiến tốt, còn phải làm thủ công, nhiều công việc bị trùng lặp nên số lƣợng nhân viên cần thiết để làm việc phải duy trì số lƣợng nhiều.
3.3.1.3. Lãng phí do thiết bị hư hỏng
Qua quan sát thực tế, việc thiết bị hƣ hỏng dẫn đến lãng phí về chi phí phục vụ, thời gian chờ đợi, sửa chữa, khôi phục, lập lại dữ liệu. Nguyên nhân do đơn vị chƣa thấy đƣợc lợi ích phải thƣờng xuyên cho thực hiện bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ thiết bị. Việc hợp đồng với một công ty khác để bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ hoặc hợp đồng tuyển thêm một số nhân viên chuyên về công nghệ thông tin thực hiện sẽ tránh đƣợc việc hƣ hỏng thiết bị, giảm chi phí, tăng phúc lợi cho ngƣời lao động.
3.3.1.4. Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều
Việc sắp xếp gọn gàng, phân loại hồ sơ, tài liệu sẽ làm giảm thời gian để tìm kiếm, di chuyển, tránh lãng phí. Điều này chắc chắn các nhân viên đều biết đến lợi ích của nó. Tuy nhiên mọi ngƣời lại chƣa có ý thức thực hiện tốt , do cho đƣợc nhắc nhở thƣờng xuyên, chƣa có phong trào phát động thực hiện.
3.3.2. Nguyên nhân lãng phí vô hình
3.3.2.1. Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi
Trƣớc đây, tại phòng Tài chính - Kế hoạch đã đƣợc đề xuất sử dụng cho làm một phần mềm sử dụng chung cho toàn cơ quan để mọi ngƣời có thể nhập dữ liệu, chia sẻ và sử dụng chung, thuận lợi trong công tác báo cáo, thống kê. Nhƣng đến nay chƣa thực hiện đƣợc và nhiều năm qua việc lãng phí do trùng lặp, chờ đợi giải quyết công việc vẫn chƣa đƣợc giải quyết. Qua thực tế làm việc, quan sát, việc chƣa làm đƣợc phần mềm sử dụng chung là do chƣa có quyết tâm để thực hiện, chƣa thấy đƣợc lợi ích thực sự của nó, mọi ngƣời chƣa sẵn sàng tiếp nhận cải tiến mới. Làm đƣợc điều này sẽ là một cải tiến lớn về quy trình làm việc, tránh lãng phí rất lớn.
3.3.2.2. Lãng phí do hoạt động thừa
Lãng phí này có nguyên nhân chính là do con ngƣời thực hiện, do chƣa có quy trình sắp xếp, làm việc tốt. Việc báo cáo số liệu nên đƣợc chuẩn hoá bằng dữ liệu số và chỉ cần xem trên mạng, truy xuất để sử dụng chung cho việc hội họp, báo cáo. Ngoài ra việc tổ chức họp cơ quan ngƣời chủ trì phải chuẩn bị chu đáo nội dung cuộc họp, những ngƣời đƣợc phân công phải thực hiện nội dung chính xác, đầy đủ. Điều này cần phải có phƣơng pháp và phƣơng thức quy chuẩn.
3.3.2.3. Lãng phí do thực hiện lỗi
Từ thực tế quan sát, nhân viên hay bị lỗi văn bản đánh máy và ghi chép là do không cẩn thận, không tập trung khi làm việc. Khi phát hiện ra lỗi nhƣng cho rằng không có hậu quả nghiêm trọng nên không khắc phục. Việc này lâu dài làm cho tính cẩn thận, tập trung khi làm việc kém đi và hậu quả nghiêm trọng lúc nào đó tất yếu sẽ xảy ra. Đối với những lỗi này, đơn vị cũng chƣa có chế tài nhắc nhở, xử lý kịp thời và chƣa có cơ chế kiểm soát phát hiện lỗi văn bản, hồ sơ ghi chép. Mọi ngƣời vẫn bỏ qua khi gặp những lỗi không gây hậu quả nghiêm trọng.
3.3.2.4. Lãng phí do chưa thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan
Việc phổ biến, thể hiện trực quan chƣa thực hiện tốt đã gây lãng phí cho đơn vị. Nguyên nhân của nó là do đơn vị đã không chú trọng thực hiện phổ
biến, thể hiện trực quan. Mọi ngƣời chƣa quan tâm đến công việc chung, mỗi ngƣời chỉ hoàn thành xong trách nhiệm, công việc của mình, không chia sẻ đóng góp ý kiến xây dựng, chia sẻ thông tin, kết quả cho những ngƣời khác. Những nhân viên mới, ngƣời dân giải toả sẽ phải tự tìm hiểm, tự tìm cách giải quyết.
3.3.2.5. Lãng phí do không phát huy sức sáng tạo của nhân viên
Việc phát huy sức sáng tạo của nhân viên, tạo ra lợi ích thiết thực cho đơn vị, cho mỗi cá nhân, hiện nay phòng Tài chính - Kế hoạch chƣa thực hiện đƣợc.Điều này xảy ra do bản thân của mỗi nhân viên chƣa thực sự tâm huyết quan tâm đến lợi ích chung của tập thể. Ngoài ra đơn vị cũng chƣa chú trọng tiếpnhận sự đóng góp ý kiến, sáng kiến của cán bộ nhân viên để nghiên cứu triển khai thực hiện. Nhiều đề xuất đã đƣợc đƣa ra để cải tiến quy trình làm việc nhƣng vẫn chƣa thực hiện đƣợc hoặc triển khai thực hiện chƣa xong. Các loại lãng phí đƣợc phát hiện nêu trên cần phải đƣợc giảm đến mức tối đa hoặc loại bỏ hoàn toàn, để tạo thêm nguồn thu nhập cho nhân viên và quan trọng hơn hết là tạo môi trƣờng làm việc tốt hơn, giúp cho mọi ngƣời gắn bó với đơn vị mình hơn.
CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH
Trong Chƣơng 3 đã đi sâu đã đi sâu phân tích hai vấn đề:
1.Thực trạng các loại lãng phí tồn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh
2.Nguyên nhân của những loại lãng phí.
Từ việc nêu ra thực trạng và nguyên nhân của các loại lãng phí, nhiệm vụ của chúng ta nghiên cứu tìm ra giải pháp để giảm và loại bỏ những lãng phí tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. Để làm đƣợc điều này, quản trị tinh gọn với những phƣơng pháp của nó đƣợc xem xét để áp dụng giải quyết vấn đề. Đến đây, ngƣời nghiên cứu sẽ đề xuất một số giải pháp để xây dựng nên mô hình và trả lời đƣợc câu hỏi “Áp dụng Quản trị tinh gọn tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh”. Đây cũng chính là mục đích cuối cùng của bài nghiên cứu.