1.3 .3Lựa chọn chiếnlƣợc kinhdoanh
3.1.3.Chức năng bộ phận của các phòng ban
3.1. Giới thiệu về công ty
3.1.3.Chức năng bộ phận của các phòng ban
Đối với mỗi doanh nghiệp đều có một bộ máy quản lý theo riêng, tùy theo điều kiện, đặc điểm sản xuất và loại hình của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Thế Hệ Mới Vĩnh Phúc là một doanh nghiệp tƣ nhân có mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng, mọi hoạt động của công ty đều đặt dƣới sự chỉ đạo của giám đốc, bên cạnh giám đốc là các phó giám đốc, các trƣởng phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp việc, tham mƣu cho giám đốc. Đây là mô hình quản lý phổ biến và rất hiệu quả đối với doanh nghiệp tƣ nhân vừa và nhỏ
Giám đốc là ngƣời lãnh đạo cao nhất, điều hành hoạt động công ty, chịu trách nhiệm trƣớc công ty chủ sỡ hữu về tình hình hoạt động và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nắm giữ và có quyền quyết định các vấn đề cũng nhƣ việc điều chuyển vốn trong công ty, chỉ huy mọi hoạt động thông qua trƣởng các phòng ban hoặc ủy quyền cho các phó giám đốc. Bốn phó giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc gồm:
- Một phó giám đốc xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc và phụ trách tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty
- Một phó giám đốc vận tải: có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc và phụ trách việc thu mua nguyên vật liệu cho việc sản xuất, và điều hành vận tải cho phòng xuất nhập khẩu
- Hai phó giám đốc nhà máy tại hai nhà máy vĩnh phúc và phú thọ: có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc và phụ trách toàn bộ hoạt động sản xuất tại nhà máy
Bên cạnh đó là các bộ phần phòng ban chức năng có nhiệm vụ cụ thể, đƣợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty. Bao gồm các bộ phận sau:
*) Bộ phận hành chính: có nhiệm vụ tổ chức công việc có liên quan đến tổ chức quản lý, tuyển dụng, giải quyết chính sách chế độ lƣơng thƣởng, bảo hiểm, nghỉ mát, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính, nhân sự
*) Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm về quản lý toàn bộ tài sản tài chính, các loại vốn, quỹ của công ty, bảo toàn và phát triển nguồn vốn sử dụng vốn có hiệu quả, tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế với khách hàng, thực hiện công tác hạch toán kế toán trong công ty, quản lý tiền gửi, tiền mặt, tài sản, vật tƣ, hàng hóa, thanh toán lƣơng, bảo hiểm cho cán bộ nhân viên, lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tham gia đề xuất với giám đốc công ty các biện pháp tăng cƣờng quản lý tài sản với quyền hạn và trách nhiệm của mình
*) Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng chè đen, xanh của công ty. Khai thác mở rộng thị trƣờng mới, phát triển các khách hàng cũ, đây là bộ phận mang lại nguồn doanh thu chính cho doanh nghiệp. Các nhân viên thuộc bộ phận bán hàng có nhiệm vụ tìm kiếm mở rộng khách hàng, tham gia các hội chợ quốc tế nhằm giới thiệu sản phẩm của công ty tới các nƣớc trên thế giới, giới thiệu và quảng bá hình ảnh về công ty trên các diễn đàn mua bán, b2b... Tìm hiểu về thị hiếu dùng chè của các thị trƣờng quốc tế nhằm mục đích cung cấp đúng loại sản phẩm với chất lƣợng tốt nhất. Tìm hiểu các phong tục tập quán, qui định pháp luật liên quan đến sản phẩm của công ty ở các thị trƣờng nƣớc ngoài.
*) Bộ phận mua hàng: chịu trách nhiệm nhập khẩu các nguyên vật liệu, phụ kiện máy mọc thiết bị cần thiết cho nhu cầu sản xuất xuất khẩu và kinh doanh chè của công ty. Đồng thời phối kết hợp với phòng bán hàng tìm kiếm nhập khẩu các phụ gia thực phẩm liên quan đến việc ƣớp hƣơng, chế biến chè,
đóng gói theo yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách.
*) Bộ phận xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận mua hàng, bán hàng trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến thanh toán và xuất khẩu nhập khẩu lô hàng nhƣ thực hiện việc mở L/C, kiểm dịch, giám định, chứng nhận xuất xứ, hải quan, book tàu, các chứng từ xuất nhập khẩu…
*) Bộ phận kế hoạch: Đây là bộ phận trung gian hỗ trợ công việc giữa các bộ phận mua hàng bán hàng xuất nhập khẩu và các bộ phận nghiệp vụ dƣới các nhà máy Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Bộ phận kế hoạch có nhiệm vụ lên kế hoạch xuất khẩu hàng hoặc nhập khẩu hàng một cách hợp lý để phù hợp với tiến độ giao hàng theo hợp đồng và tiến độ sản xuất của công ty. Bộ phận kế hoạch còn có nhiệm vụ điều xe vận tải vận chuyển nội địa từ nhà máy của công ty đến cảng biển và ngƣợc lại
*) Bộ phận thu mua: Khác với bộ phận mua hàng, bộ phận thu mua có nhiệm vụ thu mua các sản phẩm nguyên vật liệu trong nƣớc phục vụ cho nhu cầu sản xuất xuất khẩu của công ty nhƣ: các loại máy móc có thể mua đƣợc trong nƣớc, bao giấy, giấy lọc, phụ gia, hƣơng liệu, ghim nhôm, máy đóng gói…
*) Bộ phận nghiệp vụ dƣới nhà máy: Có nhiệm vụ thông báo thƣờng xuyên với bộ phận bán hàng về tình hình hàng hóa đang có tại nhà máy, đồng thời thƣờng xuyên gửi mẫu cho phòng bán hàng để phòng bán hàng gửi cho khác hàng nƣớc ngoài. Bộ phận nghiệp còn có nhiệm vụ quản lý công nhân sản xuất hàng hóa kịp tiến độ theo yêu cầu của công ty, đóng gói hàng, xếp hàng lên công, thƣờng xuyên trao đổivề tình trạng đóng hàng xếp công với các bộ phận xuất nhập khẩu trên văn phòng
*) Bộ phận kho: theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho nguyên liệu vật tƣ, cập nhật thông tin chính xác liên tục cho các bộ phận liên quan nhƣ bộ phận
nghiệp vụ, bộ phận kế toán, bộ phận xuất nhập khẩu…Chịu hoàn toàn trách nhiệm về số liệu xuất nhập tồn kho trƣớc ban giám đốc
*) Bộ phận KCS (kiểm tra và chất lƣợng): có nhiệm vụ kiểm tra đảm bảo việc tuân thủ qui trình công nghệ, kĩ thuật và chất lƣợng sản phẩm. Đối với một doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu hàng nông sản nói chung và chè nói riêng nhƣ công ty Thế Hệ Mới Vĩnh Phúc, bộ phận KCS có vai trò cực kì quan trọng, đảm bảo cho chất lƣợng chè, mùi vị chè đƣợc giữ ổn định một cách tuyệt đối kể từ lúc chào mẫu cho khách hàng cho đến khi có sản phẩm để giao cho khách. Cũng nhƣ đảm bảo chất lƣợng chè đáp ứng yêu cầu của các cơ quan chức năng ở việt nam cũng nhƣ ở nƣớc ngoài về vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch, sức khỏe, thuốc trừ sâu…
*) Công nhân lao động: chiu trách nhiệm sản xuất chế biến đóng gói sản phẩm, xếp cont hàng hóa, đứng máy…