2.1. Khái quát về công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xổ số
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và công tác kế toán
2.1.2.1. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty
Chức năng:
Chức năng chính của công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng là tổ chức quản lý, phát hành và tiêu thụ các loại vé số nhằm huy động lượng tiền nhàn rỗi trong mọi tầng lớp nhân dân và Ngân sách Nhà nước, góp phần xây dựng các công trình phúc lợi xã hội phục vụ nhân dân. Công ty còn đem lại cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội thú vui giải trí lành mạnh “vừa ích nước, vừa lợi nhà” nhằm tạo cơ may và hạnh phúc cho mọi nhà, vé số còn là công cụ trong việc phòng chống một số tệ nạn xấu như cờ bạc, số đề … đang gây ảnh hưởng tới đời sống người dân hiện nay. Với chức năng trên, công ty luôn cố gắng, tự lực vượt lên khó khăn để thực hiện tốt chức năng của mình.
Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ của công ty TNHHMTV Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng được giao đó là tổ chức và điều hành doanh nghiệp theo định hướng, chế độ chính sách của Nhà nước để đạt được mục tiêu kinh tế - xã hội và hoàn thành các chỉ tiêu của cấp trên giao.
Thanh toán đầy đủ, kịp thời các giải thưởng cho khách hàng khi trúng thưởng, đảm bảo bí mật về thông tin trúng thưởng và thông tin nhận thưởng của khách hàng theo yêu cầu của khách hàng trúng thưởng. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước theo các quy định của pháp luật trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Quản lý, bảo tồn và phát triển nguồn vốn một các hiệu quả, nghiên cứu và mở rộng thị trường ở khu vực Miền Trung và khu vực Miền Nam.
Lĩnh vực hoạt động:
Hình thức sở hữu vốn: công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Lĩnh vực kinh doanh: Xổ số kiến thiết
Ngành nghề kinh doanh: Vé xổ số kiến thiết.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty bao gồm: Hoạt động xổ số kiến thiết truyền thống, xổ số bóc, xổ số lô tô, xổ số cào… Ngoài ra công ty còn kinh doanh dịch vụ hoạt động thể thao và câu lạc bộ bóng đá.
Thị trường hoạt động và đối thủ cạnh tranh:
Theo Thông tư số 65/2007/TT-BTC ngày 19/9/1997 và thông tư 131/2009/TT-BTC ngày 29/6/2009 của Bộ Tài chính có quy định về địa bàn hoạt động kinh doanh xổ số đối với các loại hình xổ số khác nhau. Cụ thể, công ty Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng được phát hành và tiêu thụ vé xổ số truyền thống với mệnh giá là 5.000 đ/ vé và 10.000đ / vé, xổ số cào biết kết quả ngay 5.000 đ/ vé, vé xổ số bóc biết kết quả ngay 2.000đ / vé và 3.000đ / vé gồm 21 tỉnh thành từ tỉnh Bình Thuận đến Cà Mau. Riêng tại
địa phương Lâm Đồng, công ty được phép phát hành thêm loại vé lô tô trị giá 5.000đ, 10.000 đ, 20.000 đ và 50.000 đ/ vé (theo Thông tư 131 quy định thì vé lô tô chỉ được phát hành trong phạm vi địa giới của từng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).
Như vậy, thị trường vé số của công ty khá đa dạng, địa bàn tương đối rộng. Để tồn tại và phát triển, công ty chịu sự cạnh tranh của các công ty khác trong khu vực, nhất là các công ty cùng mở thưởng vào ngày Chủ nhật như công ty Xổ số Kiến thiết Tiền Giang, công ty Xổ số Kiến thiết Kiên Giang.
Các thành tích công ty đã đạt được:
Cùng với sự ủng hộ nhiệt tình của các tầng lớp nhân dân trong khu vực Miền Nam và tinh thần vượt khó vươn lên của cán bộ, công nhân viên trong công ty mà công ty ngày càng phát triển. Hàng năm, công ty dành phần lớn lợi nhuận trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình để xây các công trình phúc lợi tiêu biểu như Nhà thiếu nhi thành phố Đà Lạt, Nhà thiếu nhi thành phố Bảo Lộc, Trường trung học phổ thông Đức Trọng, Trung tâm thể thao Cao đẳng sư phạm – Xổ số Kiến thiết Đà Lạt, đầu tư trang thiết bị y tế hiện đại cho Bệnh viện đa khoa Lâm Đồng và còn nhiều công trình khác. Đặc biệt, năm 2010 công ty tiết kiệm từ nguồn chi phí để tài trợ cho huyện nghèo Đamrông 10 tỷ đồng xây dựng cơ sở hạ tầng. Bên cạnh đó, từ năm 2010 đến nay, từ nguồn chi phí công ty đã xây dựng hơn 400 căn nhà tình thương cho người nghèo khắp các tỉnh thành phía Nam. Ngoài ra, công ty còn nhận phụng dưỡng suốt đời 03 mẹ Việt nam Anh hùng của Tỉnh nhà và rất nhiều hoạt động mang tính xã hội từ thiện khác như trao tặng học bổng cho học sinh nghèo hiếu học, trẻ em khuyết tật, hỗ trợ người nghèo, cứu trợ lũ lụt…
Với những đóng góp thiết thực và đầy ý nghĩa đó, nhiều năm liền công ty vinh dự được tặng thưởng nhiều bằng khen của Chính phủ. Năm
2011 vừa qua, công ty đã được nhận thưởng Huân chương lao động hạng
Nhất.
