- Phĩ Tổng Giám Đốc: Phĩ Tổng Giám Đốc hỗ trợ cho Tổng Giám Đốc trong việc kinh doanh và điều hành quản lý Cơng ty, giải quyết cơng việc theo đúng chức
2.1.1.1 Đàm phán, lập phương án kinh doanh và ký kết hợp đồng:
Đàm phán:
Việc đàm phán giữa Cơng ty với đối tác thường diễn ra nhanh chĩng và thuận lợi. Hình thức đàm phán chủ yếu mà Cơng ty thường sử dụng là gặp gỡ trực tiếp hay giao dịch qua điện thoại. Do Cơng ty cĩ những khách hàng truyền thống, làm ăn lâu năm, quen biết và cĩ văn phịng đại diện tại Việt Nam nên thuận lợi hơn cho Cơng ty cho việc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng.
Việc đàm phán giao dịch do Tổng Giám Đốc trực tiếp thực hiện để thỏa thuận cùng với đại diện của khách hàng tại Việt Nam về nhu cầu của hai bên.
Lập phương án kinh doanh:
Việc lập phương án kinh doanh hợp lý sẽ giúp cho Cơng ty hạn chế được những rủi ro trong quá trình kinh doanh cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Một phương án kinh doanh thơng thường cĩ các nội dung như sau:
+ Các khoản chi phí phục vụ cho việc xuất khẩu như phí cảng, phí kiểm dịch, phí làm thủ tục hải quan… Thơng thường các chi phí này thường ít thay đổi theo yếu tố thị trường mà phụ thuộc khối lượng hàng xuất khẩu theo quy định của Nhà nước nên việc xác định các chi phí này để lập phương án kinh doanh là tương đối dễ dàng. Tuy nhiên nếu cĩ kinh nghiệm thì sẽ giảm được thời gian trong khâu làm thủ tục, chứng từ và như thế cĩ thể giảm được phần nào chi phí.
+ Chi phí vận chuyển.: giá vận chuyển được Cơng ty tính tốn dựa trên giá cả thị trường và nhu cầu của Cơng ty để tính tốn một chi phí hợp lý cho tồn bộ chuyến hàng xuất. Từ đĩ Cơng ty sẽ lập phương án để ký các hợp đồng vận chuyển nội bộ với các phương tiện vận tải với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng vận chuyển hàng từ nhà máy ra cảng theo đúng tiến độ giao hàng.
+ Giá mua nguyên liệu.
+ Tỷ giá ước tính: đây là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty vì hoạt động kinh doanh chủ yếu của Cơng ty là xuất khẩu. Vì vậy trong phương án kinh doanh của mình Cơng ty luơn cân nhắc, tính tốn để với mức giá bán như thỏa thuận thì doanh thu bằng VNĐ thu về được là bao nhiêu. Đây là một cơng việc khơng phải đơn giản vì tỷ giá hối đối phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau và luơn biến động.
+ Kết quả kinh doanh: đây chính là mục đích cuối cùng mà Cơng ty quan tâm trong mỗi lần xuất hàng. Kết quả kinh doanh là tổng hợp những gì mà Cơng ty thu được sau khi trừ đi các chi phí đã bỏ ra. Kết quả kinh doanh sẽ phản ảnh được Cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả hay khơng.
Tĩm lại: Mỗi lần xuất hàng Cơng ty đều lập ra một phương án kinh doanh để
nâng cao hiệu quả sản xuất đồng thời hạn chế những rủi ro cĩ thể xảy ra trong quá trình kinh doanh nĩi chung và trong quá trình xuất hàng nĩi riêng. Mỗi phương án kinh doanh cĩ những mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp khác nhau nhưng tất cả đều hướng đến một hiệu quả tối ưu.
Ký kết hợp đồng: (xem mẫuphụ lục đính kèm)
Việc ký kết hợp đồng được tiến hành một năm một lần sau khi Cơng ty xem xét tính khả thi của phương án kinh doanh và thơng qua đàm phán giữa hai bên. Việc ký kết sẽ do đại diện hai Cơng ty cĩ đủ thẩm quyền chức năng ký kết (giám đốc Cơng ty hay người được giám đốc ủy quyền). Đầu tiên hai Cơng ty sẽ thực hiện ký kết trên một hợp đồng chung tổng quát, sau đĩ sẽ ký kết từng phụ kiện hợp đồng về quy cách, chất lượng của dăm gỗ và một số phụ lục kèm theo (nếu cĩ).
Để dành quyền chủ động, Cơng ty luơn cố gắng dành lấy việc soạn thảo hợp đồng về phía mình. Các hợp đồng được soạn thảo dựa trên mẫu chung và cĩ các điều khoản thay đổi theo sự thỏa thuận với khách hàng nhưng phải đảm bảo phần lợi về mình qua kinh nghiệm của nhiều lần đàm phán. Đồng thời phải tuân theo đúng các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước về một hợp đồng ngoại thương.
