Các công việc cần làm để phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp đƣợc tiếp cận dựa trên các chức năng của nhà quản trị. Có nhiều cách phân loại chức năng của nhà quản trị, trong phạm vi luận văn này sẽ tiếp cận
theo 4 chức năng cơ bản: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, lãnh đạo và phối hợp và chức năng kiểm tra, giám sát.
1.3.1. Lập kế hoạch phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Bất kỳ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào của doanh nghiệp đều phải đƣợc lập kế hoạch với nhiều bƣớc khác nhau. Lập kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lƣợc, các chính sách, kế hoạch chi tiết để phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định.
Có 6 công việc chính cần làm để thực hiện chức năng lập kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp:
Thứ nhất, phân tích môi trường kinh doanh để xác định cơ hội kinh doanh
Môi trƣờng kinh doanh của doanh nghiệp luôn biến động đòi hỏi trƣớc khi lên kế hoạch, doanh nghiệp cần phải phân tích môi trƣờng kinh doanh. Môi trƣờng kinh doanh bao gồm môi trƣờng bên ngoài và môi trƣờng bên trong doanh nghiệp.
Phân tích môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp tức là phân tích các nhân tố thuộc môi trƣờng kinh doanh quốc gia nhƣ môi trƣờng kinh tế, văn hóa, chính trị, tự nhiên… và môi trƣờng kinh doanh quốc tế nhƣ các liên kết kinh tế, các tổ chức kinh tế quốc tế mà quốc gia đó tham gia. Phân tích môi trƣờng này sẽ giúp doanh nghiệp thấy rõ đƣợc cơ hội và thách thức của mình trong việc phát triển mạng lƣới phân phối.
Môi trƣờng bên trong doanh nghiệp bao gồm tình hình tài chính, công nghệ, nguồn nhân lực …, môi trƣờng bên trong cho doanh nghiệp biết điểm mạnh và điểm yếu của mình để doanh nghiệp có thể khai thác phát huy hiệu quả điểm mạnh, hạn chế điểm yếu. Cùng một môi trƣờng kinh doanh, đây có thể là cơ hội đối với doanh nghiệp này nhƣng cũng có thể là thách thức đối
với doanh nghiệp khác trong việc phát triển mạng lƣới phân phối nói riêng và hoạt động kinh doanh của DN nói chung.
Thứ hai, xác định các mục tiêu phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Sau khi xác định đƣợc cơ hội, thách thức, điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp. Mục tiêu này sẽ là kết quả cần đạt đƣợc trong từng năm, trong từng hoạt động và trong toàn giai đoạn phát triển mạng lƣới phân phối.
Trong quá trình xác định mục tiêu phát triển mạng lƣới phân phối cần chỉ rõ mục tiêu nào đƣợc ƣu tiên, lĩnh vực nào đƣợc chú trọng.
Thứ ba, lựa chọn các tiền đề và thu thập thông tin cho hoạch định phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Bƣớc thứ 3 của lập kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối là có đƣợc sự đồng thuận của các cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ về dự báo, các chính sách sẽ đƣợc áp dụng. Thu thập thông tin để đƣa ra các dự báo là bƣớc không thể thiếu, càng có nhiều thông tin thì dự báo càng chính xác. Các dự báo bao gồm dự báo về nhu cầu các dòng sản phẩm mới, dự báo về sự phát triển khoa học kỹ thuật, dự báo về sự thay đổi đặc điểm của các TGTM, dự báo về các chính sách…
Thứ tư, xây dựng các phương án để phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải xây dựng các phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối khác nhau để tiến hành đánh giá lựa chọn phƣơng án tối ƣu. Trong một số trƣờng hợp, doanh nghiệp phải sử dụng các kỹ thuật toán học và máy tính để đánh giá và lựa chọn phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối. Do đó, thông thƣờng các nhà quản trị thực hiện bƣớc khảo sát sơ bộ nhằm phát hiện
ra các phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối có nhiều triển vọng nhất để xây dựng thành các phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối chính thức.
