Chương 1 : CƠ SỞ Lí LUẬN CƠ BẢN VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN ĐẢM BẢO CHO SỬ DỤNG LAO ĐỘNG HIỆU QUẢ
1.2.1. Phõn tớch cụng việc:
a. Khỏi niệm:
Phõn tớch cụng việc là một cụng cụ của quản lý nhõn lực cơ bản nhất, nhưng khỏi niệm này lại khỏ mới mẻ đối với cỏc nước đang phỏt triển như Việt Nam chỳng ta. Cú nhiều quan điểm khỏc nữa về phõn tớch cụng việc, chẳng hạn như:
- Phõn tớch cụng việc là thu thập, đỏnh giỏ và tổ chức một cỏch cú hệ thống cỏc thụng tin về cụng việc. (Sỏch: Human resources and personnel management – Mc Graw – Hill Internatinonal Edilitons, Fourth Edition – 1993)
- Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh là quỏ trỡnh đỏnh giỏ bản chất hoặc nội dung cụng việc bằng cỏch xỏc định và tổ chức cỏc thụng tin về cụng việc. (Sỏch: Gộrer les resources humaines dans I’entreprise, Les ộdition D’oganisation – 1990)
- Phõn tớch cụng việc là một tiến trỡnh xỏc định một cỏch cú hệ thống cỏc nhiệm vụ và cỏc kỹ năng cần thiết để thực hiện cụng việc trong một tổ chức. (R.Wayne Wondy and Rober M.Noe, Op.Cit.P92)
Tổng hợp cỏc quan điểm trờn, ta cú khỏi niệm về phõn tớch cụng việc như sau:
Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh nghiờn cứu nội dung cụng việc nhằm xỏc định điều kiện tiến hành, cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm, quyền hạn khi thực thiện cụng việc và cỏc phẩm chất, kỹ năng nhõn viờn cần thiết phải cú để thực hiện tốt cụng việc.
b. Nội dung và trỡnh tự phõn tớch cụng việc:
Khi nghiờn cứu và phõn tớch cụng việc, người nhõn viờn bộ phận nhõn lực cần phải thu thập tất cả cỏc loại thụng tin sau đõy:
+ Thụng tin về cụng việc cụ thể: cụng việc, sản phẩm, chi tiết, độ phức tạp cụng việc, cỏc yờu cầu kỹ thuật…;
+ Thụng tin về quy trỡnh cụng nghệ để thực hiện cụng việc: vật tư, mỏy múc, thiết bị, trang bị cụng nghệ, dụng cụ khỏc, chế độ gia cụng…;
+ Thụng tin về cỏc tiờu chuẩn của chi tiết hay cụng việc, mẫu đỏnh giỏ, mức thời gian, mức sản lượng, cỏc tiờu chuẩn hành vi khi thực hiện cụng việc…;
+ Thụng tin về cỏc điều kiện lao động: cỏc yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự gắng sức về thể lực, về thần kinh, cỏc độc hại trong sản xuất, bảo hộ lao động, tiền lương, chế độ làm việc và nghỉ ngơi…;
+ Thụng tin về người lao động thực hiện cụng việc: trỡnh độ tay nghề, học vấn, ngoại ngữ, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện cụng việc, cỏc đặc điểm cỏ nhõn khi thực hiện cụng việc, tuổi, sức khỏe, sở thớch, mong muốn về tiền lương,…
Nội dung, trỡnh tự thực hiện phõn tớch cụng việc thường khụng giống nhau trong cỏc doanh nghiệp. Theo Dessler, quỏ trỡnh thực hiện phõn tớch cụng việc gồm 6 bước sau đõy:
+ Bước 1: Xỏc định mục đớch của phõn tớch cụng việc, từ đú xỏc định cỏc hỡnh thức thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc hợp lý nhất.
+ Bước 2: Thu thập cỏc thụng tin cơ bản cú sẵn trờn cơ sở của cỏc sơ đồ tổ chức, cỏc văn bản về mục đớch, yờu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và cỏc bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trỡnh cụng nghệ và bảng mụ tả cụng việc cũ (nếu cú).
+ Bước 3: Chọn lựa cỏc phần việc đặc trưng, cỏc điểm then chốt để thực hiện phõn tớch cụng việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phõn tớch cỏc cụng việc tương tự như nhau.