Nhìn chung, nội dung của hợp đồng ký kết tương đối rõ ràng và hồn chỉnh. Do Cơng ty nắm lấy quyền soạn thảo hợp đồng nên Cơng ty cĩ thể chủ động hơn và lợi ích của Cơng ty cũng ngày được nâng lên nhưng vẫn đảm bảo lợi ích của khách hàng.
2.2.1.2 Mở L/C và tu chỉnh L/C: (xem mẫu phụ lục đính kèm)
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, cơng việc đầu tiên cần phải làm là yêu cầu Cơng ty nước ngồi mở L/C trong thời giam sớm nhất. Vì việc thanh tốn sử dụng L/C điều khoản đỏ nên Cơng ty phải thúc dục mở L/C để Cơng ty cĩ vốn để tiến hành thu gom hàng hĩa và sản xuất. Tùy theo L/C của từng đợt xuất hàng sẽ thỏa thuận một tỷ lệ tiền mà khách hàng ứng trước cho Cơng ty thường là khoảng 80% - 90% trên tổng giá trị hợp đồng.
Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương để phát hiện được những sự khơng phù hợp hay trái với luật lệ vì nếu khơng
Cơng ty sẽ khơng nhận được sự thanh tốn của Ngân hàng. Những nội dung mà Cơng ty thường kiểm tra là:
- Ngày của L/C: là ngày phát sinh sự cam kết của Ngân hàng mở L/C đối với Cơng ty, là ngày bắt đầu tính thời gian hiệu lực của L/C.
- Tên và địa chỉ của Ngân hàng mở L/C cĩ phù hợp với hợp đồng hay khơng.
- Tên và địa chỉ của người thụ hưởng (tức Cơng ty)
- Số tiền của L/C cĩ phù hợp với số tiền trong hợp đồng đã ký kết hay khơng.
- Ngày hết hiệu lực của L/C: để Cơng ty xem xét cĩ thể hồn tất thủ tục trước thời hạn khơng.
- Những chứng từ mà Cơng ty phải xuất trình khi thanh tốn để đảm bảo việc thanh tốn được diễn ra thuận lợi.
Sau khi kiểm tra L/C xong, nếu thấy khơng phù hợp thì Cơng ty sẽ thơng báo ngay cho người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C yêu cầu tu chỉnh. Ngược lại, nếu thấy phù hợp thì Cơng ty tiến hành thực hiện các bước tiếp theo và đến Ngân hàng Agribank ứng số tiền như đã thỏa thuận để bổ sung vốn cho sản xuất.
Sau khi nhận được tiền, Cơng ty sẽ bắt tay ngay vào việc thu mua nguyên liệu để tiến hành sản xuất và sẽ giao hàng khi cĩ đủ số lượng hàng theo L/C.
2.2.1.3 Chuẩn bị xuất hàng:
Cơng tác chuẩn bị hàng xuất là một cơng việc rất quan trọng khơng những chỉ cơng tác chuẩn bị hàng hĩa mà cịn phải chuẩn bị các thủ tục giấy tờ cần thiết cho việc xuất hàng. Cơng tác xuất hàng được căn cứ vào kế hoạch xuất hàng, tình hình gỗ thực tế, ngày tàu đến… để tiến hành chuẩn bị xuất hàng.
Khi cĩ đủ hàng, Cơng ty sẽ thơng báo cho bên mua bằng văn bản yêu cầu tàu đến trước ngày giao hàng ít nhất là 15 ngày. Khách hàng sẽ thơng báo cho Cơng ty biết ngày tàu đến nhận hàng trước ngày nhận hàng ít nhất là 10 ngày. Nội dung thơng báo bao gồm tên tàu, trọng tải, dung tích, sơ đồ tàu và ngày dự kiến tàu đến cảng.
Cơng ty sẽ nhận thơng báo thời gian tàu đến từ Vosa (đại lý hàng hải) bằng văn bản hay bằng điện thoại. Việc thơng báo thời gian tàu đến sẽ được tiến hành trước một tuần và được liên tục thơng báo tình hình của phương tiện vận tải trong suốt hành trình lần lượt 72 giờ, 48 giờ, 24 giờ trước khi tàu tới. Tuy nhiên thời gian thơng báo thường
khơng chính xác và Cơng ty sẽ nhận thơng báo lần cuối bằng điện thoại từ Vosa khi tàu ở vị trí hoa tiêu. Và khi mọi thứ đã sẵn sàng Cơng ty sẽ nhận Notice Ready (Thơng báo sẵn sàng làm hàng) từ Vosa để chuẩn bị làm hàng.
