1.6. Các lĩnh vựcquản lý dựán công nghệ thông tin
1.6.4. Quản lý chất lượng
1.6.4.1. Xác định chất lượng của dự án
Chất lượng là nhân tố rất quan trọng của dự án, nhiều tổ chức hiện nay đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tổng thể trong đó coi chất lượng là một quá trình phát triển liên tục chứ không phải chỉ được thực hiện một lần. Việc này cũng được áp dụng vào các quy trình quản lý dự án.
Kế hoạch quản lý chất lượng là một tài liệu dự án định nghĩa ra các tiêu chuẩn chát lượng áp dụng cho dự án và cách thức đạt được những tiêu chuẩn này.Kế hoạch quản lý chất lượng được hợp nhất trong kế hoạch tổng thể dự án. Nó được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch chất lượng và phải bao gồm kế hoạch đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng, nâng cao chất lượng trong vòng đời của dự án. Nó cũng bao gồm cả phương thức trao đổi thông tin được dùng để báo cáo ma trận hiệu quả hoạt động cho chủ đầu tư, đội dự án ... Kế hoạch quản lý chất lượng có vai trò rất quan trọng đối với các dự án CNTT. Cần phải duyệt và cập nhật kế hoạch quản lý chất lượng thường xuyên nhằm đảm bảo kế hoạch phản ánh được các yêu cầu của những người liên quan đến dự án.
Để xây dựng một bản kế hoạch quản lý chất lượng cần làm theo các bước sau:
Bước một là kiểm duyệt các tài liệu về yêu cầu và xác nhận với khách hàng để đảm bảo các yêu cầu được xác định rõ.
Bước hai làxác định thước đo chất lượng dùng cho dự án, đặt ra các tiêu chuẩn, mục tiêu về hiệu quả, tuân theo các tiêu chuẩn và quy tắc chung.
Bước ba làthiết lập lịch trình kiểm định, kiểm thử dựa vào các đặc điểm của dự án.
Bước bốn làthiết lập vai trò, trách nhiệm quản lý chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án.
Bước năm là thiết lập vai trò, trách nhiệm quản lý chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án.
Bước sáu là so sánh báo cáo hiệu quả hoạt động và kết quả kiểm định thực tế về tiêu chuẩn chất lượng.
Bước bảy là xây dựng vòng lặp cho việc điều chỉnh các thay đổi về tiêu chí chất lượng.
Bước tám làxây dựng các phương pháp giải quyết bất đồng giữa các thành viên về các sản phẩm chuyển giao.
Bước chín làlập kế hoạch báo cáo hiệu quả hoạt động bằng cách xác định cơ chế phản hồi cho khách hàng, những người có liên quan đến dự án.
Bước mười làbảo đảm tuân thủ yêu cầu của khách hàng, thực hiện kiểm thử chấp nhận người sử dụng để có thể chuyển giao dự án khi kết thúc.
1.6.4.2. Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng dự án là hoạt động thường xuyên đánh giá một cách có hệ thống chất lượng tổng thể dự án trong quá trình thực hiện để đảm bảo dự án đạt được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
Quy trình quản lý chất lượng bắt đầu từ giai đoạn lên kế hoạch dự án, khi đó tổ chức quyết định sẽ làm gì và làm bằng cách nào. Việc lên kế hoạch gồm
các bước xác định yêu cầu, các ngưỡng chất lượng, các rủi ro, kiểm định và kiểm tra để đảm bảo chất lượng.
Sau khi lên kế hoạch, dự án sẽ bước vào giai đoạn thực hiện, sau đó đến giai đoạn kiểm tra. Ở giai đoạn kiểm tra tiến hành kiểm tra chất lượng dựa trên việc kiểm định, kiểm chứng để xem có ngưỡng giới hạn nào về chất lượng bị vượt qua không.Sau khi kiểm tra, nếu các ngưỡng kiểm tra chất lượng bị vượt qua dự án cần có điều chỉnh cho phù hợp và quy trình này được lặp đi lặp lại đến khi thoả mãn các yêu cầu về đảm bảo chất lượng. Sự chênh lệch do chất lượng thực tế vượt quá mức giới hạn cho phép của các tiêu chí chất lượng được gọi là biến động về chất lượng.
Mức độ điều chỉnh của dự án đối với biến động phụ thuộc vào tầm quan trọng của biến động chất lượng đó. Tầm quan trọng của biến động là mức độ quan trọng được đặt cho các biến động để xác định được các điều chỉnh cần thiết mà Quản lý Dự Án phải thực hiện. Quản lý dự án phải xác định được các ngưỡng giới hạn mà khách hàng đặt ra cho các biến động trong phạm vi dự án.
Lý thuyết về quản lý dự án đưa ra quy trình Quản lý chất lượng dự án với các bước sau:
Bước một làtiến hành kiểm định các gói công việc đã hoàn thành cũng như đang thực hiện để đảm bảo đúng với kế hoạch chất lượng của dự án.