+ Bước 4: Áp dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau để thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc. Tựy theo yờu cầu về mức độ chớnh xỏc và chi tiết của thụng tin cần thu thập, tựy theo loại hỡnh cụng việc và khả năng về tài chớnh của doanh nghiệp cú thể sử dụng một hoặc kết hợp cỏc phương phỏp thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc sau đõy: Phỏng vấn, bảng cõu hỏi và quan sỏt.
+ Bước 5: Kiểm tra, xỏc minh tớnh chớnh xỏc của thụng tin. Những thụng tin thu thập để phõn tớch cụng việc cần được kiểm tra lại về mức độ chớnh xỏc và đầy đủ thụng qua chớnh cỏc nhõn viờn thực hiện cụng việc hoặc cỏc vị lónh đạo, cú trỏch nhiệm giỏm sỏt thực hiện cỏc cụng việc đú.
+ Bước 6: Xõy dựng bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc.
Bản mụ tả cụng việc: Là văn bản liờn kết cỏc chức năng, nhiệm vụ, cỏc mối quan hệ trong cụng việc, cỏc điều kiện làm việc, yờu cầu kiểm tra, giỏm sỏt và cỏc tiờu chuẩn cần đạt được khi thực hiện cụng việc. Bản mụ tả cụng việc giỳp chỳng ta hiểu được nội dung, yờu cầu của cụng việc và hiểu được quyền hạn, trỏch nhiệm khi thực hiện cụng việc.
Bản tiờu chuẩn cụng việc: là văn bản liệt kờ những yờu cầu về năng lực cỏ nhõn như trỡnh độ học vấn, kinh nghiệm cụng tỏc, khả năng giải quyết vấn đề, cỏc kỹ năng cơ bản và cỏc đặc điểm cỏ nhõn thớch hợp nhất trong cụng việc. Bản tiờu chuẩn cụng việc giỳp chỳng ta hiểu được doanh nghiệp cần nhõn viờn như thế nào để thực hiện cụng việc một cỏch tốt nhất.
Sau khi phõn tớch cụng việc phải đạt được cỏc kết quả sau đõy:
+ Nờu được nhiệm vụ tổng quỏt, cỏc nhiệm vụ cụ thể và cỏc trỏch nhiệm của cụng việc;
+ Nờu được cỏc điều kiện cụ thể và đặc biệt để tiến hành cụng việc; + Nờu ra được những kết quả tối thiểu của cụng việc;
+ Nờu được những hiểu biết, những kỹ năng, năng lực và những yếu tố cần thiết của người đảm nhận để thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm cụ thể của cụng việc;
Trong cỏc tổ chức, việc thu thập cỏc thụng tin trờn thường được tiến hành với nhiều phương phỏp như: quan sỏt, phỏng vấn, lập phiếu cõu hỏi điều tra và sự miờu tả…
* Phương phỏp quan sỏt:
Đõy là phương phỏp thực hiện quan sỏt trờn một chỗ làm việc cụ thể tất cả cỏc nội dung liờn quan và cần thiết đối với cụng việc và người thực hiện nú. Phương phỏp này thường dựng cỏc biểu, bảng mẫu đó lập sẵn và rất thớch hợp đối với cỏc cụng việc chõn tay đơn giản.
- Ưu điểm: Người quan sỏt theo dừi bờn ngoài, bảo đảm tớnh khỏch quan, sử dụng cỏc biểu bảng dễ thực hiện, thu thập được cỏc thụng tin ban đầu chõn thực, cú độ tin cậy cao.
- Nhược điểm: Tốn thời gian, chi phớ cao; đụi khi làm cho người quan sỏt thường lỳng tỳng, hồi hộp, dễ bị phỏ vỡ nhịp làm việc; hoặc nếu người quan sỏt làm việc thiếu trung thực và nghiờm tỳc thỡ kết quả kộm chớnh xỏc…
Để khắc phục cỏc hiện tượng hay bị bỏ sút nội dung người phõn tớch cần lưu ý cỏc điểm sau đõy:
+ Chỳ ý quan sỏt một cỏch kỹ lưỡng từng hoạt động, thao tỏc của người thực hiện;
+ Bảo đảm mọi hoạt động quan sỏt đều được ghi chộp;
+ Cú thể kết hợp quan sỏt với cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại như mỏy quay phim, camera, video, đồng hồ bấm giõy…
+ Cú thể hỏi cụng nhõn về những hoạt động khụng thể quan sỏt, khụng thể giải thớch…
* Phương phỏp phỏng vấn:
Đõy là phương phỏp trực tiếp đối thoại, trũ chuyện với người đảm nhận cụng việc hay những người cú liờn quan (vớ dụ như người giỏm thị, phụ trỏch vị trớ…) theo một bản kế hoạch đó lập sẵn. Vấn đề quan trọng là phải biết soạn cỏc cõu hỏi để thu thập đầy đủ cỏc loại thụng tin cần thiết, liờn quan đến cụng việc.
