2. 4.1 Thống kê kết quả điều tra
3.2. Các giải pháp từ phía phòng Tài chính và phòng Kinh tế thành phố
Khi mà môi trường pháp lý và chính sách tiền lương đã đảm bảo cho công chức yên tâm làm việc, thì vấn đề tiếp theo cần phải chú ý đến đó chính là cung cấp cho họ các điều kiện cần thiết để đạt được các mục tiêu đã được đặt ra. Điều này đòi hỏi cần có việc tạo điều kiện từ phía người lãnh đạo phòng như đảm bảo cá nhân có đủ khả năng để thực hiện công việc, có các nguồn lực để công việc được diễn ra liên tục và đạt được sự hợp tác từ các bộ phận. Tức là nhà nước cần tạo ra một con đường bằng phẳng hơn cho công chức tiến tới các mục tiêu đã được thống nhất thông qua một số khía cạnh căn bản sau:
3.2.1 Cán bộ công chức cần được tuyển dụng và bố trí làm việc phù hợp với khả năng, sở trường và đáp ứng tốt yêu cầu công việc với khả năng, sở trường và đáp ứng tốt yêu cầu công việc
Để cán bộ công chức có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất thì họ phải có năng lực, sáng tạo. Bởi vậy, Khi có nhu cầu tuyển dụng thì lãnh đạo phòng cần xem xét nguyên tắc “đúng người - đúng việc - đúng thời điểm cần”
để tham mưu giúp UBND thành phố chọn được đúng người cần, nhằm khai thác tiềm năng của nguồn nhân lực.Công tác thi tuyển công chức nhà nước đã có những chuyển biến tích cực, nhưng vẫn tồn tại thực trạng dựa vào quan hệ, vận động hành lang, cảm tình cá nhân mà đôi khi ít quan tâm tới đánh giá đúng năng lực làm việc của ứng viên trong việc ra quyết định tuyển dụng. Lãnh đạo phòng cũng cần tham mưu để lãnh đạo tỉnh thay đổi công tác tuyển dụng theo hướng tích cực. Quá trình tuyển dụng cần diễn ra theo quy trình khoa học và chặt chẽ. Trước hết là quá trình tuyển dụng cần dựa trên các kế hoạch về nhân lực chỉ ra thiếu người thì mới tiến hành chứ không tuyển để “dự trữ”. [2] Các thông tin về tuyển dụng cần dựa trên yêu cầu của bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với người thực hiện được xây dựng trên cơ sở phân tích tính chất của vị trí công việc trống. Nhưng thực sự để đảm bảo chất lượng của người được tuyển thì chính bản thân người làm công tác tuyển dụng phải là người có chuyên môn, kinh nghiệm và không bị chi phối bởi các yếu tố ngoại lai trong việc ra quyết định tuyển dụng thì chất lượng tuyển mới được đảm bảo.
3.2.2. Đào tạo và phát triển cán bộ công chức để giúp họ luôn tiếp cận được với sự thay đổi của môi trường và nâng cao khả năng sáng tạo được với sự thay đổi của môi trường và nâng cao khả năng sáng tạo trong công việc
Hơn nữa, cùng với quá trình cải cách hành chính, trình độ của công chức cần được nâng cao để phù hợp với yêu cầu của công việc. Do đó, lãnh đạo phòng cần tạo điều kiện về thời gian và kinh phí cho công chức đi học nâng cao trình độ chuyên môn và trình độ chính trị dưới nhiều hình thức học tại chức, chính quy ngắn hạn, hoặc dài hạn. Khi cán bộ công chức có đủ năng lực họ sẽ sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi, tạo ra tính đột phá trong công việc.
Việc giáo dục về kỷ luật lao động, đạo đức làm việc, tinh thần hợp tác cũng nên được quan tâm thường xuyên thông qua bản tin nội bộ, sổ tay nhân viên, đại hội công nhân viên định kỳ. Tính kỷ luật sẽ làm cho cán bộ công
chức làm đúng chức trách, nhiệm vụ với hiệu suất cao và nêu gương sáng cho người khác.
