1.7 .Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tuyển dụng cán bộ tín dụng
3.4. Mô tả công tác tuyển dụng cán bộ tín dụng của Tổ chức Tài chính
3.4.2. Nội dung quy trình tuyển dụng
3.4.2.1. Nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng xuất phát từ các đơn vị thuộc Tổ chức tài chính vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng , bao gồm các chi nhánh và các phòng chức năng tại trụ sở chính.
Tháng 11 hàng năm, phòng Tổ chức – Đào tạo tập hợp đề nghị tuyển dụng cán bộ tín dụng từ các chi nhánh. Căn cứ vào định mức lao động và kế hoạch hoạt động của từng đơn vị, Phòng Tổ chức – Đào tạo sẽ tham mƣu và trình kế hoạch tuyển dụng năm sau cho Ban Tổng Giám đốc .
Kế hoạch tuyển dụng có thể bị thay đổi tùy vào tình hình phát triển khách hàng thực tế của từng chi nhánh theo nguyên tắc sau :
Thứ nhất, khi chi nhánh/văn phòng chi nhánh/phòng giao dịch bắt đầu hoạt động : tuyển 02 cán bộ tín dụng.
Thứ hai, khi chi nhánh/văn phòng chi nhánh/phòng giao dịch đạt 400 khách hàng, tùy theo theo tiềm năng phát triển khách hàng thực tế mà có thể tuyển từ 1-2 cán bộ tín dụng.
Thứ ba, Khi chi nhánh/văn phòng chi nhánh/phòng giao dịch đạt 90% định mức khách hàng thì sẽ tuyển cán bộ tín dụng thứ 5.
3.4.2.2. Phê duyệt
Tổng Giám đốc là ngƣời phê duyệt về đề nghị tuyển dụng cán bộ tín dụng của các chi nhánh sau khi có ý kiến của chi nhánh cần tuyển cán bộ và 2 phòng chức năng :
Ý kiến thứ nhất : Căn cứ vào tình hình thực tế, chi nhánh làm tờ trình đề nghị tuyển cán bộ tín dụng. Trong đó, đề xuất cụ thể số lƣợng và thời điểm cần cán bộ.
Ý kiến thứ hai : Phòng Nghiên cứu – Tuyên truyền cho ý kiến về khả năng phát triển khách hàng của chi nhánh có đủ điều kiện để tuyển cán bộ tín dụng không ?
Ý kiến thứ ba : Phòng Tổ chức – Đạo tạo : Đề xuất thời điểm, số lƣợng tuyển dụng cán bộ tín dụng. Phƣơng án bổ sung cán bộ tín dụng nhƣ thế nào : Tuyển mới hay điều chuyển từ địa bàn khác.
3.4.2.3. Kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ vào phê duyệt đề nghị của Tổng Giám đốc, phòng Tổ chức – Đào tạo lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các quá trình tuyển mộ và tuyển chọn.
Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung : - Nội dung các công việc cần thực hiện - Thời gian thực hiện công việc
- Địa điểm thực hiện
- Ngƣời thực hiện/Ngƣời chịu trách nhiệm - Phòng/Ngƣời phối hợp
Tổng Giám đốc là ngƣời phê duyệt kế hoạch tuyển dụng. Sau đó, kế hoạch tuyển dụng sẽ đƣợc chuyển đến phòng Tổ chức – Đào tạo và các phòng liên quan để phối hợp thực hiện.
3.4.2.4. Thông báo tuyển dụng
a) Phòng Tổ chức – Đào tạo chịu trách nhiệm lập thông báo tuyển dụng dựa trên bảng mô tả nhiệm vụ của phòng Nghiên cứu – Tuyên truyền đã đƣợc Tổng Giám đốc phê duyệt.
b) Thông báo tuyển dụng cán bộ tín dụng đƣợc thực hiện thông qua các kênh :
Thứ hai : Gửi công văn đề nghị Hội phụ nữ của địa bàn cần tuyển cán bộ thông tin tới các hội viên phụ nữ và ngƣời dân tại địa phƣơng đó.
Thứ ba, gửi thông báo tới các đơn vị thuộc đơn vị để các cán bộ giới thiệu ngƣời thân, bạn bè…
Thứ tƣ, thông báo trên loa của các xã thuộc địa bàn cần tuyển cán bộ. c) Thời gian thông báo tuyển dụng cán bộ của Tổ chức Tài chính Vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng thƣờng đƣợc thực hiện tối thiểu trong 15 ngày.
d) Hồ sơ ứng tuyển dụng bao gồm : Đơn xin việc.
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phƣơng. Bảng tóm tắt quá trình công tác.
Bản sao có công chứng các văn bằng/chứng chỉ. Bản sao có công chứng chứng minh nhân dân.
Giấy khám sức khỏe trong thời gian 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Giấy giới thiệu của đơn vị cũ (nếu có). 01 ảnh 4x6.
e) Các ứng viên có thể gửi hồ sơ ứng tuyển thông qua các kênh sau : Thứ nhất, gửi qua hòm thƣ của đơn vị tymfund@tymfund.org.vn. Nếu ứng viên gửi hồ sơ qua hòm thƣ phải nộp bổ sung hồ sơ có dấu.
