4.2. Giải pháp hoàn thiện KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV giai đoạn 2015-
4.2.3 Đồng bộ hóa các thủ tục kiểm soát
(1) Xây dựng và thiết lập văn hóa kiểm soát cẩn trọng trong hoạt động của BIDV
Do hoạt động ngân hàng là loại hình đặc thù, do đó cần phải đảm bảo rằng tất cả các khâu trong hoạt động ngân hàng ở Hội sở chính, ở các chi nhánh… phải có kiểm soát nội bộ và tách biệt với hoạt động kinh doanh trực tiếp của ngân hàng. Hàng năm, đội ngũ kiểm soát nội bộ phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng cập nhật về nghiệp vụ, giới thiệu về sản phẩm mới, tình hình rủi ro mới. Đối với ngƣời quản lý ngân hàng, từ cấp phó giám đốc chi nhánh trở lên (đến Hội đồng quản trị ngân hàng), nhất thiết phải qua lớp kiểm soát nội bộ cho cấp quản lý, hoặc quản lý rủi ro ngân hàng ở mức tƣơng xứng.
(2) Tăng cƣờng hoạt động kiểm soát chéo trong hoạt động tín dụng:
- Kiểm tra chéo định kỳ giữa các cán bộ tín dụng với nhau trong nội bộ chi nhánh. Công tác kiểm tra chéo đƣợc thực hiện trên cở sở quyết định của Ban lãnh đạo đơn vị và nên đƣợc thực hiện định kỳ hoặc đột xuất nhằm hạn chế những sai sót tác nghiệp của cán bộ tín dụng. Việc quản lý cấp tín dụng trong phạm vi một số hồ sơ đƣợc giao quản lý có thể dẫn đến những “sáo mòn” trong tƣ duy, dễ dẫn tới trình trạng bỏ sót quy trình do tính quen thuộc và trùng lặp. Thông qua công tác kiểm tra chéo giữa các cán bộ/bộ phận có thể phát hiện những sai sót tác nghiệp đồng thời tạo điều kiện học hỏi, bổ khuyết kinh nghiệm trong nghiệp vụ.
- Luân chuyển cán bộ tín dụng và luân chuyển quản lý khách hàng vay giữa các cán bộ tín dụng nội bộ chi nhánh (trong cùng một phòng tín dụng, giữa các phòng tín dụng với nhau) và giữa các chi nhánh trên cùng địa bàn. Luân chuyển cán bộ là một biện pháp tổ chức góp phần hạn chế những rủi ro về mặt đạo đức trong hoạt động tín dụng. Đồng thời, luân chuyển vị trí cũng tạo điều kiện cho các cán bộ tín dụng tiếp xúc với các nghiệp vụ khác, “giỏi một nghề, biết nhiều nghề”.
(3) Thiết lập chế tài thƣởng phạt đủ sức răn đe và khuyến khích trong kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Trong lĩnh vực hoạt động của ngân hàng, nghiệp vụ tín dụng là nghiệp vụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu nhập và là hoạt động tiềm ần nhiều rủi ro nhất. Vì vậy với khả năng hiểu biết của mình, tác giả đề xuất xây dựng quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân, tập thể trong hoạt động tín dụng nhƣ sau :
- Về nguyên tắc xác định, xử lý trách nhiệm: Xác định và xử lý đúng ngƣời, đúng trách nhiệm; Khách quan, minh bạch và công bằng; Xem xét tăng nặng hoặc giảm nhẹ khi áp dụng hình thức xử lý gắn với thái độ của cán bộ có hành vi vi phạm trong việc tiếp thu, sửa chữa và chủ động khắc phục hậu quả.
- Về các trƣờng hợp xem xét xử lý trách nhiệm: Có hành vi vi phạm trong hoạt động cấp tín dụng gây ra nợ xấu đƣợc phát hiện thông qua kiểm tra, kiểm toán nội bộ định kỳ, đột xuất hoặc theo kết luận chính thức của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền và cơ quan kiểm toán độc lập.
- Về thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm:
+ Đối với các hình thức xử lý về tổ chức, điều hành thì tuân thủ nguyên tắc cấp nào có thẩm quyền bổ nhiệm cán bộ thì cấp đó có thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm.
+ Đối với các hình thức xử lý về thi đua, khen thƣởng, xét hoàn thành nhiệm vụ thì thuộc về Hội đồng thi đua khen thƣởng, Hội đồng xét hoàn thành nhiệm vụ các cấp.