Thứ năm, lập kế hoạch phụ trợ và dự kiến ngân quỹ của các phương án phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Kế hoạch phụ trợ và dự kiến ngân quỹ của các phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp bao gồm việc sắp xếp nhân sự, mua sắm trang thiết bị máy móc, hoạt động quảng cáo và dự trù về tài chính cho các hoạt động này. Ngân quỹ có giới hạn nên đòi hỏi nhà quản trị phải xác định rõ mục tiêu nào đƣợc ƣu tiên trƣớc, mục tiêu nào sau.
Doanh nghiệp không chỉ có một mục tiêu phát triển mạng lƣới phân phối, do đó phải lập kế hoạch phụ trợ và dự kiến ngân quỹ cho mỗi phƣơng án để nhà quản trị đƣa ra quyết định lựa chọn phƣơng án tối ƣu, phù hợp với mục tiêu chung và nguồn lực của doanh nghiệp.
Thứ sáu, đánh giá và lựa chọn phương án phát triển mạng lưới phân phối tối ưu
Sau khi có các phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối, nhà quản trị tiến hành xem xét các điểm mạnh, điểm yếu của chúng. Khi đánh giá cần có bảng tiêu chí làm căn cứ so sánh và việc so sánh phải dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cũng nhƣ mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
1.3.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp nghiệp
Sau khi lựa chọn đƣợc phƣơng án phát triển mạng lƣới phân phối tối ƣu, các nhà quản trị sẽ bắt tay vào tổ chức thực hiện kế hoạch. Tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp là quá trình nhằm thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, phân chia công việc cho từng bộ phận, đồng
thời xác lập các mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp.
Có 2 nội dung chính cần làm để tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp:
Một là, phân công công việc trong bộ máy quản trị doanh nghiệp để thực hiện kế hoạch phát triển mạng lưới phân phối
Nhà quản trị sẽ tiến hành phân công công việc cho các phòng ban theo đúng chức năng, nhiệm vụ của họ để tiến hành thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Chức năng tổ chức liên quan đến việc xác định các công việc đƣợc thực hiện, ai sẽ thực hiện chúng và cách thức quản lý, liên kết các công việc giữa các bộ phận trong tổ chức. Các nhà quản trị phải tổ chức các nhóm làm việc, phân bổ các nguồn lực vào các công việc một cách hợp lý và hiệu quả. Nội dung công việc cho cấp dƣới chỉ rõ ai làm gì? Làm nhƣ thế nào? Thời gian làm ra sao?..., nội dung này dựa trên những quy định đƣợc đặt ra và phạm vi quyền hạn của mỗi ngƣời.
Hai là, xác lập mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp
Các phòng ban không hoạt động độc lập mà có mối quan hệ với nhau. Nhà quản trị phải xác lập mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu phát triển mạng lƣới phân phối. Do đó, điều quan trọng của chức năng tổ chức là thiết lập đƣợc cơ cấu tổ chức phù hợp trƣớc những biến động của môi trƣờng kinh doanh và thực hiện đƣợc kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối đã đề ra.
1.3.3. Lãnh đạo phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Lãnh đạo phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp đƣợc xác định là sự tác động mang tính nghệ thuật hay một quá trình gây ảnh hƣởng đến ngƣời khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu thực hiện các kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp đã đề ra.
Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của những ngƣời dƣới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những ngƣời khác, biết cách chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với từng đối tƣợng và hoàn cảnh. Từ đó giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng đƣợc sức ỳ của các thành viên trƣớc những thay đổi, cùng hƣớng các nhà quản trị trong bộ máy quản trị của doanh nghiệp thực hiện kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối.
