CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHP NGHI N CU
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý đấu thầu mua sắm thiết bị xây dựng
4.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý đấu thầu chuyên trách
a)Xây dựng bộ phận quản lý đấu thầu chuyên trách.
Trong quản lý kinh tế nói chung, quản lý lĩnh vực đấu thầu nói riêng, cơ cấu tổ chức bộ máy và năng lực, trình độ của đội ngũ nhân lực trực tiếp làm công tác quản lý luôn đóng vai trò quan trọng có ý nghĩa quyết định đến chất lƣợng, hiệu quả quản lý. Thực tiễn những năm vừa qua cho thấy, hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và chất lƣợng đội ngũ trực tiếp làm công tác quản lý đấu thầu tại Tổng công ty vẫn còn những hạn chế, bất cập. Vì vậy, việc kiện toàn bộ máy quản lý đấu thầu mua sắm thiết bị xây dựng tại Tổng công ty là vấn đề vừa mang tính cấp bách trƣớc mắt, vừa có ý nghĩa cơ bản
lâu dài.
Vận dụng quy định của Luật đấu thầu, Tổng công ty cần tiến hành kiện toàn lại bộ máy tổ chức, trong đó cơ cấu, sắp xếp lại bộ phận quản lý đấu thầu chuyên trách trên cơ sở điều động, lựa chọn nhân sự của các Ban chuyên môn với tiêu chí, khung năng lực cụ thể. Thành lập bộ phận quản lý đấu thầu chuyên trách không phải thành lập bộ phận mới làm cho bộ máy tổ chức của Tổng công ty cồng kềnh, kém hiệu quả mà sắp xếp, tổ chức lại nhân sự theo hƣớng tinh giản, hiệu quả, trách nhiệm cao. Bộ phận quản lý đấu thầu cần đƣợc cơ cấu lại nhƣ sau:
Ngƣời có thẩm quyền: Là ngƣời đƣợc quyền quyết định phê duyệt dự án hoặc quyết định mua sắm theo quy định của pháp luật, gồm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc (tùy theo từng gói thầu đƣợc phân cấp).
Tổ chuyên gia và Tổ thẩm định: Đƣợc thành lập trên cơ sở nhân sự chuyên trách của các Ban chuyên môn và đƣợc hƣởng lƣơng, phụ cấp theo quy định của Tổng công ty. Nhân sự đƣợc lựa chọn ngay từ khâu tuyển dụng với chất lƣợng chuyên môn, ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu để tham gia Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định phù hợp với yêu cầu mua sắm tại Tổng công ty.
Tổ chuyên gia có vai trò rất quan trọng trong quá trình xét thầu. Do vậy, lựa chọn nhân sự có chuyên môn, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp và mời thêm chuyên gia đối với các thiết bị đặc thù (nếu cần).
Tổ thẩm định hoạt động độc lập có chức năng thẩm định, tuân theo quy định của pháp luật có liên quan. Việc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu không phải là đánh giá lại hồ sơ dự thầu. Do vậy, Tổ thẩm định sẽ tiến hành việc kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ, cơ sở pháp lý, tuân thủ quy trình theo quy định của pháp luật về đấu thầu từ khâu lập kế hoạch đấu thầu, HSMT, kết quả lựa chọn nhà thầu báo cáo Ngƣời có thẩm quyền hoặc Chủ đầu tƣ xem xét, quyết định.
Ban Thƣơng mại của Tổng công ty ngoài nhiệm vụ quản lý, giám sát, thì phải dự báo và định hƣớng xu thế phát triển của hoạt động đấu thầu để xây dựng kế hoạch, lộ trình thực hiện tại Tổng công ty.
HĐTV, Ban Tổng giám đốc Tổng công ty cần thực hiện ngay giải pháp này để ổn định bộ máy tổ chức quản lý đấu thầu.
b) Phát triển bộ phận quản lý đấu thầu theo hƣớng chuyên nghiệp.
Một là: Ban hành chức năng, nhiệm vụ của Phòng/bộ phận quản lý đấu thầu riêng biệt, chỉ thực hiện những công việc về đấu thầu đúng chuyên môn theo hƣớng chuyên môn hóa, tinh gọn, hiệu quả. Với cơ chế riêng có thể xây dựng cơ chế trách nhiệm, quyền lợi rõ ràng, bồi dƣỡng, chi trả ngoài giờ (nếu có) cho các bộ phận này.
Ban hành lại chức năng nhiệm vụ của Văn phòng và các Ban chuyên môn Tổng công ty, trong đó Ban Thƣơng mại là Ban chủ trì quản lý đấu thầu, tách biệt chức năng quản lý đấu thấu với nhiệm vụ của Tổ chuyên gia.