3.2.3. Thiết kế môi trường làm việc phù hợp với khả năng tâm sinh lý của cán bộ công chức.
Đồng thời, cần cung cấp cho cán bộ công chức một môi trường làm việc hấp dẫn, đảm bảo thẩm mỹ học như vấn đề màu sắc tại nơi làm việc, cây xanh, hệ thống ánh sáng, thông khí được thiết kế phù hợp với khả năng tâm sinh lý của cán bộ công chức. Chẳng hạn, ánh sáng nên dùng đèn huỳnh quang thay cho đèn sợi đốt vừa tiết kiệm điện lại làm cho con người thoải mái vì cảm giác của ánh sáng tự nhiên, nhưng đèn loại này dễ gây bệnh về mắt bởi vậy cần phải lắp từng cặp bóng đèn song song để hạn chế tác hại của việc ngắt quãng của đèn huỳnh quang. Hay tại nơi làm việc, tường và trần nhà không nên sơn màu đỏ sẽ gây cảm giác mạnh và mệt mỏi, thay vào đó các màu sắc nhạt như trắng, xanh, kem hay được dùng. Ở chính giữa phòng nên treo đồng hồ để nhắc nhở mọi người biết quản lý thời gian cho tốt và sử dụng thời gian làm việc một cách có hiệu suất...Quan tâm làm tốt những điều này sẽ góp phần đảm bảo sức khỏe, tăng cảm giác vui tươi, thoải mái trong công việc của cán bộ công chức, giảm hiệu ứng stress trong công việc.
3.2.4. Thiết kế lại công việc theo hướng nâng cao giá trị của công việc phù hợp với khả năng, sở trường của cán bộ công chức. hợp với khả năng, sở trường của cán bộ công chức.
Song hành với quá trình làm việc thì sự nhàm chán trong công việc tăng lên. Muốn làm cho cán bộ công chức tiếp tục gắng sức thì cần làm cho họ thấy công việc đảm nhận còn có nhiều điều mới lạ, mang tính thách thức vì con người luôn muốn khám phá cái mới và vượt lên chính mình. Tức là, cần làm cho công việc của cán bộ công chức trở lên phong phú thông qua luân phiên công việc, mở rộng công việc hay làm giàu công việc. Ví dụ như một kế toán có thể đảm nhận thêm việc tính toán sổ lương. Hay làm giàu thêm công việc bằng cách tăng thêm trách nhiệm và mức phấn đấu cho công việc. Đồng thời, cần làm cho cán
bộ công chức luôn có cảm giác được cấp trên thừa nhận những thành tích của bản thân. Khi làm tốt cần có sự khen ngợi ngay bằng một lời khen trước tập thể hay bằng những phần thưởng xứng đáng, nhưng trong hoàn cảnh có khuyết điểm cũng không nên chỉ nhấn mạnh vào việc sai trái mà cần nói kết hợp với những việc đã thực hiện tốt để họ không cảm thấy bị “mất mặt” trước tập thể và sẽ nỗ lực làm việc. [16]
3.2.5 Sử dụng các hình thức thưởng - phạt hợp lý để kích thích cán bộ công chức nỗ lực làm việc và loại bỏ các hành vi sai trái công chức nỗ lực làm việc và loại bỏ các hành vi sai trái
Ngoài quy định của Luật thi đua khen thưởng do nhà nước ban hành. Lãnh đạo phòng cũng nên đưa ra những hình thức thưởng - phạt riêng để thúc đẩy cán bộ công chức làm việc tốt.
Việc thực hiện thưởng có thể dưới dạng bằng tiền hay hiện vật nhưng điều quan trọng cần tạo được ấn tượng tốt của người được thưởng về cái mà họ nhận được, không được có biểu hiện thiên vị trong thực hiện thưởng. Quyết định thưởng phải đưa ra một cách kịp thời, đúng nơi và đúng lúc. Với những thành tích xuất sắc, cần phải có những lời khen ngợi ngay chứ không nhất thiết phải có khoản thưởng kèm theo.
Bên cạnh thực hiện thưởng thì cần có quy định rõ ràng về các mức phạt tương ứng. Khi xây dựng mức phạt cần dựa vào bản chất của hành vi vi phạm, mức độ ảnh hưởng đến người khác trong bộ phận và lợi ích của toàn đơn vị.
3.2.6 Xây dựng văn hóa công sở.
Phòng Tài chính và phòng Kinh tế cần hướng tới việc xây dựng và duy trì văn hóa công sở thể hiện rõ bản sắc riêng của đơn vị, trong đó các đồng nghiệp hiểu nhau và giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành công việc, xóa bỏ cách thức làm việc trì trệ và ỷ lại, mọi người cảm nhận được sự thoải mái khi đi làm, cởi mở trong giao tiếp và hợp tác với đồng nghiệp và cấp trên giúp đơn vị hoạt động ngày càng phát triển.
Để làm được điều này đơn vị cần phải làm rõ một số vấn đề như: Nhiệm vụ chính là gì? Mỗi người cần làm gì? Đích cần đạt tới? Tiến tới đích bằng cách nào? Những thách thức từ môi trường cần vượt qua? Bằng cách nào để xác định rõ kết quả đạt được? Cần làm gì khi không đạt được một mục tiêu cụ thể? Với việc làm rõ những vấn đề trên, người lãnh đạo sẽ xác định đúng hướng đi của đơn vị nhằm thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường. [10]
Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới khía cạnh bề nổi của văn hóa công sở để tuyên truyền tới những người mới và người bên ngoài có thể hiểu về văn hóa, văn minh công sở.