. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu sau mỗi một kỳ kinh doanh
2. Hoàn thiện về nội dung phân tích
2.1.1 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh
nhuận trên nguồn vốn chủ sở hữu để đánh giá hiệu quả tuy nhiên các chỉ tiêu này vẫn cha phản ánh đợc hiệu quả xuất khẩu bởi vì phần lợi nhuận công ty thu đợc bao gồm lợi nhuận do hoạt động xuất khẩu đem lại và lợi nhuận do bán hàng nhập khẩu vì vậy các chỉ tiêu trên phản ánh hiệu quả của cả xuất khẩu và nhập khẩu. Nếu chỉdựa vào các chỉtiêu này ta chỉbiếtđợc hiệu quảchung chứ không biếtđợc hiệu quả xuất khẩu nh thế nào. Để biếtđợc hiệu quả xuất khẩu cao hay thấp công ty có thể dùng các chỉ tiêu nh: tỷ suất ngoại tệ, tỷ xuất lợi nhuận xuất khẩu trên doanh thu xuất khẩu, tỷ suất lợi nhuận xuất khẩu trên vốn kinh doanh. Những chỉ tiêu trên dùng để tính hiệu quả xuất khẩu trong trờng hợp ngời nhập khẩu trả tiền ngay cho ngời xuất khẩu. Còn trong trờng hợp ngời nhập khẩu trả chậm thì lúc đó những yếu tố nh chi phí, doanh thu, lợi nhuận đều phải tính đến giá trị thời gian của tiền tệ. Sau khi tính toán xong các chỉ tiêu phòng tổng hợp cũng cần phải đa ra ý kiến nhận xét về các chỉtiêu vừa tínhđểthấy rõ hiệu quảxuất khẩu nh thế nào.
+ Sau khi đãphân tích xong thì phòng tổng hợp nên lập một báo cáo phân tích trong đó có hai phần trình bày về tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh. Sau mỗi phần đều cóđa ra ý kiến nhận xét đánh giá về tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu, nêu ra uđiểm, nhợc điểm còn tồn tại vàđa ra các giải pháp đểkhắc phục những nhợc điểm còn tồn tại. Sau khi đã lập xong báo cáo phân tích thì chuyển lên phòng giám đốc để tổng giámđốc xem và có kếhoạch kinh doanh cho kỳ sau.
2. Hoàn thiện vềnội dung phân tích
2.1 Hoàn thiện về phân tích tình hình xuất khẩu
2.1.1 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinhdoanh doanh
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có 7 phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc công ty. Những phòng này có những chức năng nhiệm vụ huặc kinh doanh các mặt hàng khác nhau của công ty nhng đều phải cố gắng hoàn thành kế hoạch xuất khẩu do công ty giao. Vì vậy việc phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc là rất cần thiết vì qua việc phân tích sẽ đánh giá đợc chính xác kết quả kinh doanh của từng phòng và đơn vị trực thuộc, qua đó thấy đợc sự tác động ảnh hởng đến thành tích kế hoạch chung của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng thấy đợc những u điểm, nhợc điểm và những mặt tồn tại trong việc tổ chức và quản lý kinh doanh trong từng phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Biểu mẫu mà công ty dùng để phân tích tình hình xuất khẩu theo
các phòng kinh doanh vẫn cha nói lên đợc mức độ ảnh hởng của việc hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu của từng phòng đến kế hoạch chung của toàn công ty. Ta có thểlập lại biểu phân tích với sốliệu thực tế nh sau:
Biểu 8: phân tích tình hình theo các phòng kinh doanh và các đơn vịtrực thuộc
đơn vị tính: USD
Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản Đơn vị tính 2002 2003 Tỷ suất lợi nhuận trớc thuế/Tổng tài sản % 1,51 1,47 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Tổng tài sản % 1,02 1
Phòng kinh doanh Kế hoạch Thực hiện % Hoàn thành kế hoạch ảnh hởng đến kế hoạch chung Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) XNK 1 300.000 4,3 315.000 4,6 105 15.000 0,2 XNK 2 673.000 9,6 538.542 8 80 -134.458 -1,9 XNK 3 456.000 6,5 396.758 5,9 87 -59.242 -0,8 XNK 4 587.000 8,4 422.897 6,3 72,04 -164.103 -2,3 XNK 6 400.000 5,7 425.421 6,3 106,3 25.421 0,4 XNK 7 384.000 5,5 295.857 4,3 77,04 -88.143 -1,2 XNK 8 700.000 10 752.123 11 107,4 52.123 0,74 Tocan 3.000.000 42,8 3.234.152 48 107,8 234.152 3,34 CN Hải phòng 200.000 2,9 170.000 2,5 85 -30.000 -0,4 CN TP HCM 300.000 4,3 200.736 3 66,9 -99.264 -1,4 Tổng cộng 7.000.000 100 6.751.486 100 96,5 -248.514 -3,55
Tổng kim ngạch xuất khẩu của các phòng kinh doanh giảm 248.514 USD tơng ứng với số tơngđối giảm 3,55%, nguyên nhân dẫn đến giảm kim ngạch xuất khẩu là do:
+ Phòng XNK 1vợt mức so với kế hoạch 15.000 USD tơng ứng với tỷ lệ tăng 5% góp phần vợt mức kế hoạch chung của toàn doanh nghiệp là 0,2%.