- Về căn cứ xử lý trách nhiệm: Việc xử lý trách nhiệm đƣợc áp dụng khi có một hoặc một số hành vi vi phạm trƣớc, trong và sau khi cấp tín dụng.
+ Thẩm định và đề xuất cấp tín dụng cho khách hàng không có năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;
+ Báo cáo không trung thực kết quả thẩm định, số liệu, thông tin liên quan đến khoản tín dụng dẫn đến ngƣời có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng không chính xác;
+ Tƣ vấn cho khách hàng thành lập nhiều pháp nhân khác nhau nhằm trốn tránh sự kiểm soát của ngân hàng về giới hạn cấp tín dụng cho một khách hàng, một nhóm khách hàng có liên quan để vay đƣợc nhiều tiền của ngân hàng;
+ Đề xuất cho vay đối với các đối tƣợng không đƣợc cho vay theo quy định của pháp luật.
+ Thẩm định đề xuất cho vay không thực hiện các bƣớc của quy trình cấp tín dụng nhƣ ký duyệt cho vay không đúng thẩm quyền,… dẫn đến khoản vay thất thoát hoặc không thu đƣợc nợ gốc và lãi.
+ Phán quyết cho vay không đúng đối tƣợng vay vốn, mục đích vay vốn theo quy định của pháp luật và ngân hàng;
+ Đề xuất và thực hiện giải ngân không đúng đối tƣợng, không đúng mục đích vay vốn ban đầu;
+ Đề xuất và thực hiện giải ngân, phát hành bảo lãnh khi chƣa đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc khi chƣa ký hợp đồng tín dụng, bảo lãnh;
+ Cho khách hàng ký khống trƣớc vào các biên bản kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay nhƣng không kiểm tra theo quy định hoặc kiểm tra;
+ Không kiểm tra, xác minh tại chỗ tài sản bảo đảm dẫn đến bị khách hàng lừa nhƣ tài sản bảo đảm không có thật, không tồn tại hoặc thực trạng tài sản bảo đảm không đúng nhƣ mô tả tại hợp đồng bảo đảm tiền vay dẫn đến khi rủi ro phát sinh không có tài sản bảo đảm để xử lý hoặc không đủ điều kiện, căn cứ pháp lý để xử lý tài sản bảo đảm;
+ Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ quy định về quyền, nghĩa vụ của các bên thế chấp và bên nhận thế chấp, cầm cố và bảo lãnh vay vốn theo quy định
của ngân hàng nhƣ không quản lý tài sản, giấy tờ gốc chứng minh quyền sở hữu tài sản dẫn đến khách hàng tẩu tán tài sản;
+ Lập hồ sơ vay vốn khống, lập dự án khống rồi tự thẩm định, đề xuất cấp tín dụng;
+ Thông đồng với khách hàng nâng giá trị vốn vay để cán bộ đƣợc sử dụng phần vốn tăng thêm;
+ Thu hồi nợ của khách hàng nhƣng làm các thủ tục cơ cấu lại thời hạn trả nợ để chiếm đoạt một phần hoặc toàn bộ số tiền vay;
+ Nhận hối lộ khách hàng hoặc có hành vi đề nghị khách hàng đƣa hối lộ để cấp tín dụng không đúng quy định.
+ Phát hành thƣ bảo lãnh trong khi không thẩm định, không ký hợp đồng bảo lãnh; + Thông đồng với khách hàng hoặc tự ý sửa chữa, làm giả, đánh tráo tài sản bảo đảm nhằm rút tiền vay của ngân hàng;
+ Thông đồng với khách hàng định giá tăng tài sản bảo đảm vƣợt quá mức quy định để tăng mức cho vay cao hơn giá trị tài sản hiện có;
+ Các hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn và vị trí công tác nhằm mƣu lợi cho cá nhân và những ngƣời có liên quan…và các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp khác.
+ Có hậu quả xảy ra (gây ra nợ xấu bao gồm nợ nghi ngờ (Nhóm 4) và nợ có khả năng mất vốn (Nhóm 5), phải sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng).
