1.2 Cơ sở lí luận về KSNB hoạt động tín dụng trong NHTM
1.2.2 KSNB hoạt động tín dụng trong NHTM
Trong nền kinh tế thị trƣờng, tín dụng ngân hàng là hình thức tín dụng chủ yếu trong nền kinh tế thị trƣờng, nó đáp ứng nhu cầu về vốn cho mọi thành phần kinh tế một cách linh hoạt và kịp thời. Đối với ngân hàng, tín dụng là hoạt động kinh doanh truyền thống bên cạnh hoạt động huy động vốn, chiếm tỷ trọng lớn nhất trên bảng tổng kết tài sản và đem lại phần lớn lợi nhuận cho ngân hàng. Mặt khác hoạt động tín dụng cũng chứa đựng rủi ro rất lớn vì vậy vấn đề quản lý chất lƣợng tín dụng có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của ngân hàng. Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh và hữu hiệu đối với hoạt động tín dụng sẽ mang lại sự đảm bảo hợp lý về sự an toàn và lành mạnh trong hoạt động của NHTM.
Để thực hiện đƣợc mục tiêu này, theo thông lệ tốt nhất hiện nay là khung KSNB của COSO, KSNB hoạt động tín dụng của Ngân hàng thƣơng mại đƣợc xây dựng theo 05 cấu phần là Môi trƣờng kiểm soát; hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; hệ thống thông tin và trao đổi; hoạt động giám sát.
1.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát là các nhân tố xung quanh tác động đến sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của ngân hàng nhƣ quan điểm của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch liên quan đến hoạt động tín dụng của ngân hàng.
Một là, Quan điểm của nhà quản lý ngân hàng
Quan điểm điều hành đề cập tới các tƣ duy khác nhau trong điều hành hoạt động của các nhà quản trị NHTM. Các quan điểm đó sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong tín dụng. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất áp đặt thủ
tục kiểm soát sẽ đƣợc áp dụng tại ngân hàng phù hợp với “khẩu vị rủi ro” của họ trong từng thời kỳ. Thông thƣờng, nhà quản lý sẽ yêu cầu chi phí cho kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng không đƣợc vƣợt quá lợi ích mà nó đem lại. Lợi ích do kiểm soát nội bộ hoạt động NHTM nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng đem lại thƣờng là những lợi ích vô hình. Vì lợi ích của kiểm soát nội bộ không thể lƣợng hoá đƣợc và khó nhận thấy trong khi những chi phí để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thƣờng khá lớn nên đôi khi kiểm soát nội bộ không có điều kiện và khả năng thực hiện tốt chức năng của mình. Ví dụ, nhà quản lý có thể cho là không cần thiết, rƣờm rà và sẵn sàng từ bỏ một số thủ tục kiểm soát khi cho rằng nó làm mất thời gian khi nhân viên thực hiện trong quy trình cấp tín dụng. Ở một khía cạnh khác, thành viên ban lãnh đạo có thể lạm dụng quyền hạn quản lý của mình. Ví dụ, một thành viên của ban giám đốc có thể sử dụng quyền của mình để buộc bộ phận kiểm soát nội bộ không thực hiện một số thủ tục kiểm soát hoặc loại trừ một số phần hành khi tiến hành công việc kiểm soát. Xét cho cùng, kiểm soát nội bộ là một công cụ của nhà quản lý. Mọi quyết định cuối cùng thuộc quyền hạn của nhà quản lý. Do yêu cầu của quản lý, các thủ tục kiểm soát có thể bị vi phạm. Kiểm soát nội bộ sẽ không đạt đến mức độ hiệu quả nhất nếu nhà quản lý bảo thủ, không ƣa thích sự thay đổi và không thực sự cầu tiến.
Hai là, cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng hợp lý sẽ tạo điều kiện cho môi trƣờng kiểm soát tốt hơn. Một cơ cấu tổ chức hợp lý từ trên xuống dƣới đảm bảo cho việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định cũng nhƣ việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ ngân hàng. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đƣợc thiết lập để kiểm soát đƣợc toàn bộ hoạt động của ngân hàng và thực hiện sự phân chia chức năng quyền hạn giữa các bộ phận không bị chồng chéo hay bỏ trống, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong từng bƣớc công việc cụ thể. Đối với hoạt động tín dụng, một bộ máy hoạt động tốt phải đảm bảo đƣợc sự phân tách nhiệm vụ giữa ngƣời đề xuất tín dụng và ngƣời thẩm định. Một ngƣời không đƣợc đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối, đảm bảo sự độc lập tƣơng đối và tránh chồng chéo công việc giữa các bộ phận. Để thiết
lập một cơ cấu tổ chức tín dụng thích hợp và hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thiết lập đƣợc sự điều hành và sự kiểm soát các hoạt động trƣớc, trong và sau khi cho vay trên toàn bộ hoạt động tín dụng.
