CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ
1.3 Nội dung và yêu cầu của đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực là quá trình thu thập thông tin và phân tích thông tin nhằm làm rõ nhu cầu cần cải thiện thực hiện công việc của ngƣời lao động và xác định đảo tạo hiện có phải là giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng phát triển nhân lực (Đình Phúc, Khánh Linh, 2012). Cụ thể bao gồm các nội dung:
- Xác định khi nào có nhu cầu đào tạo nhân lực?
- Xác định ở bộ phận nào có nhu cầu đào tạo nhân lực? - Xác định nhu cầu đào tạo gì?
- Xác định nhu cầu đào tạo cho loại lao động nào? số lƣợng bao nhiêu? (Nguyên Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm, 2010).
Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Lập kế hoạch đào tạo
Tổ chức thực hiện kế hoạch
Đánh giá đào tạo nhân lực Thông
tin phản
Để xác định đúng nhu cầu đào tạo nhân lực cần xác định những tiêu chuẩn mô tả chức danh công việc cụ thể, phân tích đƣợc nhu cầu của ngƣời đào tạo.Từ đó, phát triển kiến thức và mục tiêu thực hiện công việc cụ thể có thể đo đƣợc.Đây là bƣớc khởi đầu rất quan trọng, nó ảnh hƣởng đến cả quá trình đào tạo và ảnh hƣởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Để xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực chính xác, chúng ta cần dựa vào định hƣớng chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp và trình độ ngƣời lao động làm việc trong doanh nghiệp. Vậy xác định nhu cầu đào tạo là việc xác định một cách có hệ thống và khách quan đối với đối tƣợng cần đào tạo.
Trong mỗi giai đoạn phát triển, sau khi đã hoạch định chiến lƣợc kinh doanh, các tổ chức đều xây dựng một kế hoạch dự kiến về nhân lực cả về số lƣợng và chất lƣợng. Sau khi cân đối với trình độ của lực lƣợng lao động hiện tại, các doanh nghiệp phải xác định một kế hoạch đào tạo cần thiết cho nhân lực. Bởi vì, đào tạo chính là một phƣơng tiện để điều chỉnh chất lƣợng nhân lực giữa nhu cầu dự kiến và hiện tại ở cả hai khía cạnh bên trong và bên ngoài.Nếu doanh nghiệp muốn đào tạo nhân lực mà họ không có hứng thú và nhiệt tình tham gia thì kết quả sẽ không cao, gây tốn kém thời gian, tiền của doanh nghiệp và ngƣợc lại, nếu nhân lực có mong muốn đƣợc đào tạo để nâng cao kiến thức, kỹ năng cho bản thân mà doanh nghiệp không có khả năng tài chính hoặc không phù hợp với định hƣớng phát triển thì mong muốn đó cũng không thể tổ chức thực hiện đƣợc.
1.3.1.1.Căn cứ xác định nhu cầu đào tạo
Theo Hoàng Văn Hải, Vũ Thùy Dƣơng (2010), để xác định nhu cầu ĐTNL trong doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố cơ bản:
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp cho biết mục tiêu của doanh nghiệp. Những mục tiêu này đặt ra các yêu cầu khác nhau về trình độ, năng lực chuyên môn... đối với tất cả thành viên trong doanh nghiệp để thích ứng với công việc, nhằm thực hiện tốt nhất mục tiêu đã đề ra. Mục tiêu của đào tạo là nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Kế hoạch nhân lực của doanh nghiệp:
Kế hoạch nhân lực cho biết sự thay đổi trong cơ cấu doanh nghiệp, giúp nhà quản trị nắm đƣợc tình hình lao động một cách chi tiết về số lƣợng, chất lƣợng lao
động hiện tại từ đó có thể lƣợng hóa đƣợc nhu cầu về số lƣợng cũng nhu chất lƣợng lao động, cơ cấu ngành nghề và trình độ chuyên môn sẽ biến động để xác định nhu cầu đào tạo sát với thực tế.
