- Giấy tờ tuỳ thân liên quan (CMTND, SYLL, GKS) Thông tin liên hệ (điện thoại là bắt buộc).
3.2.1 Xây dựng qui trình tuyển dụng
Công ty chưa có quy trình tuyển dụng bằng văn bản chính thức, đây là nguyên nhân khiến công tác tuyển dụng được thực hiện chưa thật hiệu quả . Nhân viên làm công tác tuyển dụng có thể thường xuyên thay đổi vì vậy nếu không có văn bản làm căn cứ thì mỗi người sẽ làm theo sự hiểu biết của mình, sẽ dễ mắc phải thiếu sót. Bên cạnh đó trưởng phòng hoặc người lãnh đạo sẽ phải mất thời gian hướng dẫn chỉ đạo, sửa chữa nhiều lần. Công ty nên nhanh chóng xây dựng quy trình tuyển dụng bằng văn bản chính thức để hoạt động tuyển dụng được diễn ra khoa học và bài bản hơn.
Qua nghiên cứu thực tiễn tại đơn vị dựa trên cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng tôi đề xuất xây dựng qui trình tuyển dụng gồm 14 bước như sau:
1. Căn cứ chức năng nhiệm vụ SXKD đảm trách, các phòng ban, phân xưởng sẽ cân đối nhu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích công việc, mô tả công việc, lập số lượng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
2. Lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực, sau đó chuyển Phiếu yêu cầu này sang Phòng HC-TC.
3. Phòng HCTC sẽ kiểm tra định biên, tiêu chuẩn dựa theo Định biên lao động sản xuất, kinh doanh. Sau đó phản hồi thông tin cho phòng ban, phân xưởng sử dụng nhân lực thống nhất và quyết định chỉ tiêu tuyển dụng.
4. Phòng HCTC sẽ thiết lập Kế hoạch tuyển dụng được Giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
5. Phòng HCTC thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động. Xác định nguồn cung cấp. Xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp.
6. Bằng các hình thức khác nhau (Truyền đạt, giao tiếp, văn bản, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng,...), Phòng HCTC sẽ thông báo tuyển dụng: Trong nội bộ, bên ngoài, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thông báo cần: Mô tả công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ, kỹ năng công việc, thể chất, điều kiện làm việc,...
7. Phòng HCTC tiếp nhận hồ sơ, phân loại, lọc hồ sơ và lập danh sách mời ứng viên phỏng vấn lần 1. Lúc này các thông tin của ứng viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của Công ty.
8. Phòng HCTC phỏng vấn lần 1. Thông tin giới thiệu sơ lược về Công ty cho ứng cử viên. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gửi trả hồ sơ không đạt
và xếp lịch phỏng vấn lần 2.
9. Phòng HCTC và phòng ban, phân xưởng sử dụng nhân lực phối hợp tổ chức phỏng vấn lần 2, tổ chức đánh giá kết quả lần 2. Gửi trả hồ sơ ứng viên không đạt.
10. Phòng HCTC thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc. Thông tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển. Thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gởi trả hồ sơ ứng viên không đạt sau thẩm tra.
11. Phòng HCTC tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên. Thiết lập kế hoạch huấn luyện đào tạo. Bảng cam kết, Hướng dẫn nội quy lao động của Công ty.
12. Công ty sẽ ký kết Hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất hệ thống chỉ tiêu sau giai đoạn thử việc. Lập Biên bản bàn giao thử việc cho phòng ban, phân xưởng sử dụng.
13. Phòng HCTC và phòng ban, phân xưởng sử dụng nhân lực phối hợp tổ chức đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt Hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không đạt, lập thủ tục chuyển các ứng viên đạt sang chính thức.
14. Phòng HCTC lập Biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phòng ban, phân xưởng sử dụng. Trình giám đốc ký kết Hợp đồng lao động chính thức kèm theo chính sách, chế độ cho người lao động.