- Về hình thức xử lý vi phạm. Sau khi xác định đƣợc các hành vi sai phạm, hội đồng kỉ luật căn cứ vào mức độ sai phạm để tiến hành áp dụng các hình thức kỉ luật, gồm:
+ Xử lý về tổ chức, điều hành: Tạm dừng điều hành; Thuyên chuyển công tác; Khôngxét quy hoạch bổ nhiệm cán bộ hoặc quy hoạch bổ nhiệm chức danh quản lý cấp cao hơn; Không bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; Miễn nhiệm.
+ Xử lý về thi đua, khen thƣởng: Hạ bậc xếp loại thi đua; Xếp loại không hoàn thành nhiệm vụ; Không đƣợc đề nghị các hình thức thi đua, khen thƣởng;
(4) Tăng cƣờng đào tạo đối với cán bộ kiểm soát ngân hàng
Trong bất cứ một đơn vị nào thì tài sản lớn nhất đó chính là con ngƣời, con ngƣời là nhân tố quan trọng nhất trong toàn bộ guồng máy quyết định tới sự thành bại của một tổ chức, vì vậy các đƣờng hƣớng phát triển luôn phải đặt yếu tố nhân lực lên hàng đầu. Vì vậy, trong công tác tuyển dụng nếu đơn vị đặt mục tiêu chất lƣợng nhân lực là nhân tố sống còn thì quá trình đào tạo và làm việc sẽ chuyên nghiệp, vững vàng, và qua đó đã giảm thiểu rủi ro đáng kể trong quá trình công tác, tránh đƣợc những sai sót cố hữu có thể phòng ngừa. Nhƣ vậy, có thể thấy là kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng phụ thuộc phần lớn vào trình độ, năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ làm công tác tín dụng, kiểm soát tín dụng. Cụ thể:
(5) Nâng cao năng lực và đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành.
Trong hoạt động của bất cứ đơn vị nào thì vai trò của đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành sẽ hình thành nên lề thói kinh doanh, hay văn hóa kinh doanh của đơn vị, chính là hình ảnh phản chiếu nhanh nhất về cung cách làm việc của doanh nghiệp. Đối với ngân hàng, điều này lại càng thể hiện rõ nét, đặc biệt là trong hoạt động tín dụng, năng lực quản trị điều hành của đội ngũ cán bộ quản lý có ý nghĩa đặc biệt tạo nên năng lực quản trị điều hành. Đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành mạnh không chỉ đảm bảo hoạt động tín dụng của ngân hàng có kỷ cƣơng thống nhất mà còn biết phát huy tính năng động, sáng tạo của mỗi ngƣời qua đó thực hiện có hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng, tránh đƣợc những rủi ro không đáng có trong hoạt động kinh doanh. Chính vì thế để hạn chế rủi ro tín dụng, điều kiện tiên quyết đội ngũ quản lý điều hành cần quan tâm trau dồi về đạo đức nghề nghiệp, bồi dƣỡng nâng tầm trình độ quản trị kinh doanh, hiểu biết về pháp luật, nắm đƣợc quy trình thẩm định tín dụng ra quyết định chính xác về cho vay hay không cho vay. Cán bộ lãnh đạo phải đề ra đƣợc cách thức điều hành tối ƣu nhất sao cho các chủ trƣơng chính sách của Nhà nƣớc, các quyết định của Ngân hàng, các ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo đƣợc nhanh chóng quán triệt đến các phòng ban đồng thời giải đáp các thông tin phản hồi từ các phòng ban và khách hàng đạt hiệu quả cao nhất.