Thứ hai, gửi qua bƣu điện.
Thứ ba, gửi trực tiếp tại phòng Tổ chức – Đào tạo.
3.4.2.5. Sàng lọc hồ sơ
Sàng lọc hồ sơ đƣợc thực hiện qua 3 bƣớc :
Bƣớc 1 : Cán bộ nhân sự phụ trách tuyển dụng tập hợp hồ sơ tuyển dụng và lập danh sách các ứng viên đủ điều kiện thi tuyển cơ bản về độ tuổi, trình độ theo thông báo tuyển dụng.
Bƣớc 2 : Trƣởng phòng Tổ chức – Đào tạo đánh giá các ứng viên thi tuyển theo kinh nghiệm, trình độ, địa chỉ thƣờng trú (ƣu tiên ngƣời tại địa phƣơng) theo thứ tự từ từ trên xuống dƣới.
Căn cứ vào tỷ lệ lựa chọn hồ sơ tuyển dụng khoảng 05 hồ sơ/1 cán bộ tín dụng, trƣởng phòng Tổ chức – Đào tạo sẽ lựa chọn các ra số lƣợng hồ sơ ứng tuyển phù hợp. Ví dụ : Cần tuyển 2 cán bộ tín dụng cho chi nhánh tại Sóc Sơn (Hà Nội), sẽ lựa chọn khoảng 10 ứng viên vào vong tuyển dụng tiếp theo. Tỷ lệ lựa chọn này hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm của ngƣời thực hiện.
Bƣớc 3 : Tổng Giám đốc là ngƣời phê duyệt danh sách thi tuyển cuối cùng. Danh sách thi tuyển gồm 2 danh sách : Danh sách thi tuyển chính và danh sách thi tuyển bổ sung. Danh sách thi tuyển bổ sung đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp có ứng viên trong danh sách thi tuyển chính không tham dự hoặc không thể liên lạc đƣợc.
3.4.2.6. Thông báo lịch thi tuyển
a) Phòng Tổ chức – Đào tạo chịu trách nhiệm về việc thông báo lịch thi tuyển cho các ứng viên. Tuy nhiên, phòng Tổ chức – Đào tạo có thể thực hiện phối hợp với các chi nhánh.
Bƣớc 1, Phòng Tổ chức – Đào tạo gửi danh sách thi tuyển và lịch thi tuyển đã đƣợc Tổng Giám đốc phê duyệt cho Giám đốc các chi nhánh có cán bộ đƣợc tuyển.
Bƣớc 2, Giám đốc các chi nhánh gọi điện trực tiếp cho các ứng viên thi tuyển.
Bƣớc 3, Giám đốc các chi nhánh sẽ phản hồi số lƣợng các ứng viên tham dự/số lƣợng các ứng viên đã liên lạc đƣợc cho phòng Tổ chức – Đào tạo để có thể gọi bổ sung ứng viên trong danh sách dự bị để đảm bảo tỷ lệ tham dự nhƣ dự kiến.
3.4.2.7. Tổ chức thi tuyển
Tổ chức thi tuyển gồm 3 giai đoạn : Thi viết và phỏng vấn a) Thi viết gồm các phần thi sau :
Thi nghiệp vụ : Xử lý các tình huống với khách hàng Kiểm tra trắc nghiệm IQ
b) Phỏng vấn
Hội đồng phỏng vấn bao gồm : Tổng Giám đốc, Trƣởng phòng Nghiên cứu – Tuyên truyền, Trƣởng phòng Tổ chức – Đào tạo, Giám đốc chi nhánh có cán bộ tuyển dụng. Tổng Giám đốc là chủ tịch hội đồng phỏng vấn, các chức danh còn lại là thành viên hội đồng phỏng vấn.
Hình thức phỏng vấn : Nhiều ngƣời phỏng vấn nhiều ngƣời. Các ứng viên đƣợc phỏng vấn theo tốp, mỗi tốp từ 3 đến 5 ứng viên. Các thành viên hội đồng phỏng vấn lần lƣợt đặt câu hỏi cho các ứng viên. Các ứng viên sẽ lần lƣợt trả lời các câu hỏi.
Thời gian phỏng vấn mỗi tốp từ 30 phút đến 45 phút tùy vào số lƣợng các ứng viên.
c) Các tiêu chí đánh giá ứng viên
Các tiêu chí đánh giá bao gồm: nội dung trả lời các câu hỏi phỏng vấn: 7 điểm, tác phong trả lời phỏng vấn: 3 điểm.