Thành lập Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định chuyên trách độc lập với các Ban chuyên môn của Tổng công ty, Tổ trƣởng các Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định là Phó Tổng giám đốc Tổng công ty để đảm bảo tính khách quan. Điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ cho các cán bộ thuộc bộ phận đấu thầu chuyên trách theo hƣớng «Rõ ngƣời, rõ việc, rõ trách nhiệm».
Công tác kiểm tra, giám sát đã đƣợc lãnh đạo Tổng công ty quán triệt, chỉ đạo sát sao, tăng cƣờng kỷ cƣơng, kỷ luật trong công tác quản lý đấu thầu gắn với giao trách nhiệm cho Ngƣời đứng đầu các bộ phận.
Hai là: Phân cấp triệt để cho các đơn vị trực thuộc, Công ty liên kết Tổng công ty nắm giữ quyền chi phối theo hƣớng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với các hoạt động đấu thầu tại đơn vị mình. Giám đốc các đơn vị trực thuộc tổ chức đấu thầu theo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm đã đƣợc phê duyệt, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng công ty và pháp luật về phạm vi đƣợc ủy quyền, phân cấp.
Công tác thanh kiểm tra chuyển sang hậu kiểm, theo đó các đơn vị tự chịu trách nhiệm về hoạt động đấu thầu tại đơn vị mình để giảm bớt thủ tục hành chính, cấp quản lý. Nâng mức giá trị phân cấp hoặc ủy quyền cho Giám đốc các đơn vị trực thuộc, đơn vị thành viên để tạo sự chủ động trong quá trình đấu thầu mua sắm thiết bị. Các đơn vị trực thuộc quyết định các gói thầu có giá trị trên 10 tỷ đồng; các đơn vị thành viên có vốn góp trên 25% vốn điều lệ, không cần quy định quản lý chi tiết về đấu thầu. Điều này hoàn toàn có thể thực hiện đƣợc do các đơn vị có đủ bộ phận chuyên môn và am hiểu về vật tƣ thiết bị của nhà máy khi đó việc mua sắm sẽ chủ động, sát với thực tế và tiết kiệm hơn. Thông qua phân cấp trong quản lý đấu thầu, cũng đồng nghĩa với việc gắn trách nhiệm của lãnh đạo Ban Thƣơng mại, Giám đốc đơn vị trực thuộc, Công ty thành viên phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trƣớc Tổng công ty về công tác đấu thầu thuộc thẩm quyền của mình, đây là một trong những điểm cần cải cách ngay.
Công tác thƣơng thảo, đàm phán hợp đồng.
Trƣớc đây, sau khi công bố trúng thầu, Tổng công ty mời nhà thầu trúng thầu đến thƣơng thảo ký kết hợp đồng, trong một số trƣờng hợp, các nhà thầu cố tình ép giá, thay đổi một số yêu cầu so với hồ sơ dự thầu gây khó khăn cho Tổng công ty trong công tác ký kết, thực hiện hợp đồng. Khi Luật đấu thầu 2013 đƣợc ban hành, Tổ Chuyên gia, Tổ đàm phán hợp đồng của Tổng công ty vận dụng triệt để các quy định của Luật. Chủ đầu tƣ/Bên mời thầu có quyền mời các nhà thầu theo thứ tự xếp hạng từ cao xuống thấp đến đàm phán trƣớc khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu. Về nguyên tắc, chỉ đàm phán các nội dung trong HSMT để yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung cam kết hoàn thiện nếu đƣợc trao hợp đồng. Điều này giúp cho Chủ đầu tƣ/Bên mời thầu lựa chọn đƣợc nhà thầu đáp ứng đầy đủ về tƣ cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm và có giải pháp khả thi thực hiện hợp đồng nên
việc lựa chọn nhà thầu đã đáp ứng yêu cầu đề ra. Tổ chuyên gia cần thực hiện ngay giải pháp này để ổn định bộ máy tổ chức quản lý đấu thầu.
4.2.2. Hoàn thiện văn bản pháp lý đi đôi với bồi dƣỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý đấu thầu tại Tổng công ty.
a) Hoàn thiện văn bản pháp lý quản lý đấu thầu.
