CTCPVHPVBBHN
Sổ cái
Tài khoản: 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Ngày 30 tháng 8 năm 2003. Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứ Số tiền SH NT PS Nợ PS Có
85 30/8 K/c Doanh thu thuần. 511 1.385.390.000
86 30/8 K/c Giá vốn hàng bán 632 953.055.000 K/c Chi phí bán hàng 641 130.500.000 K/c Chi phí QLDN 642 297.400.000 K/c kết quả KD (lãi) 421 4.435.000
Số phát sinh 1.385.390.000 1.385.390.000
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vi. (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên,đóng dấu)
Chơng 3
một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại cơng ty văn hố
phẩm và bao bì hà nội
3.1 Nhận xét và đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. tiêu thụ tại công ty.
3.1.1. Nhận xét chung.
Cơng ty văn hố phẩm và bao bì Hà nội trong những năm vừa qua đã trởng thành, không ngừng phát triển và lớn mạnh. Sự phát triển của công ty không
những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật mà trình độ quản lý kinh tế cũng đợc hoàn thiện, nâng cao. Để đạt đợc nh ngày hơm nay là do cơng ty đã nhanh chóng, kịp thời nắm bắt đợc tình hình mới, đã tổ chức sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý gọn nhẹ, lựa chọn những ngời có tinh thần trách nhiệm, trình độ nghiệp vụ vững vàng. Trong sự thành cơng đó có một phần khơng nhỏ của các cán bộ kế tốn trong cơng ty đã cung cấp những thông tin cần thiết để ra quyết định quản lý tối u, đạt đợc kết quả tốt nhất đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Vì thế để các mặt hàng đợc tiêu thụ nhanh chóng cơng ty ln có các phơng án nghiên cứu, thăm dị tìm kiếm thị trờng đa ra những mặt hàng mới có chất lợng cao, mẫu mã, đep, phù hợp, thiết thực, đa dạng, phong phú phục vụ cho nhu cầu của thị trờng.
Về lĩnh vực tổ chức quản lý q trình tiêu thụ, cơng ty cơ bản đã thực hiện tốt việc tổ chức cũng nh quản lý sản phẩm hàng tiêu thụ, khâu tiêu thụ của công ty đợc tổ chức một cách linh hoạt sao cho vừa đơn giản, vừa hợp lý, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý. Phịng kinh doanh đã đóng tích cực trong việc tìm kiếm khách hàng giới thiệu sản phẩm của công ty.
3.1.2. Ưu điểm.
Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở CTVHPVBB Hà Nội đợc tiến hành tơng đối hoàn chỉnh.
- Đối với việc quản lý thành phẩm: Cơng ty đã có sự quan tâm đúng mức đối với chế độ quản lý thành phẩm. Hệ thống kho đợc bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng nhóm sản phẩm thuận tiện cho việc nhập - xuất hàng. Công tác quản lý thành phẩm cũng đợc đánh giá cao trong việc xác định đúng đắn, rõ ràng nội quy, quy chế, trách nhiệm của các bên (bảo vệ, thủ kho và kế toán) trong quản lý, tránh nhầm lẫn, hao hụt. Về cơng tác kế tốn thành phẩm và quản lý thành phẩm ở Công ty đã chấp hành chế độ quản lý và kế toán thành phẩm. Hệ thống kho, phịng kế tốn, phịng kinh doanh hoạt động ăn khớp với nhau, thờng xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo quản lý một cách chặt chẽ. ở phịng kế tốn, các nhân viên kế tốn ln nắm vững số liệu thành phẩm về mặt số lợng và giá trị, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm.
- Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
+ Các chứng từ đợc sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
+ Các chứng từ đều đợc sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thơng tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
+ Các chứng từ đều đợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
+ Cơng ty có kế hoạch lu chuyển chứng từ tơng đối tốt, các chứng từ đợc phân loại, hệ thống hố theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trớc khi đi vào khâu lu trữ.
- Đối với cơng tác tổ chức hạch tốn tổng hợp:
+ Công ty áp dụng phơng pháp KKTX để hạch tốn hàng tồn kho là hợp lý, vì cơng ty là một doanh nghiệp sản xuất nhiều chủng loại thành phẩm khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều, khơng thể định kỳ mới tiến hành hạch tốn.
- Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách:
+ Cơng ty sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ phù hợp với mọi quy mô đơn vị sản xuất cũng nh đơn vị hành chính sự nghiệp. Hình thức này phù hợp với cả hình thức kế tốn thủ cơng hay kế tốn máy. + Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số phần hành riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho trởng phòng tài vụ nắm bắt đợc nhanh chóng các khoản mục phát sinh.