Trình độ kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp:
Tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ đặt ra yêu cầu khách quan là phải nâng cao trình độ nhân lực và cập nhật công nghệ mới để ứng dụng có hiệu quả những thành tựu mới của khoa học kỹ thuật, công nghệ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vấn đề này chỉ có thể đạt đƣợc thông qua đào tạo nhân lực thƣờng xuyên trong doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Mỗi một công việc đòi hỏi kiến thức, kỹ năng và các hành vi cần thiết để thực hiện tốt công việc, còn gọi là năng lực, phẩm chất cần phải có trong quá trình thực hiện công việc. Vì vậy tiêu chuẩn thực hiện công việc đặt ra nội dung cần phải đào tạo nhân lực.
Trình độ năng lực chuyên môn của nhân lực:
Đây là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp về: đối tƣợng, nội dung, hình thức, phƣơng pháp đào tạo. Các yếu tố nhƣ trình độ chuyên môn, tay nghề, năng lực các đặc tính cá nhân nhân lực quyết định ai là ngƣời cần thiết đƣợc đào tạo, những kỹ năng, kiến thức cần thiết nào cần đƣợc lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo.
Nguyện vọng của nhân lực:
Trong doanh nghiệp, nhu cầu đào tạo của mỗi ngƣời là khác nhau, điều đó tùy thuộc vào phẩm chất, năng lực, ý chí phấn đấu vƣơn lên và cả điều kiện cá nhân của họ khi làm việc tại doanh nghiệp. Nhu cầu thay đổi không chỉ đối với từng vị trí ở cấp quản trị hay trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp mà còn đối với từng ngƣời lao động. Do đó để xác định chính xác nhu cầu, từ đó triển khai quá trình đào tạo nhân lực có hiệu quả cần phải nghiên cứu nhu cầu đào tạo và nguyện vọng của từng nhân lực trong doanh nghiệp.
1.3.1.2. Nội dung thực hiện xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2012) hay Đồng Thị Thanh Phƣơng, Nguyễn Thị Ngọc An (2012) đều có cùng quan điểm cho rằng để xác định nhu cầu
đào tạo nhân lực cần tiến hành một số các phân tích, bao gồm:
Phân tích doanh nghiệp
Phân tích doanh nghiệp là đánh giá, xác định xem doanh nghiệp thực hiện mục tiêu ở mức độ cao về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ và môi trƣờng tổ chức.
- Phân tích tổ chức doanh nghiệp bao gồm:
Phân tích các chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức nhƣ năng suất, chất lƣợng thực
hiện công việc, chi phí lao động tỷ lệ vắng mặt có lý do và không có lý do, tỷ lệ thuyên chuyển, số lƣợng nhân viên bị kỷ luật lao động, số lƣợng nhân viên bị tai nạn lao động… Phân tích các chỉ số này sẽ giúp cho nhà quản trị xác định đƣợc vấn đề cơ bản của doanh nghiệp về nhân lực và sự cần thiết của đào tạo. Mặc dù các chỉ số này chịu tác động của nhiều yếu tố nhƣng doanh nghiệp cần đánh giá khả năng ảnh hƣởng do nhân viên không đƣợc đào tạo đầy đủ.
Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, doanh nghiệp cần xác định
những vị trí trống và chuẩn bị ứng viên cho các vị trí trống cụ thể nhƣ thế nào (để bạt nội bộ hay tuyển từ ngoài) và các yêu cầu về đào tạo tƣơng ứng với các ứng viên để có thể phù hợp với công việc mới.
Phân tích môi trường doanh nghiệp cần khảo sát và đánh giá quan điểm thái
độ, niềm tin của nhân viên với tổ chức, doanh nghiệp và tác động của các vấn đề đào tạo không đầy đủ đến những điểm không tốt trong môi trƣờng tổ chức
Phân tích công việc
Phân tích công việc nhằm xác định nội dung và mức năng lực cần có kiến thức và kỹ năng để thực hiện tốt công việc. Các thông tin dữ liệu cần thiết để phân tích công việc bao gồm: bản thân công việc; tiêu chuẩn kỳ vọng khi thực hiện công việc, tiêu chuẩn kỹ năng, kiến thức và thái đội của các cá nhân và nhóm nhân lực cần có khi thực việc công việc của họ so với chính công việc ở vị trí này.
