Chƣơng 1 : Giới thiệu về những vấn đề nghiên cứu
4.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Bộ máy cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Bộ máy cơ cấu tổ chức quản lý là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được phân thành các cấp quản lý với chức năng quyền hạn nhất định, nhằm thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu của doanh nghiệp.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật định.
Trưởng các bộ phận: là những người lãnh đạo thay mặt giám đốc chỉ đạo và điều hành các mảng công việc của công ty.
+ Phòng kinh doanh:
- Hoạch định chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho công ty - Tìm kiếm khách hàng để mở rộng thị phần.
- Phân tích và nghiên cứu thị trường tiềm năng
- Thực hiện chức năng chăm sóc khách hàng và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.
- Chuyển giao hợp đồng đã ký cho các phòng ban liên quan và phối kết hợp với các phòng ban chức năng trong công ty để triển khai thực hiện hợp đồng đã ký.
- Làm thủ tục nghiệm thu, các thủ tục thanh toán liên quan đến hợp đồng dịch vụ.
+ Phòng tổ chức hành chính nhân sự : là phòng chức năng tham mưu tổng hợp giúp giám đốc những công việc sau:
- Lập quy hoạch cán bộ, chịu trách nhiệm tổ chức sắp xếp cán bộ công nhân
viên, tuyển dụng nguồn nhân lực, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên (CBCNV).
- Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi cho CBCNV trong công ty. - Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị, các phòng ban về phân công, phân cấp quản lý.
- Tổ chức thi đua và đề xuất thi đua khen thưởng.
- Tiếp nhận và giải quyết thuộc thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo có liên quan tới hoạt động của công ty.
- Tổ chức kiểm tra và soạn thảo các văn bản hướng dẫn các phòng ban, các nhân viên trong công ty về công tác bảo vệ, an toàn hàng hóa, giữ gìn trật tự an toàn đơn vị.
- Công tác văn thư, lưu trữ tài liệu, công văn, hồ sơ, giấy tờ của công ty. + Phòng tài chính kế toán:
- Kiểm tra và quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, quản lý tài chính, và có kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm trình Giám đốc.
- Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo chế độ và quy định của nhà nước.
- Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh dịch vụ của công ty
+ Phòng quản lý dịch vụ: Là phòng quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ làm sạch của công ty.
- Xây dựng kế hoạch chung của phòng dựa trên kế hoạch chung của công ty. - Kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ làm sạch theo kế hoạch. Đảm bảo duy trì ổn định và từng bước cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
- Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, vật lực công ty cung cấp cho khối dịch vụ.
- Phối hợp cùng phòng TC - HC xây dựng và đào tạo đội ngũ ca/ tổ trưởng chuyên nghiệp có khả năng đáp ứng yêu cầu theo bản mô tả công việc ca/ tổ trưởng.
- Tiếp nhận, phân tích thông tin và đề xuất phương án cải tiến đối với các vấn đề liên quan đến quá trình cung cấp dịch vụ làm sạch.
- Tiếp nhận, xử lý thông tin từ các bộ phận chuyển về, phối hợp với các phòng ban trong công ty giải quyết (chất lượng dịch vụ, nhân sự, vật tư, hóa chất, máy móc thiết bị, khách hàng…)
+ Giám sát bộ phận (GSBP)
- Giám sát bộ phận là người chịu sự quản lý trực tiếp của phòng QLDV, là cầu nối giữa khách hàng với Công ty và là người trực tiếp giám sát, quản lý công nhân ở bộ phận. Giám sát bộ phận của Công ty luôn có lịch làm việc rõ ràng và chịu trách nhiệm về chất lượng tại bộ phận cũng như đảm bảo quyền lợi cho công nhân.
- Khách hàng cũng có thể nhận được sự tư vấn làm sạch miễn phí từ GSBP của Công ty vì đội ngũ GSBP của Công ty luôn là những người có kinh nghiệm và khả năng quản lý.
+ Ca, tổ trưởng:
- Là những công nhân có kinh nghiệm và khả năng quản lý tốt, ca trưởng tổ trưởng tại bộ phận là người trực tiếp chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ với
GSBP và khách hàng. Là người kết hợp với GSBP để điều phối và phân công lịch làm việc cụ thể cho từng công nhận.
- Công ty thường xuyên tổ chức những khoá đào tạo cho ca tổ trưởng nhằm nâng cao khả năng quản lý chất lượng. Đồng thời có những chế độ đãi ngộ tốt để đảm bảo có được sự làm việc nhiệt tình và trách nhiệm của ca tổ trưởng.
Hình 4.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Hoàn Mỹ
Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự Ban Giám đốc Phòng TCHC Nhân sự Phòng Quản lý dịch vụ Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh Giám sát bộ phận Ca tổ trưởng Công nhân