CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng các loại lãng phí tại phòng Tài chính Kế hoạch
3.2.2 Lãng phí vô hình
3.2.2.1 Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi
Đây là lãng phí do quá trình làm việc nhập lại dữ liệu khi nhân viên trƣớc đã làm nhƣng không đƣợc chia sẽ cho ngƣời làm ở giai đoạn sau, dữ liệu không đƣợc số hoá xuyên suốt, quá trình làm việc bị trùng lặp, chờ đợi gây ra lãng phí thời gian, lãng phí nguồn nhân lực. Nhƣ đã trình bày về quy trình làm việc tại Phòng Tài chính - Kế hoạch ở phần 1.3, khi giải quyết hồ sơ theo trách nhiệm của phòng mình với số lƣợng từ 15 đến 40 hồ sơ sẽ chuyển cho phòng tiếp theo để xử lý tiếp. Kết quả từ bảng hỏi câu số 21 ghi nhận chỉ có 14,8% nhân viên cho chia sẻ dữ liệu do mình làm với nhân viên khác. Quan sát thực tế, dữ liệu đƣợc nhập bắt đầu từ bộ phận văn thƣ cho đến các bộ phận xử lý cuối cùng không đƣợc thừa hƣởng sử dụng hoặc thừa hƣởng rất ít từ phòng trƣớc. Mỗi phòng tự có trách nhiệm nhập dữ liệu hoặc sao chép từ phòng khác để có dữ liệu sử dụng cho nhiệm vụ của mình. Dữ liệu
của dự án, hồ sơ không đƣợc số hoá sử dụng chung.Việc này dẫn đến sự lãng phí trùng lặp và chờ đợi khi xử lý công việc.Lợi ích từ việc sử dụng, chia sẻ dữ liệu trên mạng sẽ làm cho thời gian chờ đợi ít đi. Nhân viên của phòng này xử lý xong một hồ sơ thì nhân viên phòng khác đã có thể sử dụng ngay dữ liệu hồ sơ đó để xử lý công việc thuộc trách nhiệm của mình. Nhƣ vậy quy trình làm việc hiện nay có nhiều trùng lặp ở công đoạn nhập dữ liệu, lãng phí nhiều thời gian, nhân lực và có thể phát sinh sai sót trong quá trình nhập lại dữ liệu. Bên cạnh đó làm cho việc báo cáo số liệu, thống kê về hồ sơ, chứng từ không chính xác giữa các phòng.
3.2.2.2 Lãng phí do hoạt động thừa
Hoạt động thừa đƣợc ghi nhận là hoạt động thƣờng xuyên báo cáo và họp nhiều. Quan sát thực tế, việc báo cáo tình hình, tiến độ, số liệu dự án đƣợc thực hiện hàng tuần, hàng tháng. Báo cáo của mỗi bộ phận, cá nhân gửi về tổng hợp tập hợp báo cáo lại lãnh đạo Phòng chỉ đạo xử lý trong tuần tiếp theo. Nhiều nội dung báo cáo thể hiện lại toàn bộ nội dung, không thể hiện đƣợc những thay đổi mới, nhiều báo cáo còn dài dòng, nội dung không trọng tâm hoặc không cần thiết. Ngƣời làm báo cáo cần số liệu báo cáo sẽ phải trực tiếp liên hệ với những nhân viên khác để đƣợc cung cấp số liệu. Phƣơng pháp báo cáo nhiều năm không đƣợc cải tiến. Ngƣời báo cáo và ngƣời đọc báo cáo mất nhiều thời gian cho công việc này.Kết quả trả lời câu hỏi số 16 có 79,6% nhân viên cho rằng việc báo cáo hiện nay là mất thời gian và câu hỏi số 17 có 81,5% cho rằng nên cải tiến phƣơng pháp báo cáo nhƣ hiện nay. Tổ chức hội họp diễn ra thƣờng xuyên nhƣng chƣa giải quyết đƣợc vấn đề. Ghi nhận số buổi họp đạt chất lƣợng cao, hiệu quả chỉ chiếm 41% (câu hỏi số 19). Thực tế cho thấy, nhiều buổi họp chỉ giải quyết kiến nghị cho từ 1 đến 2 khách hàng; nhiều buổi họp chƣa chuẩn bị tốt, bị hu ngay lúc đầu vào họp. Gây lãng phí thời gian và nhân lực rất nhiều.