+ Phòng XNK 2 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu giảm là 134.458 USD đạt 80% giảm 20% so với kếhoạchđãlàm ảnh hởngđến kế hoạch chung giảm
-1,9%.
+ Phòng XNK 3 không hoàn thành kếhoạch xuất khẩu đềra giảm 59.242 USD tơng ứng với tỷ lệgiảm 13% làm giảm kếhoạch chung toàn doanh nghiệp -0,8%.
+ Phòng XNK 4 không hoàn thành kế hoạch giảm là 164.103 USD tỷ lệ giảm 27,96% làm kế hoạch chung toàn công ty giảm -2,3%.
+ Phòng XNK 6 vợt mức so với kế hoạch là 25.421 USD tỷ lệ vợt 6,3% góp phần vợt kế hoạch chung toàn công ty là 0,6%
+ Phòng XNK 7 thực hiện so với kế hoạch giảm 88.143 USD số tơngđối giảm tơng ứng là 22,9% làm cho kế hoạch chung giảm -1,2%.
+ Phòng XNK 8 thực hiện so với kế hoạch tăng 52.123 USD tỷ lệ tăng 7,4% góp phần vợt kế hoạch chung của công ty là 0,74%.
+ Xí nghiệp TOCAN vợt mức kế hoạch là 234.152 USD tỷ lệ tăng 7,8% làm cho kế hoạch chung toàn công ty tăng 3,34%.
+ Chi nhánh Hải phòng thực hiện so với kế hoạch giảm là 30.000 USD tơng ứng với tỷ lệ giảm 15% dẫnđến kếhoạch chung cũng giảm theo là -0,4%
+ Chi nhánh TP HCM thực hiện giảm so với kế hoạch ban đầu 99.264 USD tỷ lệ giảm 33,1% dẫnđến kế hoạch chung giảm -1,4%.
Về mặt tỷ trọng:
+ Xí nghiệp TOCAN chiếm tỷ trọng lớn nhất 42,8% và tăng lên 48%ởkỳ kếhoạch. + Phòng 8 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu lớn hai tăng lên 11% ởkỳ thực hiện. + Phòng 2 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu đứng thứ 3 là 9,6% nhng trong kỳ thực hiện không hoàn thành kếhoạch xuất khẩu nên tỷ trọng giảm xuống còn 8%.
+ Phòng 4 tỷtrọng giảm từ 8,4% xuống còn 6,3%
+ Phòng 6 tỷ trọng chỉ chiếm 11,4% nhng lại hoàn thành kế hoạch xuất khẩu tỷ trọng tăng lên 13,5%.
Nh vậy phòng 2, 4 trong kỳ kế hoạch chiếm tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cao hơn phòng 6 nhng trong kỳ thực hiện thì tỷ trọng lại giảm còn phòng 6 mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ hơn nhng tỷ trọng lại tăng trong kỳ thực hiện, công ty nên xem xét để đềra kế hoạch xuất khẩu từng phòng cho phù hợp với khả năng của mỗi phòng để tránh tình trạng các phòng không hoàn thành tốt kế hoạch công ty giao cũng nh khai thác triệt để thế mạnh của từng phòng.
Hầu nh các phòng kinh doanh đều không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân của việc không hoàn kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phụcở kỳ sau.