Để đảm bảo cho công tác ban hành các văn bản pháp lý về đấu thầu sát với thực tiễn, cần thực hiện tốt một số biện pháp cơ bản sau:
Thứ nhất: Hoàn thiện việc xây dựng các văn bản pháp lý liên quan, quy trình mua sắm thiết bị khắc phục các bất cập đang diễn ra trong quá trình quản lý đấu thầu tại Tổng công ty. Hiện các Ban chuyên môn của Tổng công ty đã soạn thảo Quy chế về phân cấp quản lý đấu thầu (sửa đổi); Quy trình mua sắm thiết bị vật tƣ …trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thứ hai: Xây dựng quy trình đấu thầu từ khâu lập kế hoạch mua sắm, trình, phê duyệt và tổ chức đấu thầu. Các quy trình đƣợc thể hiện bằng lƣu đồ nhằm hƣớng dẫn, phân cấp rõ các bƣớc thực hiện từ bắt đầu đến kết thúc. Chuẩn hóa các biểu mẫu tạo sự thống nhất cao, đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ áp dụng và rút ngắn gian trong đấu thầu.
Chi tiết xem Phụ lục 3: Lưu đồ quy trình đấu thầu tại Tổng công ty. Thứ ba: Cụ thể hóa quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị dƣới dạng lƣu đồ trên sẽ làm rõ trách nhiệm giữa việc quản lý, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát. Trong lƣu đồ sẽ xác định đƣợc đối tƣợng tham gia vào quy trình quản lý gồm những cá nhân/bộ phận nào, ai chịu trách nhiệm chính, thời gian thực hiện là bao nhiêu. Căn cứ vào đó, lãnh đạo Tổng công ty có thể điều hành, giám sát quá trình đấu thầu theo đúng trình tự và thời gian yêu cầu.
Thứ tư: Xây dựng quy định về mua sắm tập trung nhằm thống nhất đầu mối mua sắm, tiết kiệm thời gian, chi phí. Đối với những hàng hóa thông thƣờng đƣợc chào bán phổ biến trên thị trƣờng, khối lƣợng lớn cần khuyến khích áp dụng hình thức mua sắm tập trung.
b) Đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý đấu thầu.
Cùng với việc thành lập Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định chuyên trách, Tổng công ty cần xây dựng tiêu chuẩn chức danh cụ thể cho từng cá nhân trong Tổ, giao việc theo hƣớng chuyên môn hóa, rõ ngƣời, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời hạn hoàn thành, cán bộ thuộc Tổ chuyên gia không kiêm nhiệm những công việc khác.
Trƣớc mắt, Tổng công ty cử đi đào tạo các lớp bồi dƣỡng theo chuyên đề về nghiệp vụ quản lý đấu thầu, tạo điều kiện học hỏi kinh nghiệm tại các Tổng công ty có quy mô tƣơng tự. Về dài hạn, Tổng công ty hợp tác với Vụ Quản lý đấu thầu - Bộ Kế hoạch và đầu tƣ, Trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc Gia Hà Nội đào tạo định kỳ hàng năm các kỹ năng quản lý đấu thầu nâng cao, quản trị trang thông tin về đấu thầu cho cán bộ trực tiếp làm công tác đấu thầu. Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin tại Tổng công ty đáp ứng nhu cầu truy cập và tổ chức đấu thầu qua mạng theo đúng quy định.
Tăng cƣờng đào tạo nghiệp vụ thanh tra, kiểm tra về đấu thầu nhằm phát hiện, ngăn chặn cũng nhƣ xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật các hành vi tiêu cực trong đấu thầu. Phân công cán bộ phụ trách theo từng địa bàn, từng nhà máy điện qua đó tăng cƣờng trách nhiệm quản lý, theo dõi việc mua sắm, giải ngân cũng nhƣ đánh giá hiệu quả của từng đơn vị.
4.2.3. Tổ chức đấu thầu công khai, minh bạch.
Một trong những nguyên tắc cơ bản của đấu thầu là công khai, minh bạch nhằm tăng tối đa mức độ cạnh tranh và hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Công khai, minh bạch phải đƣợc thực hiện trong suốt quy trình mua sắm, từ giai đoạn tiền đấu thấu đến trao hợp đồng, đảm bảo mọi nhà thầu đều bình đẳng và có cơ hội nhƣ nhau trong việc tiếp cận thông tin, tránh tình trạng bên mời thầu giấu giếm thông tin hạn chế nhà thầu hoặc thiên vị nhà thầu nào đó trong việc tiếp cận thông tin.