Phải có sự phân chia rõ ràng ba chức năng: xử lý nghiệp vụ tín dụng, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Chẳng hạn nhƣ việc xử lý nghiệp vụ do phòng khách hàng doanh nghiệp thẩm định và thực hiện, việc hạch toán vào chƣơng trình phần mềm do bộ phận kế toán tiền vay phòng kinh doanh dịch vụ thực hiện, còn việc bảo quản tài sản cầm cố thế chấp do bộ phận của phòng ngân quỹ thực hiện.
Đảm bảo sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Ba là, chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát cũng nhƣ chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của ngân hàng. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo đƣợc các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Ngƣợc lại mặc dù ngân hàng có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhƣng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy đƣợc hiệu quả. Do vậy các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, khen thƣởng, kỷ luật nhân viên cho phù hợp.
Bốn là, công tác kế hoạch: hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về tình hình tài chính của ngân hàng nhƣ dự thu dự chi, kế hoạch huy động vốn và sử dụng vốn, kế hoạch dƣ nợ tín dụng… là những yếu tố rất quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đƣợc tiến hành khoa học và nghiêm túc hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy đối với hoạt động tín dụng, các nhà quản lý thƣờng quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch dƣ nợ nhƣ thế nào, theo dõi những biến động của nền
kinh tế, tốc độ tăng hay giảm của nguồn vốn huy động đƣợc để từ đó có những điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với kế hoạch của cả hệ thống.
Năm là các nhân tố bên ngoài: Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng có ảnh hƣởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng nhƣ sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nƣớc, ảnh hƣởng của các chủ nợ, môi trƣờng pháp lý, đƣờng lối phát triển của đất nƣớc. Ngoài ra, những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của ngƣời tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hƣởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới...Các yếu tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng lại có sự ảnh hƣởng rất lớn đến phong cách làm việc điều hành của nhà quản lý cũng nhƣ việc thiết kế vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, cần thƣờng xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hƣởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Môi trƣờng kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của ngân hàng và có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong ngân hàng. Môi trƣờng kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một ngân hàng. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
1.2.2.2 Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro
Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng đƣợc thực hiện ở mọi cấp và trong từng chuỗi hoạt động nghiệp vụ. Hoạt động tín dụng chiếm tỷ trọng lớn trong danh mục các hoạt động sử dụng vốn của ngân hàng (khoảng 67%) nên hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng thƣờng đƣợc tổ chức khá chặt chẽ, gồm hai hệ thống: hệ thống chuyên trách về quản lý rủi ro và hệ thống quản lý tín dụng.
Hệ thống chuyên trách quản lý rủi ro thƣờng đƣợc lập thành một phòng ban hay bộ phận riêng biệt. Bộ phận này chịu trách nhiệm xây dựng các tiêu chí đánh giá đối với khách hàng và đối với chi nhánh. Các tiêu chí đƣợc xây dựng dựa vào nghiên cứu thực tiễn hoạt động tín dụng của ngân hàng, qua đó phản ánh cả rủi ro bắt nguồn từ phía khách hàng vay và từ phía ngân hàng đối với từng loại cho vay nhất định. Trong phạm vi kiểm soát nội bộ, hệ thống tiêu chí này đƣợc sử dụng để đánh giá lại định kỳ đối với khách hàng và đối với chi nhánh, xem xét khả năng thực hiện các kế hoạch đã đƣợc đặt ra từ trƣớc. Đối với khách hàng, đó là khả năng thực hiện đúng những cam kết trong hợp đồng tín dụng. Đối với chi nhánh, đó là khả năng thực hiện các mục tiêu tín dụng đã đƣợc xác định cho năm tài chính hiện tại. Nhóm đối tƣợng mà hệ thống này hƣớng tới thƣờng là các khoản vay có vấn đề, các chi nhánh có tăng trƣởng tín dụng cao hơn mức bình quân toàn ngành, các chi nhánh có sự thay đổi bất thƣờng về cơ cấu tổ chức bộ máy và trƣởng bộ phận trong thời gian ngắn. Những yếu tố này thƣờng đƣợc đánh giá định kỳ hàng quý hoặc cuối năm với sự tham gia của bộ phận kiểm toán nội bộ.
