3.2 Thực trạng công tác quản lý nguồn vốn ODA tại các dự án ĐTXD công
3.2.3Quản lý vốn ở giai đoạn thực hiện dự án
* Tạm ứng vốn, thanh toán hợp đồng xây dựng a/ Quy trình tạm ứng, thanh toán:
Quy trình tạm ứng, thanh toán hiện tại của Ban Quản lý dự án Thăng Long đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Bƣớc (1) Nhà thầu trình hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán lên bộ phận văn thƣ Ban QLDA Thăng Long.
- Bƣớc (2) Phòng văn thƣ chuyển hồ sơ đến phòng QLDA.
- Bƣớc (3) Phòng QLDA kiểm tra, nghiệm thu khối lƣợng công việc Nhà thầu đề nghị, sau đó gửi phòng Tài chính kế toán xem xét thanh toán;
- Bƣớc (5) Lãnh đạo ban ký duyệt;
- Bƣớc (6) Phòng Tài chính kế toán lập phiếu giá gửi KBNN xác nhận (để gửi Nhà tài trợ chuyển tiền cho Nhà thầu).
Ban Thăng Long/ Lãnh đạo Ban
Ban Thăng Long/ Phòng Tài chính- kế toán
Ban Thăng Long/ Phòng Quản lý Dự án
Ban Thăng Long/ Văn Thƣ
Nhà thầu
Tƣ vấn giám sát Kho bạc Nhà nƣớc
Hình 3.2 Sơ đồ thanh toán hiện tại của Ban Quản lý Dự án Thăng Long
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
b/ Hồ sơ đề nghị thanh toán:
Trƣờng hợp tạm ứng: Ban lập hồ sơ đề nghị tạm ứng gửi KBNN bao gồm các hồ sơ:
- Đơn đề nghị tạm ứng của Nhà thầu; - Bảo lãnh tạm ứng;
- Hợp đồng xây lắp đã đƣợc ký kết giữa Ban QLDA Thăng Long và Nhà thầu; - Quyết định trúng thầu của Nhà thầu.
Trƣờng hợp thanh toán khối lƣợng hoàn thành: Hồ sơ gồm có: - Hợp đồng xây lắp đƣợc ký kết giữa Ban và Nhà thầu;
- Phụ lục hợp đồng (nếu có); - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng; - Quyết định trúng thầu;
- Chứng chỉ thanh toán;
- Biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành có trong hợp đồng; - Bảng tính giá trị cho những công việc phát sinh (nếu có);
- Biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành phát sinh (nếu có);
- Biên bản chấp thuận khối lƣợng công việc phát sinh của các bên liên quan (Chủ đầu tƣ, Tƣ vấn giám sát, Tƣ vấn thiết kế thi công);
- Đơn đề nghị thanh toán của Nhà thầu cho các khối lƣợng công việc có trong hợp đồng và khối lƣợng công việc phát sinh (nếu có):
- Văn bản chấp thuận gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng của Chủ đầu tƣ với những hợp đồng quá thời hạn thực hiện;
- Văn bản đề nghị chấp thuận thanh toán khối lƣợng công việc cho Nhà thầu do phòng QLDA gửi phòng Tài chính kế toán;
- Hồ sơ duyệt thanh toán do phòng Tài chính kế toán trình Lãnh đạo ban phê duyệt, bao gồm: Phiếu đề nghị thanh toán, Biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành, bảng tổng hợp giá trị khối lƣợng công việc lũy kế thực hiện từ đầu dự án, văn bản đề nghị chấp thuận thanh toán của phòng QLDA;
- Phiếu giá gửi KBNN.
* Quyết toán vốn đầu tư (giữa Ban QLDA với Nhà thầu): a/ Quy trình quyết toán vốn:
Quy trình quyết toán hợp đồng xây dựng công trình giao thông tại Ban Quản lý dự án Thăng Long bao gồm:
- Bƣớc (2) Phòng văn thƣ chuyển hồ sơ đến phòng Quản lý dự án;
- Bƣớc (3) Phòng QLDA sẽ kiểm tra hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ thanh toán: xem xét biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành thực tế tƣơng ứng với kết quả hoàn thành trong giai đoạn thanh toán, kiểm tra hồ sơ thanh toán về sai lỗi tính toán, đơn giá thanh toán, giá trị thanh toán, các khoản triết khấu giảm trừ;
- Bƣớc (4) Sau khi kiểm tra hồ sơ thanh toán của nhà thầu đạt yêu cầu, phòng QLDA sẽ chuyển hồ sơ lên phòng Tài chính – Kế toán của Ban. Phòng Tài chính – Kế toán sẽ kiểm tra tính đúng đắn, đẩy đủ của hồ sơ thanh toán về pháp lý, thủ tục, quy trình và giấy tờ văn bản kèm theo;
- Bƣớc (5) Ban sẽ tiến hành thuê đơn vị kiểm toán độc lập kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ quyết toán do Nhà thầu đệ trình;
- Bƣớc (6) Sau khi có báo cáo kiểm toán hồ sơ quyết toán công trình của đơn vị kiểm toán độc lập. Ban sẽ hoàn tất thủ tục và trình hồ sơ quyết toán cho cơ quan có thẩm quyền thẩm tra phê duyệt quyết toán. Trong quá trình này Ban (Phòng QLDA) và Nhà thầu sẽ phối hợp để bảo vệ khối lƣợng, dự toán với cơ quan thẩm tra, phê duyệt quyết toán (nếu bị cắt giảm khối lƣợng);
- Bƣớc (6) Sau khi cơ quan có thẩm quyền ra quyết định phê duyệt quyết toán. Ban (Lãnh đạo Ban) và Nhà thầu làm biên bản thanh lý hợp đồng.
- Bƣớc (7) Căn cứ vào biên bản thanh lý hợp đồng Ban sẽ thanh toán nốt tiền công trình còn lại (nếu chƣa thanh toán hết) và giữ lại tiền bảo hành công trình (nếu Nhà thầu không làm bảo lãnh bảo hành công trình bằng bảo lãnh ngân hàng).
- Bƣớc (8) Phòng Tài chính – Kế toán làm thủ tục chuyển hồ sơ thanh toán ra kho bạc Nhà nƣớc để tiến hành thanh toán cho Nhà thầu;
Ban Thăng Long/ Lãnh đạo Ban
Ban Thăng Long/ Phòng Tài chính- kế toán
Ban Thăng Long/ Phòng Quản lý Dự án
Ban Thăng Long/ Văn Thƣ
Nhà thầu
Tƣ vấn giám sát
Kho bạc Nhà nƣớc Cơ quan có thẩm quyền
Kiểm toán độc lập
Hình 3.3 Sơ đồ quyết toán hiện tại của Ban Quản lý Dự án Thăng Long
(Nguồn: tác giả tổng hợp)