Bước hai làtiến hành kiểm định việc quản lý phiên bản, quản lý cấu hình nhằm đảm bảo tất cả các thành viên đang sử dụng cùng một phiên bản. Đảm bảo rằng cấu hình ban đầu đã được lưu lại và các thay đổi về cấu hình phải được phê duyệt và ghi chép lại.
Bước ba làphân tích biến động về chất lượng để xác định các nguyên nhân của vấn đề chất lượng. Nếu một vấn đề chất lượng lặp đi lặp lại nhiều lần, nghĩa là chưa giải quyết được tận gốc vấn đề. Vì vậy trước khi điều chỉnh cần xác định được gốc rễ của vấn đề.
Bước bốn làphân tích tầm quan trọng của bất kỳ biến động nào. Mức độ chấp nhận rủi ro của nhà tài trợ đã được xác định trong quá trình lập kế hoạch và người quản lý dự án phải dựa vào đó để quản lý dự án. Tập trung quá nhiều vào những biến động không quan trọng sẽ dẫn tới lãng phí nguồn lực. Ngược lại với các biến động quan trọng, nếu không phản ứng nhanh thì có thể dẫn tới những kết quả rất tồi tệ của dự án.
Bước năm làxác định khi nào cần có các biên bản kiểm thử, biên bản chấp nhận người sử dụng để thực hiện lấy cho phù hợp.
Kiểm định chất lượng: Công việc đầu tiên trong quá trình đảm bảo chất lượng là kiểm định chất lượng. Kiểm định chất lượng là một cuộc kiểm tra độc lập do nhân sự có đủ trình độ chuyên môn thực hiện nhằm đảm bảo các quy định về chất lượng được tuân thủ.
Kế hoạch kiểm thử: Thông thường áp lực của việc phải đưa sản phẩm ra thị trường hoặc đưa ứng dụng vào sử dụng sẽ làm giảm thời gian của quá trình kiểm thử. Điều này sẽ dẫn tới hàng loạt vấn đề về chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng. Thực tế này đòi hỏi quản lý dự án phải sẵn sàng đầu tư thời gian và tài chính vào chức năng kiểm thử để đảm bảo chất lượng.
Kế hoạch kiểm thử là tài liệu mô tả phương thức kiểm thử theo các trường hợp, tích hợp, hệ thống và chấp nhận người sử dụng. Có nhiều phương pháp kiểm thử. Trong đó các phương pháp được sử dụng trong các dự án CNTT bao gồm:
Thứ nhất làkiểm thử biên dịch (Compile Test) cho các hoạt động phát triển.
Thứ hai làkiểm thử chức năng - phần mềm có thực hiện được đúng những chức năng yêu cầu hay không.
Thứ ba làkiểm thử vận hành - phần mềm có chạy được trên môi trường thực không, nó có tương thích và hoạt động tương tác được với các ứng dụng khác không.
Sau khi lựa chọn các phương pháp kiểm thử, cần thiết lập một môi trường kiểm thử bằng cách xác định và mua những tài nguyên cần thiết để hoàn thành việc kiểm thử. Giai đoạn cuối cùng của việc kiểm thử là kiểm thử chấp nhận người sử dụng (thực hiện bởi khách hàng).
1.6.4.3. Kiểm soát chất lượng dự án
Kiểm soát chất lượng dự án là quá trình đánh giá các kết quả chất lượng cụ thể dựa trên những tiêu chuẩn chất lượng và xác định cách nâng cao chất lượng, loại bỏ những nguyên nhân làm chất lượng không đảm bảo, được thực hiện trong suốt quy trình kiểm soát dự án.
Hiện nay có nhiều công cụ kiểm soát chất lượng dự án bao gồm biểu đồ, sơ đồ phân tán và rất nhiều loại biểu đồ kiểm soát khác nhau. Công cụ thường sử dụng nhất là biểu đồ.
Một trong vấn đề của các dự án trong quá trình triển khai là liên tục ra các phiên bản để cập nhật tính năng mới hoặc sửa các lỗi phát sinh ở phiên bản cũ, để kiểm soát chất lượng hiệu quả các phiên bản này ta sử dụng phương phápQuản lý cấu hình. Quản lý cấu hình là kỹ thuật kiểm soát các thay đổi về các phiên bản của dự án. Những thay đổi về phiên bản xảy ra thường xuyên trong môi trường CNTT vì vậy cần phải được kiểm tra liên tục.
Mục đích chính của quản lý cấu hình là theo dõi và duy trình tính toàn vẹn của dự án. Trong suốt chu trình phát triển dự án, nhiều sản phẩm giá trị được tạo ra và cần được kiểm soát cấu hình. Khi một sản phẩm xuất hiện nó sẽ có nhiều phiên bản, do vậy cần nhận diện sản phẩm, các phiên bản và cả lịch sử thay đổi của nó.
Các sản phẩm phụ thuộc lẫn nhau vì vậy mỗi thay đổi ở một sản phẩm gây ra hiệu ứng ảnh hưởng tới các sản phẩm khác. Vì vậy khi thực hiện thay đổi ở một sản phẩm ngoài việc kiểm thử ở sản phẩm đó còn cần phải kiểm thử lại các sản phẩm có liên quan để đảm bảo chất lượng của dự án.