CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.2. Công tác thực hiện và điều phối thực hiện dự án
3.2.2.1 Công tác đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
Công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình quản lý dự án có ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng và tiến độ của công trình. Phòng kế hoạch giúp lãnh đạo Ban QLDA thực hiện các công việc liên quan đến đấu thầu lựa chọn nhà thầu. Bao gồm các công việc sau:
Lập dự toán: Phòng kế hoạch lập dự toán bao gồm: Thông số kỹ thuật; Dự toán chi tiết (kèm theo báo giá, đơn giá, định; mức); Thời gian, tiến độ thực hiện trên cơ sở bản vẽ thi công đƣợc phê duyệt. Vụ kế hoạch tài chính thẩm định dự toán chi tiết. Ban Quản lý dự án trình lãnh đạo VPQH phê duyệt dự toán.
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Phòng Kế hoạch đầu tƣ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bao gồm: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức và phƣơng thức lựa chọn nhà thầu, thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu, loại hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng. Vụ kế hoạch tài chính thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Ban Quản lý dự án trình lãnh đạo VPQH phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Sau khi đƣợc phê duyệt Ban quản lý dự án đăng báo đấu thầu .
Tổ chức đấu thầu bao gồm: Đấu thầu rộng rãi và chỉ định thầu (gói thầu từ 20-100 triệu đồng). Phòng kế hoạch đầu tƣ giúp lãnh đạo Ban lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu gồm các việc nhƣ đăng báo đấu thầu (báo kế hoạch đầu tƣ), phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; Mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu; Thƣơng thảo hợp đồng với nhà thầu xếp thứ nhất, trình kết quả lựa chọn nhà thầu; thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu. Phòng hành chính kế toán giúp soạn thảo hợp đồng trình lãnh đạo VPQH ký.
40
3.2.2.2 Tổ chức điều phối thực hiện dự án.
Phòng kế hoạch đầu tƣ giúp Ban Quản lý lập, trình phê duyệt kế hoạch thực hiện dự án hàng năm, hàng tháng, hàng quý.
Công tác quản lý tiến độ do phòng Kế hoạch đầu tƣ chịu trách nhiệm chính. Tiến độ dự án do phòng Kế hoạch đầu tƣ và phòng Quản lý kỹ thuật kết hợp với các nhà thầu lập dựa trên đặc điểm cụ thể của từng dự án. Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập báo cáo cụ thể. Phòng Kế hoạch đầu tƣ sẽ tổng hợp và trình lên giám đốc Ban QLDA quyết định.
Ban quản lý dự án kịp thời tham mƣu cho lãnh đạo cấp trên để có những văn bản chỉ đạo xử lý những công tác ngoài phạm vi xử lý của cán bộ quản lý dự án nhƣ việc nhà thầu cố tình làm sai, khối lƣợng công việc sai sót có giá trị lớn hoặc không tập trung nhân lực để thi công trong thời gian dài...
Phòng quản lý kỹ thuật căn cứ vào kế hoạch thi công đã thông qua: Điều hành các nhà thầu thi công theo kế hoạch, phối hợp giải quyết hiệp đồng thi công giữa các nhà thầu tránh cản trở nhau, nhất là cơ động vận chuyển. Hƣớng dẫn, giám sát tƣ vấn giám sát thi công, đơn vị thi công đảm bảo tiến độ, chất lƣợng, an toàn, hiệu quả.
Phòng hành chính kế toán thu thập các tài liệu, văn bản của nhà nƣớc có liên quan đến điều chỉnh đơn giá xây dựng, đơn giá khảo sát xây dựng (Vật liệu, Nhân công, Máy thi công,....) có hiệu lực thực hiện kể từ khi bắt đầu triển khai đến khi hoàn thành dự án phục vụ lập dự toán điều chỉnh, thanh quyết toán chi phí đầu tƣ của các dự án trong khu vực.
Phòng quản lý kỹ thuật thực hiện nghiệm thu khối lƣợng khi chuyển giai đoạn thi công, hoàn thành gói thầu, dự án theo kế hoạch.
41