3.2.2.3 Lãng phí do thực hiện lỗi
Lỗi văn bản, lỗi ghi chép do nhân viên thực hiện bị lỗi về ngữ pháp, chính tả, văn phong và cách trình bày. Đây là lãng phí gây ra việc tốn thời gian, công sức để chỉnh sửa, tốn giấy, mực, hao mòn máy in. Có những trƣờng hợp lỗi văn bản gây ra
những hậu quả khiến cho việc xử lý phức tạp. Tờ trình văn bản bị lỗi khi trình lên đƣợc UBND thành phố phê duyệt chính thức. Trƣờng hợp phát hiện kịp thời thì cũng phải báo cáo giải trình và làm hồ sơ trình lại, thời gian và công sức mất nhiều, gây mất uy tín, hình ảnh của bản thân ngƣời làm và cơ quan. Trƣờng hợp không phát hiện kịp thời cá nhân, bản thân phải báo cáo giải trình, bị kiểm điểm; lãnh đạo cơ quan phải đứng ra nhận lỗi, chịu trách nhiệm liên đới. Ghi nhận có 40,7% (câu hỏi số 28) nhân viên là bị lỗi về văn bản, ghi chép và phổ biến là lỗi về chính tả chiếm 83,0% (câu hỏi số 29). Trƣờng hợp ghi chép lập hồ sơ ban đầu, nếu nhân viên thực hiện bị lỗi về họ tên, số lƣợng, kích thƣớc kiểm định, số lƣợng kiểm định, dẫn đến khi đã hoàn thành, đƣa bảng tính giá trị đến ngƣời dân giải toả và họ phát hiện ra lỗi thì việc lập hồ sơ chỉnh sửa hoặc bổ sung sẽ thực hiện lại nhƣ quy trình ban đầu, thời gian phát sinh gấp đôi.
3.2.2.4 Lãng phí do chưa thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan
Việc phổ biến, thể hiện trực quan sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng về trình trạng, tiến độ, yêu cầu, vấn đề của công việc; tạo ra kênh truyền đạt thông tin trong đơn vị hiệu quả, phát hiện nhanh và giải quyết vấn đề hiệu quả… Tại phòng Tài chính - Kế hoạch, việc thực hiện phổ biến, trực quan hoá quy trình, thông tin nghiệp vụ và kết quả công tác chƣa đƣợc thực hiện tốt, gây ra lãng phí về thời gian và nguồn nhân lực.
Ngƣời dân không biết cụ thể phòng, bộ phận chuyên môn nào xử lý hồ sơ. Về hình thức là “Một cửa” nhƣng cán bộ phụ trách “một cửa” không nắm hết, không biết đƣợc nội dung giải quyết nên vẫn phải hƣớng dân ngƣời dân đến các phòng chức năng để tìm hiểm, giải quyết. Công việc thƣờng xuyên tiếp xúc với nhân dân tại cơ quan để giải quyết quyền lợi, hƣớng dẫn thủ tục. Do đó cần thiết tất cả các cán bộ, nhân viên phải nắm đƣợc quy trình làm việc để hƣớng dẫn cho nhân dân. Kết quả khảo sát từ câu hỏi số 24, ghi nhận có 79,6% trả lời chƣa nắm rõ quy trình làm việc của Phòng. Khi cán bộ, nhân viên mới nhận công tác, khảo sát chỉ có 22,2% (câu hỏi số 23) là dễ dàng hiểu đƣợc công việc, quy trình của phòng mình, của cơ quan.