+ Hiện nay cơng ty tổ chức hạch tốn thành phẩm theo phơng pháp ghi sổ song song là phù hợp với đặc điểm của công ty, làm giảm bớt công việc ghi chép và đơn giản hố cơng tác kế toán.
3.1.3.Nhợc điểm
+ CTCPVHPVBB Hà Nội khơng hạch tốn chi tiết kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm do đó đến cuối kỳ doanh nghiệp không xác định đợc lãi (lỗ) của từng loại sản phẩm để đa ra quyết định chính xác về khối lợng sản phẩm cho kỳ tiếp theo.
+ Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ nhng khơng dùng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên đến cuối tháng rất khó để kiểm tra đối chiếu số liệu bởi vì sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một loại sổ tổng hợp ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ. Đến cuối tháng số tiền tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ phải bằng tổng bên Nợ hoặc bên Có của Bảng cân đối phát sinh.
+ TP của công ty là các loại giấy vở, một mặt hàng có tính chất mùa vụ( tiêu thụ nhiều vào năm học mới), trong khi đó hoạt động sản xuất diễn ra trong cả năm và do vậy việc
CT ln có hàng hố tồn kho .Tuy vậy cơng ty khơng tổ chức lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
+ Trong các phơng thức tiêu thụ của cơng ty có hình thức: bán hàng trả chậm nh- ng công ty lại cha tổ chức lập dự phịng phải thu khó địi.
+ Là công ty sản xuất- kinh doanh nhng cơng ty khơng áp dụng hình thức chiết khấu thanh tốn, và giảm giá hàng bán
3.2 Một số ý kiến đề xuất
ý kiến 1: Tổ chức sổ chi tiết doanh thu bán hàng :( mẫu số 22)
Hiện nay, công ty không mở sổ chi tiết bán hàng để theo dõi hàng bán, thành phẩm đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 511(phần doanh thu), sổ chi tiết TK 632 (phần giá vốn). Nh vậy, khi muốn kiểm tra hay đối chiếu số liệu về một nghiệp vụ bán hàng cụ thể kế tốn gặp nhiều khó khăn.
Vì vậy, theo em cơng ty nên sổ chi tiết bán hàng để theo dõi một cách chi tiết về tình hình tiêu thụ thành phẩm. Mọi thơng tin liên quan đến hoạt động này cần phải đợc phản ánh đầy đủ vào sổ. Sổ này sẽ theo dõi cả về số lợng sản phẩm bán ra, các khoản hàng bán vụ trả lại, giảm giá hàng bán hay thuế GTGT phải nộp và doanh thu tiêu thụ thành phẩm. Sổ chi tiết bán hàng mỗi loại sản phẩm sẽ đợc theo dõi ở một trang riêng.
Nh vậy nhìn vào sổ chi tiết bán hàng ta có thể thấy ngay tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm, biết đợc thành phẩm nào bán đợc nhiều, tiêu thụ nhanh và thành phẩm nào đang bị tồn đọng nhiều. Trên cơ sở đó, cũng có thể so sánh đợc tốc độ tiêu thụ trên từng loại sản phẩm hàng hoá qua các kỳ.
ý kiến 2: Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: (mẫu số 23)
Về trình tự ghi sổ kế tốn thì cơng ty CPVHPVBBHN áp dụng hình thức sổ kế tốn: chứng từ ghi sổ. Nhng trong thực tế kế tốn cơng ty lại khơng sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thếu sót cần phải đợc khắc phục ngay, vì: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp đợc ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
+ Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.
+ Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng.
+ Số liệu của các chứng từ ghi sổ đợc đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ đợc tính theo ngày tháng ghi vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ".
+ Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc chính xác và nhanh hơn.
Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sử dụng để cho phù hợp với hình thức mà kế tốn sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì khơng thể coi đó là hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ.
ý kiến 3: áp dụng một số chính sách khuyến khích đối với khách hàng( chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán):
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nh hiện nay các doanh nghiệp ln tìm cách
sao cho tiêu thụ đợc nhiều sản phẩm nhất, bán hàng nhanh nhất để có thể quay vịng vốn nhanh nhất. Các doanh nghiệp có thể áp dụng các chính sách khuyến khích mua hàng bằng cách: sử dụng các hình thức chiết khấu, các hình thức u đãi đối với khách hàng: khách hàng quen, khách hàng mua với số lợng lớn...Nhng trong thực tế tại CT mới chỉ áp dụng hình thức chiết khấu thơng mại mà cha áp dụng hình thức chiết khấu thanh tốn, áp dụng hình thức này giúp CT có thể thu hồi nhanh các khoản nợ , tránh đợc tình trạng bị chiếm dụng vốn, bên cạnh đó cịn quay vịng đợc vốn nhanh từ đó để mở rộng quy mơ sản xuất tiến tới tăng lợi nhuận. Từ lý do trên CT nên áp dụng hình thức chiết khấu này. Bên cạnh đó CT nên áp dụng hình thức giảm giá hàng bán vì đặc thù sản phẩm của cơng ty là giấy vở- mặt hàng có thể bị giảm chất lợng do vận chuyển đi xa: bị hút ẩm, bị bong bìa.... lợi ích của việc này mang lại : CT không phải nhập kho số hàng hoá bị giảm chất lợng này tránh đợc các chi phí bất lợi do nó mang lại: chi phí lu kho, chi phí bảo quản...