2.1.2.2. Cơ cấu, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty
Nguồn: [Kỷ yếu kỷ niệm 30 năm hình thành và phát triển Công ty Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng]
Cơ cấu tổ chức của công ty là tổng thể các bộ phận khác nhau, quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau. Mỗi bộ phận có trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Hiện nay, với 108 cán bộ công nhân viên (không kể cầu thủ của Câu lạc bộ bóng đá Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng). Nguyên tắc hoạt động của công ty là bảo đảm sự minh bạch, công bằng, khách quan, trung thực, bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia.
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TRẢ THƯỞNG PHÒNG PHÁT HÀNH THỊ TRƯỜNG TRẠM TP HỒ CHÍ MINH CÂU LẠC BỘ BÓNG ĐÁ TRUNG TÂM THỂ THAO TRẠM TP CẦN THƠ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH ĐIỂM GIAO DỊCH BẢO LỘC
2.1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban
Giám đốc:
Giám đốc là người đại diện cho công ty về tư cách pháp nhân, là chủ tài khoản. Điều hành và định hướng về chiến lược, kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty, chỉ đạo toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác liên quan tới công ty.
Tổ chức và điều hành toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của công ty theo định hướng, chế độ chính sách của Nhà nước để đạt được mục tiêu kinh tế xã hội và hoàn thành các chỉ tiêu cấp trên giao cho.
Đồng thời chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về bảo toàn, phát triển, hiệu quả sử dụng vốn và đảm bảo quyền lợi của những người liên quan đến công ty như các chủ nợ, khách hàng, người lao động theo các hợp đồng đã giao kết.
Phó Giám đốc:
Phó Giám đốc là người thay mặt cho Giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan đến công ty, khi được sự ủy quyền của Giám đốc.
Là người trợ lý đắc lực cho Giám đốc và được Giám đốc phân công trực tiếp chỉ đạo công tác điều hành, giải quyết các vấn đề liên quan trong quá trình hoạt động của công ty thuộc thẩm quyền được giao.
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những nhiệm vụ được giao và được ủy quyền. Đồng thời, kịp thời báo cáo kết quả lãnh và chỉ đạo của mình với Giám đốc cũng như các ý kiến đề xuất khác nếu có.
Phòng Kế hoạch tài chính:
Nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc thực hiện đúng các chế độ chính sách tài chính trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, quản lý tài chính của công ty đảm bảo có hiệu quả và đúng pháp luật. Ghi chép, cung cấp, phản ảnh đầy đủ, kịp thời và chính xác các nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới hình thức giá trị bằng tiền, thông qua những thông tin kế toán để kiểm tra đối chiếu tình hình biến động của các loại tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động của Công ty và lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
Xây dựng kế hoạch, theo dõi tổng hợp đánh giá việc thực hiện phương án kinh doanh ngắn hạn, dài hạn và hàng năm.
Phòng Tổ chức hành chính:
Phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ, tạp vụ, thực hiện đối ngoại theo sự phân công của Ban Giám đốc. Phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ tham mưu với Ban Giám đốc về thực hiện các chế độ chính sách như tiền lương, tiền thưởng, nghỉ phép, thi đua khen thưởng, kỷ luật… đối với cán bộ công nhân viên trong công ty.
Cùng phối hợp với các phòng nghiệp vụ để tổ chức quay số mở thưởng, thông báo kết quả đến các đại lý theo đúng quy chế , quy định của Bộ Tài chính.
Phòng Phát hành thị trường:
Phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch phát hành các loại vé số theo tháng, quý, năm nhằm đảm bảo số lượng phát hành hợp lý. Thực hiện các phương thức phân phối vé xổ số một cách hiệu quả nhất.
Tổ chức thực hiện khảo sát thị trường, nắm bắt tình hình và cập nhật thông tin khách hàng để mở rộng thị phần.
Phòng Trả thưởng:
Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chi trả thưởng cho khách hàng là đại lý. Thực hiện thanh toán vé trúng thưởng đúng thời gian quy định.
Kiểm tra đối chiếu chính xác số lượng, giá trị và cơ cấu từng giải thưởng đối với từng loại vé theo quy định của Bộ Tài chính.
Trạm Thành phố Hồ Chí Minh, Trạm Cần Thơ và điểm giao dịch Bảo Lộc:
Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, kinh doanh vé số trên địa bàn được phân công. Trực tiếp thanh toán vé số trúng thưởng cho các đại lý và khách hàng. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đại lý, đôn đốc, thu hồi công nợ đối với các đại lý do Trạm trực tiếp phát hành và phân phối vé số cho các khu vực theo quy định của công ty.
Phối hợp với các phòng của công ty để khảo sát, tìm hiểu thông tin khách hàng và đối thủ cạnh tranh để khai thác thêm thị trường.
2.1.2.4. Tổ chức công tác kế toán
Bả
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Nguồn: [Quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế hoạch Công ty Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng]
2.1.2.5. Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán doanh thu – công nợ đại lý Kế toán trả thưởng Kế toán Trạm TP Hồ Chí Minh Kế toán Câu lạc bộ Bóng đá Kế toán Trung tâm Thể thao KẾ TOÁN PHÓ Kế toán tổng hợp Kế toán Trạm Cần Thơ Kế toán thanh toán Kế toán Điểm giao dịch Bảo Lộc
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán
Nguồn: [Quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế hoạch Công ty Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng]
Nhập phần mềm kế toán trên máy tính