Bộ phận tín dụng cũng có nhiệm vụ đánh giá rủi ro, nhƣng chỉ giới hạn trong việc đánh giá đối với khách hàng vay thông qua việc thu thập thông tin và kiểm tra đối với khách hàng sau khi cho vay (sau khi giải ngân) nhằm kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay, đánh giá lại khả năng trả nợ và có biện pháp xử lý kịp thời đối với những trƣờng hợp có ảnh hƣởng tiêu cực tới lợi ích của ngân hàng.
1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát đối với hoạt động tín dụng trong ngân hàng thƣơng mại đƣợc thiết kế và thực hiện nhằm vào rủi ro mà ngân hàng đã nhận diện đƣợc thông qua quá trình đánh giá rủi ro.
(-) Quy trình kiểm soát
Xét một cách tổng quát, các hoạt động kiểm soát đƣợc tiến hành theo một quy trình cụ thể gồm 3 bƣớc:
(1) thiết lập các chính sách cho những mục tiêu kiểm soát.
(3) xác minh việc các chính sách này có đƣợc tuân thủ hay không.
Thông thƣờng, một ngân hàng có nhiều hoạt động nghiệp vụ, đƣợc phân chia thành những mảng (phần hành hay chu trình) riêng biệt. Quan điểm chung hiện nay trên thế giới đều cho rằng quy trình kiểm soát nên đƣợc thiết kế sao cho trở thành một phần trong các quy trình hoạt động thƣờng ngày của ngân hàng. Trong các quy trình đƣợc thiết kế cho các hoạt động nghiệp vụ, ngân hàng sẽ gắn các nút kiểm soát và theo đó, thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ này.
(-) Mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát tổng quát đối với bất kỳ mảng hoạt động nào trong doanh nghiệp thƣờng hƣớng tới ba khía cạnh sau đây: Sự đáng tin cậy của các thông tin tài chính; Sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành; Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
Cụ thể hoá các mục tiêu này, hoạt động kiểm soát đối với hoạt động tín dụng trơng ngân hàng thƣơng mại nhằm vào các yêu cầu sau:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của ngân hàng, nhƣ các hợp đồng cho vay khống, tài sản đảm bảo không có thực…
- Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động tín dụng phải có sự phê chuẩn hợp lý của kiểm soát viên và Giám đốc.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không bỏ ngoài sổ sách, đặc biệt là nghiệp vụ thu nợ, giải chấp đối với tài sản đảm bảo…
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí trong khâu thẩm định (đối với phƣơng án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tƣ của ngƣời vay), đánh giá giá trị của tài sản đảm bảo.
- Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ đƣợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đƣợc thực hiện kịp thời theo quy định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán đƣợc ghi vào sổ phải đƣợc cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của ngân hàng.
- Tính hiệu quả: hoạt động tín dụng phải đem lại thu nhập cho ngân hàng, làm gia tăng giá trị tài sản cho các chủ sở hữu ngân hàng.
(-) Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc ngân hàng thiết lập và thực hiện nhằm đạt đƣợc các mục tiêu quản lý cụ thể, phù hợp với luật pháp và đặc thù hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Các thủ tục kiểm soát trong hoạt động tín dụng chủ yếu bao gồm:
- Lập, so sánh, soát xét các số liệu, phê chuẩn tài liệu liên quan đến hợp đồng tín dụng.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán đã qua quá trình thẩm định.
- Kiểm soát các ứng dụng và môi trƣờng của hệ thống thông tin máy tính đƣợc sử dụng trong quản trị thông tin tín dụng, nhƣ việc thiết lập sự kiểm soát đối với những thay đổi trong các chƣơng trình máy tính và truy cập vào các hồ sơ dữ liệu về khoản vay và về khách hàng vay.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết mỗi khi có sự thay đổi trong hạch toán dữ liệu tín dụng (gốc và lãi đến hạn phải thu, giải ngân, thu nợ gốc và lãi, xuất nhập giá trị tài sản đảm bảo).
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu về khoản vay có liên quan đến việc xuất tiền khỏi quỹ của ngân hàng.
- Đối chiếu số liệu tín dụng nội bộ với nguồn thông tin bên ngoài: Thủ tục này không giống nhƣ quá trình nhận diện và đánh giá rủi ro đối với khách hàng vay