Lý giải cho t lệ thấp này do chƣa đƣợc phổ biến cụ thể nên đều gặp khó khăn để hiểu đƣợc công việc cần làm. Giải quyết vấn đề này, cần phải có quy trình hƣớng dẫn tốt hơn đối với những ngƣời mới bắt đầu làm việc tại cơ quan. Quy trình làm việc, hoạt động, giải quyết công việc của phòng Tài chính - Kế hoạch chƣa đƣợc trực quan hoá, chƣa làm cho dễ hiểu, dễ biết đã khiến cho cán bộ nhân viên, Khách hàng lãng phí nhiều thời gian, công sức. Tạo cho không khí làm việc chƣa thuận lợi và chƣa dễ dàng. Việc giải quyết còn công việc còn những chỉ dẫn vòng vo, đến gặp bộ phận này để đƣợc hƣớng dẫn những lại tiếp tục đƣợc hƣớng dẫn sang gặp bộ phận khác.
Qua nhiều năm công tác, quan sát, tác giả thấy việc thực hiện công việc, kết quả của các bộ phận, của nhóm thực hiện dự án không đƣợc thể hiện, thông tin, không đƣợc biết và không thể hiện trực quan. Mỗi cá nhân, nhóm, tổ chỉ biết đƣợc công việc của mình, không tham gia hay đóng góp ý kiến cho cá nhân, nhóm, tổ khác. Điều này đã hạn chế sự đóng góp ý kiến, sáng kiến của cá nhân, của tập thể. Tổng hợp kết quả khảo sát từ kết quả trả lời của 04 câu hỏi 22, 23, 24, 25, có thể thấy việc phổ biến, thể hiện trực quan hoá tại Phòng Tài chính - Kế hoạch chƣa thực hiện tốt. Điều này gây lãng phí rất nhiều thời gian và gây lãng phí nhiều công sức của nhân viên khi tự tìm hiểu công việc của mình và phải mất nhiều thời gian để chỉ dẫn. Đôi khi việc không nắm rõ, hiểu biết về công việc đã gây ra hậu quả nghiêm trọng, sai kết quả giải quyết, gây bức xúc cho khách hàng.
3.2.2.5 Lãng phí do không phát huy sức sáng tạo của nhân viên:
Qua quan sát thực tế và quá trình làm việc tại Phòng Tài chính - Kế hoạch , việc đóng góp ý kiến, sáng kiến của cán bộ, nhân viên chƣa đƣợc chú trọng, ghi nhận. Không có quy định về chế độ khen thƣởng đối với cán bộ nhân viên khi đóng góp ý kiến, sáng kiến. Kết quả trả lời câu hỏi số 26, chỉ có 16,7% nhân viên hay có ý kiến đóng góp. Chế độ khen thƣởng, bồi dƣỡng hàng tháng, hàng quý hoặc dịp lễ, đƣợc thực hiện trên cơ sở đánh giá bình bầu của từng phòng đối với cán bộ nhân viên. Đối với cán bộ nhân viên có phạm lỗi trong quá trình làm việc thì thƣờng bị đánh giá ở mức thấp hơn và nhận tiền thƣởng, bồi dƣỡng ở mức thấp hơn. Còn lại
tất cả cán bộ nhân viên khác đƣợc nhận tiền thƣởng, bồi dƣỡng ở mức bình quân. Qua quan sát thực tế, đa số cán bộ nhân viên hầu hết thực hiện công việc đƣợc giao và làm tròn trách nhiệm. Việc đóng góp ý kiến, sáng kiến không chú trọng thực hiện. Tại các cuộc họp giao ban, họp công đoàn của phòng, đa số nhân viên đều yên lặng và rất ít đóng góp ý kiến. Tổng hợp kết quả khảo sát, tại phòng Tài chính - Kế hoạch việc cán bộ nhân viên đóng góp ý kiến, nêu sáng kiến để cải tiến thực hiện hiệu quả hơn là thấp. Điều này đã làm lãng phí đi trí tuệ của tập thể, của mỗi cá nhân. Cần phải có phƣơng pháp để khuyến khích mọi ngƣời đóng góp ý kiến, sáng kiến để cải tiến công việc.