Khi nhận thơng báo lần đầu tiên của đại lý hàng hải thì Cơng ty sẽ chuẩn bị xe vận chuyển dăm để vận chuyển dăm từ nhà máy ra cảng. Cơng ty sẽ lên danh sách xe vận chuyển, liên hệ với đơn vị vận chuyển để đăng ký và ký kết hợp đồng vận chuyển. Trong hợp đồng vận chuyển Cơng ty sẽ cân nhắc và thỏa thuận về giá vận chuyển cũng như số lượng xe tham gia trong chuyến xuất hàng. Đặc biệt để đẩy nhanh tiến độ xuất hàng Cơng ty sẽ cĩ điều khoản thưởng, phạt hợp lý để khuyến khích và nâng cao vai trị của phương tiện vận tải. Sau khi ký kết hợp đồng vận chuyển Cơng ty sẽ thơng báo cho đơn vị vận chuyển về thời gian xuất hàng dự kiến và khi nhận được thơng báo cuối cùng về thời gian tàu cập cảng thì Cơng ty sẽ thơng báo thời gian cẩu thùng lên phương tiện vận chuyển để chuẩn bị xuất hàng.
Cơng việc chuẩn bị xe vận chuyển dăm ra cảng sẽ được tiến hành 3 ngày trước ngày xuất hàng và sau đĩ sẽ được chuyển xuống nhà máy quản lý.
Các cơ quan cần liên hệ và các giấy tờ cần làm để chuẩn bị cho cơng tác xuất hàng:
Thủ tục hải quan:
Đầu tiên chúng ta sẽ trình hải quan về biên bản cho phép xuất của kiểm lâm sở tại để chúng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hĩa. Đồng thời trình cho hải quan hợp đồng mua bán (bản sao), định mức tiêu hao nguyên vật liệu, một L/C (bản sao).
Khi mở tờ khai hải quan chúng ta cần cĩ các chứng từ sau: (cĩ phụ lục đính kèm)
- Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu: gồm 2 bản (1 bản lưu hải quan, 1 bản lưu người khai hải quan)
- Bản kê chi tiết hàng hĩa (Packing List): gồm 3 bản. Packing list này chỉ cĩ số lượng xuất theo hợp đồng. Sau khi hải quan sở tại kiểm tra hồ sơ và đồng ý thì hải quan giao cho chúng ta 2 bản Packing list cĩ chứng thực của hải quan. Hai bản này cảng Nha Trang giữ một bản và Cơng ty giữ một bản.
- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan.
- Phiếu đăng ký kiểm hàng.
- Tờ trình xin xuất.
Vinacontrol Nha Trang: (cĩ mẫu phụ lục đính kèm)
Cơng ty sẽ gửi một thư yêu cầu giám định đến Cơ quan giám định để giám định về số lượng, chất lượng của dăm gỗ và hẹn ngày giờ, địa điểm giám định. Bên cạnh đĩ Cơng ty cịn yêu cầu Vinacontrol cấp một số chứng thư như:
- Tiếng Việt: 5 bản
- Phân tích mẫu: 3 bản
- Certificate of Quantity/Weight: 7 bản
- Certificate of Quality: 7 bản
Yêu cầu giám định này sẽ được gửi cho cơ quan giám định cùng với thơng báo tàu đến và 1 Packing list để Vinacontrol nắm được thơng tin về số lượng hàng xuất và thời gian tàu cập cảng để bố trí người đo mớn nước tàu trước khi cẩu hàng lên tàu.
Thủ tục cửa khẩu (tại cảng Nha Trang):
Chúng ta sẽ nộp Packing list cho phịng kế hoạch cảng. Tờ trình xin làm hàng, thơng báo số lượng tham gia xuất hàng và phương tiện làm việc với cảng. Nếu thời gian làm hàng rơi vào thứ bảy và chủ nhật thì chúng ta phải làm tờ trình xin làm ngồi giờ. Đồng thời chúng ta phải đăng ký làm thẻ số người ra vào cảng và số người làm việc trên tàu để thuận tiện cho việc giám sát và kiểm tra của Cảng trong suốt thời gian xuất hàng.
Kiểm dịch thực vật:
Cơng ty sẽ đăng ký kiểm dịch thực vật đối với hàng xuất và hẹn ngày để kiểm dịch. Đồng thời chúng ta sẽ nộp cho cơ quan kiểm dịch thực vật các chứng từ sau:
- Packing list
- Hợp đồng
Tuy nhiên các thủ tục này chỉ làm khi xuất hàng đi Trung Quốc.
Thủ tục Tàu:
Thủ tục Tàu cần làm các cơng việc sau:
- Đại diện của Cơng ty và tàu sẽ kiểm tra vệ sinh hầm hàng trước khi xuất hàng để đảm bảo vệ sinh cho hàng khi xếp lên tàu.