1.3.4. Kiểm tra, giám sát phát triển mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Quá trình thực hiện kế hoạch phân phối luôn luôn xuất hiện những vấn đề phát sinh do sự biến động của môi trƣờng kinh doanh. Do đó, một trong những nội dung phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp là phải kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Kiểm tra, giám sát phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp là việc đo lƣờng quá trình thực hiện kế hoạch với thực tế xảy ra, qua đó phát hiện những sai lệch nhằm đƣa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời đồng thời xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo việc phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp đạt mục tiêu.
Các công việc chính cần làm để kiểm tra, giám sát phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp:
Một là, xây dựng các tiêu chuẩn phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp
Muốn đánh giá việc thực hiện có đúng với kế hoạch đã đề ra hay không cần có các tiêu chuẩn để so sánh. Các tiêu chuẩn này đƣợc xây dựng phải dựa trên mục tiêu và thực trạng của doanh nghiệp.
Hai là, đo lƣờng việc thực hiện phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp
Quá trình thực hiện kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối diễn ra theo từng giai đoạn, nhà quản trị sẽ tiến hành so sánh, đo lƣờng những kết quả
đã đạt đƣợc với tiêu chuẩn đề ra để phát hiện các sai lệch nhằm đƣa ra quyết định chỉnh sửa kế hoạch, tiêu chuẩn hoặc thay đổi cách thức tổ chức.
Ba là, điều chỉnh các sai lệch trong việc phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp
Môi trƣờng kinh doanh biến động là một trong những nguyên nhân làm thay đổi kết quả phát triển mạng lƣới phân phối . Những sai lệch đƣợc phát hiện cần có biện pháp để xử lý, hoặc nhà quản trị phải điều chỉnh mục tiêu đề ra sát với thực tế.
Bốn là, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp.
Những tình huống phát sinh không có trong kế hoạch cần đƣợc xử lý kịp thời để tránh gây hậu quả làm ảnh hƣởng tới mục tiêu phát triển mạng lƣới phân phối đã đề ra.
1.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến phát triển mạng lƣ ới phân phối của doanh nghiệp
Mục tiêu của mục này là phân tích về lý thuyết các nhân tố ảnh hƣởng đến phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp nhằm tạo cơ sở cho việc phân tích các nhân tố giai đoạn 2011-2014 tác động tới mạng lƣới phân phối của Công ty TNHH Trung Thành
1.4.1. Các nhân tố thuộc môi trường kinh tế
Sự phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp chịu ảnh hƣởng của nhiều nhân tố thuộc môi trƣờng kinh tế trong đó có 3 nhân tố tác động nhiều nhất gồm tốc độ tăng trƣởng của nền kinh tế, lãi suất và tỷ lệ lạm phát.
Tốc độ tăng trưởng kinh tế ở mức cao. Ngƣời tiêu dùng nhận thấy sự phát triển của nền kinh tế và đặt ra kỳ vọng sẽ tăng trƣởng hơn nữa nên chi tiêu cho tiêu dùng tăng. Ngƣời tiêu dùng tăng mức chi tiêu cho cá nhân và gia đình sẽ làm tăng lƣợng bán của doanh nghiệp và tạo thuận lợi cho sự phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp.
Lãi suất: gồm lãi suất tiền gửi và lãi suất cho vay. Khi lãi suất tiền gửi thấp, ngƣời tiêu dùng sẽ giảm lƣợng tiết kiệm trong ngân hàng và dùng tiền để chi tiêu cho tiêu dùng hoặc đầu tƣ. Bên cạnh đó, lãi suất cho vay thấp, doanh nghiệp sẽ giảm đƣợc chi phí nhờ giảm tiền lãi phải trả cho ngân hàng, từ đó tăng lƣợng vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thuận lợi cho phát triển mạng lƣới phân phối nói riêng.
