(Nguồn: Giáo trình quản lý dự án)
Lập kế hoạch: Là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án, là quá trình phát triển của một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống theo phương pháp lập kế hoạch truyền thống;
Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc) trên cơ sở đó bố trí vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp;
Giám sát: là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
Lập kế hoạch Thiết lập mục tiêu Dự tính nguồn lực Xây dựng kế hoạch
Điều phối thực hiện Bố trí tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các hoạt động Khuyến khích động viên Giám sát
Đo lường kết quả So sánh với mục tiêu Báo cáo
vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị pha sau của dự án;
Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp các thông tin phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án.
* Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.
Ba yếu tố chi phí, thời gian, và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án. Nói chung để đạt được kết quả tốt với mục tiêu này thường phải ”hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan khác nhau nên đánh đổi mục tiêu là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi do đó, việc đánh đổi mục tiêu có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý được thể hiện ở hình dưới đây:
Hình 1.1. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian, chi phí và kết quả.
(Nguồn: Giáo trình quản lý dự án)
Đặc biệt là trong các dự án đầu tư xây dựng công trình, nếu thời gian bị kéo dài, trong xu thế giá cả thay đổi leo thang sẽ phát sinh tăng chi phí một số khoản mục nguyên, vật liệu. Mặt khác thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng cao.... làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí hoạt động cho bộ phận quản lý dự án tăng theo thời gian;
Ngoài ba mục tiêu cơ bản trên, các chủ thể tham gia vào dự án xây dựng còn phải đạt được các mục tiêu khác về an ninh, an toàn lao động; vệ sinh và bảo vệ môi trường...
1.2.3. Các hình thức quản lý dự án đầu tư xây dựng
Mục tiêu tổng thể Chi phí Thời gian Thời gian cho phép Chi phí cho phép Kết quả mong muốn Kết quả
Trước đây, tuỳ theo quy mô và tính chất của dự án, năng lực của chủ đầu tư mà dự án sẽ được người quyết định đầu tư quyết định được thực hiện theo một trong số các hình thức sau: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án; Chủ nhiệm điều hành dự án; Hình thức chìa khoá trao tay và hình thức tự thực hiện dự án.
Hiện nay, theo Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 quy định chỉ có hai hình thức quản lý dự án đó là: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án:
* Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án.
Trong trường hợp này chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án. Ban quản lý dự án phải có năng lực tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư. Ban quản lý dự án có thể thuê tư vấn quản lý, giám sát một số phần việc mà Ban quản lý dự án không có đủ điều kiện, năng lực để thực hiện nhưng phải được sự đồng ý của chủ đầu tư.
Đối với dự án cải tạo sửa chữa quy mô nhỏ, dự án có sự thao gia của cộng đồng Chủ đầu tư sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc có đủ điều kiện năng lục để quản lý, điều hành dự án hoặc thuê người có chuyên môn, kinh nghiệm để giúp quản lý thực hiện dự án.