• CT sử dụng TK 635 cho hình thức chiết khấu thanh tốn( theo chuẩn mực kế toán mới)
+Khi chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK 635: Tổng số tiền khách hàng đợc hởng Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho ngời mua
Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của ngời mua
Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhng cha thanh tốn cho ngời mua.
• CT sử dụng TK 532: TK giảm giá hàng bán +Khi giảm giá hàng bán kế toán ghi:
Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng
Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tơng ứng số giảm giá hàng bán
Có TK 111,112: Xuất tiền trả cho ngời mua Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua
Có TK 338(3388): Số giảm giá hàng bán chấp nhận nhng cha thanh toán cho ngời mua.
ý kiến 4: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:( mẫu số 24)
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán (thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ớc tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn). Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: phải lập các khoản dự phịng nhng khơng lập q lớn...
Từ nguyên tắc này và và để đảm bảo an toàn cho CT trong các hoạt động sản xuất kinh doanh thì CT phải lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Vào cuối kỳ kế tốn năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của HTK nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phịng giảm giá HTK. Số dự phòng giảm giá HTK đ- ợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng. CT sử dụng TK 159: dự phòng giảm giá HTK
Khi khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã đợc lập ở cuối kỳ kế tốn năm trớc thì số chênh lệch đợc lập dự phịng và kế tốn ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán( chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phịng giảm giá HTK.
Ngợc lại khi khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã đợc lập ở cuối kỳ kế tốn năm trớc thì số chênh lệch đợc hồn lập và kế tốn ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá HTK
Có TK 632: Giá vốn hàng bán( chi tiết dự phòng giảm giá HTK).
ý kiến 5: Lập dự phòng phải thu khó địi: ( mẫu 25)
Trong các phơng thức tiêu thụ thành phẩm của cơng ty có hình thức bán hàng trả chậm, có nghĩa khách hàng nợ tiền hàng cha thanh toán đủ tiền hàng, nếu tỷ lệ nợ này cao sẽ gây khó khăn cho CT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hơn nữa nếu trong số các khoản nợ này, có nhiều khoản quá thời gian quy định mà khách hàng khơng thanh tốn thì CT bị rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn điều này đồng nghĩa với việc CT sẽ bị thiếu vốn để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Để giảm bớt thiệt hại của việc này gây ra thì CT nên lập dự phịng phải thu khó địi
Vào cuối kỳ kế tốn năm căn cứ vào bảng lập dự phịng phải thu khó địi kế tốn ghi:
Nợ TK 6426: Mức dự phịng Có TK 139: Mức dự phịng
Trong năm sau nếu phải thu khó địi thực sự phát sinh, kế tốn ghi: Nợ TK 6426
Có TK 131, 138. Đồng thời ghi Nợ TK 004.
Vào cuối kỳ kế toán năm này kế toán lập dự phịng cho năm sau na, kế tốn ghi: Nợ TK 6426: Phần chênh lệch
Có TK 139: Phần chênh lệch Hoặc
Nợ TK 139: Phần chênh lệch Có TK 6426: Phần chênh lệch
Mẫu số:22
Doanh nghiệp........... Sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm( hàng hoá, dịch vụ).................... Năm.................... Quyển....................... Ngày thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số l- ợng Đơn giá Thàn h tiền Thu ế Khác (521, 531, 532) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng phát sinh -Doanh thu thuần -Giá vốn hàng bán -Lãi gộp Ngày ...tháng....năm 200.. Ngời ghi sổ (Ký, họ và tên) Kế toán trởng (Ký, họ và tên)
Mẫu số: 23 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm.... Đơn vị tính: đồng VN Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Ngày tháng Số hiệu 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu quý
Ngày ..... tháng ....năm...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên Mẫu số 24: bảng lập dự phịng giảm giá HTK STT Tên hàng Đơn vị tính Số l- ợng Giá trị sổ sách Giá trị thực tế Mức thấp nhất Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền Tổng Mẫu số: 25
Bảng lập dự phịng phải thu khó địi