- Ưu điểm: Do phỏng vấn trực tiếp nờn phỏt hiện được nhiều thụng tin toàn diện với sự giải thớch rừ ràng và cụ thể, đỏp ứng được nhu cầu của phỏng vấn và cú độ tin cậy cao.
- Nhược điểm: Đụi khi mang tớnh chủ quan của người phỏng vấn (chịu sự dẫn dắt của người này) cũng như cả của người được phỏng vấn…
Để nõng cao chất lượng phỏng vấn phõn tớch cụng việc, cần nghiờn cứu kỹ cụng việc trước, lập bản phõn tớch và phỏng vấn sẵn để khụng bị bỏ sút những thụng tin quan trọng kiểm tra thụng tin bằng cỏch quan sỏt sau đú hoặc đối chiếu với cỏc tiờu chuẩn nghiệp vụ viờn chức hay tiờu chuẩn cấp bậc kỹ thuật…
* Phương phỏp lập phiếu điều tra – cõu hỏi:
Ở phương phỏp này người đảm nhận vị trớ trực tiếp điền vào cỏc phiếu điều tra, cỏc bảng cõu hỏi được lập sẵn và cỏc cõu trả lời gợi ý trước. Bản cõu hỏi được đỏnh giỏ là phương phỏp hữu hiệu nhất để thu thập thụng tin, song cần phải chuẩn bị chu đỏo và kỹ lưỡng trước.
- Ưu điểm: Dễ sử dụng, chi phớ khụng cao, tiờu chuẩn húa được cỏc kết quả thu về và cú thể thu thập thụng tin về từ nhiều nguồn khỏc nhau.
- Nhược điểm: Nếu thiếu sự kiểm tra nội dung của người đi điều tra, dễ mang tớnh chủ quan của người trả lời cõu hỏi…
* Tự mụ tả:
Trong thực tế sản xuất, chớnh người nhõn viờn cú thể tự mụ tả cụng việc của mỡnh dưới sự hướng dẫn của nhõn viờn quản lý nhõn lực.
Hiện nay ở cỏc doanh nghiệp, người ta thường kết hợp cỏc phương phỏp trờn để thu thập thụng tin, chẳng hạn như: Phỏng vấn theo bảng cõu hỏi điều tra để nhận xột, kiểm tra thụng tin thu được; hoặc vừa quan sỏt vừa phỏng vấn để bổ sung cỏc thụng tin chưa thu được trong quỏ trỡnh quan sỏt…
c. Tỏc dụng của phõn tớch cụng việc:
Qua mụ tả cụng việc cú thể chỉ ra được những yếu tố cú hại cho sức khỏe và an toàn cho người lao động. Nếu những yếu tố cú hại này khụng thể khắc phục được thỡ cần thiết phải thiết kế lại cụng việc để loại trừ chỳng;
Việc phõn tớch cỏc đặc điểm kỹ thuật của cụng việc chỉ ra loại nhõn cụng cần thiết để thực hiện cỏc cụng việc một cỏch hoàn hảo. Cỏc nhà quản lý nhõn lực sẽ sử dụng thụng tin này để lập kế hoạch nguồn nhõn lực và tuyển dụng lao động;
Việc phõn tớch cụng việc cũn chỉ ra được những nội dung và chương trỡnh cần đào tạo, huấn luyện và phỏt triển nhõn lực, cũng như để định giỏ cụng việc làm cơ sở cho việc xỏc định mức thự lao cần thiết cho mỗi cụng việc;
Với cỏc mức hiệu quả tối thiểu, đú là cơ sở để đỏnh giỏ thành tớch, đỏnh giỏ kết quả của người lao động đảm đương vị trớ.