Chính vì vậy, luật pháp và các quy định hƣớng dẫn chi tiết về Luật đấu thầu của nhiều nƣớc trên thế giới và các định chế tài chính quốc tế đều quy định đăng tải công khai thông tin mua sắm công trên các tờ báo/cổng thông tin điện tử chuyên biệt về đấu thầu nhằm bảo đảm thông tin đƣợc đăng tải tập trung, tạo thuận lợi cho nhà thầu và các bên liên quan tìm kiếm thông tin. Thông tin đƣợc quy định đăng tải bao gồm kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tƣ. Đây là những thông tin quan trọng đối với các nhà thầu tiềm năng, các bên liên quan và công chúng tham gia giám sát hoạt động, quy trình mua sắm thiết bị tại Tổng công ty diễn ra theo đúng quy định của pháp luật.
Sự minh bạch trong mua sắm thiết bị của Tổng công ty đƣợc thực hiện thông qua đăng tải các thông tin: thông báo kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu và thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu trên tờ phụ trƣơng của Báo đấu thầu các số ra hàng ngày và trên trang đấu thầu điện tử www.baodauthau.vn; mục muasamcong.mpi.gov.vn tất cả các gói thầu.
Đối với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, việc công khai giá trúng thầu sẽ là thông điệp phản ánh mức giá cả trên thị trƣờng, vì vậy bất kỳ sự bất thƣờng nào về giá trúng thầu nhƣ giá quá cao hoặc quá thấp cũng có thể gây nghi ngờ về khả năng thực thi và tính hiệu quả của gói thầu.
Từ những thực tiễn trên, có thể thấy công tác đăng tải thông tin có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thể hiện việc đấu thầu mua sắm thiết bị xây dựng tại Tổng công ty là đáng giá đồng tiền. Tuy nhiên, mục tiêu này chỉ đƣợc đảm bảo khi có sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo Tổng công ty, thay đổi tƣ duy quản lý đấu thầu từ thông báo bằng hình thức văn bản sang áp dụng cả hai hình thức đăng báo đấu thầu và đăng thông tin trên trang điện tử đấu thầu và mục thông tin đấu thầu của Tổng công ty. Khi đó, mọi thông tin về mua sắm đƣợc công khai, minh bạch và quy trình mua sắm diễn ra cạnh tranh, công bằng, bảo đảm tất cả các nhà thầu đều có cơ hội nhƣ nhau.
Ban thƣơng mại Tổng công ty cần thực hiện ngay giải pháp này để ổn định bộ máy tổ chức quản lý đấu thầu.
4.2.4. p dụng hình thức mua sắm tập trung và đấu thầu qua mạng:
Vận dụng hình thức này, căn cứ tổng hợp nhu cầu, chủng lại vật tƣ, thiết bị cần mua sắm của các nhà máy điện, Tổng công ty sẽ giao cho bộ phận mua sắm tập trung hoặc kiêm nhiệm tổ chức mua sắm cả năm. Sau khi lựa chọn đƣợc nhà thầu, Tổng công ty sẽ đàm phán, ký thỏa thuận khung với Nhà thầu để thống nhất quản lý về giá, hình thức thanh toán, thời gian cấp hàng... Hợp đồng chi tiết sẽ phân cấp, ủy quyền cho các đơn vị trực thuộc ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu và tổ chức thực hiện để tạo sự chủ động.
Nguyên tắc mua sắm tập trung: Việc mua sắm tập trung phải tuân thủ các quy định của Luật đấu thầu và các quy định nội bộ của Tổng công ty thông qua bộ phận mua sắm tập trung. Tổng công ty thành lập bộ phận chuyên trách hoặc kiêm nhiệm để thực hiện nhiệm vụ mua sắm tập trung.
Đối với những hàng hóa thuộc danh mục mua sắm tập trung, đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hóa phải công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu, nội dung thỏa thuận khung, ký kết hợp đồng với nhà thầu đã đƣợc lựa chọn trên cơ sở thỏa thuận khung. Khuyến khích áp dụng hình thức mua sắm tập trung đối với các hàng hóa không thuộc danh mục phải mua sắm tập trung. Mua sắm tập trung áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi.
Quy trình mua sắm tập trung: Tổng hợp nhu cầu: Đơn vị/bộ phận đƣợc giao mua sắm tập trung tổng hơp nhu cầu trong năm hoặc định kỳ trên cơ sở kế hoạch hàng năm hoặc Kế hoạch đấu thầu đã đƣợc phê duyệt.Trình ngƣời có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua sắm tập trung trên cơ sở tổng hợp nhu cầu nêu trên.
Tổ chức lựa chọn nhà thầu; Đánh giá HSDT và thƣơng thảo hợp đồng; Thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; Hoàn thiện và ký kết thỏa thuận khung; Hoàn thiện và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu. Trƣờng