Phân tích cá nhân, con ngƣời:
Phân tích cá nhân nhằm xác định đối tƣợng cần đào tạo là ai trong tổ chức cần nội dung và có cách đào tạo cụ thể nào.Nhƣ vậy, cần phải so sánh kết quả khảo sát về mức năng lực gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ của các cá nhân so với những yêu cầu về mức năng lực cần có ở từng vị trí công việc đặt ra.Điều quan trọng nhất
của việc phân tích cá nhân, con ngƣời là xem có sự khác biệt nào do tình trạng thiếu năng lực và có thể phát triển và bổ sung thêm cho nhân viên thông qua đào tạo hay không. Có những trƣờng hợp nhân viên thiếu những kỹ năng cần thiết, hoặc có thể có kỹ năng nhƣng còn thiếu động cơ để thực hiện công việc.Khi đó tổ chức mới biết đƣợc nên đào tạo cho đối tƣợng về cái gì.
1.3.1.3. Một số phương pháp xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Trong quá trình thu thập thông tin để xác định nhu cầu đào tạo, phải dựa vào một số các phƣơng pháp, kỹ thuật nhất định. Có thế dựa vào một số phƣơng pháp sau:
Phƣơng pháp phỏng vấn:
Là phƣơng pháp đơn giản đƣợc áp dụng nhiều hiện nay. Ngƣời phỏng vấn sẽ trao đổi trực tiếp với nhân viên về những khó khăn trong thực hiện công việc, về nguyện vọng đào tạo của họ (kiến thức, kỹ năng, thời gian phù hợp, các hỗ trợ cần thiết từ phía doanh nghiệp). (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
Nhận xét: Có thể nhận thấy phỏng vấn là cơ hội để trao đổi trực tiếp nhằm khai thác thông tin và qua đó xác định đúng đắn nhu cầu đào tạo. Khi lựa chọn phƣơng pháp này cần căn cứ vào tính chất và đặc điểm của công việc, cần chuẩn bị kỹ nội dung câu hỏi, sắp xếp hẹn gặp những ngƣời tham gia phỏng vấn, trang bị kỹ năng giao tiếp trong quá trình phỏng vấn... đồng thời phƣơng pháp này cũng đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của ngƣời đƣợc phỏng vấn.
Phƣơng pháp quan sát trực tiếp:
Phƣơng pháp này thông qua hành vi công tác thực tế của nhân viên đƣợc quan sát trực tiếp tại hiện trƣờng làm việc để đƣa ra đánh giá về nhu cầu đào tạo. Những hành vi công việc cần đƣợc quan sát gồm tính thành thạo và chính xác trong công việc, tốc độ làm việc, số lƣợng và chất lƣợng làm việc...
Nhận xét: Phƣơng pháp này phù hợp với những công việc đòi hỏi nhiều thao
tác tại chỗ tuy nhiên đòi hỏi ngƣời quan sát phải là ngƣời có hiểu biết và kinh nghiệm trong công việc, về quy trình và phƣơng pháp thực hiện công việc của ngƣời đƣợc quan sát nhằm phát hiện những thiếu sót trong thực hiện công việc hay đƣa ra những đề nghị cải tiến quy trình hoặc cách thức thực hiện công việc,
Tuy nhiên khi sử dụng phƣơng pháp này dễ không thu đƣợc kết quá nhƣ mong muốn trong một số trƣờng hợp cụ thể
- “Quan sát chính thức”: Để bố trí thời gian hợp lý, ngƣời đƣợc quan sát đƣợc thông báo trƣớc, Khi biết có sự theo dõi thực hiện công việc hằng ngày, đối tƣợng đƣợc quan sát sẽ không làm đúng với những gì hàng ngày họ làm, thông thƣờng là cố gắng làm tốt hơn thƣờng. Một bất lợi khác là ngƣời đƣợc quan sat dễ có cảm giác bất bình, không thích hoặc không thoải mái tự nhiên khi có ngƣời quan sát trong khi thực hiện công việc.