- Sau khi kiểm tra, Cơng ty sẽ cùng đại diện của tàu sẽ ký xác nhận vào Cleaning of Cargo Hold để chứng minh tình trạng vệ sinh của hầm hàng. Khi cả hai bên đã ký vào
Cleaning Of Cargo Hold chứng tỏ vệ sinh hầm hàng được đảm bảo, khơng cĩ bột sắt hay bất kỳ một tạp chất nào trong hầm hàng.
- Cơng ty sẽ thơng báo thời gian xếp dỡ dăm và loại dăm sẽ được xếp dỡ lên tàu cho tàu để cùng nhau phối hợp giám sát và kiểm tra quá trình làm hàng.
Nhận xét: Khâu chuẩn bị xuất hàng là tiền đề ban đầu cho quá trình xuất khẩu
được tiến hành một cách thuận lợi. Vì vậy cơng tác chuẩn bị phải được tiến hành khẩn trương, hợp lý và khơng được xem nhẹ cơng việc nào. Với kinh nghiệm của nhiều lần xuất hàng, Cơng ty luơn linh hoạt và xử lý 1 cách hợp lý nhất những khĩ khăn cĩ thể gặp phải để thực hiện tốt cơng tác chuẩn bị xuất hàng và đảm bảo quá trình xuất hàng đạt được hiệu quả tối ưu. Hơn nữa với chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà Nước ta hiện nay đã tạo thuận lợi hơn cho Cơng ty trong việc xử lý các chúng từ liên quan để chuẩn bị cho quá trình xuất hàng.
2.2.1.4 Xuất hàng:
Sau khi đã hồn tất những chuẩn bị cần thiết cho một đợt xuất hàng, Cơng ty sẽ tiến hành giao hàng. Trong khi xuất hàng cĩ nhiều cơng việc cần làm như giám sát, lấy mẫu, làm các báo cáo và thực hiện thơng báo.
Giám sát tại cầu cảng, tàu:
Việc giám sát tại cầu cảng và tại tàu được tiến hành bởi các cơ quan ban ngành nhưng luơn cĩ sự giám sát của nhân viên nghiệp vụ của Cơng ty.
- Cơng ty phải giám sát số thùng, cẩu, xe ủi… tham gia vào việc xuất hàng. Đại diện của Cơng ty và đại diện của cảng phải nắm rõ số lượng thùng hoạt động trong suốt thời gian giao hàng. Đồng thời thống kê thời gian hoạt động của cẩu, xe ủi để xem xét năng suất hoạt động của các nĩ. Nếu thời gian trống máng của cẩu quá nhiều thì sẽ cùng phối hợp với các bên cĩ liên quan để cĩ biện pháp khắc phục. Ngồi ra việc giám sát này sẽ giúp phát hiện kịp thời những hư hỏng để xử lý và hạn chế tạp chất.
- Giám sát cơng nhân làm việc tại cảng bao gồm cơng nhân cảng, cơng nhân lái ủi, cơng nhân vệ sinh cầu cảng… Đại diện của Cơng ty làm cơng việc này phải theo dõi thực tế làm việc tại cảng và đơn đốc các nhân viên hồn thành nhiệm vụ của mình.
- Giám sát việc cân tàu: Việc cân tàu sẽ được thực hiện bằng phương pháp đo mớn nước và sẽ được đo thường xuyên mỗi ngày trong suốt thời gian xếp dỡ hàng. Đây là cơng việc của cơ quan giám định (Vinacontrol) và đại diện của tàu, nhưng để đảm bảo tính trung thực và khách quan phải cĩ sự giám sát của chủ hàng vì đây vừa là nghĩa vụ vừa là quyền lợi của Cơng ty.
Khi tàu cập cảng sẽ đo mớn nước lần đầu tiên để biết trọng tải của tàu và là căn cứ để tính trọng lượng của hàng xếp lên tàu. Sau khi kết thúc việc xếp hàng lên tàu sẽ đo mớn nước lần cuối.
- Giám sát đầy hầm: Nhân viên Cơng ty sẽ thường xuyên giám sát quá trình xếp dỡ dăm vào hầm tàu và khi chuẩn bị đầy hầm chúng ta phải thơng báo cho các bên liên quan để cùng nhau giám sát đầy hầm và đĩng cửa hầm. Theo thỏa thuận hầm đầy phải được san, nén bằng máy ủi và phải được sự đồng ý của đại diện tàu. Đồng thời phải phối hợp với Nhà máy để kiểm tra lượng hàng tồn.
Lấy mẫu và sấy mẫu: Đây là một cơng việc vơ cùng quan trọng vì nĩ quyết định
rất lớn đến trọng lượng cũng như chất lượng của dăm gỗ.