Tỷ lệ lạm phát. Nếu tỷ lệ lạm phát thấp, ổn định thì doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát tốt giá cả nguyên vật liệu đầu vào, chi phí nhân công. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp giảm rủi ro trong hoạt động kinh doanh và thuận lợi cho phát triển mạng lƣới phân phối
1.4.2. Các nhân tố thuộc môi trường chính trị và luật pháp
Môi trƣờng chính trị là một trong những môi trƣờng ảnh hƣởng chung đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một quốc gia thƣờng xuyên bạo loạn, khủng bố thì hoạt động kinh doanh sẽ bị đình trệ. Ngƣợc lại, chính trị ổn định sẽ làm giảm rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp mở rộng mạng lƣới phân phối sẽ gặp thuận lợi.
Các cơ chế, chính sách, văn bản hƣớng dẫn doanh nghiệp thực thi các nghị định, quy định của Chính Phủ càng rõ ràng, minh bạch thì doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong việc tiếp cận thông tin và thực hiện theo đúng chủ trƣơng của Nhà nƣớc. Từ đó, các nhà quản trị có căn cứ để đƣa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và sẽ tạo thuận lợi cho sự phát triển mạng lƣới phân phối.
1.4.3. Các nhân tố thuộc môi trường văn hóa
Các khu vực, các quốc gia khác nhau trên thế giới, các vùng miền khác nhau trong cùng một quốc gia đều có nền văn hóa, phong tục tập quán và thói quen tiêu dùng khác nhau, điều này ảnh hƣởng đến tính năng của các sản phẩm mới của doanh nghiệp và vị trí các thành viên trong mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp có phù hợp với yêu cầu của từng khu vực hay không.
Ở Việt Nam, ngƣời tiêu dùng có thói quen mua các mặt hàng thiết yếu ở chợ, còn các hàng hóa thông thƣờng sẽ đến các cửa hàng chuyên dụng. Thói quen này sẽ ảnh hƣởng đến vị trí các cửa hàng, các đại lý hay các kênh bán hàng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nắm rõ đƣợc sản phẩm của mình thuộc loại hàng hóa nào và đặc điểm của khách hàng mục tiêu sẽ thuận lợi cho phát triển mạng lƣới phân phối của doanh nghiệp.
Mỗi vùng, miền của Việt Nam có phong tục, tập quán khác nhau đòi hỏi doanh nghiệp phải thích nghi với văn hóa từng khu vực để phát triển sản phẩm phù hợp. Hiện nay, nhu cầu về hàng hóa của ngƣời tiêu dùng ngày càng cao sẽ càng tạo ra bất lợi cho doanh nghiệp trong việc phát triển mạng lƣới phân phối theo chiều sâu.
1.4.4. Các nhân tố thuộc môi trường công nghệ
Sự thay đổi phƣơng pháp sản xuất, nguyên vật liệu và chu kỳ sống của sản phẩm là hai nhân tố sẽ ảnh hƣởng thuận lợi đến phát triển mạng lƣới phân phối nếu doanh nghiệp biết khai thác sự phát triển của khoa học công nghệ.
Máy móc, thiết bị ngày càng đƣợc nâng cấp với năng suất ngày càng cao giúp rút ngắn thời gian sản xuất tạo thuận lợi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trong việc phát triển mạng lƣới phân phối. Doanh nghiệp phải tổ chức đào tạo nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực để theo kịp bƣớc tiến của khoa học công nghệ. Bởi vậy, công nghệ phát triển nhanh sẽ gây khó khăn và bất lợi cho phát triển mạng lƣới phân phối.
Bên cạnh đó, nhiều công nghệ mới đƣợc nghiên cứu, chế tạo đã tạo ra các loại nguyên vật liệu mới cho hoạt động sản xuất. Nguyên vật liệu mới với ƣu thế vƣợt trội hơn sẽ là căn cứ để doanh nghiệp nghiên cứu, phát triển các dòng sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo thuận lợi cho phát triển mạng lƣới phân phối theo chiều sâu.
Nhu cầu của ngƣời tiêu dùng ngày càng đa dạng dẫn đến chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng rút ngắn. Điều này đặt ra yêu cầu đối với doanh nghiệp trong việc nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.
1.4.5. Trình độ quản lý của doanh nghiệp, Tình hình tài chính của doanh nghiệp