- “Quan sát không chính thức”: Do không biết đƣợc quan sát nên ngƣời thực hiện công việc sẽ thao tác hay hành xử theo cách thƣờng ngày của họ, điều nàỵ giúp ngƣời quan sát có thể đánh giá đúng kỹ năng hiện có của ngƣời thực hiện công việc. Tuy nhiên, điểm bất lợi của hình thức này là ngƣời quan sát sẽ không chủ động về thời gian, sẽ có trƣờng hợp ngƣời quan sát không đánh giá đƣợc kỹ năng cần đánh giá do ngƣời thực hiện công việc không có dịp thực hiện kỹ năng này trong thời điểm mà ngƣời quan sát có mặt.
Phương pháp chuyên gia:
Ở Việt Nam thƣờng là lấy kiến chuyên gia hoặc của ngƣời lãnh đạo quản lý trực tiếp.
Nhận xét: Phƣơng pháp này có ƣu điểm lớn là những chuyên gia hoặc cán bộ
lãnh đạo trực tiếp là những ngƣời hiểu nhân viên dƣới quyền mình nhất. Do vậy tận dụng ý kiến của những ngƣời này là dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Tuy nhiên đây là những ý kiến chủ quan của cá nhân ngƣời quản lý nên đôi khi mâu thuẫn với ý kiến của chính nhân lực trực tiếp làm việc.
Phương pháp khảo sát điều tra bằng bảng câu hỏi:
Theo Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2012), đây cũng là một phƣơng pháp thông dụng để thu thập thông tin về nhu cầu đào tạo. Bảng hỏi đƣợc chuẩn bị sẵn có thể đƣợc chia thành nhiều phần, ngoài những thông tin chung về cá nhân, bảng hỏi cũng cho phép nhân viên tự đánh giá năng lực thực hiện công việc của bản thân qua nhiều tiêu chí khác nhau. Sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và năng lực hiện tại của nhân viên chính là cơ sở để doanh nghiệp xác định nhu cầu
đào tạo.
Nhận xét: Ƣu điểm của phƣơng pháp này là thông tin thu thập đƣợc dễ dàng
xử lý, tiết kiệm thời gian do có thể lấy đƣợc thông tin từ nhiều ngƣời cùng một thời điểm.Tuy nhiên phƣơng này không có sự tiếp xúc trực tiếp nên dễ có khả năng hiểu lầm câu hỏi. Vì vậy khi xây dựng bảng hỏi cần xác định mục tiêu rõ ràng. Nội dung câu hỏi phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, thu hút đƣợc sự quan tâm của nhiều ngƣời và câu hỏi nên thiết kế dạng câu hỏi mở để ngƣời đƣợc khảo sát có thể thể hiện đƣợc nguyện vọng của mình.
Phương pháp phân tích dữ liệu sẵn có:
Phƣơng pháp này sử dụng những văn bản, tƣ liệu sẵn có (liên quan đến kết quả đánh giá thực hiện công việc, báo cáo năng suất, hiệu quả làm việc...). (Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm, 2012). Chẳng hạn: Đối với ngƣời mới nhận chức thì tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo phải dựa trên những tƣ liệu nhƣ bản thuyết minh phân tích chức vụ và nhật kí công tác, tiến hành so sánh giữa chức trách công việc do bàn thuyết minh chức vụ quy định với tình hình thực tế của ngƣời nhậm chức trong nhật kí công tác. Còn đối với nhân viên mới có thể tiến hành phân tích dựa trên hồ sơ của họ theo những tiêu chí nhƣ học lực, chuyên môn, sở trƣờng, kỹ năng...