3.4.2.8. Duyệt kết quả
Phòng Tổ chức – Đào tạo chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả thi tuyển. Kết quả thi tuyển đƣợc xác định nhƣ sau :
Tổng điểm = Điểm nghiệp vụ + Điểm phỏng vấn x 2
Căn cứ vào tổng điểm, thứ tự ƣu tiên của các ứng viên sẽ đƣợc xếp từ cao xuống thấp. Phòng Tổ chức – Đào tạo lập tờ trình báo cáo kết quả thi tuyển và Tổng Giám đốc là ngƣời đƣa ra quyết định lựa chọn ứng viên. Thông thƣờng số lƣợng ứng viên trúng tuyển thƣờng nhiều hơn chỉ tiêu tuyển dụng.
3.4.2.9. Thông báo kết quả thi tuyển
Căn cứ vào phê duyệt kết quả thi tuyển, Phòng Tổ chức – Đào tạo làm thông báo kết quả thi tuyển. Thông báo này đƣợc đăng trên trang web của Tổ chức tài chính vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng và gửi cho đơn vị có cán bộ đƣợc tuyển dụng.
Phòng Tổ chức – Đào tạo có nhiệm vụ thông báo kết quả trúng tuyển cho ứng viên và thời gian để gặp gỡ, trao đổi về cụ thể hơn các vấn đề liên quan nhƣ thời gian đào tạo nghề, tiền lƣơng, các chế độ đãi ngộ v.v…
3.4.2.10. Quyết định tiếp nhận
Căn cứ vào kết quả buổi gặp gỡ trao đổi với ứng viên trúng tuyển, thời gian ứng viên sẵn sàng nhận công việc, phòng Tổ chức – Đào tạo soạn thảo quyết định tiếp nhận cán bộ học nghề và trình Tổng Giám đốc ký duyệt.
3.4.2.11. Đào tạo nghề
Đào tạo nghề là yêu cầu bắt buộc đối với các ứng viên trƣớc khi trở thành cán bộ tín dụng chính thức của Tổ chức tài chính vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng. Đào tạo nghề đƣợc chia làm 2 giai đoạn : học nghề và tập nghề
a) Giai đoạn học nghề
Thời gian học nghề : 2 tháng.
Địa điểm học nghề : tại các chi nhánh không phải là chi nhánh tuyển dụng cán bộ.
Mục tiêu của quá trình này là để giúp các ứng viên tìm hiểu công việc thực tế họ sẽ đảm nhận và đánh giá năng lực, mức độ phù hợp của ứng viên với công việc, với văn hóa tổ chức của đơn vị để giảm thiểu mức độ rủi ro do tuyển dụng ứng viên không phù hợp. Giai đoạn này, Tổ chức tài chính vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng tiếp tục loại những ứng viên có kết quả học nghề thấp hoặc không phù hợp và lựa chọn đủ số lƣợng ứng viên theo chỉ tiêu tuyển dụng.
Nội dung của đào tạo nghề : Đầu tiên, các ứng viên có thời gian 5 ngày đào tạo tập trung tại trụ sở chính để nghe giới thiệu về hoạt động tài chính vi mô và các quy định chính sách của Tổ chức tài chính vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng. Thời gian còn lại các ứng viên đi cùng cán bộ tín dụng khác để tìm hiểu công việc thực tế, kinh nghiệm xử lý công việc, điều kiện làm việc…Kết thúc thời gian học nghề, các ứng viên có bài kiểm tra đánh giá và có buổi báo cáo kết quả học nghề. Kết quả bài kiểm tra cuối kỳ và những nhận xét đánh giá của các cán bộ đƣợc giao hƣớng dẫn công việc là căn cứ để xét ứng viên có phù hợp hay không phù hợp với công việc.
b) Giai đoạn tập nghề
Thời gian tập nghề : 6 tháng.
Địa điểm tập nghề : tại chính chi nhánh cán bộ ứng tuyển.
Mục tiêu của quá trình này là để giúp các ứng viên thực hành các kiến thức đã đƣợc học tại trƣờng và qua quá trình học nghề thông qua công việc thực tế. Quá trình này, các ứng viên đƣợc giao những nhiệm vụ nhƣ những cán bộ chính thức và đƣợc đánh giá kết quả công việc theo từng quý. Cuối kỳ, các ứng viên đƣợc đánh giá nhận xét và rút kinh nghiệm những việc đã làm đƣợc và chƣa làm đƣợc. Kết quả đánh giá công việc theo quý và những nhận xét đánh giá của cán bộ khác trong chi nhánh là căn cứ để xét ứng viên có đƣợc công nhận cán bộ chính thức hay không.
3.4.2.12. Quyết định công nhận cán bộ chính thức
Phòng Tổ chức – Đào tạo gửi tờ trình báo cáo kết quả tập nghề của ứng viên cho Tổng Giám đốc. Căn cứ vào phê duyệt của Tổng Giám đốc về việc công nhận hay không công nhận cán bộ chính thức, Phòng Tổ chức – Đào tạo làm quyết định công nhận cán bộ chính thức cho ứng viên.
Đây là bƣớc cuối cùng kết thúc quá trình tuyển dụng cán bộ tín dụng của Tổ chức tài chính vi mô TNHH MTV Tình Thƣơng.