(6) Nâng cao chất lƣợng cán bộ tín dụng và kiểm soát viên tín dụng trong quá trình tuyển dụng và đào tạo
Thực tế tại BIDV cho thấy, trình độ cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát chƣa cao. Số lƣợng cán bộ thực sự làm nhiệm vụ kiểm soát hiện nay ở Ngân hàng còn ít so với nhu cầu. Đa số cán bộ chỉ giỏi về một nghiệp vụ kiểm soát mà không nắm vững tổng thể các hoạt động ngân hàng trong khi bộ máy kiểm tra nội bộ hiện tại của ngân hàng lại tổ chức theo hƣớng đòi hỏi mọi kiểm tra viên phải nắm vững tất cả các mặt nghiệp vụ của ngân hàng. Đó là điều không thể và dẫn đến lãng phí năng lực. Do đó, ngân hàng chƣa xây dựng đƣợc một cơ chế kiểm soát hữu hiệu và có hệ thống. Trên cơ sở tổ chức lại hệ thống kiểm soát nội bộ, tổ chức lại hoạt động tín dụng, các kiểm toán viên nội bộ sẽ đƣợc đào tạo theo hƣớng chuyên môn hoá, tập trung vào một mặt nghiệp vụ nhƣng vẫn phải có cái nhìn tổng quát và thấy đƣợc mối liên hệ giữa các khâu trong quy trình nghiệp vụ, qua đó phục vụ tốt cho công tác kiểm toán nội bộ
Các kiểm soát viên nội bộ Ngân hàng phải thỏa mãn các yêu cầu về tƣ cách đạo đức và trình độ chuyên môn. Các kiểm soát viên cũng cần đƣợc đào tạo để tuân thủ đúng các quy định về nghề nghiệp. Ngân hàng nên đào tạo đội ngũ kiểm soát viên hiện tại trở thành những cán bộ có trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn về kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Một đội ngũ kiểm toán nội bộ đủ trình độ có thể tự mình xây dựng các kế hoạch làm việc chƣơng trình và phƣơng pháp kiểm toán thích hợp đối với ngân hàng. Về bản chất bất cứ một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có thể tồn tại những sơ hở và một nhân viên nào đó có thể tận dụng các sơ hở đó để thực hiện hành vi sai phạm. Do đó, để hạn chế rủi ro tín dụng có hiệu quả, ngân hàng cần trang bị cho mình, thông qua quá trình tuyển dụng, sử dụng, đào tạo một đội ngũ cán bộ chuyên môn hoá và có kinh nghiệm về quản lý rủi ro tín dụng. Cụ thể :
+ Đƣa ra chính sách tuyển dụng, sử dụng, đãi ngộ và đề bạt cán bộ thích hợp với yêu cầu và trách nhiệm công việc, đồng thời quá trình tuyển dụng nên cùng hợp
tác với tổ chức bên ngoài ngân hàng có chuyên môn, uy tín về nhân sự để giảm thiểu tiêu cực trong quá trình thi tuyển.
+ Định kỳ tổ chức và phối hợp với ngân hàng cấp trên và các ngân hàng nƣớc ngoài mở các lớp học, tập huấn và đào tạo để cập nhật kiến thức ngân hàng đặc biệt là đối với cán bộ thể hiện khả năng, năng lực tốt.
+ Nâng cao trình độ kỹ thuật, năng lực chuyên môn, am hiểu thị trƣờng, kiến thức pháp luật cho cán bộ tín dụng để có góc nhìn khái quát, toàn diện giúp đƣa ra nhận xét, đánh giá sát thực, khách quan hơn trong các quyết đinh cho vay.
+ Các kiến thức về kỹ năng phục vụ khách hàng, kỹ năng tìm hiểu thông tin, kỹ năng đàm phán, kỹ năng phân tích, tổng hợp, kỹ năng suy diễn là các yêu cầu bắt buộc, và đƣợc đánh giá hàng kỳ trên các bảng chấm điểm chi tiết từng tiêu thức đó.
+ Kiên quyết loại bỏ các cán bộ yếu về tƣ cách đạo đức, thiếu trung thực hoặc điều chuyển sang bộ phận công tác khác nếu thiếu chuyên môn nghiệp vụ.
+ Cần áp dụng một phƣơng pháp, phân tích thẩm định tín dụng theo hƣớng tính toán khoa học, bài bản và chuyên nghiệp hơn để hỗ trợ cho cán bộ trong công việc. Nâng cao hiểu biết của cán bộ đánh giá rủi ro về kiến thức pháp luật để xử lý công việc chặt chẽ, tránh tình trạng bị khách hàng lợi dụng.
BIDV cần tạo kênh hợp tác với những chuyên gia, những nhà khoa học để lắng nghe, học hỏi và áp dụng những nghiên cứu về kiểm soát tín dụng và phòng ngừa rủi ro tín dụng giúp cho lãnh đạo ngân hàng trong việc ban hành, sửa đổi các chính sách quản trị rủi ro của BIDV cũng nhƣ cập nhật những thông tin kinh tế liên quan đến rủi ro, đặc biệt là rủi ro tín dụng. Qua đó việc giảng dạy nâng cao kiến thức về kiểm soát đối với đội ngũ kiểm soát viên của ngân hàng sẽ thƣờng xuyên hơn.